Pravidlá vedenia obchodného stretnutia s klientmi. Správna prezentácia vašich produktov. Formovanie štýlu obchodnej komunikácie v organizácii

Ide o jeden z naliehavých problémov, ktorý trápi mnohých správcov a manažérov projektov a spoločností. Prečo sa tomu venuje toľko pozornosti? Pretože základom sú vždy dohody, ktoré sú založené na veľkých peniazoch, takže spôsoby, ako tieto vzťahy dosiahnuť, sú veľmi odlišné.

Ako usporiadať obchodné stretnutie na najvyššej úrovni

Ak plánujete takúto udalosť, odporúčame nasledujúce spôsoby:

Prirodzene, najzákladnejšou otázkou bude, či je toto obchodné stretnutie vôbec potrebné, alebo sa dá všetko vyjasniť rokovaním na diaľku. V skutočnosti to všetko závisí od závažnosti zámerov a konečného výsledku. Ak sú ciele, ako sa hovorí, vznešené a prinášajú hodné výhody, potom sa stretnutie musí uskutočniť. Nemá zmysel organizovať takéto akcie pre maličkosti.

Urobte si plán obchodného stretnutia, v ktorom bod po bode opíšete svoju konverzačnú stratégiu.

Označte otázky, ktoré vás najviac zaujímajú, a odzrkadľujte vaše zámery.

Položme si ústrednú otázku, takzvaná agenda sa bude točiť okolo všetkého. V skutočnosti nie je potrebné obchádzať tento problém, takže pravidelne počas rozhovoru zamerajte svoju pozornosť a pozornosť svojho partnera na hlavnú vec.

Ak váš partner má v úmysle získať nejaké výhody z prípadu, ale nie sú pre vás prospešné, alebo sa vyhýba určitým témam, ale potrebujete ich, vytvorte podmienený rámec a pripravte kontrolné otázky, ktoré vám pomôžu s istotou dosiahnuť požadovanú odpoveď a výsledok. .

Uveďte presný čas obchodného stretnutia, ako aj časový rámec samotného stretnutia. Nechajte svojho partnera pochopiť, že ste veľmi vážna osoba a nestrácajte vzácne minúty márne. Ak nemáte v úmysle zopakovať stretnutie kvôli vzájomným nedorozumeniam, potom zdôraznite, že všetko by sa malo vyriešiť tentoraz a nie inokedy.

Ak budú na týchto typoch stretnutí prítomné tretie strany, ktoré majú tiež určité názory na konkrétne problémy, dajte im slovo, inak to nebude vyzerať nesprávne.

Nikdy neprekračujte prah pokoja, buďte pokojní, aj keď veci nejdú podľa vašich predstáv. Niekedy len „železná“ výdrž nám pomôže pochopiť situáciu a získať lukratívnu zákazku.

Dôležité detaily obchodného stretnutia

Ak potrebujete usporiadať obchodné stretnutie, musíte pamätať na to, že úspech podujatia priamo závisí od jeho kvalitnej prípravy. Nemali by ste stratiť zo zreteľa žiadny dôležitý detail a až potom bude obchodné stretnutie prebiehať na najvyššej úrovni. Aby ste to dosiahli, musíte vedieť, ako zorganizovať obchodné stretnutie.

V prvom rade si musíte stanoviť presný dátum obchodného stretnutia. Ak to chcete urobiť, musíte vopred informovať všetkých účastníkov stretnutia o jeho konaní. V závislosti od formátu udalosti a od toho, s kým presne ju organizujete, to môže byť telefonické alebo ústne pozvanie, obchodný list alebo e-mail. Všetkým účastníkom je potrebné zaslať program s otázkami na ďalšiu diskusiu, rokovací poriadok, kľúčových rečníkov a podkladové materiály, ak je to potrebné.

Treba si premyslieť, ktoré miesto je najvhodnejšie na usporiadanie pracovného stretnutia. Vhodným miestom môže byť vaša osobná firemná konferenčná miestnosť alebo vyhradená zasadacia miestnosť. Uistite sa, že vaši kolegovia nemajú v tento deň pracovné stretnutia. Rovnako pohodlnou možnosťou na usporiadanie stretnutia je prenajatá konferenčná miestnosť. Mnoho hotelov a hostincov ponúka tento typ služieb, vzdelávacie inštitúcie, obchodné centrá.

Niekedy sa obchodné stretnutia konajú v reštauráciách a kaviarňach. Táto možnosť môže byť vhodná, ak má schôdza malý počet účastníkov. Ak sa rozhodnete spojiť obchodné rokovania s raňajkami alebo obedom alebo to urobiť počas večere, musíte si vopred rezervovať stôl v kaviarni alebo reštaurácii.

Miesto, kde chcete uskutočniť obchodné stretnutie, by nemalo byť príliš hlučné, pretože bude ťažké diskutovať o obchodných záležitostiach. Je vhodné odmietnuť výber exotických a extravagantných miest, pretože váš vkus sa nemusí zhodovať s vkusom ostatných účastníkov akcie. Preto by ste sa mali rozhodnúť pre klasické prevádzky.

Pripravte si potrebné vybavenie a pred stretnutím ho otestujte. Mikrofón, projektor, video a telefónna technika – všetko si vopred nastavte a starostlivo upravte tak, aby počas stretnutia nedochádzalo k poruchám.

Skontrolujte všetky miesta, rozložte na stôl letáky a nezabudnite na písacie potreby. Na stoly umiestnite tabuľky s menami všetkých účastníkov.

Z otázky - ako viesť obchodné stretnutie a urobiť ho správne? Jeho pozitívny výsledok priamo závisí a v budúcnosti bude pre vás oveľa jednoduchšie organizovať takéto podujatia.

Tí, ktorí veria, že sa musíme stretávať častejšie, majú pravdu. Rene Shimada Siegel, známy marketingový konzultant v USA a Európe, zakladateľ a prezident High Tech Connect (San Francisco), hovorí, že aj keď pracujete v IT oblasti, kde je virtuálna komunikácia vnímaná prirodzene, stanete sa úspešný, ak nebudete ignorovať osobné stretnutia.

Pozvali sme do kancelárie niekoľko nezávislých konzultantov a s niekoľkými ďalšími sme komunikovali cez Skype,“ hovorí na svojom blogu. - Téma bola rovnaká - podnikateľský projekt, na ktorom sa mali podieľať firmy týchto ľudí. V prvom prípade sme sa oveľa lepšie orientovali možné problémy. Gestá a výrazy tváre hovorili o všetkých jemnostiach. V osobnom rozhovore ide o emócie, vidíme strach, dôveru, priateľskosť a úprimnosť skrytú vzdialenosťou. „Čítame“ našich partnerov. To je obrovská výhoda.

V osobnom rozhovore „čítame“ našich partnerov. To je obrovská výhoda

Neskrývajte svoje ciele

O stretnutí ako efektívny nástroj manažment v rámci spoločnosti, o ktorom sme tu už hovorili. Obchodné stretnutie v kontexte tohto článku je kontakt s externými partnermi: klientmi, protistranami, dodávateľmi. Preto sa líši od stretnutí, hoci všeobecné zásady jeho prípravy a konania sú rovnaké:

• cieľ;
• plánovať;
• zhrnutie (protokol).

Nuansy sú spôsobené tým, že účastníkmi stretnutia sú ľudia, ktorým nemôžeme zaviazať a nemôžeme prikázať. Môžeme len zaujať, očariť a presvedčiť. Alebo naopak - odstrčiť alebo vystrašiť.

Nebudeme veľa hovoriť o potrebe stanoviť si cieľ – a to je jasné rozumný človek nebude sa ťahať cez dopravné zápchy na druhý koniec mesta a nerozumie prečo. Poznamenajme len, že cieľ musí byť nielen definovaný, ale aj komunikovaný tým ľuďom, s ktorými sa chcete stretnúť.

Aby sa predišlo prípadným nedorozumeniam pri výklade, treba ho zapísať. Ale bez rôznych sú „vyžadované“, „je potreba“ atď. To je to, čo potrebujete a je to už dávno prekonané, no pre vášho partnera váš problém v prírode ani nemusí existovať. Buďte preto taktní, postavte sa na rovnakú úroveň s partnerom, aj keď ste v skutočnosti hlavou a ramenami nad ním.

Vyhľadajte ženu

Stanovíme si cieľ – nakreslíme plán. To znamená, že na ten istý papier, kde sme taktne sformulovali cieľ, napíšeme otázky, o ktorých chceme diskutovať. Pri obchodných rokovaniach vám potom nič dôležité neunikne a vaši partneri budú vedieť, na čo sa majú pripraviť. Nezabudnite uviesť, že môžu doplniť alebo upraviť váš plán. Stačí požiadať, aby sme vás informovali o vykonaných zmenách.

Ďalej si musíte premyslieť, kto z vašej strany sa stretnutia zúčastní. Užitoční sú nositelia exkluzívnych informácií, špecialisti na vyjednávanie a zamestnanci, ktorí dokážu rýchlo ponúknuť neštandardné riešenia v meniacej sa situácii. Plusom bude aj atraktívna žena v skupine. Počet účastníkov stretnutia na oboch stranách by mal byť rovnaký. Optimálnou možnosťou sú dvaja ľudia: jeden je vedúci, druhý dopĺňa a zaznamenáva informácie.

Vopred prediskutujte ciele a požadované výsledky stretnutia s účastníkmi. Každý musí pochopiť, aká je jeho úloha a čo sa od neho očakáva. Jemne kolegom pripomeňte, že iniciatíva vo vašej firme, samozrejme, nie je trestná, no jej nevhodný prejav nie je vítaný.

Ak nie ste top človek vo firme a neviete si predstaviť plánované stretnutie bez účasti manažéra, dajte si tú námahu vysvetliť mu, prečo ho bude treba. Šéf nepochybne ocení vašu profesionalitu, ak svoje argumenty predložíte za pár minút.

Po získaní súhlasu poskytnite šéfovi písomne ​​maximum informácií o druhej strane, predmete stretnutia a očakávaných výsledkoch jeho účasti.

Majte na pamäti, že je lepšie raz vidieť ako sedemkrát strihať, pripravte si vizuálne materiály: prezentácie, brožúry, brožúry, vizitky.

Uhly neprispievajú k dôvere

Miesto stretnutia sa vyberá s ohľadom na jeho ciele, zámery, stav účastníkov a realitu situácie. Existujú tri možnosti: na vašom území, v kancelárii partnera a v „neutrálnych vodách“.

Tým, že niekoho pozvete k sebe, prevezmete úlohu pohostinného hostiteľa a ukážete svoj majetok zvnútra. Doma, samozrejme, aj steny pomáhajú, no musia na hostí pôsobiť takým dojmom, aký chcete.

Podľa austrálskeho spisovateľa a psychológa Allana Pease dokonca aj tvar stola ovplyvňuje náladu účastníkov stretnutia. Štvorcový alebo obdĺžnikový stôl, hovorí, neprispieva k dôvere a vytvára atmosféru súťaže. Rokovania za okrúhlym stolom dodávajú stretnutiu neformálny charakter a naznačujú možnosť voľnej výmeny názorov. Malý konferenčný stolík prispieva k priateľskej konverzácii.

Prijatím pozvania partnera prísť do jeho kancelárie prejavujete rešpekt, ktorý oceníte najmä vtedy, ak je váš status v podnikateľskom prostredí vyšší. Vy zase lepšie pochopíte, čím a ako žije spoločnosť, s ktorou budete spolupracovať.

Neutrálne územie stavia účastníkov na rovnakú úroveň, preto sa najlepšie hodí na diskusiu o kontroverzných situáciách a hľadanie východiska z konfliktov.

Bolo by pekné, keby ste premýšľali o tom, ako sedieť pri stole. Sedenie oproti sebe pridá na formálnosti. Ak sedíte vedľa seba, znamená to, že ponúkate priateľský dialóg.

Futbal na pomoc biznisu

Trvanie stretnutia je vopred dohodnuté. Stretnutie môžete odložiť len vtedy, ak sú na to závažné dôvody.

Predpokladá sa, že najmenej produktívne stretnutia sú naplánované na pondelok (náročný deň) a druhú polovicu piatku (kúpeľný dom a grilovanie už máte na mysli).

Stretnutie by ste si nemali naplánovať pred obedom, keď mozog ovládajú signály z prázdneho žalúdka, ani bezprostredne po ňom, keď chcete pokojne sedieť a nediskutovať o obchodných záležitostiach.

Ale spojiť obed s obchodnými rokovaniami je celkom prijateľné, ak je dobrá vôľa na oboch stranách.

Počas rozhovoru ukážte svoju otvorenosť, ochotu hľadať kompromisy a zamerajte sa na výsledok, ktorý vyhovuje všetkým. Venujte pozornosť nielen slovám, ale aj tónu, výrazu tváre a gestám. Neverbálne informácie nie sú o nič menej cenné ako verbálne informácie.

Obchodnú časť je dovolené rozložiť na neformálnu komunikáciu, napríklad na výmenu dojmov zo včerajšieho futbalového zápasu. To vám umožní nadviazať vzťahy, ktoré sú blízke priateľským.

Na základe výsledkov stretnutia by sa malo pripraviť zhrnutie, v ktorom by mali byť uvedené dosiahnuté dohody. Obe strany ho tvoria a spoločným úsilím zdokonaľujú znenie. Iniciátor stretnutia pošle hotový text druhej strane a všetkým účastníkom na svojej strane.

Nové kontakty prijaté na stretnutí sa vkladajú do jednotnej databázy spoločnosti.

Máte nejaké otázky? Napíšte do komentárov.
Môžete tiež

© "Centrum pre obchodné iniciatívy", pri kopírovaní celého materiálu alebo jeho časti sa vyžaduje odkaz na pôvodný zdroj.

Protokolové návštevy, obchodné stretnutia, rozhovory a rokovania sú najbežnejšie formy medzinárodnej obchodnej komunikácie.

Zmluvné strany si vopred dohodnú deň a čas návštevy. Prísne dodržiavanie času príchodu návštevníka je povinným a prísnym protokolárnym pravidlom. Porušenie tohto pravidla sa považuje za prejav neúcty k osobe prijímajúcej návštevu, a preto môže mať veľmi negatívny vplyv na budúce vzťahy s touto osobou. Neskoré príchody nie sú povolené na žiadne oficiálne podujatie (čas príchodu je uvedený na pozvánke alebo inak). Neberú sa do úvahy takzvané objektívne okolnosti - ťažkosti pri hľadaní domu, v ktorom sa osoba prijímajúca návštevu nachádza, meškanie z dôvodu dopravnej zápchy, náhla porucha auta atď. Oneskorenie sa pripisuje nepozornosti návštevníka a vždy zanecháva nepríjemnú pachuť. V tejto súvislosti sa odporúča vopred objasniť adresu (až do predbežnej cesty vodiča do príslušného domu, ísť na návštevu, berúc do úvahy preťaženie mestských ulíc vozidlami atď. Nie je odsúdeniahodné, príďte o niekoľko minút skôr, počkajte v blízkosti domu, kde sa bude návšteva konať, a ku vchodu sa dostavte v presne stanovený čas. Odporúča sa dodržiavať miestne protokolárne pravidlá týkajúce sa obliekania na návštevu. Niekedy to môže byť obchod oblek, v ostatných prípadoch - obyčajný oblek, ale v tmavej farbe.Zmiešané obleky nie sú prijateľné.Topánky musia byť tmavé.

Je dôležité vopred premýšľať o otázkach, ktoré by mali byť v rozhovore položené, čo sa opýtať a čo povedať sami. Tento prístup umožní maximálny úžitok využite čas návštevy. Podľa zákonov pohostinnosti iniciatíva viesť rozhovor patrí osobe, ktorá prijíma návštevu.

Dôležité je správne usadiť hosťa. Je vhodné mať obývačku zasadenú do špeciálnej zasadačky. Vedúci zahraničnej delegácie sedí oproti vedúcemu hostiteľskej delegácie. Nemôžete posadiť hostí k svojmu stolu alebo smerom na slnečnú stranu. V krajnom prípade musíte stiahnuť okenné závesy. Hosť si sadne po tom, čo si sadol jeho hostiteľ. Počas návštevy sa bude podávať káva alebo čaj, ľahké občerstvenie a víno v závislosti od miestnych zvyklostí.

Protokolárna návšteva zvyčajne trvá 10-15 minút, ale môže trvať aj dlhšie, ak o ňu majú obe strany záujem. Pri návšteve vysokopostaveného úradníka je užitočné vopred sa opýtať personálu, koľko času má daný človek k dispozícii. Iniciatíva opustiť akúkoľvek návštevu zostáva na hosťovi. Výnimkou sú návštevy hlavy štátu, kde audienciu ukončuje prijímajúca strana V niektorých krajinách, najmä s monarchickým systémom, nie je zvykom klásť otázky hlave štátu, rozhovor vedie prednosta štátu.

Pri medzibankových rokovaniach je schopnosť viesť rozhovor komplexným umením, ktoré musí ovládať každý zamestnanec bez ohľadu na jeho pozíciu či hodnosť. Ovládanie tohto umenia je profesionálnou zodpovednosťou zamestnancov banky. Medzibankových rokovaní sa spravidla zúčastňujú osoby osobitne oprávnené viesť takéto rokovania alebo vedúci zamestnanci týchto inštitúcií. Obchodné rozhovory sú vedené uvoľneným spôsobom, formou dialógu, bez odkazu na akékoľvek referenčné materiály, dokumentácie alebo poznámky. Účastníci obchodného rozhovoru musia mať veľkú erudíciu v oblasti svojej profesionálnej činnosti, ako aj v rôznych oblastiach ekonomiky, politiky, vedy, kultúry a mať na pamäti obrovské množstvo konkrétnych faktov súvisiacich s predmetom diskusie v týchto medzibankové rokovania. Výhodne. aby účastníci takýchto rokovaní pamätali na to, že v súlade s protokolárnou tradíciou sa takmer každý rozhovor po vzájomných pozdravoch začína rozhovormi o dianí v kultúrnom živote, o nových knihách, filmoch, koncertoch, výstavách umenia a pod. Je potrebné byť široko vzdelaným a dobre informovaným partnerom, aby bolo možné primerane zastupovať obchodné rokovania vašej banky alebo spoločnosti. Odporúča sa, aby ste sa pred začatím rokovaní pripravili na prípadnú diskusiu na svoju odôvodnenú obhajobu

pozície. V prípade potreby urobte oficiálne vyhlásenie. Ten sa číta striktne podľa textu, pretože každé slovo v ňom má zásadný význam. V medzinárodnej praxi sa to považuje za bežné a široko praktizované. Text oficiálneho vyhlásenia sa potom odovzdá účastníkovi rozhovoru.

Počas rokovaní je veľmi dôležité dosiahnuť úplné pochopenie vášho partnera. Akékoľvek nejasné body je potrebné požiadať o ďalšie objasnenie. Oznámenie alebo akýkoľvek iný dokument odovzdaný počas obchodného rozhovoru by ste si mali ihneď po prijatí pozorne prečítať.

V oficiálnom rozhovore je potrebné neustále udržiavať ducha spoločného záujmu, pretože každý sa snaží zistiť od partnera, čo je pre neho stále neznáme. Nemôžete zmeniť konverzáciu na kvíz, keď sa jedna osoba stále pýta a druhá iba odpovedá. V rozhovore by obe strany mali mať možnosť vyjadriť všetko, čo považujú za potrebné. Pre dosiahnutie vzájomného porozumenia je dôležitá štruktúra vzťahov medzi ľuďmi. Sú známe nasledujúce typy vzťahov: ekvivalentné (keď existuje úplná zhoda pozícií partnerov); tranzitívne (keď strana „A“ zdieľa polohu strany „C“ a strana „C“ a strana „B“ zdieľa aj polohu strany „C“); symetrické (keď existuje spoločný uhol pohľadu len na základné otázky).

Prítomnosť alebo absencia dôvery medzi partnermi má silný vplyv na proces obchodných rokovaní. O tom, že veľký význam majú aj osobné kvality vyjednávačov, niet pochýb. Vo svetovej praxi sa berie do úvahy päť najbežnejších modelov psychologických vzťahov, ktoré prispievajú alebo bránia procesu vyjednávania. Ide o strach z nadviazania obchodného kontaktu, pochybnosti (strach z chýb), negatívny postoj, sympatie, pozitívny prístup. V procese komunikácie sa nepochybne odohrávajú všetky uvedené psychologické modely, no jeden prevažuje.

Prax medzinárodných rokovaní ukazuje, že v prípade symetrických a ekvivalentných vzťahov prebieha diskusia o problémoch maximálne efektívne. V prípade tranzitívnych vzťahov je možné aj pozitívne riešenie diskutovaných otázok. Úspešný priebeh vyjednávacieho procesu napomáha vzájomná túžba po dohode, dobrá znalosť partnera a dôvera v neho. Akékoľvek rokovania sú ľudskou komunikáciou, počas ktorej sa účastníci navzájom informujú o svojom postavení, ovplyvňujú partnera svojím intelektom a emocionálno-vôľovými vlastnosťami.

Predbežná príprava je predpokladom úspešných rokovaní o bankovej politike a finančných a ekonomických problémoch. Počas takejto prípravy je potrebné identifikovať:

Kvalifikačná úroveň účastníkov stretnutia;

Úroveň znalosti cudzieho jazyka účastníkov stretnutia;

Informácie o ich sociálnych, kultúrnych, ideologických, emocionálnych a vekových charakteristikách.

Najúspešnejšie rokovania sa spravidla odohrávajú medzi ľuďmi s podobnými záujmami. Rozhovor medzi vyjednávačmi s približne rovnakou úrovňou kvalifikácie je zvyčajne charakterizovaný najvhodnejšou výmenou informácií.

V prípade potreby by mali vyjednávači počas rozhovoru vstúpiť do diskusie a obhajovať svoje záujmy. Dôkazom nedostatočnej kvalifikácie zamestnanca je unáhlené vyhlásenie: „Oznámim to vedeniu banky (firmy, podniku). S takýmto vyhlásením by ste sa nemali ponáhľať, pretože preukázaním určitej zdržanlivosti, vytrvalosti a flexibility môžete primerane chrániť záujmy svojej banky (spoločnosti). Nie je však možné vylúčiť prípady, kedy by mala byť poskytnutá presne tá istá odpoveď uvedená vyššie.

Priateľský, zdvorilý prístup k ľuďom, pozornosť a spoločenskosť, schopnosť začať a udržiavať konverzáciu, schopnosť byť atraktívny - požadované vlastnosti, ktorá pomôže každému vyjednávačovi pri nadväzovaní priateľských a profesionálnych kontaktov.

V súlade s medzinárodnou etiketou sa obchodné rokovania vedú len v pokojnom tóne, aj keď je téma diskusie nepríjemná. Nadnesené rozhovory, osobné urážky a prejavy pohoršenia sú neprijateľné. Jednou z funkcií protokolu je práve pomáhať udržiavať normálne vzťahy medzi vyjednávačmi a eliminovať z diskusie všetko, čo s vecou priamo nesúvisí. Doplňujúca veta: „Prijmite, prosím, ubezpečenie o mojej najhlbšej úcte k vám“ má hlboký význam a je neoddeliteľnou súčasťou diplomatického protokolu.

Vedenie mnohostranných rokovaní resp

medzinárodné konferencie – najťažšie a

zodpovedná vec pre oddelenia vonkajších vzťahov a

protokolové služby rôznych bánk alebo spoločností. Takéto

rokovania (konferencie) prebiehajú s veľkým počtom

účastníkov a prípravné práce si vyžadujú náklady

veľké úsilie. Je potrebné dôkladne zvážiť a

organizovať jasnú implementáciu programu

prípravné akcie:

Postup pri stretnutí s cudzincami;

Osobné zloženie tých, ktorí nás pozdravujú;

Účasť zástupcov zahraničných inštitúcií akreditovaných v Ruská federácia;

Účasť zástupcov tlače, televízie a rozhlasu;

Prezentácia kvetov;

uvítacie prejavy;

Hotelové ubytovanie;

Obchodná časť programu (rokovania, stretnutia, rozhovory);

Recepcie, raňajky, obedy atď.;

Cestovanie po krajine;

Konečné odoslanie.

Účelom rokovaní na takýchto stretnutiach a konferenciách môžu byť rôzne finančné a ekonomické problémy; uzatváranie dohôd, dohôd alebo zmlúv; preskúmanie výsledkov ich implementácie; diskusia o iných otázkach spoločného záujmu atď. V niektorých prípadoch účastníci bilaterálnych alebo multilaterálnych rokovaní zvažujú jeden problém vo všetkých jeho aspektoch. V iných prípadoch sa vyjednávania vyznačujú rozmanitosťou. Kľúčovým bodom všetkých prípravných prác na bilaterálne alebo multilaterálne rokovania je vypracovanie smerníc, ktoré určujú činnosť (prácu) delegácie na rokovaniach. Súčasne s vypracovaním postoja k otázkam prerokovaným na stretnutí sa formuje aj zloženie účastníkov stretnutia. Zloženie a úroveň účastníkov medzibankových a iných rokovaní závisí od dôležitosti, ktorú tomuto stretnutiu pripisujú jeho účastníci. Na rokovania sú spravidla vysielaní zástupcovia približne rovnakej úrovne,

Vedúci delegácie zodpovedá za činnosť všetkých členov delegácie a každého z nich samostatne. Preto musí vedúci delegácie plne rozumieť predmetu rokovania, dobre poznať každého zamestnanca, jeho odborné a osobnostné kvality. Len pri splnení takýchto podmienok bude môcť vedúci delegácie úspešne vykonávať svoje funkcie a zabezpečiť maximálnu efektivitu účastníkov stretnutia. Veľký význam má aj správny výber podporného personálu delegácie. Medzi takýchto pracovníkov patria prekladatelia, stenografi, vodiči, pracovníci v domácnosti atď.

Pre úspešné rokovania musia mať členovia delegácie encyklopedickú úroveň vzdelania, vysokú profesionalitu, rečnícke schopnosti a dôkladnú prípravu na nadchádzajúcu schôdzu. Samozrejme, spoločenský pracovník so širokým spektrom zručností

ekonomický výhľad, schopný rýchlo posúdiť podstatu akéhokoľvek problému, je vhodnejší na vedenie medzibankových rokovaní ako špecialista s úzkym profilom. Znalosť rokovacieho poriadku, precedensov, spôsobov efektívneho riešenia organizačných problémov, schopnosť pracovať s dokumentmi, znalosť cudzích jazykov – všetky tieto vlastnosti. potrebné pre účastníka obchodného stretnutia. Pre úspešnú prácu je dôležitá znalosť cudzích jazykov, takže kabína vám umožňuje rýchlo sa zoznámiť a úspešne komunikovať so zástupcami zahraničnej tlače. Znalosť cudzích jazykov má osobitnú úlohu pri bilaterálnych a najmä multilaterálnych rokovaniach a konferenciách, keďže tvorba dokumentov sa spravidla uskutočňuje v jednom z cudzích jazykov, napríklad v angličtine. Znalosť predmetu rokovaní a cudzích jazykov vám umožňuje nájsť najpresnejšie a najprijateľnejšie formulácie pre všetkých účastníkov rokovaní.

Nadchádzajúce rokovania zahŕňajú

predbežná príprava zákl

dokumenty atď. iné pracovné materiály. Počas stretnutia sa diskutuje o niekoľkých kategóriách dokumentov.

Prvá kategória dokumentov odzrkadľuje postoj účastníka stretnutia k širokému spektru otázok a obsahuje odporúčania týkajúce sa riešenia otázok posudzovaných na nadchádzajúcich rokovaniach. Druhou kategóriou sú návrhy rôznych dohôd, protokolov či zmlúv, ktoré budú základom rokovaní. Treťou kategóriou dokumentov sú návrhy uznesení alebo dohôd o zámere.

Poznámky sú užitočným podporným materiálom pre rozhovory na tému stretnutia. Poznámky sa používajú počas konzultácií, ktoré sa konajú v predvečer stretnutia a počas rokovaní.

Neoddeliteľnou súčasťou prípravných prác je zostavenie spisu o rôznych otázkach plánovaných na posúdenie na nadchádzajúcom stretnutí. Na základe spisu sú pripravené texty prejavov, materiály na rozhovory s partnermi v rokovaní, dokumenty, certifikáty atď.

Spis pozostáva z oficiálnych osvedčení a dokumentov o partnerovi, výstrižkov z novín, časopisov a iných materiálov obsahujúcich informácie o zahraničnom partnerovi. Efektívnosť práce počas rokovaní je do značnej miery daná kvalitou pripravených spisov.

Pred začatím rokovaní je veľmi dôležité vopred si zistiť pozície účastníkov a žiadna príležitosť ujasniť si tie vaše. Riešenie tohto problému sa uskutočňuje prostredníctvom telexovej alebo telefaxovej korešpondencie, počas bilaterálnych stretnutí a konzultácií. Táto práca sa vykonáva vo všetkých fázach prípravy na rokovania. V počiatočnej fáze sa kladie dôraz na objasnenie pozícií vyjednávacích partnerov. V predvečer stretnutia, keď sa stanovujú pozície, sa hlavný dôraz kladie na odôvodnenú prezentáciu vašej pozície.

Po dosiahnutí dohody o konaní stretnutia si strany určia miesto stretnutia a trvanie rokovaní. Rokovania sa odporúčajú, keď si strany uvedomia, že riešenie problému je možné len spoločným úsilím a ak sa strany snažia vyriešiť spoločné záujmy.

Vzájomné porozumenie, vôľa a partnerstvo sú nevyhnutné pre úspešné vyjednávanie, ale najdôležitejšia z nich je vôľa. Bez vôle dosiahnuť vzájomné porozumenie nedôjde k dohode.

V závislosti od skutočného postoja strán k dosiahnutiu výsledku sa rokovania delia do troch kategórií. Prvým je, keď jedna zo strán má záujem zabrániť dohode (alebo prejaví ľahostajnosť). Druhým je, keď jedna zo strán prejaví mierny, ale nie dostatočne silný (alebo naliehavý) záujem dosiahnuť výsledky. Tretia kategória je, keď sa obe strany snažia dosiahnuť pozitívne výsledky. Ak všetci účastníci pristupujú k rokovaniam ako k rokovaniam tretej kategórie, t.j. prejaviť spoločný záujem o dosiahnutie dohody.

je možný rýchly úspech vyjednávacieho procesu. Rovnaký výsledok je pravdepodobný, keď jedna časť vyjednávačov s nimi zaobchádza ako s rokovaniami tretej kategórie a druhá ako s rokovaniami druhej kategórie. Úspech je nepravdepodobný, ak všetci účastníci považujú rokovania za spadajúce do druhej kategórie. Je takmer nemožné dosiahnuť pozitívne výsledky, ak niektorý z účastníkov zaradí rokovania do tretej kategórie.

Pre úspech rokovaní je dôležité najmä to, aby pôvodne uvádzané maximálne nároky jedného či druhého účastníka neodstrašili ostatných. V prvej fáze je dôležité čo najúplnejšie a najhlbšie poznať pozície vyjednávačov. Ak v tejto fáze v dôsledku výmeny názorov účastníci dospejú k záveru, že v hlavných otázkach ich spoločné záujmy prevažujú nad rozpormi, potom sa objavia podmienky (perspektíva) pre pokračovanie rokovaní. Úlohou druhej etapy je určiť parametre budúcej zmluvy, dohody alebo dojednania. V tejto fáze je dôležité odstrániť nezhody v kľúčových otázkach a dosiahnuť obojstranne prijateľný prístup k riešeniu hlavného problému. V tretej a poslednej fáze sa účastníci sústredia na vypracovanie konečných dohôd o celom rozsahu otázok budúcej zmluvy alebo zmluvy. V tejto fáze sú rokovania obzvlášť intenzívne a vyžadujú si aktívnu účasť špecialistov a expertov. Pri finalizácii článkov zmluvy sú do práce zapojení právnici.

Počas samotných rokovaní môžu nastať nepredvídané okolnosti, ktoré si vyžiadajú dodatočné dopracovanie zmluvných doložiek, ako aj určité úpravy pozícií. V takýchto prípadoch treba prejaviť nielen tvrdosť, ale aj flexibilitu, pripravenosť na vzájomné ústupky a prijateľné kompromisy. Samozrejme, hľadaný kompromis musí byť obojstranne prijateľný a obojstranne výhodný. Z kompromisu by mala profitovať každá strana

určitý prospech. Ústupok, ktorý podporuje pokrok v rokovaniach, je vždy opodstatnený. Pevný, priamy prístup, ktorý vylučuje kompromisy, neumožňuje dosiahnuť pozitívne výsledky počas rokovaní.

Úspešné rokovania sú možné len vtedy, ak beriete do úvahy nielen svoje základné záujmy, ale aj záujmy partnera. Práve na tomto základe vzniká dôvera a vzájomné porozumenie, ktoré sú také potrebné na nájdenie vyváženého a dohodnutého riešenia akýchkoľvek zložitých problémov.

Akékoľvek obchodné stretnutie je druh obchodnej platformy. Počas takýchto stretnutí si podnikatelia vymieňajú skúsenosti, diskutujú o nových nápadoch a plánujú spoločnú obojstranne výhodnú spoluprácu. Ak sa medzi partnermi nevytvorí dôverný vzťah, negatívne to ovplyvní výsledok rozhovoru.

Počas obchodných stretnutí si podnikatelia vymieňajú skúsenosti, diskutujú o nových nápadoch a plánujú spoločnú obojstranne výhodnú spoluprácu.

Existujú oficiálne a neformálne typy obchodných stretnutí. Prvá možnosť sa považuje za „prísnejšiu“: jej pravidlá sú stanovené vopred a témy, ktoré musia byť pokryté, sú všetkým účastníkom vopred známe. Druhá možnosť má bližšie k priateľskému stretnutiu, no predmetom rozhovoru sa stáva diskusia o pracovných záležitostiach. Vážne rokovania často pozostávajú z 2 etáp: oficiálnej časti a prijatia. Okrem toho na základe počtu ľudí existujú typy ako kolektívne alebo osobné stretnutia.

Ako minúť

Pred organizáciou a usporiadaním obchodného stretnutia by ste sa naň mali pripraviť. Najprv musíte poznať vlastnosti takýchto rokovaní. A spočívajú v tom, že osobitná pozornosť sa venuje gestám, mimike a intonácii. Tieto psychologické momenty sú dôležité, pretože rozhovor prebieha osobne a práve tu vstupujú do platnosti zákony ľudskej psychológie. Musíte byť schopní získať si priazeň človeka a získať jeho dôveru.

Ako sa však na stretnutie pripraviť? Je možné použiť nasledujúce kroky:

1. Zhromaždite čo najviac informácií o svojom partnerovi. Ak to chcete urobiť, môžete vykonať mini-výskum. Údaje sú prevzaté z rôznych zdrojov: firemné webové stránky, stránky na v sociálnych sieťach, MASOVÉ MÉDIÁ. Akékoľvek informácie môžu byť užitočné.
2. Vytváranie pozitívneho obrazu. Pozdravujú vás na základe oblečenia, takže sa musíte podľa toho obliecť. Vo väčšine prípadov je biznis oblečenie vhodné, no nie veľmi formálne. Niektorí psychológovia radia použiť jeden trik, aby ste partnera vyhrali: oblečte sa o niečo horšie ako on. Potom sa partner nebude cítiť obmedzovaný. Pri výbere oblečenia musíte vychádzať z predchádzajúcej fázy. Ak napríklad zistíte, že váš partner je vážny človek, ktorý je v a politická strana a často navštevuje veľké akcie, vtedy s ním treba prísť na stretnutie v klasickom obleku. A ak sa pri zbere informácií ukázalo, že partner si nepotrpí na konvencie, môžete mu dovoliť obliecť sa jednoduchšie, do džínsov a roláku.
3. Prvý dojem. Psychológovia tvrdia, že prvý dojem je vždy najsilnejší a vytvorí sa za päť minút komunikácie. Dopredu si premyslite, čo povedať na začiatku obchodného stretnutia. Reč musí byť premyslená tak, aby bola prirodzená. Pri obchodných rokovaniach sa často oceňujú dve veci: rozvinutá inteligencia a zmysel pre humor. Existuje osvedčená šablóna: na prvom stretnutí sa oznámi meno a priezvisko partnera (aby nedošlo k chybám), potom by ste sa mali predstaviť a pomenovať svoju spoločnosť. Potom sa vymenia ruky a začne rozhovor. Je lepšie začať so vzdialenými témami a pustiť sa do podnikania neskôr.
4. Správne štruktúrujte konverzáciu. Osobné stretnutie s partnerom je z psychologického hľadiska vždy náročné. Preto je lepšie použiť určité techniky, aby ste dokázali nadviazať kontakt s človekom. Po prvé, musíte svojmu partnerovi okamžite objasniť, že ide o podnikateľa. Na tento účel môžete oznámiť pravidlá a účel stretnutia. Po druhé, musíte správne položiť otázky, aby boli krátke a jasné. Otázky by mali byť pripravené vopred a zapamätané. A po tretie, musíte sa správať pokojne a sebaisto.

Pri obchodných rokovaniach sa často oceňujú dve veci: rozvinutá inteligencia a zmysel pre humor.

pravidlá

Odborníci vyvinuli pravidlá pre obchodné stretnutia:

1. Naplánujte si stretnutie vopred. Ide o schválenie organizačných záležitostí, ako je čas a plán podujatia.
2. Žiadne meškania. Oneskorenie je neprijateľné, môže pokaziť prvý dojem. Okrem toho, ak prídete skôr, môžete si pozbierať myšlienky a mentálne sa naladiť, a to vám pomôže.
3. Pripravte si materiály. Môžu to byť brožúry, dokumenty a iné materiály, ktoré môžu byť užitočné pri rokovaniach.
4. Vypnite svoj mobilný telefón. Nič by nemalo odvádzať pozornosť od obchodného rozhovoru s partnerom. A ak očakávate dôležitý hovor, mali by ste na to partnera vopred upozorniť.
5. Pozorovať . To znamená neprerušovať osobu, hovoriť pokojným tónom a byť zdvorilý.
6. Prísne sledujte čas. Čas sú peniaze, preto stretnutie s partnerom neodkladajte. Časové rámce by sa mali vopred prediskutovať a dodržiavať.

Konečne

Ak chcete efektívne viesť obchodné stretnutie s partnerom alebo klientom, musíte sa naň dôkladne pripraviť. Väčšina dôležitá etapa- ide o zhromažďovanie informácií o osobe, pretože je to on, kto pomôže zachytiť požadovaný spôsob komunikácie. Potom príde návrh na obchodné stretnutie. V súčasnosti je populárny návrh stretnúť sa v obchodný list. Účasť na obchodných stretnutiach je pre každého podnikateľa mimoriadne dôležitá, preto tento bod netreba zanedbávať.

Akékoľvek stretnutie, najmä pracovné, sa koná za konkrétnym účelom. Práve komunikácia v obchodnej praxi je spravidla podporovaná obojstranným záujmom. Na uspokojenie záujmov strán sa organizuje stretnutie.

Kritériá na hodnotenie výsledkov interakcie sú okrem dosiahnutia požadovaného cieľa faktory, ktoré odrážajú náklady účastníkov na zdroje: čas, stupeň napätia a povaha vzťahu medzi nimi.

Ak chcete efektívne viesť obchodné stretnutie, musíte sa naň vážne pripraviť a všetko dôkladne premyslieť.

Zvykom je dohodnúť si pracovné stretnutie vopred, pričom dĺžka času medzi dohodou a samotným stretnutím závisí od konkrétnych okolností a programu stretnutia.

V rámci jedného regiónu je najvhodnejšie rokovať dva až tri dni vopred. Obchodné stretnutie naplánované desať dní vopred je často horšie pripravené už len z psychologických dôvodov.

Organizovanie stretnutí s cudzincami si vyžaduje osobitnú starostlivosť. Na takéto stretnutie je samozrejme potrebné sa vopred pripraviť a zabezpečiť všetky prvky programu ich pobytu:

^Poriadok schôdze;

^ Osobný zoznam účastníkov;

^ Účasť zástupcov tlače;

^ Prezentácie kvetov;

^ Uvítacie prejavy;

^ Hotelové ubytovanie;

^ Obchodná časť;

^ Návšteva kultúrnych pamiatok; * g výlety po krajine; ^ Neformálne recepcie; ^ Drôty.

Obchodné stretnutie si môžete dohodnúť e-mailom, faxom alebo telefonicky. Pred zdvihnutím telefónu by ste si mali určiť všetko dôležité organizačné záležitosti stretnutia, pretože ak na to zabudnete, ozvať sa znova nebude veľmi pohodlné.

Protokol obsahuje tieto hlavné body dohody:

Predmet obchodného stretnutia;

umiestnenie;

Časový rámec;

Počet účastníkov;

Materiály na diskusiu a záverečné dokumenty zo stretnutia.

Predmetom obchodného stretnutia sú otázky, ktoré sa predložia na diskusiu, tematický rámec rokovaní a zoznam problémov, ktoré sa budú ďalej posudzovať.

Miestom obchodných stretnutí a rokovaní sú spravidla kancelárske priestory ich účastníkov (doma alebo s partnerom), aj keď sa môžu konať na neutrálnom území, prípadne pomocou komunikačných prostriedkov – na diaľku.

Väčšina podnikateľov preferuje vlastné územie, kde nemusia strácať čas adaptáciou, kde môžu bez problémov využiť telefón, fax, pomoc právnikov, odborníkov a podobne.

Vážnym dôvodom na obchodné rokovania v spoločnosti spoločníka je možnosť získať ďalšie informácie, dozvedieť sa viac o spoločníkovi, jeho spoločnosti a podmienkach jej fungovania.

Svoju príťažlivosť má aj možnosť viesť rokovania na neutrálnom území. Diskusia o problémoch s touto možnosťou spravidla neposkytuje výhody žiadnej zo strán. Táto možnosť je obzvlášť účinná pri riešení konfliktných situácií.

Moderná komunikačná technika umožňuje priamy elektronický kontakt medzi dvoma alebo viacerými stranami so súčasným vzájomným prenosom obrazu a zvuku.

Prvým krokom k úspešnému obchodnému stretnutiu je správna voľbačas a deň v týždni. Pri stretnutí tvárou v tvár je potrebné vziať do úvahy okolnosti obchodného života partnera a jeho osobné vlastnosti.

Pri veľkom počte účastníkov je vhodné byť informovaný, každý jeden a brať do úvahy obchodné zvyklosti partnerov. Odporúča sa vziať do úvahy nasledujúce body:

Neplánujte si stretnutie bezprostredne pred obedom alebo bezprostredne po ňom, ale aspoň o hodinu neskôr;

Neplánujte si dôležité stretnutia na pondelok (príprava na pracovný týždeň) a piatok (čakanie na víkend)

Nezabudnite prediskutovať trvanie stretnutia a držte sa tohto času;

Formulujte tému a účel rozhovoru;

Pripravte si relevantné informácie;

Upraviť znenie, koncepty, rozsudky;

Pripravte si argumenty a protiargumenty;

Určite zloženie účastníkov stretnutia;

Vyberte si miesto a čas stretnutia, berúc do úvahy očakávané prekvapenia;

V prípade nabitého programu partnera by sa obchodné stretnutie malo uskutočniť v optimálnom časovom rámci;

Zadajte počet účastníkov stretnutia. Deje sa tak na základe zásady rovnakého počtu delegácií na oboch stranách.

Na začiatku stretnutia sa vymenia protokolárne zoznamy. Ak zoznamy nie sú zostavené vopred, strany si vymenia vizitky.

Nadchádzajúce stretnutie alebo rokovania zabezpečujú predbežnú prípravu materiálov, najmä takých, ktoré odzrkadľujú stanovisko účastníka stretnutia a obsahujú odporúčania k prerokúvanej problematike; návrhy rôznych dohôd, protokolov alebo zmlúv; návrhy uznesení alebo dohôd o zámere.

Skúsení manažéri zbierajú údaje aj o podmienkach svojich partnerov, ich správaní na trhu za posledné mesiace či roky.

Autor slávneho bestselleru „Ako prežiť žraloky“ Harvey Mackay poznamenáva, že vedieť všetko o klientovi je rovnako dôležité ako vedieť všetko o svojom produkte. „Ak poznáte svojich klientov, ak poznáte ich špecifické záujmy a charakterové vlastnosti, vždy budete mať základ pre nadviazanie kontaktu s nimi,“ hovorí autor knihy.

Špecialisti, ktorí sa zúčastnia stretnutia, by mali mať tieto charakterové vlastnosti: cit sebavedomie, sebavedomie, vyrovnanosť, diplomacia, tolerancia, takt, túžba po vzájomnom porozumení.

Je vhodné zablahoželať partnerom (úsmev, príjemný pohľad, podanie ruky). Pri stretnutí je potrebné položiť pred seba vizitky hostí, aby ste nezabudli na mená svojich partnerov.

Začnite konverzáciu všeobecnými frázami, postupne prejdite k najdôležitejším, zásadným otázkam a potom k diskusii o otázkach, na ktorých sa môžete ľahko dohodnúť;

Pýtajte sa priateľské a priame otázky;

Vypočujte si odpovede;

Zaznamenajte cenné informácie;

Vyjadrite túžbu pochopiť pozíciu partnera;

Vzbudiť súcit pre seba zo strany vášho partnera (koniec koncov, je to človek, má plné právo rešpektovať sa, byť uznaný ako osoba);

Zamerajte sa na konečný výsledok, ktorý si partner praje, čo je výhodné aj pre organizátorov;

Zdôvodnite svoje návrhy číslami a faktami;

Ukážte záujem o vyhliadky vzťahov s partnermi;

Ak nemôžete diskutovať o určitej téme, musíte sa odvolať na osobné okolnosti alebo informovať, že rozhodnutie spoločnosti o tejto otázke ešte nie je predmetom zverejnenia. Odporúčajú odpovedať takto: "V súčasnosti, žiaľ, nemám právo diskutovať o tejto téme. Dúfam, že ma správne pochopíte."

Pýtajte sa otázky, ktoré naznačujú odpoveď;

Konverzovať o náboženstve a politike;

Vyvíjajte tlak na svojho partnera;

Nechajte svojho partnera dlho čakať na stretnutie;

Klamte svojho partnera a neustále od neho vyžadujte dôkazy.

Skočiť do reči bez dobre premysleného plánu. Umiestnenie obchodných partnerov pri stole je veľmi dôležité,

vzdialenosť medzi nimi, vzájomná poloha, vzdialenosť v komunikácii. Počas stretnutia sa môžete o svojom partnerovi veľa dozvedieť (slová, gestá, držanie tela, mimika vám k tomu pomôžu).

Je dôležité šikovne ukončiť stretnutie, to znamená zhrnúť rozhovor, vypracovať spoločné rozhodnutie a dokončiť ho včas a správne.

Otázky a úlohy na sebaovládanie

Úloha 1. Predstavte si, že sa pripravujete na obchodné stretnutie. Odpovedaj na nasledujúce otázky:

1. Jasne prezentujem svoj cieľ v podobe želaného výsledku, teda toho, čo chcem mať na konci rozhovoru?

2. Ako sa bude hodnotiť výsledok, teda ako budete vedieť, či ste dosiahli to, čo ste chceli?

3. Aké sú moje predpoklady o cieľoch partnera?

4. Aké prostriedky mám na dosiahnutie svojich cieľov?

5. Aká je optimálna poloha vo vzťahu k partnerovi na dosiahnutie vášho cieľa?

6. Ako oznámim svoju pozíciu partnerovi?

7. Ako zistím jeho postoje, postavenie a presvedčenie?

8. S akými bariérami sa môžem stretnúť?

9. Ako sa chrániť a znížiť pravdepodobnosť vzniku týchto bariér?

10. Ako riešiť rozpory, ak vzniknú?

11. Ako sa upraviť, aby ste boli tolerantní k osobe, ak je nepríjemná, a zohľadnili prirodzené rozdiely vo vnímaní a posudzovaní diskutovaného problému?

12. Aké metódy ovplyvňovania partnera použiť?

13. Aký druh argumentácie mám použiť?

14. Ako sa zachovať, ak dôjde ku konfrontácii, manipulácii a nečestnej taktike zo strany vášho partnera?

15. Do akej miery by som mal zverejniť svoje pozície?

16. Ako ovládať atmosféru rozhovoru?

17. Ako si poradiť, ak váš partner spôsobuje podráždenie? 18. Čo by nikdy nemalo byť dovolené v rozhovore?

19. Aké sú záujmy partnera a ako im rozumieť?

Úloha 2. Prečítajte si text. Formulujte a napíšte pravidlá, ktoré je potrebné dodržiavať, aby bolo stretnutie úspešné.

Je ťažšie odmietnuť milého človeka, preto sa snažte potešiť človeka, ktorý vás akceptuje. Zaobchádzajte múdro a eticky, verte v úspech. Ak chcete zabezpečiť úspešné obchodné stretnutie, odporúčame:

Majte na pamäti, že budete mať jednu príležitosť urobiť prvý dojem. Vedci dokázali, že 90% informácií o človeku sa tvorí počas prvých 90 sekúnd komunikácie s ním;

Môže byť veľmi ťažké zmeniť dojem o sebe, ktorý mal partner pre obchodnú komunikáciu počas prvého stretnutia. Podnikateľ, ktorý pracuje na svojom imidži na prvom obchodnom stretnutí, by mal venovať osobitnú pozornosť svojmu vzhľadu a emocionálnemu stavu;

dojem vzhľadu sa vytvára na základe nasledujúcich ukazovateľov: fyzické údaje (tvár, vlasy, výška, postava, držanie tela), sebaprezentácia (schopnosť prezentovať sa, zamerať sa na svoje silné stránky a neutralizovať nevýhody).

Emocionálny stav sa vytvára pod vplyvom mnohých faktorov. Emócie, pocity, skúsenosti sa môžu odrážať v konaní človeka. Je známe, že pozitívny prvý dojem robia ľudia, ktorí vyžarujú pozitívne emócie: usmievaví, veselí, priateľskí.

Uzavretie, ostražitosť, zjavná či skrytá úzkosť, samozrejme, neprispievajú k vytvoreniu vzájomného porozumenia.

Keď sa prvýkrát objavíte pred komunikačným partnerom, vaša chôdza, držanie tela a držanie tela by mali demonštrovať energiu, dynamiku a sebavedomie.

Byť dochvíľny. Príďte na stretnutie včas. Nemali by ste meškať, pretože to naznačuje nezodpovednosť, pretože necháte svojho obchodného partnera čakať a strácať svoj osobný čas. Ak ste kvôli okolnostiam museli meškať, zavolajte osobe, ktorá na vás čaká.

Premyslite si svoj kostým vopred. Obchodný imidž, úhľadnosť a úhľadnosť sú veľmi dôležité, aby ste sa na stretnutí prezentovali z tej najlepšej stránky. Príchod na stretnutie s obchodným partnerom v neučesanom alebo nevhodnom oblečení môže vyvolať pochybnosti o vašej obchodnej kompetencii. Pred vstupom do priestorov recepcie si ešte raz skontrolujte, či máte kravatu na svojom mieste, či máte zapnuté sako, či topánky vyleštené, vlasy dobre učesané a podobne. Považovaný za neopatrný vzhľad hovorí o neúcte k partnerovi.

Po príchode na stretnutie oznámte svoje meno sekretárovi alebo inému zamestnancovi zodpovednému za prijímanie návštev a informujte ich o čase určeného stretnutia. Odovzdajte svoju vizitku, ak ju máte, sekretárke, aby ju odniesla manažérovi. Ak vás sekretárka nepožiadala, aby ste sa vyzliekli, opýtajte sa jej, kde si môžete zavesiť kabát.

Ak sa čakanie na termín predĺži, môžete sa dohodnúť na preložení termínu na iný deň. Bez ohľadu na to, aké nepríjemné bolo správanie šéfa k vám, musíte sa k sekretárke správať zdvorilo. Keď vám dovolia vstúpiť do kancelárie niekoho, s kým máte dohodnuté stretnutie, najprv sa predstavte, ak ste sa predtým nestretli. Nadviažte kontakt pohľadom a úsmevom.

Ak sa už poznáte, vymeňte si gratulácie a potraste si rukou. Pohľad, úsmev, podanie ruky komunikujú s komunikačným partnerom o vašej priateľskosti a ochote spolupracovať. Poviete pozdrav a prvé frázy. Dôležitá je tu priateľská, rešpektujúca intonácia a ďalšie vlastnosti zvuku vášho hlasu. Hlas s jedinečnou vizitkou osobnosti. V obchodnej komunikácii je silný hlas nevhodný: v na verejných miestach Nie je zvykom hovoriť nahlas.

Hlasná reč je, samozrejme, emotívna, ale vzdelaných ľudí nedávajte voľný priechod svojim emóciám v obchodnom prostredí.

V obchodnej komunikácii je nevhodný aj príliš tichý hlas. Majiteľ tichého hlasu je považovaný za plachého, neistého človeka. Neustále kladenie otázok vyvoláva podráždenie. Rýchlosť reči, ktorá je príliš rýchla, naznačuje, že osoba je vzrušená.

Toto tempo si vyžaduje úsilie sledovať obsah vyhlásenia a rýchlo sa unaví. Keď sa partner počas rozhovoru zmätie, vytvorí sa o ňom názor ako o nervóznom, bezohľadnom človeku. Príliš pomalá rýchlosť reči naznačuje, že rečník vyberá slová silou alebo z nejakého dôvodu nechce hovoriť.

Počas pracovného stretnutia je lepšie vylúčiť niektoré polohy a gestá, aby ste partnerovi nevyslali negatívne signály. Napríklad také gestá a postoje podozrievavosti a tajomstva, ktoré sú vyjadrené zovretými rukami, nakloneným chrbtom tela, prekríženými nohami, naklonenou hlavou dopredu.

Gestá nervozity s kašľom, prečistením hrdla, častým fajčením.

Gestá neistoty s prepletenými prstami, pričom palce sa nervózne hýbu, alebo štípanie dlane, či škrabanie na boku krku.

Skutočnosť, že sa partner nudí, naznačujú také gestá, ako je mechanické kreslenie na papier, klopanie rukou po stole alebo nohou po podlahe. Ovisnuté viečka, škrabanie na hlave, skladanie okuliarov a demonštratívne odkladanie sú gestá, ktoré naznačujú neochotu počúvať. Skutočnosť, že účastník hovoru klame, môže byť naznačená takými gestami, ako je škrabanie na krku, potiahnutie goliera košele, dotyk nosa, zakrytie úst rukou alebo kašeľ.

Prejdite k veci a povedzte svojmu hostiteľovi priamo a jasne, čo vás tam priviedlo. Keď skončíte, dajte mu príležitosť vyjadriť, čo považuje za potrebné, a pozorne ho počúvajte.

Snažte sa neprerušovať svojho partnera. Napíšte svoj názor. Ak potrebujete svojho partnera o niečom presvedčiť, urobte to včas a taktne.

Buďte sebavedomí a majte sebaúctu. To, čo vám bráni v sebadôvere, sú obavy a obavy z dôsledkov, očakávania nepriateľstva a negatívnych reakcií zo strany komunikačného partnera, ako aj podceňovanie seba samého, keď cítite právo zaujať pevný postoj a vyžadovať správny a čestný postoj k sebe samému. .

Pri hľadaní riešenia sa nezastavujte pri prvej prijateľnej možnosti.

Ak sa vás pýtajú veľa otázok, potom veľmi dobre poznáte pravidlá odpovedí.

Čím viac je žiadateľ naplnený emóciami, tým pokojnejšia by mala byť odpoveď. Ak osoba, ktorá sa pýta, používa vo svojej otázke negatívne, nesprávne slová alebo domnienky, nie je potrebné ich v odpovedi opakovať. Odpovedzte na zložité problematické otázky, ak existuje premyslené riešenie problému. Tu nie je potrebné improvizovať.

Neodpovedajte na provokatívnu otázku, nasmerujte konverzáciu na toho, kto sa pýta, ani odpovedzte vtipom. S pocitom, že čas stretnutia sa blíži ku koncu, vstaňte, poďakujte sa za rozhovor, za čas, ktorý ste dostali, rozlúčte sa a pri odchode z kancelárie sa rozlúčte so sekretárkou.

Úloha 3. Doplňte vety:

1. Pri príprave na obchodné stretnutie musíte zabezpečiť nasledujúce prvky...

2. Protokoly stanovujú tieto hlavné body: ...

3. Predmetom obchodného stretnutia je...

4. Miestom obchodných stretnutí a rokovaní je...

5. Pri väčšom počte účastníkov pracovného stretnutia je potrebné brať do úvahy...

6. Účastníci obchodného stretnutia by mali mať nasledovné povahové črty...

7. Čo by ste nemali robiť počas pracovného stretnutia?

Úloha 4. Napíšte krátky príbehový plán na tému „Ako sa pripravím na obchodné stretnutie?“