Efektívne plánovanie je kľúčom k rozvoju spoločnosti. Typ úloh: „Naliehavé, ale nie dôležité“. Hodnotiť a kontrolovať implementáciu stratégie


Dobrý deň, milí priatelia!

V dnešnom článku si povieme o tom najcennejšom v našom živote. To, čo sa používa bez povšimnutia, daruje sa za nič alebo sa dobre používa. Často nám chýba a aj dvadsaťštyri hodín denne sa nám zdá ako minimum, ktoré nedokáže uspokojiť všetky naše potreby. Tak čo, zistili ste? Áno, áno, budeme hovoriť o čase. Ako do svojho dňa vtesnať všetko, čo potrebujete?

Čo je potrebné na manévrovanie minút na dosiahnutie maximálny účinok ? V dnešnom materiáli nájdete užitočné návody a spôsoby ovládania ručičiek ciferníka. Efektívne využívanie času je nástroj, bez ktorého sa moderný človek nezaobíde. modernom svete.

čo je čas?

Čas je iluzórnou a dosť veľkou pripomienkou toho, že život je pominuteľný. Môžete to vidieť na fotografiách, môžete sa s nimi stretnúť v zrkadle, môžete to vidieť pri pohľade na svoje deti, keď si všimnete, ako rýchlo rastú.

Každý deň, ako obrovský supermarket, bez zliav a akcií, nám ponúka nových dvadsaťštyri hodín na realizáciu vo vesmíre. Buď využívame čas efektívne, alebo sledujeme, čo sa deje. Stihnete všetko za deň? Väčšina z nás nemá guvernantky, služobníctvo ani kuchárov.

Obrovské množstvo času zaberá každodenný život, práca a manická túžba robiť všetko: študovať, domov, práca, stretávať sa s priateľmi, pamätať na návštevu rodičov a babičiek, vyberať darček k narodeninám milovanej osoby atď. Situácie a životné okolnosti sa nám občas hromadia na hlave a prebúdzajú sa cez strechu, ktorá sa takmer hýbe z vravy z nesplnených úloh.

Pociťovali ste často potrebu asistenta alebo inej vychytávky, ktorá vám zjednoduší život?

Môj osobný asistent

Moderné gadgety sú skvelým dôvodom na zvládnutie nových produktov a uchýliť sa k nim elektronická pomoc. Dnes ich počet rastie ako huby po daždi a teší tých najrozmaznanejších a najvychytenejších kupcov. Organizéry, tablety, notebooky- toto všetko bolo vytvorené, aby uľahčilo život vám aj mne. Aplikácie, ktoré sa do telefónu nainštalujú v priebehu niekoľkých sekúnd, s radostnými a nie otrepanými notifikáciami, vám pomôžu naplánovať si čas a nezabudnúť na to, na čo ich malý umelý mozoček nezabudne, aj keby chcel.

Človek je od prírody tvor a robí všetko pre to, aby množstvo vynaloženého úsilia bolo 100% opodstatnené. Ale niekedy, keď čas už nemáme pod kontrolou a uteká nám pomedzi prsty, vyhradiť si desať minút na popísanie všetkého potrebného v aplikácii alebo písanie poznámok do poznámkového bloku jednoducho vyzerá ako nemožná úloha. Znie to povedome, však?

Jedzte správna cesta vyrovnať sa so súčasnou situáciou a dočasným chaosom. Úlohou Chippa a Dalea je naplánovať si svoj vlastný deň.

Ako sa naučiť plánovať si deň?

Plánovanie je niečo, o čom nám rodičia ako deťom často hovorili. Úlohu dobrého a kvalitného blokátora neporiadku zohráva jasné rozdelenie úloh, ich konštrukcia a štruktúrovanie. Koniec koncov, nezabudnite, že ste urobili svoju domácu úlohu - išli ste na prechádzku, vyvenčili psa, vyniesli smeti alebo umyli riad - môžete sledovať svoje obľúbené kreslené filmy.

Obchod pred potešením!

Teoreticky sa nič nezmenilo, až na to, že uplynul čas, dozreli sme a sme zvyknutí riešiť svoje problémy situačne. Teda to, čo už padlo na našu už aj tak zmučenú hlavičku. Ako sa s tým vysporiadať? Ako bojovať?

Ako si zorganizovať deň a zvoliť plánovaciu stratégiu?

Každý určite pred spaním alebo ráno rozmýšľa, čo treba urobiť a kedy je najvhodnejší čas to implementovať do svojho time managementu. Deň si môžete naplánovať rôznymi spôsobmi. Keď sa to naučíte robiť na krátky čas dňa, môžete bezpečne prejsť k plánom na týždeň, mesiac a rok.

Takto nebude premrhaná každá minúta vášho vzácneho života.

Schopnosť uprednostňovať je nadobudnutá zručnosť, ktorú tak veľmi potrebujeme, aby sme kompetentne rozložili záťaž.

Plánovanie možno rozdeliť na dve časti:

Krátkodobé plánovanie

Všetko, čo ako SuperMan môžete počas dňa zmeniť alebo upraviť.

Krátkodobé plánovanie je jedinečný spôsob, ako ziskovo rozložiť energeticky náročné akcie na riešenie každodenných záležitostí a úspešné manévrovanie pri ich reštrukturalizácii a pohybe, aby ste optimálne dosiahli počet dokončených položiek.

Krátkodobé plánovanie zahŕňa vytváranie zoznamov úloh alebo úloh, ktoré by ste chceli dokončiť zajtra, dnes alebo do hodiny.

Dlhodobé plánovanie

Pomocou tohto bodu sa môžete naučiť plánovať na dlhšie časové vzdialenosti. Chceli ste ísť v lete na dovolenku? Prežiť po globálnej renovácii obývačky? Rozdeľte svoj čas a energiu rozumne. Dlhodobé plánovanie zahŕňa krátkodobé plánovanie a jedno nemôže vylúčiť druhé.

Ponáhľam sa jednu zaregistrovať dôležitá rada. V plánovaní nie je miesto pre konvencie. Veľmi dôležité analyzovať každý detail, ktorý jej dáva silu. Obraz vašej doby tvoria drobné hádanky a ak sa naruší harmónia, výsledkom nebude majstrovské dielo. Pozrime sa na to na príklade.

Dlhodobé plánovanie: vyzdobte obývačku. Zdá sa, že niečo nie je jasné? Poďme hlbšie a všimnime si celý objem ľadovca. Vo svojom gadgete alebo poznámkovom bloku budete musieť položku podrobne rozobrať, berúc do úvahy čas, miesto a udalosť.

Napríklad na rekonštrukciu obývačky do konca roka 2016:

  • prideliť rozpočet (10 000 USD)
  • nájsť dodatočný príjem vo výške 400 USD mesačne
  • práce na interiéri s dizajnérom do septembra 2016 atď.
  • rozhodnúť o štýle rekonštrukcie

Každá položka môže byť rozdelená na podrobnosti donekonečna alebo vaša úplná spokojnosť, že je všetko stručné, jednoduché a jasné. A nakoniec bude cieľ dosiahnutý. Misia ukončená! máte sa dobre.

Plánujete svoj deň a kde začať?

Pýtate sa, ako si urobiť plán na deň? Bez rady sa nezaobídem. Stratégia plánovania funguje perfektne, ak prednostne dokončujete zložité úlohy. Často sa nechceme hneď bezhlavo vrhnúť do bazéna a robiť nepríjemné, nezaujímavé alebo nudné veci, odkladajúc takéto potešenie na večer.

Výkon nášho mozgu pri západe slnka je menej efektívny ako ráno. Buďte preto trpezliví a riešte globálne problémy, keď je vaša sivá mozgová hmota najefektívnejšia, teda ráno.

Táto taktika je dokonale použiteľná pri organizovaní pracovného dňa. Ak sa už nachádzate v uponáhľanej situácii, zvýraznite čo najskôr najťažšie a najnevyhnutnejšie úlohy, aby ste ich mohli víťazne vyriešiť výkrikom „Banzai!“ Týmto spôsobom oslobodíte svoj deň od zbytočných starostí a budete sa môcť s potešením pochváliť označením tejto položky ako dokončenej.

Plánovanie a jeho typy sú navrhnuté tak, aby ste sa v blízkej budúcnosti stali skutočným majstrom času svojho dňa, a tým aj svojho života. Každodennou prácou vo svojej aplikácii, miniaplikácii alebo organizátori budete rásť dobrý zvyk, čo sa môže stať dôvodom byť zajtra lepší ako včera.

Dosiahnutie výsledkov priamo závisí od vás a od vašej túžby ovládať svoj čas a žiť každý deň čo najjasnejšie a najproduktívnejšie. Akcia v záujme akcie bez je prázdnym chvením priestoru. aké sú tvoje sny? ?

Po opísaní všetkých krokov krok za krokom si radi všimnete, že vo vašej hlave sa to zdalo oveľa strašidelnejšie a objemnejšie ako na elektronickej obrazovke alebo na hárku poznámkového bloku. Krok za krokom, plnením úlohy za úlohou, sa bude zvyšovať váš výkon a efektivita a priamo úmerne ubúda chaos, neporiadok a strach.

Týmto možno ukončím svoje epické myšlienky a nechám vás na pokoji s vedomím času a jeho sily. Dúfam, že minúty, ktoré sme spolu strávili, budú užitočné a tipy uvedené v tomto článku vám pomôžu vyrovnať sa s tokom úloh, ktorých účtovanie je ľahké a jednoduché.

Vážení priatelia, prihláste sa na odber aktualizácií blogu, povedzte nám v komentároch, ako plánujete svoj čas? Odporučte ju svojim priateľom na sociálnych sieťach na prečítanie a nech vy aj ja máme plánované šťastie!

Uvidíme sa čoskoro na blogu elenarou. čau čau.

Plánovanie pracovného času nie je len zhluk vymyslených slov, ale systém vedomostí, ktorý môže priniesť výhody na individuálnej úrovni aj naprieč celým podnikom.

Naučíš sa:

  • Čo poskytuje racionálne plánovanie pracovného času v podniku?
  • Aké metódy plánovania pracovného času existujú.
  • aké sú pravidlá? efektívne plánovanie pracovný čas.

Nie je žiadnym tajomstvom, že efektívnosť organizácie je v neposlednom rade ovplyvnená návratnosťou každodennej práce riadiacich pracovníkov. Nedostatok moderných techník a metód práce, odmietanie zlepšovať individuálny pracovný štýl manažéra a jeho podriadených vedú k tomu, že ťažkosti pri organizovaní práce takéhoto tímu sa stávajú axiómou.

Komponenty, ktoré určujú, ako je líder pripravený na úspech, sú celkom jednoduché. Sú to jeho zručnosti, schopnosti, odborné znalosti a samozrejme osobnostné kvality. Napriek tomu by sme nemali podceňovať analýzu príčinných a následných faktorov, ktoré spôsobujú problémy a ťažkosti, ako aj túžbu prekonať ich a zlepšiť kvalitu svojej práce. Tu prichádza na pomoc racionálne využívanie pracovného času manažéra, inými slovami, jeho plánovanie. Koniec koncov, je určený na odstránenie nedostatkov v každodennom pracovnom procese.

Efektívnosť plánovania pracovného času vychádza z cieľov činnosti v závislosti od ich trvania: krátkodobého a dlhodobého. Takáto základňa riadenia si nevyžaduje ďalšie úsilie, pretože všetky určené činnosti a činnosti dostali svoje termíny počas organizačného procesu.

Ciele stanovené manažérom majú dve funkcie: určiť činnosti potrebné na ich realizáciu a stimulovať ich realizáciu. Keď si vodca stanoví jasnú úlohu, jeho činy sa pri jej realizácii stanú uvedomelými. Stanovenie cieľov je akýmsi hnacím motorom, ktorý herca nabíja energiou až do samotného dosiahnutia výsledku.

Aby bolo plánovanie rovnováhy pracovného času čo najefektívnejšie, manažér sa musí uchýliť k taktike „plánovacích období“ (môžu to byť rôzne časové obdobia: rok, mesiac, týždeň, deň). Zvláštnosť spočíva v individualite každého takéhoto rozsahu, čo znamená vytvorenie samostatných plánov, ktoré by odrážali zodpovedajúce časové obdobie.

Hlavným pozitívnym dôrazom správneho plánovania voľného času je teda samotný zisk času. Manažér bude schopný efektívne a efektívne dosiahnuť opísané pracovné ciele, pričom strávi čo najmenej času. V organizácii individuálna prácaÚlohu plánovania možno len ťažko preceňovať: veď pomáha pripraviť sa na dosiahnutie stanovených cieľov a štruktúrovať čas vyhradený na prácu.

Ako delegovať úlohy, aby ste ušetrili 25 % svojho pracovného času: kontrolný zoznam

Na zvládnutie obrovského toku informácií a rozvoj podnikania je dôležité riadiť čas racionálne a neplytvať energiou na rutinné záležitosti. Na to je potrebné správne delegovať úlohy podriadeným a sledovať ich plnenie.

Pomocou kontrolného zoznamu, ktorý pripravila redakcia magazínu Obchodný riaditeľ, si overte, či si správne riadite pracovný čas, či robíte chyby pri delegovaní úloh a zdržiavate sa v práci.

Metódy plánovania pracovného času

Paretov princíp

Wilfred Pareto (1848–1923) formuloval zásadu, že v rámci danej skupiny bude objektívna dôležitosť nejakej malej časti výrazne väčšia ako jej relatívna váha v rámci tejto skupiny. Pareto použil vo svojom modeli vzorec 80/20, ktorý sa začal používať všade.

  • Z 20% predaného tovaru môžete získať 80% zisku.
  • Zvyšných 80 % produktov bude generovať len 20 % zisku.
  • 20% chýb spôsobuje 80% strát.
  • 80% iných chýb spôsobuje 20% strát.

Tento princíp neobišli ani fanúšikovia plánovania pracovného času. Ak si to premietneme do práce manažéra, výsledok bude nasledovný: na dosiahnutie 80 % výsledkov potrebujete minúť len 20 % pracovného času. Zvyšok stráveného času prináša iba 20% z celkového výsledku.

V jazyku pracovného procesu by to znamenalo, že prioritou by nemala byť ľahká a príjemná práca, ktorá si vyžaduje minimum úsilia, ale primerané množstvo pracovného času. Aktivity je potrebné začať s maximálnym zvážením dôležitosti každej úlohy. Pri plánovaní práce by mali byť na prvom mieste životne dôležité otázky.

Na úplné uplatnenie Paretovho princípu v otázkach racionálneho plánovania a účtovania pracovného času je potrebné analyzovať všetky úlohy z hľadiska percenta ich príspevku k celkovému výsledku a tiež ich rozdeliť do kategórií ABC.

Plánovanie ABC

Analýza ABC je založená na skúsenostiach, ktoré ukazujú, že podiely prípadov vyššej a nižšej dôležitosti sú často približne rovnaké. Písmená A, B a C sa používajú na rozdelenie dôležitosti úloh týkajúcich sa implementácie cieľov do troch tried. Tento princíp zaujal mnohých manažérov.

Túto analýzu môžete využiť aj pri plánovaní využitia vášho pracovného času. Hlavná vec je pamätať si, čo distribuovať pracovný čas je to potrebné vzhľadom na dôležitosť úloh a nie ich náročnosť a váhu v celkovom pláne činnosti.

Analýza ABC je založená na skúsenostiach postavených na troch pilieroch.

  • Úlohy kategórie A (najdôležitejšie) dostávajú 15 % z celkových úloh manažéra. Napriek ich nízkej relatívnej váhe pri plánovaní prispievajú 65 % k dosiahnutiu cieľov.
  • Úlohy kategórie B (dôležité) tvoria približne 20 % z celkového ukazovateľa úloh a ich dôležitosť je tiež hodnotená 20 %.
  • Úlohy kategórie C (ako najmenej dôležité): je im pridelených asi 65 % z celkového počtu, ale ich dôležitosť je zanedbateľná – iba 15 % relatívnej váhy.

Preto pri plánovaní pracovného času ABC analýza zameriava svoju pozornosť na počiatočné splnenie úloh z kategórie A, keďže práve tie prinášajú leví podiel na efektivite záverečnej pracovnej činnosti. Ďalšie v poradí sú otázky zo skupiny B, ktorých podiel na konečnom výsledku tiež netreba zanedbať. A nakoniec sa môžete rozhodnúť, čo urobíte so zvyšnými úlohami kategórie C: zahrňte ich do plánovania pracovného času alebo ich delegujte.

Eisenhowerov princíp v časovom plánovaní

Eisenhowerova matica (priority) si získala široké uznanie ako nástroj na plánovanie osobného a pracovného času.

Pozostáva zo štyroch polí (kvadrantov), ​​pričom každému z nich zodpovedá špecifická kategória úloh. Kategórie sú založené na dvoch princípoch: dôležitosti a naliehavosti. Ich vzťah najlepšie ilustruje obrázok nižšie.

Kvadranty sa vypĺňajú len vtedy, ak prípady do nich zapísané zodpovedajú konkrétnemu poľu. Aby ste úplne pochopili, ako táto matica funguje, musíte identifikovať úlohy, ktoré zodpovedajú každému kvadrantu. Je potrebné si uvedomiť, že matica bude účinná iba pri úlohách počas dňa alebo v inom krátkom časovom období.

  1. Kvadrant 1: Dôležité a naliehavé

Srdce Eisenhowerovej matice je presne prvým kvadrantom, pretože obsahuje hlavné tajomstvo - je ponechané prázdne. To naznačuje, že osoba má schopnosť efektívne plánovať pracovný čas na dosiahnutie cieľov.

Prítomnosť prípadov, ktoré súperia o prvý kvadrant, naznačuje neustále uponáhľané práce v živote a práci takejto osoby. V dôsledku toho nie je človek zvyknutý na rozdeľovanie svojich záležitostí a povinností, ale naopak všetko, čo sa dá, odkladá na poslednú chvíľu. A keď sa blížia termíny, pustí sa do práce.

Možným situáciám je samozrejme najlepšie predchádzať, ak si všetko vopred premyslíte. Koniec koncov, existuje známy princíp, podľa ktorého je vždy ťažšie odstrániť následky, ako predvídať všetky možné problémy. Ak takéto úlohy môžu vykonávať iní ľudia, mali by sa preniesť.

  1. Kvadrant 2: Dôležité a nie naliehavé

Pri plánovaní pracovného času Eisenhower označil úlohy z druhého kvadrantu za najdôležitejšie úlohy. Ak interpret dôsledne a včas dokončí úlohu umiestnenú v danom kvadrante, potom si môže dovoliť venovať tomu toľko času, koľko je potrebné. Nebude ho prenasledovať márnomyseľnosť, uponáhľanosť a rôzne negatívne dôsledky. Je to veľmi podobné návšteve lekára: tak ako preventívna prehliadka u očného lekára zabráni vážnejším problémom so zrakom, správny čas na vypracovanie správy sa vyhne urgentným neskorým nočným zmenám.

Plánovanie a zaznamenávanie pracovného času v rámci druhého kvadrantu sa robí tak, aby sa dosiahli osobné ciele zamestnanca.

A hoci nad pracovníkmi nevisí Damoklov meč v podobe naliehavosti práce, čo im umožňuje sústrediť sa na kvalitu práce, nemali by sme zabúdať, že stále existujú termíny a tie treba sledovať, keďže nedodržanie dokončiť úlohu v druhom kvadrante ju automaticky prenesie do prvého. A tento výsledok je plný dôsledkov pre plánovanie osobného času.

  1. Kvadrant 3: Naliehavé a nedôležité

Typ prípadov zodpovedajúci tretiemu kvadrantu vám pre svoju naliehavosť neumožňuje sústrediť sa na dôležitejšie záležitosti. A takéto záležitosti sa dajú ľahko zameniť so záležitosťami z prvého kvadrantu. Je však potrebné nakresliť hranicu medzi naliehavým a dôležitým, pretože tieto pojmy nie sú synonymá. Existuje jednoduchý spôsob, ako to určiť: musíte si položiť otázku, či vás tá alebo tá úloha približuje k dokončeniu. daný cieľ. Prípady z tretieho kvadrantu zvyčajne dostanú negatívnu odpoveď.

Do tohto kvadrantu sú najčastejšie zahrnuté každodenné záležitosti: chemické čistenie odevov na konci sezóny, pomoc susedom s naliehavou záležitosťou, nie dôležité stretnutia a rokovania. Existuje ďalší príklad - oprava počítača, ale tu by ste mali byť mimoriadne opatrní: ak je toto zariadenie potrebné na prácu, jeho oprava sa stane prvoradou úlohou (to znamená prvý kvadrant) a ak sa používa iba na zábava, potom je miesto pre tento problém v treťom kvadrante.

Veci v tomto kvadrante nielenže nezapadajú do plánovania pracovného času, ale dokonca odvádzajú pozornosť od hlavných cieľov a uberajú drahocenný čas. Najlepšie je nevenovať im pozornosť, ak je to možné. Ako môžete určiť dôležitosť úlohy pre seba? Veľmi jednoduché. Otázka, ktorú by ste si mali položiť, je: "Čo sa stane, ak to neurobím?"

  1. Kvadrant 4: Nedôležité a nie naliehavé

Táto kategória zahŕňa záležitosti nášho každodenného života, ktoré nemajú nič spoločné s prácou: sociálne médiá, fóra, surfovanie po internete, počítačové hry, sledovanie televíznych seriálov. Áno, tieto aktivity sú určite príjemné, ale nie sú povinné.

Vo všeobecnosti táto činnosť výrazne znižuje produktivitu pracovného dňa Eisenhower nazval činnosti v tejto kategórii „plytvačmi osobného času“.

Vezmite si napríklad sériu v trvaní 200 hodín – v prepočte získate celý týždeň premárneného času, ktorý mohol byť využitý s oveľa väčším prínosom.

Preto je potrebné identifikovať svojich osobných jedákov a snažiť sa o prísnu kontrolu nad nimi plánovaním nielen pracovného, ​​ale aj osobného času.

V tomto kvadrante sú aj bežné úkony, ktoré pre mnohých nie sú až také príjemné: napríklad umývanie riadu, upratovanie, varenie. Aj tu sa oplatí hľadať kompromis s tými ľuďmi, s ktorými bývate v jednom dome, aby ste naplánovali rovnomerné zaťaženie.

Zdravá ľahostajnosť: návod pre tých, ktorí neveria v time management

Návod, ktorý pripravila redakcia časopisu „Commercial Director“, vám povie, ako nájsť životnú harmóniu aj v beznádejných situáciách, vysvetlí vám, ktorých postojov vnucovaných spoločnosťou a médiami sa musíte naliehavo zbaviť a povedať čo robiť, ak ani jeden deň nemáte dostatok času na to, aby ste svoju prácu dokončili.

Tabuľka plánovania pracovného času

Uveďme jednoduchý príklad vo forme tabuľky.

utorok

Podúloha

Komentár

Skontrolujte si zoznam úloh

Dochádzať do práce

Hovory

Získajte čísla dvoch kontaktov z pracovného e-mailu

Písanie článku

Analýza materiálov

Písanie článku

Preklad doplnkových materiálov z cudzí jazyk a základné písanie textu

Nezabudnite uviesť poznámky pod čiarou k zdrojom a opraviť spojovníky na pomlčkách

Idem do editora

Stretnutie

streda

Tento príklad jasne demonštruje princíp konštrukcie pracovných plánov. V prípade potreby môžu byť tabuľky väčšia hĺbka, s rozšíreným priestorom na poznámky. Nezáleží na tom, aký program sa použije na implementáciu, povedzme, jednotlivca plánovanie pracovného času manažéra/špecialistu. Tabuľka - Pomôcka je univerzálna, dá sa kresliť aj na obyčajný papier. Naozaj dôležité je vedieť si ho prispôsobiť sebe, svojim úlohám a cieľom a určiť si, v akých časových intervaloch sa bude používať: podľa dňa, týždňa, mesiaca.

Ako sa plánuje fond pracovného času

Počiatočná fáza plánovania pozostáva z analýzy počiatočných parametrov systému - prítomnosti aktivity na zlepšenie fondu pracovného času (WF) a jeho smerovaní. Nasleduje odpoveď na otázky: kto je zodpovedný za túto činnosť (špecialisti, služby) a jej plánovanie? Do akej miery sa zohľadňuje pracovný čas? Sleduje sa strávený pracovný čas? Sú rezervy Federálnej rezervnej banky zverejnené? Sú prijaté opatrenia na zníženie straty pracovného času vo fáze plánovania? Aké metódy sa na to používajú?

Ďalšou fázou je analýza použitia PDF. V jej rámci sa študuje dynamika výkonu pracovníkov (časovo ohraničená - hodinová, denná, ročná) a identifikujú sa faktory, ktoré ju ovplyvňujú; analyzovať stav FRF a identifikovať nevyužité príležitosti na zníženie jednotlivé druhy nedostavenia sa; údaje zo študijných pozorovaní o fungovaní fondu pracovného času a pod. Viac informácií o metódach analýzy využívania fondu pracovného času možno nájsť v náučnej a metodickej literatúre.

Informačnú bázu pre analýzu FRF tvoria údaje zo štatistických výkazov a výkazov pracovného času; prehľad prvotného účtovníctva (list o prestojoch, nadčasov, odstraňovaní nedostatkov); vlastné fotografie a fotografie pracovného času; údaje z prieskumov a dotazníkov.

Analýza skúma využitie celého FRF a jeho zložiek - denných a vnútrozmenných prostriedkov v rámci rôznych úrovní podniku ( štrukturálne členenia, podniky vo všeobecnosti, profesie a skupiny). Tento prístup umožňuje identifikovať úzke miesta, ktoré by sa mali riešiť ako prvé. Výsledkom analýzy je posúdenie rezerv na zlepšenie využívania FRF a tým na zvýšenie efektívnosti plánovania pracovného času.

Získané výsledky sa používajú na plánovanie užitočného fondu pracovného času. Táto udalosť zahŕňa prípravu plánovaného súvahového rozpočtu, porovnanie jeho komponentov s podnikovými štandardmi, ako aj úsporu pracovného času na neproduktívne náklady. Metódy rozdelenia zostatku pracovného času boli dostatočne pokryté vzdelávacie materiály a výhod.

Plánovanie a analýza pracovného času nadobudli v trhovom hospodárstve špecifické črty. Napríklad povinné administratívne voľno je výhodné pre podnik z hľadiska jeho nákladov. Pracovníci na čiastočný úväzok stratili status rezervy.

Pri plánovaní Federálneho rezervného systému sa stáva relevantný diferencovaný prístup pre stálych zamestnancov na plný úväzok a dočasných zamestnancov; v čiastočných úväzkoch.

S cieľom čo najefektívnejšie organizovať a plánovať pracovný čas podnik vykonáva špeciálne opatrenia: sociálno-ekonomické, organizačné, technické a terapeutické a preventívne. Odrážajú sa v rôznych organizačných a technických plánoch, plánovaní na zlepšenie pracovných podmienok atď. Zapojenie externých účastníkov by sa malo prediskutovať s miestnymi orgánmi a až potom by sa malo zahrnúť do plánovania aktivít. Každá udalosť musí byť založená na zdrojoch.

Ako si správne naplánovať pracovný čas

Pravidlo 1. Vstávajte v rovnakom čase

Táto počiatočná fáza akéhokoľvek plánovania je veľmi disciplinovaná a podporuje prudký nárast sily.

Pravidlo 2. Pozitívna nálada na začiatku dňa

Zapracujte každé ráno na svojej nálade, pretože to do značnej miery ovplyvňuje riešenie úloh na dosiahnutie vašich cieľov. Ak to chcete urobiť, môžete si položiť tri otázky:

  • Ako ma „dnes“ priblíži k úspechu?
  • Čo mám robiť, aby som dnes urobil čo najväčšiu radosť?
  • Čo by ste mali v tento deň robiť, aby ste si udržali zdravie?

Odpovedanie na tieto otázky a vytvorenie pozitívnej motivácie často zaberie menej ako dve minúty. Dajte si ich skôr, ako začnete s pravidelnými rannými aktivitami.

Pravidlo 3. Začnite deň správne

Kľúčom k harmonickému ránu je kvalitný spánok a dobré raňajky. Mnohí ich však obetujú a využívajú výhovorku nedostatku času. Obe misie si však vyžadujú stanovenie priorít iba počas plánovacej fázy dennej rutiny - v podstate si musíte vyčleniť čas tak, aby ste išli skoro spať.

Pravidlo 4: Pri plánovaní pracovného dňa zvážte faktory, ako je únava

Mnoho ľudí má pocit, že ich produktivita práce sa mení celý deň ako sínusoida. To nezávisí od denných biorytmov – či ste „skřivan“ alebo „nočná sova“. Stojí za to zistiť vaše osobné obdobia zvýšenej aktivity a umiestniť to najdôležitejšie do plánovania aktivít na tento denný interval. Popoludňajší čas je lepšie venovať každodennej rutinnej práci, ktorá nie je obzvlášť dôležitá.

Pravidlo 5. Robte si prestávky načas

Jedným zo základných pravidiel plánovania pracovného času je krátky odpočinok, pretože umožňuje telu znovu nabrať silu a venovať pozornosť práci. Dbajte na to, aby ste si robili krátke prestávky v práci sami; Nezabudnite na pravidelnosť.

Pravidlo 6. Dokončite, čo začnete

Snažte sa vo svojej práci neskákať a doviesť začatú prácu do logického konca. Nenechajte sa rozptyľovať menšími vecami, pretože kradnú pracovný čas. Pamätajte, že zakaždým, keď sa vrátite k niečomu, čo ste už začali, budete musieť zopakovať staré akcie, čo ovplyvní rovnováhu plánovania vašej osobnej aktivity.

Pravidlo 7. Nájdite užitočná aplikácia voľný čas

Usilujte sa vyplniť všetky nezapočítané medzery vo svojom rozvrhu (čakanie v rade, neinformatívne stretnutia) užitočnými aktivitami. Určte jeho podstatu sami tak, že si položíte otázku: „Ako môžem vyplniť tieto minúty, aby som získal maximálny úžitok?

Pravidlo 8. Držte sa zásady 70/30

Stačí si do denníka zaznamenať 70 % pracovného času. V opačnom prípade, aj keď si svoj pracovný deň naplánujete na 100 %, nedostanete záruky, že všetky úlohy budú dokončené, a ešte viac: veľa akcií sa nebude zhodovať s plánom. Účelom plánovania pracovného času podľa tohto princípu je zachovanie nervový systém pred preťažením, čo vám bráni cítiť sa ako stroj a byť pripútaní k pevnému rámcu.

Pravidlo 9. Večer si naplánujte zajtrajší deň

Naplánujte si svoje úlohy na zajtra na konci dnešného dňa a urobte ich vo forme písomného zoznamu - takto vám nič neunikne. Je lepšie určiť dôležitosť úloh vopred a rozdeliť ich do stĺpcov. Umožní to sústrediť pozornosť na potrebné úlohy a tie menej významné sa môžu presunúť v prípade vyššej moci.

Pravidlo 10. Nájdite si čas na odpočinok v každej hodine

Nemenné pravidlo pre každého. Čím častejšie si nájdete čas na oddych, tým budete neskôr v práci produktívnejší. V tomto období si môžete upratať na pracovisku alebo doma, umyť riad, prečítať si časopis alebo knihu, prejsť sa čerstvý vzduch, pomôcť ostatným. Ak to nemôžete urobiť spontánne, podrobte tieto činnosti plánovaniu.

Pravidlo 11. Buďte realistickí vo svojich schopnostiach.

Nezahlcujte sa veľkým množstvom práce a myslite si, že zvládnete každú horu. Pristupujte k zhodnoteniu vlastných silných stránok triezvo a lepšie si vezmite to, čo zaručene zvládnete za deň/týždeň/mesiac takéto plánovanie pracovného času bude efektívnejšie.

Pravidlo 12. Po použití vráťte predmet na svoje miesto

Tento prístup k položkám na stole a v kancelárii pomáha šetriť čas v budúcnosti. Urobte pravidlo, že po použití položky ju vrátite tam, kde ste ju vzali. Nastavte konkrétne miesta pre rôzne druhy vecí – priečinok na papiere, peračník, zásuvku stola alebo pokladničný blok.

Pravidlo 13. Buďte aktívni a zdravý imidžživota

Zdalo by sa, prečo potrebuje administratívny pracovník šport, jogu, fitness, správnu výživu a gymnastiku? Zdravé telo a dobrá pohoda potom najlepšie naladia na pozitívnu energiu a pripravenosť na vysoko produktívnu pracovnú činnosť, najmä po jej kvalitnom naplánovaní.

Pravidlo 14. Robte to, čo vám prináša potešenie

Najlepší spôsob, ako sa zorganizovať pri plánovaní a realizácii odborná činnosť- cítiť zadosťučinenie a lásku k svojej práci. Jeho výhodou je, že motivácia sa nemusí vyťahovať kliešťami, prichádza sama a vo veľkom množstve.

Plánovanie a organizácia pracovného času manažéra

Tip 1. Skontrolujte svoje plány na daný deň

Na tento účel môžete použiť analýzu ABC alebo Eisenhowerovu maticu. Aj desaťminútová príprava na pracovný deň môže ušetriť až dve hodiny denne. Používajte ich rozumne.

Tip 2. Tvorba blokov podobných prípadov

Neustále roztržitý človek potrebuje na prácu oveľa viac času ako sústredený a nadšený človek. K tomu dochádza v dôsledku potreby ďalšieho „vzletu“ a „ponorenia“, teda návratu k pracovnej činnosti. Bloky úloh rovnakého typu pomôžu ušetriť pracovný čas: ľahšie sa opravia vo fáze plánovania činnosti.

Tip 3. Doprajte si osobný čas v práci

Návštevníci, podriadení alebo klienti cez telefón vás často odvádzajú od vašich priamych povinností. Všetky vytvárajú silné rušenie pri vykonávaní skutočne dôležitých úloh a narúšajú rovnováhu pracovného času. V tomto smere nie je možné byť k dispozícii každému počas celého pracovného dňa – vo vašej kancelárii aj telefonicky. V procese plánovania pracovného času si majstri svojho remesla organizujú pre seba obdobia, kedy ich nikto nebude rušiť. Môžete využiť aj ich nástroje, napríklad nastaviť návštevné hodiny, použiť záznamník.

Tip 4: Vyhraďte si na každú pracovnú úlohu obmedzený čas

Trvanie určitého druhu práce priamo závisí od dostupného času. Aj tá najmenšia úloha podlieha plánovaniu: naučte sa úlohe venovať presne toľko času, koľko je potrebné na jej dokončenie. Napríklad, obchodné stretnutie nie je potrebné otáľať, musíte prediskutovať všetky otázky, ktoré vás zaujímajú, čo najviac, ale nie viac ako hodinu. Dá sa to dosiahnuť pomocou prísnych časových rámcov a pravidiel. Nechajte sa viesť jednoduché pravidlo: „Čas sú peniaze“, zhodnoťte ich a šetrite.

Tip 5: Použite delegovanie

Žiadna osoba, ktorá rešpektuje čas, by nemala vykonávať všetky úlohy sama. Tento prístup už bol popísaný v princípoch a pravidlách plánovania pracovného času: všetko, čo možno delegovať na iných ľudí (65 % úloh, ktoré spotrebúvajú čas a námahu, ale neprinášajú významné výsledky), by sa malo delegovať na nich. Týka sa to nielen pomoci zamestnancov, ale aj využívania pomoci agentúr, organizácií a poradenských firiem tretích strán.

Tip 6. Rozdeľte veľké úlohy na komponenty

Ľudia majú tendenciu vyhýbať sa veľkým alebo objemným úlohám a ich dokončenie všetkými možnými spôsobmi odďaľovať, pretože výsledok sa im zdá príliš vzdialený. Tento fakt poukazuje na slabé schopnosti osobného plánovania času, ale dá sa to obísť. Takmer každý má rád veci, ktoré dávajú najrýchlejšie výsledky. Albert Einstein si to všimol na príklade rúbania dreva. To isté môžete urobiť aj s dlhodobými cieľmi a veľkými projektmi: rozdeliť ich na malé úlohy, naplánovať ich a potom ich v určitom časovom období (napríklad dve hodiny denne) metodicky plniť. Po povedzme týždni sa dostavia prvé výsledky – cieľ prvej časti projektu bude dosiahnutý (podľa plánovania), to dodá silu a motiváciu pokračovať v práci týmto smerom.

Tip 7. Stanovte si osobné termíny pre prioritné úlohy

Keď vopred presne viete, aké úlohy budú prioritou na aktuálny mesiac, môžete si ich poznačiť do pracovného kalendára a zvážiť ich pri osobnom plánovaní úloh na rovnakej úrovni ako pri rovnakých rokovaniach/stretnutiach. Keď teda vznikne potreba naplánovať na tento dátum ďalšiu udalosť alebo akciu, bude už „zarezervovaná“, čo vám opäť pripomenie objektívny význam danej úlohy. Táto rada má osobitný význam pri plánovaní pracovných činností.

Tip 8. Správne organizujte pracovisko

V prvom rade ide o poradie na ploche. Mali by na ňom zostať len tie dokumenty, ktoré sú potrebné na splnenie úloh kategórie A. Táto akcia má psychologické pozadie: poriadok na stole pomáha usporiadať myšlienky a ďalšie papiere zaberajú čas.

Tip 9. Snažte sa, aby vás ostatní nezaťažovali ďalšími povinnosťami.

Manažéri sa často zaujímajú o nové aktivity a zapájajú sa do nich, čím si rozšíria svoje kompetencie. Tým, že zamestnanec príde z osobného záujmu na rokovania, na ktoré sa zamestnanec zvyčajne nezúčastňuje, môže skončiť v pracovných skupinách alebo dostať ďalšie úlohy, ktoré nie sú zahrnuté v jeho pláne a v konečnom dôsledku sa stanú záťažou pre hlavnú prácu a jej plánovanie. Najlepšie je dvakrát skontrolovať všetky svoje činnosti, aby ste zistili, či sú potrebné v rámci vašej pozície, čím si zlepšíte svoje schopnosti plánovania pracovného času.

Tip 10. Posúďte, aké dôležité a naliehavé sú veci, do ktorých vás zrazu chcú zapojiť, skutočne dôležité a naliehavé.

Vyššia moc a iné naliehavé záležitosti sú bežným javom každej firmy alebo podniku, aj keď sa snažia fungovať v rámci prísneho plánovania. Na ich vyriešenie sú mobilizované všetky dostupné zdroje. Ak súhlasíte s pomocou v tejto situácii, pamätajte, že vám to uberie čas od dôležitých úloh vo vašom rozvrhu, takže vždy zvážte, či sa to oplatí obetovať.

Tip 11. Nekonajte impulzívne – robte len informované rozhodnutia

Niekedy sú určité rozhodnutia urobené v dôsledku impulzu, nekontrolovateľného impulzu. To však vyvoláva odchýlky v harmonograme a zasahuje do efektívneho plánovania pracovného času na dosiahnutie cieľa. Ak pociťujete chvíľkové nutkanie niečo urobiť (napríklad zavolať), dobre si premyslite a zvážte, či sa vám váš plán naozaj oplatí zrealizovať.

Tip 12. Nastavte si správne priority

Vo veľkom toku vecí – konferenciách, stretnutiach, hovoroch, textových správach – môže byť veľmi ťažké orientovať sa, a keď preberiete všetko naraz alebo uchopíte časti z rôznych strán, nakoniec urobíte veľmi málo. Tu je užitočné zapamätať si takýto spôsob plánovania času ako prioritnú maticu a začať činnosti dokončením jasne definovaných a jasne významných úloh, postupne sa posúvať k menej dôležitým.

Plánovanie pracovného času tajomníka manažéra

Hlavnou zodpovednosťou a účelom plánovania individuálneho pracovného času sekretárky je čo najviac odbremeniť šéfa a pomôcť mu rozvrhnúť si čas. Jeho zodpovednosťou je zvýšiť efektivitu využívania všetkých možných hodín a minút na pracovnú činnosť. To znamená, že úlohy a plánovanie činnosti manažéra a tajomníka sú na sebe závislé.

V prvom rade sekretárka pomáha pri organizačných, prípravných a manažérskych typoch práce, čím uvoľňuje priestor pre kreativitu šéfovi. Na tento účel asistent potrebuje poznať denný režim vyššej úrovne, rozvrh jeho úloh na všetky možné obdobia – deň/mesiac/štvrťrok. Efektívne plánovanie pracovného času sekretárky závisí od harmonogramu jej priameho nadriadeného, ​​keďže sa podieľa na príprave všetkých stretnutí, rokovaní a iných záležitostí (prijímanie návštev, vybavovanie dokumentov), ​​ktoré má šéf v pláne. Kľúčovú úlohu pri plánovaní zohráva hierarchia úloh podľa ich hodnoty a dôležitosti.

Povinnosti sekretárky okrem toho zahŕňajú aj inú prácu, ktorá nezávisí od každodennej rutiny šéfa (a odráža sa v plánovaní pracovnej činnosti): kontrola pošty a odpovedanie na korešpondenciu, tok dokumentov, kartotéka atď. Schopnosti asistenta plánovať čas musia byť vynikajúce. Východiskom jeho rozvrhu sú vždy opakujúce sa akcie, napríklad:

  • pripraviť pracovisko manažéra;
  • upratať si vlastné pracovisko;
  • spracovávať všetky typy prichádzajúcich listov;
  • zobraziť kontrolnú kartu;
  • poskytnúť vedeniu zhrnutie stavu vecí a objasniť harmonogram na aktuálny deň.

Pozrime sa na jednoduchý príklad plánovania pracovného času vo vzťahu k harmonogramu manažéra. Akčný program tajomníka bude vyzerať asi takto. Keď plány šéfa zahŕňajú stretnutie o 11:00, potom plán asistenta na 10:30 bude zahŕňať jeho organizáciu so všetkými z toho vyplývajúcimi úkonmi: pripomienky, kopírovanie materiálov, upratovanie konferenčnej miestnosti, zapisovanie zápisníc. Ak o 14:00 manažér naplánoval rokovania mimo kancelárie, plán tajomníka bude obsahovať položky o privolaní auta a zhromažďovaní dokumentov. V zozname práce sa tiež uvádza, s kým a v akom čase sa musí šéf spojiť na telefonický rozhovor, ktorú dokumentáciu je potrebné opraviť a ktorú je potrebné vyplniť od začiatku atď.

Najlepšou možnosťou je určiť si spolu so šéfom konštantný časový interval pre každodenné činnosti: podpisovanie dokumentácie, prijímanie návštev. To zlepší prácu a pomôže plánovať pracovný čas špecialistu aj jeho asistenta. Pri vypracovaní harmonogramu práce si treba nechať aj slušnú rezervu pre prípad náhlych naliehavých a dôležitých úloh, telefonátov a iných núdzových situácií.

Sekretárka venuje koniec pracovného dňa odosielaniu odchádzajúcej korešpondencie a tiež plánuje udalosti na zajtra.

Keď sa pracovný deň skončí a manažér mešká v kancelárii, asistent môže ísť domov iba vtedy, ak medzi nimi dôjde k vhodnej dohode a poskytne šéfovi všetky potrebné údaje.

Sekretárka pred odchodom z priestorov odstráni všetky dokumenty, zatvorí skrine a trezory, vypne elektronické zariadenia (neplatí pre telefón, modem, fax) a uvedie pracovisko do poriadku.

Plánovanie pracovného času manažéra

Podstatou plánovania je príprava na realizáciu cieľov a regulácia pracovného času. Zásady plánovania pracovného času manažéra sa príliš nelíšia od všeobecných zásad regulácie pracovná činnosť. Racionálne využívanie vašich časových zdrojov zahŕňa pochopenie vašich funkcií, cieľov, cieľov a časového rozpočtu.

V procese organizácie pracovného času špecialistu sa používajú všeobecne známe plánovacie techniky. Manažér musí dodržiavať tieto pravidlá:

  • 60 % denného pracovného plánu je vyčlenených na plánovanú prácu;
  • 20% času - na nepredvídané akcie;
  • Posledných 20 % je najlepšie ponechať na spontánne vznikajúce úlohy.

„Ploché“ organizačné štruktúry sa používajú v malých podnikoch na riešenie zložitých problémov v podmienkach značnej neistoty. Takéto jednotky sa vyznačujú nasledujúcimi nevýhodami: nadmerná pracovná záťaž manažérov, ťažkosti s kontrolou činnosti veľkého počtu ľudí, ako aj ťažkosti spojené s koordináciou práce jednotiek.

Čas strávený (najmä ak nie je zaznamenaný vo fáze plánovania) sa musí zaznamenať s povinným uvedením toho, čo a ako bolo použité. To prispieva k tomu, že po získaní úplného obrazu o nákladoch na svoj pracovný čas bude manažér schopný efektívnejšie organizovať svoje plánovanie v budúcnosti; za účelom rozvoja plán kvalityúlohy budú rozdelené na krátkodobé, strednodobé a dlhodobé.

Pravidelnosť, systematickosť a dôslednosť by mali byť umiestnené ako základné princípy plánovania. Je potrebné dodržať jednu z dôležitých zásad plánovania aktivít – realitu cieľov: prevezmite na seba toľko povinností, koľko zvládnete.

Racionálne využitie pracovného času manažéra vychádza z jeho dlhodobého plánu. Ide o viacročný systém, ktorý zohľadňuje, ktoré ročné a štvrťročné plány sa vytvárajú. Ten môže byť koordinovaný s ročným a môže byť rozdelený na mesačné obdobia. Denný a týždenný plán im plne vyhovuje a zároveň čo najpresnejšie odráža využitie pracovného času manažéra. Plánovanie pracovných činností na úrovni jedného dňa je dôležitým krokom v celkovom plánovaní pracovných činností manažéra, podlieha neustálemu monitorovaniu a prispôsobovaniu v závislosti od situácie.

Povedzte mi, aké dôležité je plánovať si čas v modernom svete?

Každý sa určite stretol so situáciou, keď je na programe veľa dôležitých vecí. Vstávate plní nadšenia a dôvery, že všetko zvládnete s ľahkosťou. Najprv však musíte skontrolovať svoj e-mail... a Facebook doslova päť minút. Zrazu sa kopilo veľa drobností. Zdá sa, že pracujete, ale neurobili ste nič „dôležité“! A tu je už blízko obeda a som trochu unavený - aká je tam práca? Tak čo, je už koniec dňa? Ako je to možné, keďže som nemal čas nič robiť? Nálada je v troskách – deň ušiel.

Bohužiaľ, väčšina našich krajanov si nevie naplánovať svoj deň. Preto sa obrovské množstvo času trávi nad nezmyslami, ktoré v zásade nie sú potrebné. Chýbajúcim konkrétnym plánom na deň, týždeň, mesiac človek stráca drahocenný čas, ktorý by mohol využiť oveľa efektívnejšie a produktívnejšie. A samozrejme, získajte z toho niekoľkonásobne lepšie výsledky.

Efektívne plánovanie času je kľúčom k úspechu moderný človek. Ako sa teda naučiť správne plánovať čas?

Zozbierali sme 5 najefektívnejších pravidiel, ktoré vám pomôžu vyťažiť maximum z každého dňa, ktorý žijete. Urobte všetky potrebné veci s ľahkosťou!

Teraz prejdime k tipom, ktoré vám pomôžu správne si naplánovať čas.

1. Napíšte plán úloh

Plán dňa musí byť na papieri. Dokonalá pamäť je skvelá, ale uprostred aktívneho a rušného dňa je veľká šanca, že na niečo dôležité zabudnete. Ak zoznam úloh nie je napísaný na papieri, znamená to, že neexistuje.

Večer si vytvorte zoznam úloh na zajtra a rozdeľte ich do dvoch stĺpcov podľa dôležitosti. Prvý je najdôležitejší, ktorý treba v každom prípade absolvovať. Druhá je menej dôležitá, ktorá sa môže odložiť v prípade náhlej zmeny priorít alebo vyššej moci.

Poznámkový blok s úlohami by mal byť s vami celý deň. A keď dokončíte položky na zozname, musíte ich odškrtávať. Toto psychologická technika, môžete, ako sa hovorí, na autopilota. Každá splnená úloha je predsa malým víťazstvom. Je pekné cítiť sa ako víťaz a vaše podvedomie sa o to bude automaticky snažiť. Okrem toho bude jednoduchšie ich vykonávať.

2. Plánovanie 70/30

Netreba plánovať absolútne stále, pretože ani pravý pedant nedokáže dodržať harmonogram, v ktorom nie je ani minúta protireakcie. V živote sa môže stať čokoľvek – a polhodina výmeny defektu pneumatiky alebo 15 minút navyše v dopravnej zápche môžu pokaziť perfektne naplánovaný deň.

Preto je potrebné plánovať iba 70% času. Pomôže vám to čo najlepšie využiť čas bez toho, aby ste sa cítili obmedzovaní alebo pod tlakom. A ani malé prekvapenia nebudú môcť ovplyvniť výsledky vášho dňa.

Určte požadované množstvo času pre každú úlohu. Naplánujte si svoj pracovný deň v tomto čase. Ak deň šiel presne podľa plánu, zvyšných 30% môžete venovať iným úlohám na zozname alebo venovať čas sebe alebo svojej rodine - pomôže vám to relaxovať a užiť si dokončené úlohy.

3. Najproduktívnejší čas je pred obedom

Najťažšie a najnepríjemnejšie úlohy sa snažte dokončiť hneď, hneď ráno. Táto technika sa nazýva „najprv zjedz žabu“. Keď je najťažšia a najproblematickejšia úloha dokončená, zvyšok sa zdá byť úplne jednoduchý a vyžaduje menej času na dokončenie.

Snažte sa naplánovať si prácu tak, aby ste približne 65 – 70 % všetkých naplánovaných úloh na daný deň dokončili pred obedňajšou prestávkou. Ráno pracuje mozog najaktívnejšie, čo môže výrazne skrátiť čas potrebný na dokončenie aj zložitých úloh. To tiež pomôže, čo vám bráni v úzkej spolupráci – vyrovnáva motiváciu a „reže“ úspechy.

Počas obeda môžete tráviť čas osobnými záležitosťami. Napríklad odpovedať na správy, uskutočniť niekoľko osobných hovorov. Na popoludnie sa odporúča naplánovať si jednoduché úlohy, ktoré nevyžadujú veľa úsilia – stretnutia, odpovedanie na emaily atď.

4. Odpočinok je nevyhnutný

Sústrediť pozornosť na jednu úlohu na dlhú dobu je veľmi ťažké. Najmä ak dosiahnutie vašich cieľov vyžaduje veľa duševného úsilia. A čím ďalej, tým ťažšie je udržať pozornosť pri dosahovaní svojich cieľov. Prirodzene to znižuje produktivitu a zvyšuje čas potrebný na dokončenie úloh.

Uprostred pracovnej doby je potrebné odpočívať! Tento jednoduchý krok vám pomôže zostať v dobrej kondícii celý deň. Môžete si vybrať režim odpočinku, ktorý je pre vás vhodný, ale 45/15 sa považuje za najefektívnejšie. To znamená, že na 45 minút práce je potrebné venovať 15 minút odpočinku.

Na tomto princípe trvá vyučovacia hodina pre všetkých školákov 45 minút. S malou zmenou to mozog dobehne. A to mu poskytuje možnosť pokračovať v sústredenej práci.

To však neznamená, že počas takejto minidovolenky musíte pľuvať na strop. Skúste to dobre využiť. Cvičte si napríklad chrbát či oči, upratajte si pracovný stôl, prečítajte si knihu, príp zaujímavý článok, choďte von na krátku prechádzku.

5. Analyzujte a plánujte realisticky

Aký má zmysel vytvárať desiatky cieľov, ak deň má len 24 hodín a nebude reálne ich všetky splniť? Skúste si preto naplánovať úlohy, ktoré sa dajú počas dňa splniť.

Na začiatku sa to môže zdať ťažké, pretože nikdy dopredu neviete, ako dlho bude konkrétna úloha trvať. Aby ste z toho vyťažili maximum, na konci každého dňa si zapíšte, koľko z plánovaných úloh ste splnili. Na konci dňa urobte nápis: „XX % dokončených úloh“. Pomôže vám určiť, ako adekvátne si stanovíte ciele. Ak ich plníte každý deň s ľahkosťou, skúste zvýšiť ich počet a ak veľa úloh zostane nevyriešených a presuniete sa na ďalší deň, skúste znížiť stres.

Pamätajte - nie je potrebné preberať množstvo úloh, ktoré nemôžete dokončiť. a reálne posúdiť svoje schopnosti.
Plánovanie času je najdôležitejšou zručnosťou moderného človeka. Táto zručnosť sa môže a mala by sa zlepšiť. A keď si ho úplne osvojíte, budete prekvapení, ako rýchlo a jednoducho dokážete vyriešiť problémy, ktoré sa predtým zdali takmer nemožné. A čím rýchlejšie dokončíte svoju prácu, tým viac času budete mať na potešenie, koníčky a rodinu. Využite tajomstvá plánovania a uľahčite si život. Prajem ti úspech!

S láskou a úctou,
Jevgenij Deineko.

  • Ako nastaviť ciele na základe predchádzajúcich období
  • Je vždy potrebné požadovať 100% realizáciu plánu?

Efektívne plánovanie, ako iste viete, je kľúčom k bezproblémovému fungovaniu spoločnosti, ktorá zohráva dôležitú úlohu v jej dlhodobom rozvoji.

Plánovanie pomáha v tých chvíľach, keď potrebujete urobiť správne manažérske rozhodnutie. Preto musíte odpovedať na tri otázky:

  1. V akom stave je dnes spoločnosť?
  2. Akým smerom sa firma plánuje uberať?
  3. Ako to spoločnosť plánuje dosiahnuť, čo urobí?

Začiatkom plánovania vo firme bude pochopenie toho, čo je potrebné urobiť pre ďalšie efektívne fungovanie a rozvoj. Úspech závisí od nasledujúcich faktorov:

  1. Kvalita stanovenia cieľov v hlavných kľúčových otázkach rozvoja organizácie.
  2. Kvalita predbežnej analýzy aktivít podniku, konkurentov, trhu, distribúcie produktov atď.
  3. Kvalita hodnotenia konkurencieschopnosti.
  4. Výber a implementácia stratégie.

Aké sú ciele efektívneho plánovania?

1. Strategické ciele – popis firmy do budúcnosti. Tieto ciele ovplyvňujú všetky oblasti činnosti spoločnosti. Sú to oficiálne ciele, ktoré odzrkadľujú cieľavedomú činnosť podniku na dosiahnutie svojich cieľov v dlhodobom horizonte. Vzhľadom na strategické plány sa dajú určiť termíny na dosiahnutie cieľov – zvyčajne 2-5 rokov dopredu. Strategické plánovanie je určené na zváženie a vývoj nových produktov a schopností pre podnik.

2. Ciele pre konkrétne, najdôležitejšie útvary podniku – taktické ciele. Plány na tieto ciele sa počítajú na obdobie nie dlhšie ako 2 roky. Taktické plánovanie je prechodom medzi krátkodobými a dlhodobými obdobiami. Toto plánovanie rieši súbor problémov, ktoré súvisia s dosahovaním cieľov prostredníctvom rozdelenia existujúcich zdrojov.

3. Operatívne alebo operatívne ciele - súbor úloh stanovených na dané časové obdobie pre nižšie útvary podniku alebo jednotlivých zamestnancov. Implementácia operačných plánov sa vykonáva v krátkom časovom období. Prevádzkové plánovanie zahŕňa vytváranie harmonogramov pre jednotlivých pracovníkov a oddelenia.

Na zabezpečenie maximálnej efektívnosti činností podniku je potrebné vytvoriť hierarchický reťazec cieľov.

  • Ekonomické plánovanie v podniku: poučenie z krízy

Hovorí generálny riaditeľ

Michail Strupinsky, generálny riaditeľ skupiny spoločností „Special Systems and Technologies“, Moskva; Kandidát technických vied

Malo by sa vziať do úvahy, že neexistuje žiadny univerzálny plánovací algoritmus. Vhodné metódy efektívneho plánovania závisia od špecifík činností podniku - od nuancií výroby a predaja produktov. Rovnako ako mnohé podniky, aj naša spoločnosť uprednostňuje metódu plánovania predaja. Robíme dva typy prognóz – podľa produktu a podľa predajného kanála.

Plánovanie v našom podniku je navrhnuté tak, aby riešilo dva problémy: zabezpečiť efektívne využitie výrobných kapacít a zabezpečiť nelineárny charakter predaja tovaru. Preto do zostavovania výrobných plánov zapájame marketingových špecialistov a špecialistov vývojového oddelenia. To vám umožňuje zohľadniť prognózy trhu (napríklad zhoršujúca sa ekonomická situácia alebo naopak explozívny rast dopytu po produktoch).

Aby sa v praxi dosiahli plánované ukazovatele, moderná výroba si vyžaduje primeranú technickú a informačnú podporu. V opačnom prípade bude sledovanie a vyhodnocovanie výsledkov výkonu náročné. Pravidelné zaznamenávanie odchýlok a analýza ich príčin je však najdôležitejším prostriedkom na zlepšenie systému plánovania v podniku

Typy efektívneho plánovania

1. V závislosti od rozsahu pokrytia oblastí činnosti.

  • všeobecné plánovanie – plánujú sa všetky oblasti činnosti podniku;
  • súkromné ​​plánovanie – plánujú sa konkrétne oblasti činnosti.

2. V závislosti od obsahu (typov) plánovania:

  • strategické – hľadanie nových príležitostí, vytváranie určitých predpokladov;
  • aktuálne - plánovanie spájajúce všetky oblasti činnosti podniku a prácu všetkých štrukturálnych divízií organizácie na nadchádzajúci finančný rok;
  • prevádzkové – realizujú sa príležitosti a sleduje sa aktuálny postup výroby.

3. V závislosti od predmetov prevádzky:

  • plánovanie výroby;
  • finančné plánovanie;
  • plánovanie predaja;
  • personálne plánovanie.

4. V závislosti od období (pokrytie časového obdobia):

  • krátkodobé na obdobie od 1 mesiaca do 1 roka činnosti podniku;
  • strednodobé – 1-5 rokov;
  • dlhodobé – viac ako 5 rokov.

5. V závislosti od možnosti vykonania zmien:

  • flexibilné – zmeny sú povolené;
  • tuhé – neočakávajú sa žiadne zmeny.

Hovorí generálny riaditeľ

Vladimír Mozhenkov, Generálny riaditeľ spoločnosti Audi Center Taganka Company, Moskva

Pred štyrmi rokmi som sa na služobnej ceste v USA zoznámil s „princípom troch období“, ktorý som neskôr úspešne zaviedol vo svojej firme. Trh, na ktorom pôsobíme, rastie, preto je veľmi dôležité, aby vedúci oddelenia včas zachytil trendy na trhu. Princíp troch období vám to umožňuje najefektívnejšie.

Tri obdobia sú tri predchádzajúce štvrťroky. Na základe údajov z týchto období zostavujeme harmonogram, zostavujeme a upravujeme plán na ďalší štvrťrok. Ak hovoríme o roku 2016, plán na prvý štvrťrok bude zostavený na základe údajov z druhého, tretieho a štvrtého štvrťroka 2015. Je to veľmi jednoduché - musíte dať tri bodky a nakresliť dve čiary. Môžete skončiť s jedným z troch trendov: pozitívny, negatívny alebo nezmenený.

Možnosť 1. Trend je pozitívny. Ak na grafe vidíme pozitívnu dynamiku, tak do plánu na ďalší štvrťrok môžeme dať priemerné čísla za predchádzajúce tri štvrťroky alebo čísla za posledný štvrťrok. Existuje tretia možnosť - nastaviť ukazovatele navrhnuté vedúcim oddelenia (samozrejme, mali by byť vyššie ako tie, ktoré sú vypočítané na základe troch období). Som zástancom mierne nafukovacích cieľov pri plánovaní: mojou úlohou je vytvárať napätie vo firme, aby zamestnanci nepoľavili. Ak je manažér pripravený prekročiť plán, tak sa jednoducho pýtam, aké zdroje potrebuje.

Možnosť 2. Trend je negatívny. V tomto prípade je hlavnou úlohou plánovania zastaviť vývoj situácie negatívnym smerom. V našej spoločnosti sa takéto problémy vyskytli, ale veľmi zriedka. Napríklad za prvé trištvrte roka došlo k nárastu pohľadávok – plánovali sme dva milióny, ale vyšlo z toho dva a pol. Úlohou na štvrtý kvartál je zastaviť ďalší rast dlhu a neprekročiť posledné číslo a na ďalší kvartál dotiahnuť veľkosť pohľadávok na predtým stanovený cieľ (teda na dva milióny).

Možnosť 3. Trend sa nemení. Na rastúcom a dynamickom trhu by takéto situácie nemali existovať. Ak sa však trend nezmení, existujú dve možné možnosti plánovania na ďalší štvrťrok: nastavíme rovnaké ukazovatele, aké sme dosiahli, alebo nastavíme latku o niečo vyššie.

Po tom, čo vedúci oddelenia určí trend, príde za mnou s grafmi. Pri príprave na stretnutie musí tiež analyzovať zdroje a trh (zákazníkov, konkurentov), ​​ktoré má k dispozícii. Na základe všetkých údajov určíme štvrťročný plán. Tým sa však plánovanie nekončí. Žiadam každého vedúceho oddelenia, aby predložil plán realizácie uvedených plánov. Každý riaditeľ musí popísať, ako dosiahne plánované ukazovatele: zdroje, termíny, kto je zodpovedný za jednotlivé etapy.

Aké sú fázy efektívneho plánovania?

1. Tvorba plánov – rozhodovanie o budúcich cieľoch podniku a spôsoboch ich dosiahnutia. Vytvorené na základe výsledkov tento proces systém plánov. Táto fáza kombinuje:

  • vnútorné a vonkajšie prostredie organizácií. Určujú sa hlavné zložky organizačného prostredia, pričom sa zdôrazňujú tie, ktoré sú pre podnik skutočne dôležité. Zhromažďovanie a sledovanie informácií o týchto komponentoch, vytváranie prognóz budúceho stavu životného prostredia, hodnotenie skutočnej situácie podniku;
  • určenie požadovaného smeru, smerníc pre aktivity, poslanie, víziu a súbor cieľov;
  • strategická analýza. Spoločnosť porovnáva ciele a výsledky výskumu vnútorných a vonkajších faktorov životného prostredia, pričom identifikuje medzeru medzi nimi. Metódy strategickej analýzy sa stávajú základom pre tvorbu rôznych strategických možností;
  • vyberie sa jedna z alternatívnych stratégií a uskutoční sa jej vývoj;
  • je pripravený konečný strategický plán pre podnik;
  • príprava strednodobého plánovania. S prípravou strednodobých programov a plánov;
  • vytvorenie ročného operačného plánu pre projekty. Toto vychádza zo strategického plánu a výsledkov strednodobého plánovania;
  • realizácia plánu;
  • sledovanie plnenia stanoveného plánu.

2. Realizácia plánovaných rozhodnutí. Výsledkom sú skutočné ukazovatele výkonnosti podniku.

3. Monitorovanie výsledkov. Porovnávajú sa skutočné a plánované ukazovatele, vytvárajú sa predpoklady na prispôsobenie činností podniku zvoleným smerom.

Faktory, ktoré treba zvážiť pri plánovaní

  1. Sortiment vyrábaných produktov.
  2. Sezónnosť dopytu.
  3. Vlastná predajná sieť, podmienky spolupráce s predajcami.
  4. Dostupnosť veľkých jednorazových objednávok (exportných alebo domácich pre kľúčových dodávateľov).
  5. Práca na objednávku (nutnosť dodržať presné termíny výroby, skladové možnosti).

Efektívne nástroje plánovania

Analyzovať životné prostredie - základ pre rozvoj stratégie rozvoja

1. SWOT analýza - na zistenie príčin efektívnosti alebo neefektívnosti v činnosti podniku pozostáva z komprimovanej analýzy marketingových informácií, na základe ktorej sa urobí záver o požadovanom smere pohybu a rozvoja podniku. , ktorým sa stanovuje konečný výsledok rozdelenia zdrojov medzi segmenty. Na základe údajov analýzy sa vypracuje hypotéza alebo stratégia pre ďalšie testovanie.

2. Konkurenčná analýza - je hĺbková komplexná štúdia konkurenčného postavenia organizácie s hodnotením dostupných trhov za účelom vytvorenia efektívnej podnikovej stratégie.

3. Porovnávacia odvetvová analýza. Predmetom tejto analýzy sú ukazovatele podnikov v jednom odvetví. Najmä produktivita práce, obrat, ziskovosť.

4. Analýza zdrojov je analýza vnútorného prostredia podniku.

5. Konkurenčná analýza pomocou modelu „5 síl“ M. Portera.

Definovať poslanie a ciele organizácie

1. Brainstorming. Je to operatívna metóda pri riešení problému, založená na podnecovaní tvorivej činnosti. Účastníci diskusie sú vyzvaní, aby vyjadrili čo najviac možností, dokonca aj fantastických. Potom sa zo všetkých navrhnutých nápadov vyberú tie najúspešnejšie, ktoré sa zrealizujú v praxi.

2. Strom cieľov - je štruktúrovaný súbor cieľov systému, programu, postavený na hierarchickom princípe - zvýrazňujúci všeobecný cieľ, ciele jemu podriadené, rozdelený na 1., 2. a ďalšie úrovne, ako strom.

3. Podnikové inžinierstvo je založené na systémovom prístupe. Spoločnosť je otvorený systém, presne, formálne, komplexne a kompletne popísaný, vytvárajúci základné informačné modely podniku v interakcii s modelom vonkajšieho prostredia.

  • Metóda brainstormingu: 3 pravidlá pre správne rozhodnutia

Na výber stratégie a základných scenárov

1. Metóda Boston Consulting Group (matica). Ukazovatele, ktoré tvoria hodnotiacu maticu, sú miera rastu produkcie, podiel na trhu kontrolovaný týmto podnikom.

2. McKinseyho metóda (matica). Hlavnými ukazovateľmi hodnotenia sú konkurenčná pozícia podniku a atraktívnosť trhu.

3. Metóda krivky učenia. Základom tejto metódy je vybudovať vzťah medzi veľkosťou výrobných nákladov a jej objemom.

4. Model Shell/DPM – vo forme dvojrozmernej tabuľky, s odrazom na osiach X a Y silné stránky atraktívnosť spoločnosti a odvetvia, resp.

5. ADL/LC model – postavený na kombinácii 2 parametrov, 4 stupňov životný cyklus výroby a piatich konkurenčných pozícií. Na základe modelu sa vyberie prepracovaná stratégia rozvoja podniku.

6. Metóda životného cyklu produktu. Táto metóda je založená na identifikácii strategických smerov a akcií pre každú fázu životného cyklu produktu.

Vypracovať základnú stratégiu

1. Model I. Ansoffa. V tomto modeli vývoja produktu je možné použiť niekoľko stratégií súčasne. Model vychádza z predpokladu, že najvýhodnejšiu stratégiu pre intenzívny rast predaja je možné určiť na základe rozhodnutia predať existujúce alebo nové produkty na súčasnom alebo novom trhu.

Táto matica je určená na opis možných stratégií spoločnosti na rastúcom trhu. Tento model predpokladá, že na zabezpečenie integrity musí mať strategický plán podniku administratívnu a finančnú stratégiu.

Finančná stratégia je súbor nástrojov a pravidiel, ktoré sú zamerané na zvýšenie finančného potenciálu podniku. Administratívna stratégia predpokladá súbor vhodných pravidiel pre organizačný rozvoj podniku.

2. Model G. Steinera. Matica, ktorá zahŕňa klasifikáciu produktov a trhov na existujúce, nové, ale súvisiace s existujúcimi a úplne nové. Autor:

Na základe maticových údajov možno identifikovať úrovne rizika a pravdepodobnosť úspechu pre rôzne kombinácie trhových produktov.

3. D. Abelov model. Obchodnú stratégiu je možné merať pomocou nasledujúcich kritérií:

  • potreby zákazníkov;
  • obsluhované skupiny spotrebiteľov;
  • technológia, ktorá sa používa na vývoj a výrobu produktu.

Na implementáciu stratégie

1. Metódy plánovania siete. Hlavným cieľom týchto metód je minimalizovať trvanie projektu.

2. Štruktúra „Work Breakdown“ je východiskovým nástrojom na organizáciu práce, zabezpečujúci rozdelenie celého objemu prác podľa štruktúry ich implementácie v podniku.

Hodnotiť a kontrolovať implementáciu stratégie

1. Strategický audit je kontrola a hodnotenie kvality práce podnikových úsekov, v ktorých sa strategické riadenie vykonáva.

2. Interný audit – poskytovanie objektívnych a nezávislých záruk a rád na zlepšenie činnosti podniku. Interný audit prispieva k dosahovaniu stanovených cieľov, založených na dôslednom a systematickom hodnotení, zvyšovaní efektívnosti procesov kontroly, riadenia rizík a správy a riadenia spoločnosti.

  • Strategické plánovanie rozvoja: 7 etáp rozvoja stratégie

Efektívne plánovanie v čase krízy

1. Zamerajte sa na politiku substitúcie dovozu. Substitúcia dovozu zahŕňa vytvorenie výroby potrebných produktov prostredníctvom úsilia o domácich výrobcov. Substitúcia dovozu sa môže uskutočniť na základe preferenčných trhových mechanizmov alebo prostredníctvom administratívnych zásahov rôznych politických štruktúr.

Mali by ste zvážiť, ktoré z komponentov výroby, ktoré ste predtým zakúpili v zahraničí, možno kúpiť od domácich podnikov. Je potrebné vypočítať rozpočet a režim, až potom túto položku pridáme do plánu nášho podniku.

Povedal to praktizujúci

Vyacheslav Puzenkov, Predseda predstavenstva skupiny spoločností Modular Boiler Systems

Pred nastavením objemu predaja v pláne by ste mali pochopiť, čo môže krízový trh ponúknuť. Domáci trh modulárnych kotlových systémov je radikálne odlišný v porovnaní so segmentmi automobilového priemyslu resp domáce prístroje vzhľadom na vysokú zotrvačnosť. Tu sú hlavnými spotrebiteľmi spoločnosti na trhu dlhodobej výstavby maloobchodných, priemyselných alebo obytných komplexov. Pri všetkej ekonomickej nestabilite sa zariadenia na výrobu tepla považujú za kľúčové pre takmer každú budovu.

Okrem zotrvačnosti, pre ruský trh Modulárne kotlové systémy sa vyznačujú takmer čistou konkurenciou - s mnohými účastníkmi trhu, ktorí nemôžu výrazne ovplyvniť priemernú trhovú cenu produktov. Všetky podniky tu majú takmer rovnaké vyhliadky rastu, ktoré sú obmedzené iba dopytom.

Na rok 2016 plánujeme zvýšiť tržby o 20-25%. Práve tento objem predaja, vychádzajúci zo skúseností z minulých rokov, nám umožňuje zvyšovať produkciu bez nutnosti výrazných investícií.

Tento výsledok dosahujeme minimálnym rozšírením výrobných kapacít alebo presunom zamestnancov do práce v dvojzmennom režime.

2. Rozšíriť a posilniť obchodné oddelenie. Po určení požadovanej úrovne predaja na rok 2016 je ďalšia etapa venovaná zostaveniu plánu predaja. Operačný plán (na 1. štvrťrok) je možné zostaviť v kontexte produktových skupín na šesť mesiacov na základe správy obchodného oddelenia o transakciách plánovaných na toto obdobie.

Následne môžu obchodní manažéri evidovať v CRM systéme spoločnosti, s ktorými je spolupráca vo fáze podpisu zmluvy. Každé 2 týždne by mal obchodný riaditeľ upraviť tento plán na základe správy o uskutočnených transakciách vypracovanej obchodným oddelením. V prípade neúspechu obchodu alebo ukončenia rokovaní zo strany klienta je potrebné zapojiť do procesu obchodného riaditeľa.

Okrem operačného plánu je potrebné vypracovať aj taktický plán (na šesť mesiacov), ktorý by mal vychádzať aj zo správy obchodného oddelenia. V tejto súvislosti je potrebné poskytnúť schému jednotného zvýšenia objemu výroby. Pri zostavovaní strategického (ročného) plánu na základe prvých 6 mesiacov pomeru 40/60 by ste mali vypočítať počet transakcií za 2. polrok.

Tento podiel je univerzálne vhodný pre mnohé spoločnosti. Ale vzhľadom na ekonomickú nestabilitu je ťažké predpovedať vývoj situácie na viac ako prvý polrok. Preto sa treba zamerať hlavne na taktický plán.

Odporúčame rovnomerne rozložiť rast výroby a tržieb o 20-25% počas 12 mesiacov, pričom túto informáciu premietnete do všetkých plánov. Po plánovaní prichádza hlavná fáza – stimulácia obchodného oddelenia. Na dosiahnutie tohto cieľa je možné podniknúť kroky v nasledujúcich smeroch:

  1. Rozsiahly spôsob. Ide o rozšírenie obchodného oddelenia podniku. Zistiť požadované množstvo zamestnancov na zvýšenie predaja o 20 – 25 %, musíte vypočítať „náklady“ svojich manažérov predaja analýzou prichádzajúcej návštevnosti.
  2. Intenzívnym spôsobom. Podľa analýzy priemerných „nákladov“ na zamestnanca bude možné určiť, že 2-3 noví manažéri v skutočnosti nebudú schopní okamžite priniesť prudký nárast ročných príjmov. Je potrebné vypočítať na základe údajov z minulých rokov, ako dlho bude začiatočníkovi trvať, kým dosiahne požadovanú úroveň - najskôr 2-3 roky. Preto treba myslieť nielen na rozšírenie obchodného oddelenia, ale aj skvalitnenie práce vzhľadom na rast prichádzajúcej návštevnosti.

Najčastejšie chyby pri plánovaní

Chyba 1. Plán bez cieľa a nesprávne delegovanie právomocí.

Pri plánovaní si treba najskôr položiť niekoľko základných otázok. Dôležité je aj to, komu plánovanie zveríte. Napríklad oddelenie ekonomického plánovania bude môcť prezentovať prognózu, ale nie plán. Manažment môže plán schváliť a požadovať, aby doň boli zahrnuté príslušné objemy, ale nie je potrebné „sťahovať“ plán zhora. V opačnom prípade bude zodpovednosť za realizáciu plánu pridelená manažmentu, ale o súlade s realitou sa netreba baviť. Plán by nemal byť bezcieľny, je dôležité pochopiť úlohy jeho vývoja.

Chyba 2. Prepojenie ročného plánovania s kalendárnymi rokmi

Je bežné, že firmy pracujú s nasledujúcou schémou - plánujú na konci predchádzajúceho mesiaca ukazovatele nasledujúceho mesiaca a snažia sa ich dosiahnuť počas všetkých 30 dní. Začiatkom nasledujúceho mesiaca sa zhromaždia všetky údaje s porovnaním skutočných ukazovateľov a počiatočných plánov. Je prirodzené, že chceme preniesť pracovný mechanizmus do ročného plánovania. V tomto štádiu zvyčajne vznikajú problémy.

Účastníci plánovania si niekedy zle uvedomujú pravidlá a nuansy zostavovania plánov na rok a nechcú na to tráviť čas. Preto pracuje na ročný plán manažment, ktorý si kladie príliš ambiciózne ciele pre podnik, ktorý v skutočnosti nerozumie, ako tieto ciele dosiahnuť, a preto navrhuje presunúť súčasné ukazovatele do budúceho roka.

V dôsledku toho nastáva situácia, kedy plán vykazuje celkový rast, vrátane stagnujúcich odvetví a produktov. Manažéri nebudú motivovaní realizovať takýto nereálny plán.

Pravidlá efektívneho plánovania

  1. Zabezpečiť obchodné procesy, schváliť predpisy pre interakciu medzi finančným, logistickým, výrobným a obchodným oddelením.
  2. Evidencia, analýza a rýchle odstraňovanie porúch v interakcii medzi oddeleniami.
  3. Automatizácia plánovania, účtovníctva, implementácia ERP systému, elektronický rezervačný systém produktov obchodným oddelením.
  4. Udržiavanie elektronickej správy dokumentov s príslušným školením
  5. Neustála práca na optimalizácii vnútornej logistiky podniku.
  6. Včasná modernizácia výrobných kapacít.

Je vždy potrebné požadovať 100% realizáciu plánu?

Vladimír Mozhenkov, Generálny riaditeľ spoločnosti Audi Center Taganka Company, Moskva.

Pred šiestimi alebo siedmimi rokmi sme zaviedli nasledujúce pravidlo: plán sa považuje za dokončený, ak je výsledok v rozsahu 95–110 %. To vám umožňuje stimulovať ľudí a vytvárať užitočné napätie vo vašej práci. Mimochodom, prekročenie plánu o viac ako 110% je zlé, pretože kvalita práce klesá. Inými slovami, je potrebné nastaviť nielen minimálnu hranicu, ale aj maximálnu.

Napríklad riaditeľovi ziskového centra hovorím: „Ste skvelý, minulý rok ste odviedli skvelú prácu, predali ste tisíc áut. Myslím si, že tento rok, keď trh rastie, môžete predať štrnásťsto alebo tisícpäťsto.“ Na čo odpovie: "Akých 1500?!" Tu je ťažké predať tisícku! Otvárajú sa nové predajne, zákazníci prechádzajú na lacnejšie autá. Akých 1500?!" A o tom, aké je to ťažké, bude rozprávať mesiac. Samozrejme, chápe, že od realizácie tohto ambiciózneho plánu závisí blaho jeho rodiny, no zároveň chce hrať na istotu. Dávam mu čas, aby sa naplnil cieľom, aby uveril, že je možné ho dosiahnuť, pretože každý cieľ musí byť merateľný, reálny a dosiahnuteľný. Aby sa cítil istejšie, podporím ho, poviem: „Dám vám zdroje, aby ste plán splnili na 100 %, ale ak ho splníte na 97 %, 96 % alebo dokonca na 95 %, tak to bude považujete za splnený plán a dostanete všetky bonusy a bonusy.” A ak potom splní plán povedzme na 98 %, 100 % alebo dokonca na 103 %, poviem mu: „Vidíš? Odviedli skvelú prácu!“ A trend na grafe je pozitívny (aj keď dynamika nie je veľmi výrazná). Ale ak manažér splnil plán na 94,99%, tak už je o niečo ukrátený. 80 – 95 % je ešte horšie, ale ak je to menej ako 80 % (to sme ešte nikdy nemali), tak manažér nedostáva žiadne prémie – iba holú mzdu.

"Modulárne kotlové systémy"- skupina spoločností vznikla v roku 2005. Predmetom činnosti je predaj služieb a dodávka hotových tepelno-energetických riešení na trhu blokovo-modulových kotolní a minitepelných elektrární. Medzi klientov patria: Gazprom Transgaz Moskva, ABH Miratorg, závod na spracovanie mäsa Ostankino, Castorama, Samsung Group, Hyundai atď.

Michail Strupinsky vyštudoval Moskovskú štátnu technickú univerzitu pomenovanú po. N.E. Bauman. Pracoval v kancelárii dizajnu káblového priemyslu. Autor asi 50 vedeckých prác. Má asi 50 patentov na vynálezy. Čestný staviteľ Ruska (2006). „Špeciálne systémy a technológie“ Oblasť činnosti: návrh, výroba, montáž a údržba káblových elektrických vykurovacích systémov pre domácnosť a priemysel, výroba zariadení na reguláciu teploty. Forma organizácie: LLC. Územie: ústredie – v Moskve; výroba - v Mytishchi (región Moskva); zastúpenia a predajcovia v 250 mestách po celom svete. Počet zamestnancov: 1500. Ročný obrat: viac ako 3,2 miliardy rubľov. (v roku 2009). Skúsenosti Generálny riaditeľ na pozícii: od roku 1991. Účasť generálneho riaditeľa na obchode: majiteľ.

"Audi Center Taganka" je súčasťou skupiny spoločností AvtoSpetsTsentr.


2024 sattarov.ru.