Ako viesť obchodné stretnutie: dôležité detaily. Etapy obchodných stretnutí. Ako zorganizovať obchodné stretnutie

Súlad so zákl pravidlá obchodného stretnutia vám umožní získať svojho partnera od prvých minút stretnutia a vytvoriť atmosféru vzájomného rešpektu medzi účastníkmi podujatia. Ľahostajnosť k zabehnutým pravidlám obchodnej etikety je jedným z hlavných dôvodov, prečo sa pracovné stretnutie môže skončiť neúspešne. Každý odborník vo svojom odbore pozná základné veci pravidlá obchodných stretnutí:

1) Nemali by ste meškať obchodné stretnutie. Najistejším krokom je prísť do cieľa 15 minút pred stanovenou hodinou, aby ste sa dali do poriadku a pozbierali si myšlienky.

2) Stretnutie je potrebné vopred naplánovať. Vážni ľudia si vážia svoj čas a čas svojich partnerov, preto je potrebné vopred myslieť na priebeh nadchádzajúceho stretnutia, štruktúru rozhovoru a hlavné body, ktorých sa treba v rozhovore dotknúť. Ak sa obchodné stretnutie koná v skupinovom režime, považuje sa za osvedčený postup najprv oboznámiť všetkých účastníkov stretnutia s jeho plánom.

3) Dôležitým krokom je príprava. Ak môžu byť na stretnutí potrebné dokumenty, brožúry alebo úvodný materiál, odporúča sa pripraviť si ich a štruktúrovať ich vopred, aby ste pred obchodným partnerom nevyzerali zmätene a posilnili jeho dôveru, že ste obchodná a praktická osoba. .

4) Je dôležité dodržiavať etiketu obchodnej konverzácie. Obchodná konverzácia predpokladá, že oponenti sa zaujímajú o názor toho druhého, takže pozorne počúvajú partnera, neprerušujú ho a zanechávajú svoje pripomienky a otázky iba v špeciálne určenom čase, ktorý je lepšie prediskutovať vopred.

5) Pred stretnutím sa musíte odpojiť mobilný telefón a iné komunikačné prostriedky (Skype na notebooku, instant messenger), ktoré môžu narúšať priamy kontakt s účastníkom rozhovoru. Ak jeden z účastníkov stretnutia očakáva dôležitý hovor a musí nechať telefón zapnutý, potrebuje partnerov vopred upozorniť, aby počas rozhovoru nevznikla nepríjemná situácia.

7) Čas sú peniaze. Počas porady je vždy potrebné sledovať čas, ak je udalosť plánovaná v blokoch, je dôležité, aby každý blok zabral presne toľko času, koľko je naň vyčlenené v pláne, a ešte dôležitejšie je skončiť na čas, pretože v podnikaní je každá minúta niečími peniazmi, nemali by ste zneužívať drahocenný čas svojich partnerov.

Ahoj! V tomto článku si povieme, ako si dohodnúť stretnutie s klientom.

Dnes sa dozviete:

1. Čo povedať budúcemu klientovi, aby sa s vami určite chcel stretnúť;
2. Aké chyby by ste nemali robiť pri plánovaní osobného stretnutia?
3. Existujúce techniky, ktoré pomôžu aj začiatočníkovi uskutočniť prvé stretnutie.

Rozdiel medzi dobrým a obyčajným manažérom

Ak to chcete urobiť, použite nasledujúce pokyny:

1. Pred vytočením čísla klienta si sadnite na stoličku, oprite sa, uvoľnite sa, buďte trpezliví, zdvorilí a usmievajte sa. Niekedy je úsmev človeka cítiť už z diaľky. Nabite sa preto optimizmom a začnite aktívne konať.
2. Zavolajte a predstavte sa v mene spoločnosti. Uveďte svoje priezvisko, meno a priezvisko, ako aj svoju pozíciu. V skratke nám povedzte, čo presne robíte.
3. Potom uveďte účel svojho hovoru. Klient musí jasne pochopiť, čo od neho chcete. Ale nemusíte vyložiť všetky svoje tromfy naraz. Zaujmite svojho partnera niečím a povedzte mu, že sa viac dozvie osobne.
4. Povedzte nám, s ktorými známymi spoločnosťami spolupracujete. Možno dôveru veľké spoločnosti pre váš podnik bude fungovať vo váš prospech.
5. Nastavte si vlastný dátum a čas začiatku stretnutia. Hovorca by mal mať dojem, že rozhoduje o tom, kedy presne sa bude stretnutie konať. V skutočnosti mu dávate na výber bez možnosti výberu.
6. Rozlúčte sa s klientom, nezabudnite mu poďakovať za pozornosť.

Tu je príklad dialógu o vytvorení stretnutia:

— Dobrý deň, volám sa Ivanov Ivan Sergejevič, som obchodným manažérom spoločnosti Morozko. Zaoberáme sa predajom mrazených potravín. Môžete mi venovať pár minút svojho času?

- Ahoj, počúvam ťa.

— Ivan Sergejevič, volám, aby som dohodol stretnutie. Spoločnosť, ktorú zastupujem, má pre vás veľmi zaujímavú ponuku.

- Čo presne myslíš? Môžeme sa o tom porozprávať po telefóne?

— Naša spoločnosť má pre vás osobnú ponuku, pomocou ktorej optimalizujete náklady na výrobu vašich produktov. Bližšie Vám to viem vysvetliť pri osobnej komunikácii. Niektoré z najznámejších reštaurácií v meste (napríklad Celentano a Bavaria) už prijali našu ponuku a boli s výberom spokojní.

- Je to lákavé, ale asi o tom popremýšľam.

— Stretneme sa zajtra o 16:00 alebo pozajtra o 9:00, podrobne vám poviem podmienky spolupráce s nami. Bude to informatívnejšie ako telefonický rozhovor. Bude pre vás výhodné stretnúť sa zajtra?

— Možno áno, iba ak je to možné, v mojej kancelárii.

- Super, tak zajtra o 16.00 budem s tebou. Ďakujeme za váš čas a uvidíme sa čoskoro!

Možné ťažkosti pri rozhovore s klientom

Každý človek sa v procese plnenia svojich pracovných povinností stretáva s množstvom ťažkostí, ktoré musí prekonať. Obchodní zástupcovia a manažéri musia byť schopní zvládnuť námietky.

Pozrime sa na hlavné problémové situácie.

Problémová situácia	Manažérske akcie
Sekretárka alebo iný zamestnanec povie, že tam nie je správna osoba	Manažér sa pýta, kedy je najlepší čas zavolať späť
Sekretárka sa čuduje, čo volá obchodný zástupca	Tu je potrebné odpovedať zastretým spôsobom, ale tak, aby si sekretárka myslela, že volanie manažéra je veľmi dôležité a nemožno ho ignorovať. Napríklad „Volám o informáciách, ktoré mi sprostredkoval Vasilij Petrovič“
Klient sa nechce stretnúť a žiada o zaslanie informácií emailom alebo faxom	Manažér vysvetľuje, že to môže urobiť, ale klientovi bude trvať dlho, kým porozumie výpočtom a v tomto prípade informácie nemusia byť vnímané v plnom rozsahu. Pre klienta je racionálne vyhradiť si pár minút času na stretnutie, než tráviť hodiny štúdiom návrhu samostatne
Klient tvrdí, že je zaneprázdnený a nemôže rozprávať	Odpoveď obchodného zástupcu môže byť: „Samozrejme, chápem, len mi povedz, kedy mi mám zavolať späť.“
Hovorca má záujem finančnú stránku otázka	Manažér odpovedá, že sortiment je veľký a cena tovaru závisí od položiek, ktoré si klient vyberie. Preto sa potrebujú stretávať
Klient tvrdí, že so súčasnými dodávateľmi je spokojný	Volajúci chce stráviť 5 minút času, aby klient pochopil, či sú podmienky spolupráce súčasných dodávateľov skutočne výhodnejšie ako jeho ponuka
Klient je nervózny a hovorí, že ponuka manažéra ho nezaujíma	Manažér netrvá na pokračovaní rozhovoru, ale žiada o povolenie zavolať späť o niekoľko týždňov

Existuje niekoľko účinných techník, ktoré vám pomôžu rýchlo a jednoducho presvedčiť klienta o dôležitosti nadchádzajúceho stretnutia.

1. Technika rímsy– jeho podstata je nasledovná: neustále sa zaujímate o svojho partnera bez toho, aby ste úplne odhalili všetky informácie. Môžete použiť nasledujúci výraz: „Takže, aby som vám mohol povedať všetko podrobnejšie a poskytnúť vám informácie v plnom rozsahu, musíme sa stretnúť.“
2. Precenenie produktu– je potrebné prehodnotiť váš produkt a vyvinúť novú technológiu pre jeho ponuku. Skúste nahradiť nudnú frázu „Rád by som sa s vami stretol“ výrazom „Naša spoločnosť vypočíta a ponúkne skutočné možnosti na zníženie nákladov na vaše produkty.“ Ak napríklad predávate tovar do reštaurácií a kaviarní, nehovorte, že klientovi ponúkate kúpu určitých produktov. Klienti už určite majú dodávateľov. Ponúknite službu na odhad nákladov na konkrétne jedlá. Analýzou ukážete, že ak si klient od vás kúpi produkty, ušetrí peniaze. Preto je lepšie s vami spolupracovať.

Tu je niekoľko tipov, ako sa vyhnúť problémom počas rozhovoru:

• Udržujte záujem, ale nevytvárajte intrigy.
• Nesľubujte klientovi niekoľkonásobné zvýšenie jeho zisku. To spôsobuje nedôveru.
• Nepoužívajte frázy: „Chceli by sme...“, „Mohli by sme s vami...“, pretože klientovi ide len o jeho prospech, nie o vašu túžbu.
• Trvajte na osobnom stretnutí, pretože pri pohľade do vašich očí bude pre klienta ťažšie odmietnuť spoluprácu.

Záver

Správne pozvanie na stretnutie je prvým krokom k uskutočneniu stretnutia správne stretnutie, čo znamená dlhodobú a produktívnu spoluprácu. Hlavnou úlohou telefonického rozhovoru je presvedčiť partnera o potrebe osobného stretnutia. K tomu budete musieť klienta zaujať a naučiť sa pracovať s námietkami.

Nie každý z nás sa na stretnutiach s obchodnými partnermi cíti sebavedomo. Problémom je, že mnohí podnikatelia jednoducho nepoznajú základné pravidlá etikety, ktoré sú v podnikateľskej sfére zavedené. Ale aj tak sa musíte občas stretnúť s klientmi a kolegami. Z toho samozrejme niet úniku. Pozrime sa na hlavné body, ktoré budú užitočné pri vedení takýchto rokovaní.

Ako sa správať na obchodnom stretnutí: pravidlá, etiketa

1. Nikdy nemeškajte na stretnutia. Ak sa považujete za lídra, potom jednoducho musíte urobiť všetko v stanovenom časovom rámci. Urobte všetko pre to, aby ste na obchodné stretnutie prišli včas. Verte, že druhá strana vašu dochvíľnosť určite ocení.
2. Predstavte si navzájom ľudí okolo seba. Stretli sa na stretnutí navzájom neznámi podnikatelia? Určite ich predstavte. Prvá vec, na ktorú by ste mali upozorniť, je osoba, ktorá zastáva najvyššiu pozíciu.
3. Musíte byť pripravení na čokoľvek. Je veľmi dôležité pochopiť, čo presne sa od vás očakáva na nadchádzajúcom stretnutí. Poskytnite tento „produkt“ podnikateľom. Tiež si vopred pripravte otázky, ktoré vám môžu pomôcť posunúť váš obchodný vzťah na vyššiu úroveň.
4. Jasný plán je kľúčom k úspechu. Dosahujte pozitívne výsledky a produkujte dobrý dojem na okolitých podnikateľov bude problematické, ak nebudete mať jasný plán. Nikdy nechoďte na obchodné stretnutie „neozbrojený“.
5. Sledujte, ako sedíte. Je tu psychologický moment. Upravte si stoličku tak, aby ste boli na rovnakej úrovni ako ostatní ľudia. Inak sa vám bude zdať Malé dieťa na stretnutí pre dospelých. Jednoducho vás nemusia brať vážne.
6. Hovorte jasne a nahlas. Nikto nehovorí, že pred pracovným stretnutím sa treba vopred dohodnúť s logopédom. Ale vy, bez ohľadu na vašu dikciu, musíte pôsobiť dojmom človeka, ktorý si je istý sám sebou a svojimi slovami. To je vo väčšine prípadov problém pre podnikateľky, ktoré sú zvyknuté na stretnutiach hovoriť potichu alebo „potichu“.
7. Buďte prvý, kto prehovorí. Súhlaste s tým, že prvé dojmy sú najživšie. Tí podnikatelia, ktorí hovoria na samom konci, sa už ťažko počúvajú a hlavne počúvajú.
8. Stručnost je dušou dôvtipu. Nikoho nezaujíma extra „voda“ vo vašich frázach. Hovorte striktne k veci. A je veľmi dôležité neopakovať sa. Pamätajte, že pre obchodníkov sa počíta každá minúta.
9. Nechajte telefón vo vrecku alebo taške. Gadget, samozrejme, musí byť vypnutý alebo nastavený na tichý režim. Nedávajte to na stôl. Toto je chyba mnohých ľudí na obchodných stretnutiach. To, že vás neustále rozptyľuje telefón, určite neprejaví váš záujem o konverzáciu.
10. Nenechávajte po sebe neporiadok. Obchodné stretnutia sa často konajú okolo okrúhleho stola (alebo bežného stola) v neformálnom prostredí. Samozrejme, nie bez nápojov a občerstvenia. Ak vás neobsluhuje čašník, určite si po sebe upratajte. Považuje sa za zlé správanie, keď dospelý nechá za sebou špinavé taniere a poháre.
11. Naučte sa slušne odísť. Pri odchode z obchodného stretnutia nie je vôbec potrebné každému podať ruku, a tým menej objať. Stačí jednoducho povedať: "Dovidenia všetci" alebo "Bolo príjemné hovoriť s každým z vás." A niet pochýb o tom, že si vás budú pamätať ako zdvorilého človeka.

Ako vidíte, byť na obchodných stretnutiach a cítiť sa v nich, ako sa hovorí, „v pohode“, nie je také ťažké, ako sa na prvý pohľad zdá.

Ako sa správať na obchodnom stretnutí na výstave

Už samotný výstavný priestor vytvára náladu na obchodný rozhovor. Cieľom každého účastníka podujatia je nadväzovanie nových spojení, uzatváranie vzájomne výhodných zmlúv a vyhodnocovanie inovatívnych riešení pre výrobu.

Expocentre Fairgrounds je jednou z najväčších výstavných spoločností, v rámci ktorej sa organizujú expozície domácich a zahraničných podnikov. Počas takejto akcie je oveľa jednoduchšie zvýšiť efektivitu podnikania ako pri obchodnom stretnutí iného formátu.

Tí, ktorí veria, že sa musíme stretávať častejšie, majú pravdu. Rene Shimada Siegel, známy marketingový konzultant v USA a Európe, zakladateľ a prezident High Tech Connect (San Francisco), hovorí, že aj keď pracujete v IT oblasti, kde je virtuálna komunikácia vnímaná prirodzene, stanete sa úspešný, ak nebudete ignorovať osobné stretnutia.

Pozvali sme do kancelárie niekoľko nezávislých konzultantov a s niekoľkými ďalšími sme komunikovali cez Skype,“ hovorí na svojom blogu. - Téma bola rovnaká - podnikateľský projekt, na ktorom sa mali podieľať firmy týchto ľudí. V prvom prípade sme sa oveľa lepšie orientovali možné problémy. Gestá a výrazy tváre hovorili o všetkých jemnostiach. V osobnom rozhovore ide o emócie, vidíme strach, dôveru, priateľskosť a úprimnosť skrytú vzdialenosťou. „Čítame“ našich partnerov. To je obrovská výhoda.

V osobnom rozhovore „čítame“ našich partnerov. To je obrovská výhoda

Neskrývajte svoje ciele

O stretnutí ako efektívny nástroj manažment v rámci spoločnosti, o ktorom sme tu už hovorili. Obchodné stretnutie v kontexte tohto článku je kontakt s externými partnermi: klientmi, protistranami, dodávateľmi. Preto sa líši od stretnutí, hoci všeobecné zásady jeho prípravy a konania sú rovnaké:

• cieľ;
• plánovať;
• zhrnutie (protokol).

Nuansy sú spôsobené tým, že účastníkmi stretnutia sú ľudia, ktorým nemôžeme zaviazať a nemôžeme prikázať. Môžeme len zaujať, očariť a presvedčiť. Alebo naopak - odstrčiť alebo vystrašiť.

Nebudeme veľa hovoriť o potrebe stanoviť si cieľ – a to je jasné rozumný človek nebude sa ťahať cez dopravné zápchy na druhý koniec mesta a nerozumie prečo. Poznamenajme len, že cieľ musí byť nielen definovaný, ale aj komunikovaný tým ľuďom, s ktorými sa chcete stretnúť.

Aby sa predišlo prípadným nedorozumeniam pri výklade, treba ho zapísať. Ale bez rôznych sú „vyžadované“, „je potreba“ atď. To je to, čo potrebujete a je to už dávno prekonané, no pre vášho partnera váš problém v prírode ani nemusí existovať. Buďte preto taktní, postavte sa na rovnakú úroveň s partnerom, aj keď ste v skutočnosti hlavou a ramenami nad ním.

Vyhľadajte ženu

Stanovíme si cieľ – nakreslíme plán. To znamená, že na ten istý papier, kde sme taktne sformulovali cieľ, napíšeme otázky, o ktorých chceme diskutovať. Pri obchodných rokovaniach vám potom nič dôležité neunikne a vaši partneri budú vedieť, na čo sa majú pripraviť. Nezabudnite uviesť, že môžu doplniť alebo upraviť váš plán. Stačí požiadať, aby sme vás informovali o vykonaných zmenách.

Ďalej si musíte premyslieť, kto z vašej strany sa stretnutia zúčastní. Užitoční sú nositelia exkluzívnych informácií, špecialisti na vyjednávanie a zamestnanci, ktorí dokážu rýchlo ponúknuť neštandardné riešenia v meniacej sa situácii. Plusom bude aj atraktívna žena v skupine. Počet účastníkov stretnutia na oboch stranách by mal byť rovnaký. Optimálnou možnosťou sú dvaja ľudia: jeden je vedúci, druhý dopĺňa a zaznamenáva informácie.

Vopred prediskutujte ciele a požadované výsledky stretnutia s účastníkmi. Každý musí pochopiť, aká je jeho úloha a čo sa od neho očakáva. Jemne kolegom pripomeňte, že iniciatíva vo vašej firme, samozrejme, nie je trestná, no jej nevhodný prejav nie je vítaný.

Ak nie ste top človek vo firme a neviete si predstaviť plánované stretnutie bez účasti manažéra, dajte si tú námahu vysvetliť mu, prečo ho bude treba. Šéf nepochybne ocení vašu profesionalitu, ak svoje argumenty predložíte za pár minút.

Po získaní súhlasu poskytnite šéfovi písomne ​​maximum informácií o druhej strane, predmete stretnutia a očakávaných výsledkoch jeho účasti.

Majte na pamäti, že je lepšie raz vidieť ako sedemkrát strihať, pripravte si vizuálne materiály: prezentácie, brožúry, brožúry, vizitky.

Uhly neprispievajú k dôvere

Miesto stretnutia sa vyberá s ohľadom na jeho ciele, zámery, stav účastníkov a realitu situácie. Existujú tri možnosti: na vašom území, v kancelárii partnera a v „neutrálnych vodách“.

Tým, že niekoho pozvete k sebe, prevezmete úlohu pohostinného hostiteľa a ukážete svoj majetok zvnútra. Doma, samozrejme, aj steny pomáhajú, no musia na hostí pôsobiť takým dojmom, aký chcete.

Podľa austrálskeho spisovateľa a psychológa Allana Pease dokonca aj tvar stola ovplyvňuje náladu účastníkov stretnutia. Štvorcový alebo obdĺžnikový stôl, hovorí, neprispieva k dôvere a vytvára atmosféru súťaže. Rokovania za okrúhlym stolom dodávajú stretnutiu neformálny charakter a naznačujú možnosť voľnej výmeny názorov. Malý konferenčný stolík prispieva k priateľskej konverzácii.

Prijatím pozvania partnera prísť do jeho kancelárie prejavujete rešpekt, ktorý oceníte najmä vtedy, ak je váš status v podnikateľskom prostredí vyšší. Vy zase lepšie pochopíte, čím a ako žije spoločnosť, s ktorou budete spolupracovať.

Neutrálne územie stavia účastníkov na rovnakú úroveň, preto sa najlepšie hodí na diskusiu o kontroverzných situáciách a hľadanie východiska z konfliktov.

Bolo by pekné, keby ste premýšľali o tom, ako sedieť pri stole. Sedenie oproti sebe pridá na formálnosti. Ak sedíte vedľa seba, znamená to, že ponúkate priateľský dialóg.

Futbal na pomoc biznisu

Trvanie stretnutia je vopred dohodnuté. Stretnutie môžete odložiť len vtedy, ak sú na to závažné dôvody.

Predpokladá sa, že najmenej produktívne stretnutia sú naplánované na pondelok (náročný deň) a druhú polovicu piatku (kúpeľný dom a grilovanie už máte na mysli).

Stretnutie by ste si nemali naplánovať pred obedom, keď mozog ovládajú signály z prázdneho žalúdka, ani bezprostredne po ňom, keď chcete pokojne sedieť a nediskutovať o obchodných záležitostiach.

Ale spojiť obed s obchodnými rokovaniami je celkom prijateľné, ak je dobrá vôľa na oboch stranách.

Počas rozhovoru ukážte svoju otvorenosť, ochotu hľadať kompromisy a zamerajte sa na výsledok, ktorý vyhovuje všetkým. Venujte pozornosť nielen slovám, ale aj tónu, výrazu tváre a gestám. Neverbálne informácie nie sú o nič menej cenné ako verbálne informácie.

Obchodnú časť je dovolené rozložiť na neformálnu komunikáciu, napríklad na výmenu dojmov zo včerajšieho futbalového zápasu. To vám umožní nadviazať vzťahy, ktoré sú blízke priateľským.

Na základe výsledkov stretnutia by sa malo pripraviť zhrnutie, v ktorom by mali byť uvedené dosiahnuté dohody. Obe strany ho tvoria a spoločným úsilím zdokonaľujú znenie. Iniciátor stretnutia pošle hotový text druhej strane a všetkým účastníkom na svojej strane.

Nové kontakty prijaté na stretnutí sa vkladajú do jednotnej databázy spoločnosti.

Máte nejaké otázky? Napíšte do komentárov.
Môžete tiež

© "Centrum pre obchodné iniciatívy", pri kopírovaní celého materiálu alebo jeho časti sa vyžaduje odkaz na pôvodný zdroj.

Obchodné stretnutie a obchodné rokovania vo všeobecnosti majú jednu definíciu – je to obchod vzájomná komunikácia s cieľom dosiahnuť spoločné riešenie. Obchodné stretnutie však možno považovať aj za prvú fázu rokovacieho procesu alebo jeho súčasti, počas ktorej sa vyjasňuje predmet ďalšieho rokovania a riešia sa organizačné záležitosti. Úspech ďalších rokovaní do značnej miery závisí od výsledkov takýchto predbežných kontaktov, od dojmu, ktorý ste urobili počas „úvodného“ obchodného stretnutia.

Na dosiahnutie úspechu počas obchodného stretnutia je potrebné povzbudiť partnera ku komunikácii, vytvoriť maximálne pole príležitostí pre ďalšiu obchodnú diskusiu a rozhodovanie.

Obchodné stretnutie sa zvyčajne koná v oficiálnom prostredí a zámery účastníkov rozhovoru (obchodných partnerov) sa obmedzujú na nasledovné:

1) poskytovať, prijímať potrebné informácie alebo si ich vymieňať. Získavanie informácií možno považovať za hlavný účel obchodného stretnutia;

2) dohodnúť sa na otázke, ktorá zaujíma účastníkov rozhovoru;

3) presvedčiť partnera (obchodného partnera) o správnosti prijatého rozhodnutia, ziskovosti zvolenej metódy konania atď.;

4) nadviazať kontakt, posilniť obchodný vzťah a niekedy uzavrieť akúkoľvek dohodu, zabezpečiť ju, ak je to možné, písomným protokolom o ďalších zámeroch;

5) dynamika každého obchodného stretnutia prechádza štyrmi fázami: kontakt, orientácia, rozhodnutie a hodnotenie, výsledok. Poznanie významu týchto fáz vám umožňuje nadviazať konverzáciu alebo sa prispôsobiť vášmu partnerovi, takže výsledok stretnutia bude pre vás pozitívnym rozhodnutím.

Prvou fázou stretnutia je kontakt – tie sekundy, keď vstúpite do miestnosti, pozdravíte sa a prehodíte prvé frázy. Hlavným cieľom tejto fázy komunikácie je vytvorenie podmienok pre nadväzovanie partnerských vzťahov.

Hlavnou úlohou, ktorú musíte vyriešiť v prvej fáze, je nadviazanie emocionálneho kontaktu s partnerom.

Konverzácia na obchodnom stretnutí by mala byť budovaná dôsledne a mala by sa držať zamýšľaného plánu. V rozhovore je lepšie zostať o krok formálnejší ako o krok známejšie a zároveň zostať zdvorilý a priateľský. V Rusku je zvyčajné oslovovať partnerov krstným menom a patronymom, s výnimkou prípadov, keď firemná kultúra umožňuje volať sa menom, americkým spôsobom.

Pozitívny prístup a záujem možno prejaviť nasledujúcimi frázami: „Rád ťa vidím!“, „Ďakujeme, že ste si našli čas na stretnutie s nami!“ Na začiatku obchodného rozhovoru sa odporúča začať krátky rozhovor na svetské témy – o počasí, najnovších kultúrnych udalostiach, ekonomickej situácii. Tieto druhy úvodných fráz vám umožňujú zvyknúť si na spôsob, akým hovorí váš partner, naladiť sa na všeobecnú vlnu a dosiahnuť prvú dohodu (názory na počasie za oknom sa zriedka líšia).

Aby bola konverzácia produktívna od samého začiatku, musíte byť schopní:

1) nadviazať kontakt s partnerom;

2) vytvoriť priaznivú atmosféru pre rozhovor;

3) upútajte pozornosť svojho partnera a vzbudte v ňom záujem o vašu tému (problém alebo návrh).

Dôležité je nielen nadviazať kontakt, ale počas celého rozhovoru ho sledovať a konať: ak je prerušený, položte otázku, ponúknite čaj alebo si zažartujte, ak to, samozrejme, situácia dovoľuje.

Existujú spôsoby, ako začať konverzáciu, ktoré nám blokujú cestu k úspechu alebo veľmi sťažujú jeho dosiahnutie. Ak chcete, aby bola vaša konverzácia na prvom obchodnom stretnutí efektívna, mali by ste sa vyhnúť:

1) prejavy známok pochybností a potreby stretnutia;

2) prejavy neúcty na začiatku stretnutia, dokonca aj v miernej forme;

3) vzbudenie obrannej pozície partnera hneď prvými otázkami.

Musíte vytvoriť priaznivú emocionálnu atmosféru, aj keď je vám partner nepríjemný a nezažívate žiadne pozitívne emócie zo stretnutia, hlavnou vecou je dosiahnuť pozitívne výsledky zo samotného stretnutia.

Druhá fáza je orientácia. Tu je hlavným cieľom zistiť podstatu problému, ktorý stretnutie spôsobil. Musíte svojmu partnerovi oznámiť potrebné informácie o vašom výbornom profesionálne kvality aha, formou prezentácie (len sa nechváľ), vysvetlite dôvody svojho záujmu a apelujte na neho.

Táto fáza je najdlhšia, takže vašou úlohou je udržiavať kontakt s partnerom. Napríklad únavné vypisovanie vašich úspechov alebo klientov sa môže stať jednoducho nudným a potom sa stratí pozitívne emocionálne spojenie, čo zvyčajne vedie k negatívnym výsledkom.

Obchodné stretnutie bude efektívnejšie, ak je vopred naplánované a ste naň pripravený, ak ste zhromaždili všetky dostupné informácie o partnerovi, ktorý je potenciálnym obchodným partnerom.

Určite si niekoľko hlavných bodov, ktoré chcete druhej strane oznámiť. Vyberte si čas prezentácie a množstvo informácií, ktoré sprostredkujete. Zamyslite sa nad postupnosťou prezentácie informácií, kde povedať hlavnú vec a ako skryť nedostatky vášho riešenia.

Váš úspech na obchodnom stretnutí, okrem vašich profesionálnych kvalít, do značnej miery závisí od vašej morálky a sebavedomia, a čím viac informácií máte, tým ľahšie sa vám bude viesť proces vyjednávania.

Štýl a prístup konverzácie majú veľký vplyv na výsledok vášho obchodného stretnutia. Ani pri najpozitívnejšom naladení partnerov na komunikáciu, úprimnej túžbe dohodnúť sa im rozhovor nevychádza, navyše ich snahy o nápravu situáciu len zhoršujú. Najdôležitejším dôvodom je často rozdiel v štýloch a prístupoch k obchodnej konverzácii medzi partnermi a ich zložkami, ako napríklad:

1) tendencia hovoriť priamo alebo naznačovať;

2) prítomnosť gest, intonácie, frekvencie opakovania a používania určitých zložiek reči: výška tónu, zafarbenie, rýchlosť, hlasitosť atď.;

3) schopnosť a neschopnosť klásť správne otázky alebo umožniť iným prevziať iniciatívu pri poskytovaní informácií o sebe;

4) pohodlná úroveň formálnosti – jednoduchosť; prijateľné vtipy; postoj k výmene sťažností;

5) očakávanie, že ten druhý bude nasledovať náš príklad atď.

Existujú tri rôzne prístupy k obchodným rozhovorom: tvrdý, mäkký a zásadový.

Ak strana koná „tvrdo“, vníma účastníkov rozhovoru ako oponentov, ktorí sa jednostranne snažia vyhrať. Za svoj cieľ považuje vlastné víťazstvo, pevne sa drží svojej pozície a skrýva svoje záujmy, požaduje ústupky ako platbu za dohodu, vyvíja nátlak a snaží sa presadiť a vyhrať „súťaž vôle“.

Ak strana koná v rámci „mäkkého prístupu“, vníma účastníkov rozhovoru ako priateľov, cieľ rozhovoru považuje za dohodu a je pripravená zaplatiť za to jednostrannými ústupkami, ľahko zmení svoj postoj. , sa snaží vyhnúť „súťaženiu vôle“, ale ak je vnútená, podľahne tlaku z iných strán.

Principiálny prístup vidí účastníkov ako spolupracovníkov, ktorí spolupracujú na probléme. Za svoj cieľ považuje primeraný výsledok, dosiahnutý rýchlo a láskavo, sústreďuje sa na záujmy, nie na pozície, požaduje nie ústupky, ale rozvoj vzájomne výhodných možností, trvá na používaní objektívnych kritérií, ktoré sú nezávislé od vôle účastníkov . Takýmito kritériami môžu byť názory odborníkov, ekonomické ukazovatele na trhu, vypočítané ukazovatele, štatistiky, zákony, ale nie túžby žiadnej strany.

Výber najlepšieho prístupu pre vás závisí od nasledujúcich faktorov:

1) z vašich cieľov. Ak chcete udržiavať vzťah a udržiavať kontakt na dlhú dobu, potom je vhodnejší „principiálny prístup“. Ak je pre vás dôležité získať čas a ste pripravení urobiť teraz ústupky, aby ste v budúcnosti „vyhrali situáciu späť“, je možné použiť „mäkký prístup“;

2) na koho strane je skutočná moc. Napríklad, ak nemáte žiadnu skutočnú moc, je veľmi ťažké implementovať prístup „tvrdiť“;

3) o zručnostiach a schopnostiach strán. „Principiálny prístup“, hoci je jedným z najúčinnejších, zároveň vyžaduje najviac rozvinuté zručnosti komunikácia.

Preto je potrebné venovať osobitnú pozornosť osobné kvality vášho partnera, jeho pozíciu a ciele, zohľadnite jeho potreby pri riešení, ktoré navrhujete.

Existuje šesť základných pravidiel pre nadväzovanie vzťahov medzi partnermi v predbežných rokovaniach.

1. Racionalita. Je potrebné správať sa zdržanlivo. Nekontrolované emócie negatívne ovplyvňujú proces vyjednávania a schopnosť robiť rozumné rozhodnutia.

2. Pochopenie. Nepozornosť partnerského pohľadu obmedzuje možnosť vyvinúť obojstranne prijateľné riešenia.

3. Komunikácia. Ak vaši partneri neprejavujú veľký záujem, potom s nimi môžete uskutočniť obchodné stretnutie jednoducho formou konzultácie. To pomôže udržiavať a zlepšovať vzťahy.

4. Dôveryhodnosť. Falošné informácie oslabuje silu argumentácie a nepriaznivo ovplyvňuje aj reputáciu.

5. Vyhnite sa poučovaniu svojho partnera. Vaše presvedčenie by malo byť založené na rešpektovaní osobných kvalít vášho partnera.

6. Prijatie. Skúste prijať aj druhú stranu a buďte otvorení tomu, aby ste sa od partnera naučili niečo nové.

Úspešné vedenie obchodných stretnutí, rozhovorov a rokovaní do značnej miery závisí od toho, či partneri dodržiavajú také etické normy a princípy, akými sú presnosť, čestnosť, korektnosť a takt, schopnosť počúvať (pozornosť na názory iných ľudí) a konkrétnosť.

Presnosť. Jedna z najdôležitejších etických noriem, ktoré sú vlastné podnikateľom. Podmienky dohody musia byť dodržané do minúty. Akékoľvek oneskorenie môže naznačovať vašu nespoľahlivosť v podnikaní.

Čestnosť. Zahŕňa nielen vernosť prijatým záväzkom, ale aj otvorenosť v komunikácii s partnerom, priame obchodné odpovede na jeho otázky.

Korektnosť a takt. Nevylučuje vytrvalosť a energiu pri rokovaniach pri zachovaní korektnosti. Treba sa vyhnúť faktorom, ktoré narúšajú priebeh rozhovoru: podráždenie, vzájomné útoky, nesprávne vyhlásenia atď.

Schopnosť počúvať. Počúvajte pozorne a sústredene. Neprerušujte rečníka.

Špecifickosť. Rozhovor by mal byť konkrétny, nie abstraktný a mal by obsahovať fakty, čísla a potrebné detaily. Koncepty a kategórie musia byť dohodnuté a zrozumiteľné pre partnerov. Reč musí byť podložená schémami a dokumentmi. Pripravte si obrazový materiál a zvážte formu jeho prezentácie.

Tieto pravidlá zostávajú relevantné počas ďalších rokovaní.

V prípade pozitívneho priebehu rozhovoru druhá fáza plynulo prechádza do tretej, ktorá zahŕňa rozhodovanie a hodnotenie. Tu budete musieť aktívne komunikovať so svojím partnerom, pretože sa začne výber najvhodnejšej možnosti rozhodovania pre obe strany.

Takmer každé obchodné stretnutie zahŕňa diskusiu o nezhodách alebo námietkach. A to, že proti vám druhá strana namieta, dokazuje, že má záujem, inak by rozhovor jednoducho prerušila. Vašou úlohou v tejto fáze je pochopiť, prečo účastník namieta, ak ste nezohľadnili jeho záujmy, na aké jeho potreby sa v navrhovanom riešení zabudlo a ako to všetko napraviť a zlepšiť riešenie. Opýtajte sa, ako druhá strana vidí riešenie vzniknutého konfliktu.

Pripravte si niekoľko riešení, z ktorých si môžete vybrať, a ak všetky možnosti vzbudia námietky, budete sa musieť vrátiť k analýze cieľov druhej strany. Námietky nás nútia hľadať neštandardné riešenia.

Ak nemôžete vyriešiť nezhody počas obchodného stretnutia, urobte si čas na premyslenie a hľadanie vhodnejšej možnosti.

Úplne poslednou fázou je dosiahnutie dohodnutého riešenia. V tejto fáze sa zvyčajne dohodnú podmienky vášho nového stretnutia, aby ste si vyjasnili menšie záležitosti, prediskutovali podmienky dohody alebo zmluvy atď. Je potrebné prediskutovať, ako, kedy a kde sa bude konať vaše ďalšie stretnutie.

Negatívny výsledok obchodného rozhovoru počas „úvodného“ obchodného stretnutia nie je dôvodom na tvrdosť či chladnosť na konci vyjednávacieho procesu. Rozlúčka by mala byť taká, aby s výhľadom do budúcnosti umožňovala udržiavať kontakt a obchodné väzby. Stretnutie je najlepšie ukončiť vetou: „Ďakujeme, že ste si našli čas na diskusiu o našich návrhoch. Je mi ľúto, že vaše najbližšie plány nezahŕňajú..., ale ak potrebujete ďalšie informácie...“ V tomto prípade stretnutie alebo rozhovor, aj keď nenašli pokračovanie, predsa len pozitívna stránka, pretože vždy existuje možnosť, že neskôr sa tento kontakt rozvinie do dobrého, užitočného vzťahu.

Ak išlo o prezentačné stretnutie, možno použiť tieto výrazy: „Ďakujem za možnosť prediskutovať s vami perspektívy vzájomne výhodnej spolupráce medzi našimi spoločnosťami“, „Ďakujem za príležitosť predstaviť vám...“ ,,Ďakujem, že si mi dal príležitosť ponúknuť ti..."

A samozrejme štandardné univerzálne frázy: „Ďakujeme, že ste si našli čas na stretnutie“, „Veľmi ma potešilo, že som sa s vami porozprával“, „ďakujem za čas, ktorý ste mi venovali“, „Ak máte nejaké otázky , zavolajte, kontaktujte...“, „Ak máte záujem o naše ponuky, stretneme sa dodatočne v čase, ktorý vám vyhovuje,“ atď.