Obchodné stretnutie. Čo a ako sa pripraviť na obchodné stretnutia? Ako prebiehajú obchodné stretnutia a rokovania

Toalety

Obchodné stretnutie a obchodné rokovania vo všeobecnosti majú jednu definíciu – je to obchod vzájomná komunikácia s cieľom dosiahnuť spoločné riešenie. Obchodné stretnutie však možno považovať aj za prvú fázu rokovacieho procesu alebo jeho súčasti, počas ktorej sa vyjasňuje predmet ďalšieho rokovania a riešia sa organizačné záležitosti. Úspech ďalších rokovaní do značnej miery závisí od výsledkov takýchto predbežných kontaktov, od dojmu, ktorý ste urobili počas „úvodného“ obchodného stretnutia.

Na dosiahnutie úspechu počas obchodného stretnutia je potrebné povzbudiť partnera ku komunikácii, vytvoriť maximálne možné pole príležitostí pre ďalšiu obchodnú diskusiu a rozhodovanie.

Obchodné stretnutie sa zvyčajne koná v oficiálnom prostredí a zámery účastníkov rozhovoru (obchodných partnerov) sa obmedzujú na nasledovné:

1) poskytovať, prijímať potrebné informácie alebo si ich vymieňať. Získavanie informácií možno považovať za hlavný účel obchodného stretnutia;

2) dohodnúť sa na otázke, ktorá zaujíma účastníkov rozhovoru;

3) presvedčiť partnera (obchodného partnera) o správnosti prijatého rozhodnutia, ziskovosti zvolenej metódy konania atď.;

4) nadviazať kontakt, posilniť obchodné vzťahy a niekedy uzavrieť akúkoľvek dohodu, zabezpečiť ju, ak je to možné, písomným protokolom o ďalších zámeroch;

5) dynamika každého obchodného stretnutia prechádza štyrmi fázami: kontakt, orientácia, rozhodnutie a hodnotenie, výsledok. Poznanie významu týchto fáz vám umožňuje nadviazať konverzáciu alebo sa prispôsobiť vášmu partnerovi, takže výsledok stretnutia bude pre vás pozitívnym rozhodnutím.

Prvou fázou stretnutia je kontakt – tie sekundy, keď vstúpite do miestnosti, pozdravíte sa a prehodíte prvé frázy. Hlavným cieľom tejto fázy komunikácie je vytvorenie podmienok pre nadväzovanie partnerských vzťahov.

Hlavnou úlohou, ktorú musíte vyriešiť v prvej fáze, je nadviazanie emocionálneho kontaktu s partnerom.

Konverzácia na obchodnom stretnutí by mala byť budovaná dôsledne a mala by sa držať zamýšľaného plánu. V rozhovore je lepšie zostať o krok formálnejšie ako o krok známejšie a zároveň zostať zdvorilý a priateľský. V Rusku je zvyčajné oslovovať partnerov krstným menom a patronymom, s výnimkou prípadov, keď firemná kultúra umožňuje volať sa po mene americkým spôsobom.

Pozitívny prístup a záujem možno prejaviť nasledujúcimi frázami: „Rád ťa vidím!“, „Ďakujeme, že ste si našli čas na stretnutie s nami!“ Na začiatku obchodného rozhovoru sa odporúča začať krátky rozhovor na svetské témy – o počasí, najnovších kultúrnych udalostiach, ekonomickej situácii. Tieto druhy úvodných fráz vám umožňujú zvyknúť si na spôsob, akým hovorí váš partner, naladiť sa na všeobecnú vlnu a dosiahnuť prvú dohodu (názory na počasie za oknom sa zriedka líšia).

Aby bola konverzácia produktívna od samého začiatku, musíte byť schopní:

1) nadviazať kontakt s partnerom;

2) vytvoriť priaznivú atmosféru pre rozhovor;

3) upútajte pozornosť svojho partnera a vzbudte v ňom záujem o vašu tému (problém alebo návrh).

Dôležité je nielen nadviazať kontakt, ale počas celého rozhovoru ho sledovať a konať: ak je prerušený, položte otázku, ponúknite čaj alebo si zažartujte, ak to, samozrejme, situácia dovoľuje.

Existujú spôsoby, ako začať konverzáciu, ktoré nám blokujú cestu k úspechu alebo veľmi sťažujú jeho dosiahnutie. Ak chcete, aby bola vaša konverzácia na prvom obchodnom stretnutí efektívna, mali by ste sa vyhnúť:

1) prejavy známok pochybností a potreby stretnutia;

2) prejavy neúcty na začiatku stretnutia, dokonca aj v miernej forme;

3) vzbudenie obrannej pozície partnera hneď prvými otázkami.

Musíte vytvoriť priaznivú emocionálnu atmosféru, aj keď je vám partner nepríjemný a nezažívate žiadne pozitívne emócie zo stretnutia, hlavnou vecou je dosiahnuť pozitívne výsledky zo samotného stretnutia.

Druhou fázou je orientácia. Tu je hlavným cieľom zistiť podstatu problému, ktorý stretnutie spôsobil. Musíte svojmu partnerovi oznámiť potrebné informácie o vašom výbornom profesionálne kvality aha, formou prezentácie (len sa nechváľ), vysvetlite dôvody svojho záujmu a apelujte na neho.

Táto fáza je najdlhšia, takže vašou úlohou je udržiavať kontakt s partnerom. Napríklad únavné vypisovanie vašich úspechov alebo klientov sa môže stať jednoducho nudným a potom sa stratí pozitívne emocionálne spojenie, čo zvyčajne vedie k negatívnym výsledkom.

Obchodné stretnutie bude efektívnejšie, ak je vopred naplánované a ste naň pripravený, ak ste zhromaždili všetky dostupné informácie o partnerovi, ktorý je potenciálnym obchodným partnerom.

Určite si niekoľko hlavných bodov, ktoré chcete druhej strane oznámiť. Vyberte si čas prezentácie a množstvo informácií, ktoré sprostredkujete. Zamyslite sa nad postupnosťou prezentácie informácií, kde povedať hlavnú vec a ako skryť nedostatky vášho riešenia.

Váš úspech na obchodnom stretnutí, okrem vašich profesionálnych kvalít, do značnej miery závisí od vašej morálky a sebavedomia, a čím viac informácií máte, tým ľahšie sa vám bude viesť vyjednávací proces.

Štýl a prístup konverzácie majú veľký vplyv na výsledok vášho obchodného stretnutia. Dokonca aj pri najpozitívnejšom postoji partnerov ku komunikácii a úprimnej túžbe dosiahnuť dohodu, ich konverzácia nefunguje, navyše ich snahy o nápravu situáciu len zhoršujú. Najdôležitejším dôvodom je často rozdiel v štýloch a prístupoch k vedeniu obchodnej konverzácie medzi partnermi a ich zložkami, ako napríklad:

1) tendencia hovoriť priamo alebo naznačovať;

2) prítomnosť gest, intonácie, frekvencie opakovania a používania určitých zložiek reči: výška tónu, zafarbenie, rýchlosť, hlasitosť atď.;

3) schopnosť a neschopnosť klásť správne otázky alebo umožniť iným prevziať iniciatívu pri poskytovaní informácií o sebe;

4) pohodlná úroveň formálnosti – jednoduchosť; prijateľné vtipy; postoj k výmene sťažností;

5) očakávanie, že ten druhý bude nasledovať náš príklad atď.

Existujú tri rôzne prístupy k obchodným rozhovorom: tvrdý, mäkký a zásadový.

Ak strana koná „tvrdo“, vníma účastníkov rozhovoru ako oponentov, ktorí sa jednostranne snažia vyhrať. Za svoj cieľ považuje vlastné víťazstvo, pevne sa drží svojej pozície a skrýva svoje záujmy, požaduje ústupky ako platbu za dohodu, vyvíja nátlak a snaží sa presadiť a vyhrať „súťaž vôle“.

Ak strana koná v rámci „mäkkého prístupu“, vníma účastníkov rozhovoru ako priateľov, cieľ rozhovoru považuje za dohodu a je pripravená zaplatiť za to jednostrannými ústupkami, ľahko zmení svoj postoj. , sa snaží vyhnúť „súťaženiu vôle“, ale ak je vnútená, podľahne tlaku z iných strán.

Principiálny prístup vidí účastníkov ako spolupracovníkov, ktorí spolupracujú na probléme. Za svoj cieľ považuje primeraný výsledok, dosiahnutý rýchlo a láskavo, sústreďuje sa na záujmy, nie na pozície, požaduje nie ústupky, ale rozvoj vzájomne výhodných možností, trvá na používaní objektívnych kritérií, ktoré sú nezávislé od vôle účastníkov . Takýmito kritériami môžu byť názory odborníkov, ekonomické ukazovatele na trhu, vypočítané ukazovatele, štatistiky, zákony, ale nie túžby žiadnej strany.

Výber najlepšieho prístupu pre vás závisí od nasledujúcich faktorov:

1) z vašich cieľov. Ak chcete udržiavať vzťah a udržiavať kontakt na dlhú dobu, potom je vhodnejší „principiálny prístup“. Ak je pre vás dôležité získať čas a ste pripravení urobiť teraz ústupky, aby ste v budúcnosti „vyhrali situáciu späť“, je možné použiť „mäkký prístup“;

2) na koho strane je skutočná moc. Napríklad, ak nemáte žiadnu skutočnú moc, je veľmi ťažké implementovať prístup „tvrdiť“;

3) o zručnostiach a schopnostiach strán. „Principiálny prístup“, hoci je jedným z najúčinnejších, zároveň vyžaduje najviac rozvinuté zručnosti komunikácia.

Preto je potrebné venovať osobitnú pozornosť osobné kvality vášho partnera, jeho pozíciu a ciele, zohľadnite jeho potreby pri riešení, ktoré navrhujete.

Existuje šesť základných pravidiel pre nadväzovanie vzťahov medzi partnermi v predbežných rokovaniach.

1. Racionalita. Je potrebné správať sa zdržanlivo. Nekontrolované emócie negatívne ovplyvňujú proces vyjednávania a schopnosť robiť rozumné rozhodnutia.

2. Pochopenie. Nepozornosť partnerského pohľadu obmedzuje možnosť vyvinúť obojstranne prijateľné riešenia.

3. Komunikácia. Ak vaši partneri neprejavujú veľký záujem, potom s nimi môžete uskutočniť obchodné stretnutie jednoducho formou konzultácie. To pomôže udržiavať a zlepšovať vzťahy.

4. Dôveryhodnosť. Falošné informácie oslabuje silu argumentácie a nepriaznivo ovplyvňuje aj reputáciu.

5. Vyhnite sa poučovaniu partnera. Vaše presvedčenie by malo byť založené na rešpektovaní osobných kvalít vášho partnera.

6. Prijatie. Skúste prijať aj druhú stranu a buďte otvorení tomu, aby ste sa od partnera naučili niečo nové.

Úspešné obchodné stretnutia, rozhovory a rokovania vo veľkej miere závisia od toho, či partneri dodržiavajú také etické normy a princípy, ako je presnosť, čestnosť, korektnosť a takt, schopnosť počúvať (pozornosť na názory iných ľudí) a špecifickosť.

Presnosť. Jedna z najdôležitejších etických noriem, ktoré sú vlastné podnikateľom. Podmienky dohody musia byť dodržané do minúty. Akékoľvek oneskorenie môže naznačovať vašu nespoľahlivosť v podnikaní.

Čestnosť. Zahŕňa nielen lojalitu k prijatým záväzkom, ale aj otvorenosť v komunikácii s partnerom, priame obchodné odpovede na jeho otázky.

Korektnosť a takt. Nevylučuje vytrvalosť a energiu pri rokovaniach pri zachovaní korektnosti. Treba sa vyhnúť faktorom, ktoré narúšajú priebeh rozhovoru: podráždenie, vzájomné útoky, nesprávne vyhlásenia atď.

Schopnosť počúvať. Počúvajte pozorne a sústredene. Neprerušujte rečníka.

Špecifickosť. Rozhovor by mal byť konkrétny, nie abstraktný a mal by obsahovať fakty, čísla a potrebné detaily. Koncepty a kategórie musia byť dohodnuté a zrozumiteľné pre partnerov. Reč musí byť podložená schémami a dokumentmi. Pripravte si obrazový materiál a zvážte formu jeho prezentácie.

Tieto pravidlá zostávajú relevantné počas ďalších rokovaní.

V prípade pozitívneho priebehu rozhovoru druhá fáza plynulo prechádza do tretej, ktorá zahŕňa rozhodovanie a hodnotenie. Tu sa od vás bude vyžadovať aktívna komunikácia so svojím partnerom, pretože sa začne výber možnosti rozhodovania, ktorá najviac vyhovuje obom stranám.

Takmer každé obchodné stretnutie zahŕňa diskusiu o nezhodách alebo námietkach. A to, že proti vám druhá strana namieta, dokazuje, že má záujem, inak by rozhovor jednoducho prerušila. Vašou úlohou v tejto fáze je pochopiť, prečo účastník namieta, ak ste nezohľadnili jeho záujmy, na aké jeho potreby sa v navrhovanom riešení zabudlo a ako to všetko napraviť a zlepšiť riešenie. Opýtajte sa, ako druhá strana vidí riešenie vzniknutého konfliktu.

Pripravte si niekoľko riešení, z ktorých si môžete vybrať, a ak všetky možnosti vzbudia námietky, budete sa musieť vrátiť k analýze cieľov druhej strany. Námietky nás nútia hľadať neštandardné riešenia.

Ak nemôžete vyriešiť nezhody počas obchodného stretnutia, urobte si čas na premyslenie a hľadanie vhodnejšej možnosti.

Úplne poslednou fázou je dosiahnutie dohodnutého riešenia. V tejto fáze sa zvyčajne dohodnú podmienky vášho nového stretnutia, aby ste si vyjasnili menšie záležitosti, prediskutovali podmienky dohody alebo zmluvy atď. Je potrebné prediskutovať, ako, kedy a kde sa bude konať vaše ďalšie stretnutie.

Negatívny výsledok obchodného rozhovoru počas „úvodného“ obchodného stretnutia nie je dôvodom na tvrdosť či chladnosť na konci vyjednávacieho procesu. Rozlúčka by mala byť taká, aby s výhľadom do budúcnosti umožňovala udržiavať kontakt a obchodné väzby. Stretnutie je najlepšie ukončiť vetou: „Ďakujeme, že ste si našli čas na diskusiu o našich návrhoch. Je mi ľúto, že vaše najbližšie plány neobsahujú..., ale ak potrebujete ďalšie informácie...“ V tomto prípade stretnutie alebo rozhovor, aj keď nenašli pokračovanie, predsa len pozitívna stránka, pretože vždy existuje možnosť, že neskôr sa tento kontakt rozvinie do dobrého, užitočného vzťahu.

Ak išlo o prezentačné stretnutie, môžete použiť nasledujúce výrazy: „Ďakujem za možnosť prediskutovať s vami perspektívy vzájomne výhodnej spolupráce medzi našimi spoločnosťami“, „Ďakujem za príležitosť predstaviť vám...“ ,,Ďakujem, že si mi dal príležitosť ponúknuť ti..."

A samozrejme štandardné univerzálne frázy: „Ďakujeme, že ste si našli čas na stretnutie“, „Veľmi ma potešilo, že som sa s vami porozprával“, „ďakujem za čas, ktorý ste mi venovali“, „Ak máte nejaké otázky , zavolajte, kontaktujte...“, „Ak máte záujem o naše ponuky, stretneme sa dodatočne v čase, ktorý vám vyhovuje,“ atď.

Efektívnosť oficiálnych obchodných stretnutí je do značnej miery zabezpečená prísnym dodržiavaním pravidiel a požiadaviek etikety stanovených pre túto situáciu a starostlivou prípravou na takéto udalosti.

Keď sa začínajú pripravovať na nadchádzajúce obchodné stretnutie, jeho organizátori musia:

- určiť jeho účel;
- pripraviť zoznam otázok na diskusiu a ak je to možné, poslať ho účastníkom stretnutia;
- vybrať a preštudovať potrebné materiály a dokumenty k tejto problematike;
- obmedziť zoznam účastníkov stretnutia len na tých ľudí, od ktorých skutočne závisí úspech dosiahnutia cieľa;
- predvídať postoje strán, možný priebeh stretnutia a jeho výsledky;
- stanoviť jasný časový rámec stretnutia;
- pripraviť miesto konania.

Osoby pozvané na obchodné stretnutie by mali na pozvanie okamžite reagovať alebo navrhnúť iného kandidáta, aby sa na ňom zúčastnil, ak sa to zdá vhodnejšie.

Etiketa oficiálneho obchodného stretnutia je súbor pravidiel, ktorými sa riadi správanie sa strán pri postupoch pozdravu, predstavenia, ošetrenia, komunikácie, výmeny vizitiek, rozlúčky, vyjadrenia vďaky za pohostinnosť a úspešné vedenie stretnutia.

Majiteľ kancelárie víta hostí na polceste k dverám. Jeho zástupca môže stáť po jeho pravici a prekladateľ po jeho ľavici, ak sú hostia cudzinci. Hostia nastupujú v rovnakom poradí, pričom hlava skupiny je o pol kroku vpredu. Tlmočník hostiteľa stretnutia predstaví členov skupiny hostí v jazyku hostí, tlmočník hostí preloží a predstaví hostiteľov.

Po pozdravoch organizátor stretnutia pozve hostí k rokovaciemu stolu a vyzve ich, aby si sadli k oknu, smerom k svetlu. Toto sa považuje za slušné. Hostia by však nemali sedieť oproti oknám na slnečnú stranu: možno to považovať za prejav neúcty.

Vedúci rokovacích strán sú spravidla postavení oproti sebe, pričom ich zástupcovia sú napravo od každého a prekladatelia sú naľavo. Ostatní účastníci stretnutia sú náhodne umiestnení.

Konverzácia na formálnom obchodnom stretnutí by mala vždy začať piatimi až šiestimi všeobecnými otázkami: "Ako si sa tam dostal?", "Ako si sa ubytoval v hoteli?", "Ako prebieha aklimatizácia, ako sa cítiš?" atď. Nikdy by ste nemali hneď hovoriť o podnikaní.

Účastníci stretnutia sú predstavení výmenou vizitiek. Hostiteľ stretnutia vytiahne vizitku a mierne zdvihne telo a podáva ju vedúcemu skupiny hostí. (Treba pamätať na to, že Japoncom a Juhokórejčanom sa vizitka dáva vždy oboma rukami, ako sa to prijíma, a nikdy nie ľavou!) Ak nie je veľa účastníkov stretnutia, vizitky si môžu vymeniť napr. všetci prítomní. Môžete si však vopred vytvoriť zoznamy s uvedením priezviska, mena a priezviska každého účastníka stretnutia, jeho pozície a pracoviska.

Po úvode sa začína rozhovor. Spúšťa ho vždy majiteľ prijímajúcej strany. Obchodné stretnutie by nemalo trvať dlhšie ako dve hodiny. Po skončení stretnutia si môžete dať suveníry. Existujú rôzne názory na to, kto by to mal urobiť ako prvý: hostitelia alebo hostia. Je dôležité, aby suveníry presne zodpovedali hodnosti účastníkov stretnutia. Neodporúča sa dávať rovnaké darčeky všetkým účastníkom, vedúcemu skupiny a jeho zástupcovi.

Na konci stretnutia hostiteľ ako prvý vstane od stola, ide na miesto, kde sa stretol s hosťami, a s každým sa rozlúči. Neodporúča sa opustiť kanceláriu s hosťami. Hostia sú sprevádzaní osobou zodpovednou za stretnutie.

Pravidlá obchodnej etikety regulácia správania účastníkov oficiálneho obchodného stretnutia si vyžaduje:

- prísť na stretnutie včas;
- rešpektovať tradície a zvyky prijaté na území vášho pobytu;
- udržiavať pozitívny prístup;
- vyjadrujte svoje myšlienky stručne, jasne a jasne, neodbočujte od témy;
- vysvetliť skratky, skratky a špeciálne pojmy používané v reči;
- pozorne počúvajte svojich partnerov, sledujte reakcie účastníkov stretnutia na slová rečníkov;
- pamätajte, že obchodné stretnutie prebieha formou dialógu a nie monológu jednej zo strán;
- neprejavujte netoleranciu k pohľadu ostatných účastníkov stretnutia, aj keď sa výrazne líši od vášho;
- pozorne počúvať a byť ochotný diskutovať o stanoviskách druhej strany;
- neprerušujte reproduktory;
- zostať pokojný a zdvorilý, aj keď partner prejaví agresivitu, podráždenosť alebo nedostatok zdržanlivosti.

Obchodné stretnutia sú podujatia (aj protokolárne), ktorých účelom je uľahčiť nadviazanie vzájomne výhodných kontaktov medzi obchodnými zástupcami.

Stretnutia najčastejšie organizujú spoločnosti, ktoré majú značný počet partnerov vo vlastnej krajine aj v zahraničí.

Druhy obchodných stretnutí

Existuje niekoľko typov takýchto podujatí. Všetky môžu byť medzinárodné, sektorové, vedecké.

konferencia potrebné prediskutovať konkrétny problém. Takéto obchodné stretnutie prebieha formou samostatných prejavov. Konferencia je v skutočnosti stretnutím skupiny odborníkov na konkrétnu problematiku a môže byť sústredená na jednom alebo rôznych (distribuovaných) miestach podľa územného základu.

konvencie organizované pre distribútorov a predajcov.

Obchodný seminár- vzdelávacie a praktické podujatie, vedené formou diskusie o tematických posolstvách.

Prezentácia navrhnuté tak, aby pritiahli pozornosť verejnosti k novým produktom, spoločnostiam, určitým úspechom a pracovným výsledkom.

Okrúhly stôl organizované v prípade diskusie spoločensky významný problém vyžadujúce širokú pozornosť verejnosti. Vyžaduje si to účasť odborníkov, ktorí dokážu objektívne posúdiť, čo sa deje. Je tiež zvykom pozývať tlač na okrúhle stoly, aby sa v médiách dostali všetky hlavné názory na problém.

Pre novinárov sú pripravené aj špeciálne akcie: tlačové konferencie, brífingy, slávnostné otvorenia, obedy pre novinárov, dni otvorených dverí.

Tlačová konferencia a brífing sú určené na vyjadrenie pozície spoločnosti. Jeho predstavitelia zvyčajne robia vyhlásenia novinárom a odpovedajú na ich otázky. Brífing má zhustenejšiu formu. Je reakciou na konkrétny incident, ktorý spoločnosť zaujíma.

Otvárací ceremoniál- prehliadka určená na zvýšenie záujmu o nový objekt a zvýraznenie všetkých jeho predností.

Deň otvorených dverí umožňuje zoznámiť maximálny počet záujemcov so základnými princípmi spoločnosti.

Tlačový obed- spôsob, ako dosiahnuť lojalitu kľúčových médií v regióne. Na jeho usporiadanie si vyberú prestížny. Okruh pozvaných na podujatie je zámerne obmedzený a prítomní musia byť najvyšší predstavitelia spoločnosti.

Bufet(koktail, banket) implikuje neformálnu atmosféru. Účelom takéhoto podujatia je pomôcť usporiadateľskej spoločnosti a jej hosťom nadviazať maximálny počet nových spojení a nadviazať známosti.

Formálne a neformálne obchodné stretnutia

Oficiálne a neoficiálne podujatia sa líšia zložením účastníkov a očakávaným výsledkom:

úradný (s protokolom, prísny postup);
neformálne (pripomínajúce bežnú neformálnu komunikáciu, bez povinnej dokumentácie výsledkov);
externé (s partnermi alebo klientmi);
interné (medzi zamestnancami tej istej organizácie).

Etapy obchodných stretnutí

Každé stretnutie zvyčajne zahŕňa realizáciu štyroch povinných etáp:

objasnenie názorov a pozícií strán;
diskusia a argumentácia vyjadrených názorov. V tomto štádiu sa zvyčajne objavujú konflikty a zápasy záujmov;
dosiahnutie kompromisu, koordinácia pozícií, dosiahnutie dohody o každej prerokúvanej otázke;
analýza výsledkov a implementácia dohôd. Táto etapa je časovo vzdialená od zvyšku.
- zabezpečenie profesionálnej komunikácie medzi odborníkmi v rovnakej oblasti;
- kolektívne vyhľadávanie a vývoj pracovných plánov;
- udržiavanie kontaktov;
- koordinácia akcií, kontrola prebiehajúcich projektov;
- podpora podnikateľskej činnosti.

Ciele a ciele obchodného stretnutia

Ale hlavným cieľom je presvedčiť partnera, aby konal určitým spôsobom, aby súhlasil s navrhovaným postupom.

Program a scenár obchodných stretnutí

Úspešné rokovania si vyžadujú starostlivú prípravu, ktorá zvyčajne zahŕňa riešenie organizačných problémov a prípravu scenára na samotné stretnutie.

Prvá skupina úloh zahŕňa vypracovanie agendy, výber času a miesta stretnutia, počet, zloženie a právomoci účastníkov, predpisy a počet kôl.

Spoločnosť väčšinou poverí prípravou programu špeciálne určeného zamestnanca.

Program musí byť podrobný a musí obsahovať jasný zoznam opatrení na zabezpečenie:

výber účastníkov zo všetkých strán;
prílety na stretnutie, transfer, ubytovanie;
jedlo a kultúrny a zábavný program;
samotný proces vyjednávania.

V programe musia byť uvedené osoby zodpovedné za realizáciu každej etapy. Musí sa dohodnúť so všetkými stranami, ktoré sa zúčastňujú rokovaní. Je dôležité objasniť, kto bude zodpovedný za vyhotovovanie zápisnice zo stretnutia. Ak sa predpokladá medzinárodný formát, je potrebné si ujasniť otázku, kto bude musieť zabezpečiť prekladateľa.

Keďže pri obchodných návštevách je zvykom organizovať nielen oficiálnu, ale aj neformálnu komunikáciu medzi stranami (bez ohľadu na oficiálny charakter akcie), súčasťou programu by mal byť aj voľný deň na to určený.

Anglický prekladateľ na obchodné stretnutie

Obchodné udalosti si najčastejšie vyžadujú presun z/do anglický jazyk. Pri výbere prekladateľa je potrebné zvážiť niekoľko faktorov:

znalosť terminológie;
mať skúsenosti s podobnou prácou;
schopnosť rýchlo sa orientovať v meniacich sa situáciách;
schopnosť prekladať jasne, rýchlo, dôsledne.

Je lepšie vopred upozorniť špecialistu na tému stretnutia a pravidlá obliekania prijaté na ňom.

Moderátor na obchodnom stretnutí

Jeho úlohou je riadiť priebeh rokovaní. Môže to urobiť jedna osoba alebo tím. V prvom prípade je rozhodovací proces zjednodušený – všetko robí jeden zamestnanec, ktorý nesie plnú zodpovednosť.

V druhom prípade sa zníži pravdepodobnosť chyby - tím môže zahŕňať špecialistov v rôznych oblastiach. Ale podmienkou úspechu je súdržnosť jeho práce, inak môže oponent využiť vnútorné rozdiely pre svoje účely.

Výsledky, výsledky obchodného stretnutia

Pozitívny výsledok rokovaní si vyžaduje povinné zopakovanie ich hlavných úspechov. Je to potrebné, aby si všetci účastníci uvedomili, čo sa dosiahlo, a vnímali výsledok rokovaní ako úspech. Bude tiež užitočné dohodnúť si ďalšie stretnutie.

Ak sú výsledky negatívne, je dôležité vedieť správne ukončiť kontakt.

Funkcie obchodných stretnutí s klientmi v Rusku

Pre cudzincov je dôležité vziať do úvahy, že ruskí podnikatelia uprednostňujú vyjednávanie v neformálnom prostredí, no zároveň starostlivo hodnotia svojho partnera. vzhľad. Musíte byť pripravení na to, že samotné rokovania neprinesú výsledky. Je možné použiť oficiálne aj osobné komunikačné kanály. Ruskí podnikatelia sú dochvíľni a nemajú radi prázdne sľuby.

Obchodné stretnutia na výstavách

Obchodné stretnutia na výstave sú najziskovejšie, pretože vlastné služby podujatia vám pomôžu vyjednávať s klientom, naplánovať stretnutie a zabezpečiť realizáciu všetkých vašich cieľov.

TsVK Expocentrum neustále organizuje tematické výstavy rôznych smerov, kde si každý výrobca môže nájsť nových partnerov a klientov.

Každý deň sa koná veľké množstvo obchodných stretnutí a rokovaní na úplne iných úrovniach. A nezáleží na tom, čo to je: stretnutie šéfov svetových korporácií s cieľom uzavrieť miliónový obchod alebo obchodný rozhovor dvoch malých podnikateľov o spolupráci - pri akýchkoľvek rokovaniach je dôležité vedieť Správny vykonávať ich a nekonať náhodne. Bez starostlivej prípravy na obchodné stretnutie a správnej stratégie správania počas neho je nepravdepodobné, že by ste mohli dosiahnuť požadovaný výsledok rokovaní.

Vedenie obchodných stretnutí je pomerne chúlostivá záležitosť a aj keď s obchodnou činnosťou ešte len začínate, nezaškodí vám, aby ste sa naučili niektoré nuansy organizácie obchodných rokovaní.

Ako zorganizovať obchodné stretnutie

Počas obchodného stretnutia sa riaďte niekoľkými jednoduché pravidlá a potom vy: po prvé, budete sa počas rokovaní cítiť istejšie; po druhé, v očiach svojho partnera (partnerov) sa budete javiť ako seriózna a premyslená osoba, s ktorou môžete jednať; a po tretie, zvýšite svoje šance na dosiahnutie želaného výsledku rokovaní.

1. Jasné ciele

V procese prípravy na rokovania je potrebné vytvoriť konkrétny zoznam problémov, ktoré je potrebné zvážiť a problémov, ktoré je potrebné vyriešiť. A počas samotných rokovaní by ste sa nemali odchýliť od tohto zoznamu, inak riskujete, že stratíte hlavnú niť rozhovoru, a teda nedosiahnete svoj cieľ. Čím dôležitejšie otázky musia byť pri rokovaniach zvážené, tým vážnejšia by mala byť príprava na ne, keďže je potrebné zvoliť si optimálny čas, ktorý bude venovaný zvažovaniu každej otázky.

2. Minimálna „voda“

Toto pravidlo platí nielen pri obchodných rokovaniach s partnermi, ale aj pri pracovných stretnutiach a akýchkoľvek obchodných rozhovoroch v práci. Ľudia (najmä ak sú mimo práce v priateľských vzťahoch) sa často začínajú vŕtať v témach, ktoré absolútne nesúvisia s účelom rokovaní. A v dôsledku toho sa ukáže, že stretnutie sa zdalo, že sa konalo, zdalo sa, že sa o niečom rozprávali, ale nakoniec z toho zišlo. Snažte sa preto čo najviac odpútať pozornosť od rozhovorov na tému „ako ste oslávili narodeniny“ alebo „ako sa má vaša rodina“ a sústreďte sa výlučne na pracovnú tému. Všetky ostatné rozhovory sú vo voľnom čase z práce.

3. Len dôležití ľudia

Len málokedy prebiehajú obchodné rokovania medzi dvoma ľuďmi tvárou v tvár. Sú to skôr špeciálne prípady. Vo väčšine prípadov je na rokovaniach prítomných viacero ľudí z oboch strán – poradcovia, kolegovia, partneri, asistenti. Zobrať si so sebou na rokovania viacero ľudí, ktorí vyjadria svoj názor, poradia a pomôžu vám správne sa rozhodnúť, je rozumné, ale s počtom asistentov by ste to nemali preháňať. Po prvé, veľký počet ľudí v zasadacej miestnosti môže vytvoriť pocit „preplneného priestoru“ a rozptýliť vašu koncentráciu. Po druhé, ľudia, ktorí s daným problémom nijako zvlášť nesúvisia, ak budú hovoriť, s najväčšou pravdepodobnosťou to bude buď mimo tému, alebo to jednoducho nikoho nebude zaujímať (nebudete počúvať názor dizajnéra na to, ako rozvinúť podnikanie. z krízy?). Preto si so sebou berte na rokovania len tých, ktorých tam naozaj treba.

4. Presnosť a predpisy

Zvyk meškať je, žiaľ, problémom mnohých ľudí. A aj tie obchodné. Čakanie na oneskorencov znamená oddialenie začiatku rokovaní. Čas je stratený čakaním. Skutočne podnikavý človek si jednoducho musí vážiť svoj čas, takže buď „vytrénujte“ svojich podriadených tak, aby prišli vždy včas, alebo jednoducho začnite bez oneskorencov. Mimochodom, Najlepšia cesta Navždy skoncovať so zvykom meškať medzi svojimi podriadenými znamená ísť im vlastným príkladom, aby prišli do práce a na všetky pracovné udalosti včas.

5. Slovo pre každého

Ak ste vzali do úvahy pravidlo iba prítomnosti dôležitý ľudia pri vyjednávaní (pozri bod 3) to znamená, že na obchodnom stretnutí vás zaujíma názor všetkých medzi stenami rokovacej sály. Dajte im príležitosť vyjadriť tento názor. Počas svojho prejavu dovoľte prítomným komentovať a konštruktívne, nerobte z toho však frašku. Keď už viac-menej padne konečné rozhodnutie, znova sa všetkých opýtajte, čo si myslia o súčasnej situácii. Aby som to zhrnul, snažte sa vziať do úvahy názory všetkých účastníkov rokovaní.

6. Zdržanlivosť

Schopnosť správať sa na obchodnom stretnutí - požadovaná kvalita každá osoba. Nemali by ste byť prehnane nadšení z každého rozhodnutia, ktoré je pre vás prospešné. Nenechajte sa rozčuľovať a vydesiť, ak niečo nejde tak, ako ste chceli. Môžete ukázať svoju spokojnosť alebo nespokojnosť, ale robte to zdržanlivo a dôstojne. Tiež reagujte pokojne a sebavedomo na akékoľvek „útoky“ vašich protivníkov.

7. Prezentácie

Na každé obchodné stretnutie je vhodné urobiť krátku prezentáciu, v ktorej popíšete stručné ustanovenia a ciele stretnutia. Bude to užitočné pre vašu stranu aj stranu vášho partnera: nič vám neunikne ani nezabudnete dôležitý detail a pre účastníka rozhovoru bude ľahké vnímať informácie, ak sú prezentované vo vizuálnej forme.

8. Záver

Na konci stretnutia je nevyhnutné vyvodiť záver, ktorý bude obsahovať otázky, o ktorých sa diskutovalo, a rozhodnutia, ktoré sa v týchto otázkach prijali. Ak niektoré otázky neboli z nejakého dôvodu nastolené (neboli za ne zodpovední ľudia, nebol dostatok času, neboli potrebné informácie a pod.), tak je potrebné prejednanie týchto otázok odložiť na určitý deň a čas a informovať o tom všetkých účastníkov.

1. Na pracovné rokovania by ste mali prísť v primeranom obchodnom oblečení. Niektoré moderné spoločnosti sa môžu chcieť počas bežných pracovných dní obliekať neformálne (najmä pre pracovníkov, ktorí nemajú priamy kontakt so zákazníkmi alebo partnermi), ale ak sa zúčastňujete obchodného stretnutia, buďte úctivý a vhodne sa oblečte.

2. Ak je téma rokovaní veľmi rozsiahla, bude lepšie rozdeliť ich do niekoľkých etáp, pričom v každej z nich budete zvažovať samostatnú otázku. V tomto prípade je potrebné správne uprednostniť a usporiadať postupnosť etáp v najoptimálnejšej forme.

3. Nestrácajte čas. Ak vidíte, že stretnutie rýchlo zlyháva, je lepšie ho ukončiť bez čakania na „oficiálny“ koniec. Môže existovať veľa náznakov, že rokovania už nebudú úspešné: účastník rozhovoru vám prestal klásť otázky a udržiavať konverzačnú aktivitu, účastník rozhovoru je zjavne unavený a nemá náladu na konštruktívny rozhovor, účastník rozhovoru začal byť sarkastický, a tak ďalej. V závislosti od dôležitosti témy rokovaní a spolupráce s týmto konkrétnym partnerom buď preložte stretnutie alebo ho úplne ukončite.

4. Ak sa vás druhá strana začne pýtať príliš veľa provokatívnych a záludných otázok, znamená to jediné: neverí úplne tomu, čo hovoríte. Môžete vyzerať nepresvedčivo. Preto sa oplatí zmeniť štýl komunikácie alebo popracovať na neverbálnych prejavoch svojho tela a hlasu.

Príprava a vedenie obchodných stretnutí a recepcií

.Príprava a vedenie obchodných stretnutí

1.1 Predmet obchodného stretnutia

Efektívne vedenie obchodného stretnutia si vyžaduje serióznu a dôkladnú prípravu.

Predmetom obchodného stretnutia je problém, problémy, ktoré je potrebné počas stretnutia riešiť. Okrem stretnutí pri riešení obchodných problémov sa konajú aj protokolárne stretnutia, ktoré sa nazývajú aj „zdvorilostné návštevy“, keďže sa konajú za účelom osobného zoznámenia alebo prejavenia pozornosti partnerovi pri určitej príležitosti.

Obchodné stretnutie by sa malo dohodnúť vopred. V rámci jedného regiónu je najvhodnejšie rokovať do 2-3 dní. Obchodné stretnutie si môžete dohodnúť emailom alebo telefonicky.

Prípravy na stretnutie s cudzincami by mali byť obzvlášť dôkladné. Je potrebné zabezpečiť všetky prvky programu ich pobytu: zasadací poriadok, osobné zloženie účastníkov, účasť zástupcov tlače, výmena suvenírov, uvítacie príhovory, ubytovanie v hoteli, obchodná časť, kultúrny program, neformálne recepcie, rozlúčky.

1.2 Miesto pre obchodné stretnutie

Miesto stretnutia je dôležité pre strany vyjednávacieho procesu, pretože sa môže stať dôležitým aspektom efektívnosti stretnutia pre jednu alebo všetky strany vyjednávania. Existujú nasledujúce možnosti výberu miesta pre obchodné stretnutia: na vašom území, na území partnera, na neutrálnom území a pomocou komunikačných prostriedkov (na diaľku).

Väčšina podnikateľov uprednostňuje stretnutia na svojom území (v priestoroch ich spoločnosti).

Stretnutie vo vašich priestorochumožňuje ziskovo využiť status vlastníka. Naozaj, v tejto situácii veľmi často funguje výraz „domy a steny pomáhajú“. Majiteľ môže použiť súbor vhodných taktík na ovplyvnenie procesu vyjednávania. Toto sú prostriedky organizačný plán: výber a úprava priestorov, umiestnenie účastníkov za rokovací stôl, organizácia rokovacieho procesu (meškanie, prestávka), organizácia kultúrnych a spoločenských programov.

Organizačné prostriedky sú spojené s psychologickými. Formy a úroveň organizácie vyjednávacieho procesu totiž vytvárajú primeranú psychologickú atmosféru (vľúdnosť, nátlak, napätie, manipulácia a pod.). Príkladom môže byť návrh kancelárie Veľkosť stola, vzdialenosť medzi majiteľom a návštevníkom, tvar, veľkosť stoličky (kresla), ktorá je ponúkaná návšteve a pod. Navyše už samotný status hosťa vyvolá v človeku určité psychické napätie.

Dôležité je aj to, aby majitelia nestrácali čas a námahu na prekonávanie únavy po ceste a prispôsobovanie sa prostrediu. Môžu využívať dostupné možnosti svojej kancelárie: telefón, fax, internet, sekretárske služby, oddychové miestnosti, pomoc odborníkov, právnikov, nadriadených atď.

Príprava priestorov. Pri príprave miestnosti na obchodné stretnutie (rokovanie) odborníci na vedeckú organizáciu práce odporúčajú dodržiavať tieto základné požiadavky: čistota, poriadok, vetranie, nehlučnosť, teplota v miestnosti priaznivá pre obe strany, pohodlné osvetlenie.

Najvhodnejšia farba steny na stretnutia je svetlomodrá farba miestnosti.

Interiér rokovacej miestnosti vylepší prítomnosť váz s kvetmi a obrazmi.

Partnerské územie.Existujú prípady, kedy je lepšie viesť rokovania na území partnera. V prvom rade ide o možnosť získať dodatočné informácie o partnerovi a jeho spoločnosti.

Už samotný fakt, že ste súhlasili s rokovaním na území vášho partnera, je prvkom úcty k partnerovi, svedčí o vážnosti vašich zámerov a môže druhú stranu presvedčiť, že sa vám oplatí obchodovať.

Účinnosť vyššie uvedených možností stretnutia závisí od situácie. Najlepšou možnosťou je však organizovať striedavé stretnutia na „vašom území“ a na „území partnera“.

Neutrálne územie.Dôležité je, že stretnutie na neutrálnom území neprináša výhody ani jednej strane. Táto možnosť môže byť obzvlášť účinná pri riešení konfliktných situácií.

Na tento účel sú v hoteloch a biznis centrách vytvorené špeciálne upravené priestory. V mnohých prípadoch sa na rokovania využívajú konferenčné miestnosti.

V prípade potreby neformálnej komunikácie sa využívajú stretnutia v zahraničí, vidiecke obchodné kluby pre obchodníkov. Pri absencii širokej siete takýchto inštitúcií sa u nás využívajú reštaurácie (kaviarne).

Na diaľku.Rozvoj medzinárodnej telefónnej komunikácie, fototelegrafu (fax), mobilného telefónu, internetu, videokomunikácie (videokonferencie) umožňuje uľahčiť proces organizácie a vedenia rokovaní a do značnej miery upustiť od organizovania osobných stretnutí. stretnutia. Moderné prostriedky komunikácie umožňujú priamy elektronický kontakt s prenosom obrazu a zvuku.

Časové limity. Dôležitým krokom k úspešnému obchodnému stretnutiu je správna voľbačas a deň v týždni. Je potrebné brať do úvahy okolnosti obchodného života, obchodné zvyklosti partnerov a hodiny ich optimálneho výkonu.

Niektorí ľudia teda pracujú lepšie ráno, nazývajú sa „skřivany“, iní večer sú „sovy“, stredný typ sa nazýva „holuby“. Podľa výskumov vedcov tvoria "sovy" približne 33%, "skřivany" - 17% a "holuby" - 50% z celkového počtu ľudí.

1.3 Časy obchodných stretnutí

Psychológovia odporúčajú brať do úvahy takéto faktory pri organizovaní rokovaní Nie je potrebné plánovať stretnutie tesne pred obedom. Myšlienky na jedlo narúšajú konštruktívnu komunikáciu. Ak je však už stretnutie naplánované, bolo by dobré ponúknuť partnerom počas vyjednávania šálku kávy, čaju alebo niečoho pod zub.

Nemali by ste si naplánovať stretnutie hneď po obede. Je potrebné umožniť partnerom zhromažďovať svoje myšlienky a kontrolovať potrebné informácie.

Pondelok na jednej strane nie je najlepší deň na stretnutia. Ľudia totiž potrebujú po víkende čas na prispôsobenie sa pracovnému rytmu. Aj keď na druhej strane má pondelok výhodu „čerstvej hlavy“, v tento deň sa stretávame, aby sme prediskutovali dôležité problémy a plánujeme ich dokončiť do konca týždňa.

Piatok, keď sa už všetci tešia na víkend, nie je najlepší deň na to, aby ste niečo začali.

Je potrebné prediskutovať trvanie stretnutia. Môže sa totiž stať, že váš partner, ktorý nebol upozornený na trvanie stretnutia, sa pol hodiny po začiatku stretnutia ospravedlní a s odvolaním sa na potrebu vybaviť svoje rovnako dôležité záležitosti vás opustí. Je zvykom prísne dodržiavať dohodnutý čas stretnutia.

Keď si dohodnete čas stretnutia, musíte byť presní. Meškanie sa považuje za urážku hostiteľa a môže ovplyvniť priebeh rokovaní. V prípade prijateľného meškania si treba nájsť príležitosť, čo i len krátkodobú, ako partnera varovať a patrične sa ospravedlniť.

1.4 Zloženie delegácie

Rokovania medzi dvoma zástupcami sú veľmi zriedkavé. Preto je súčasťou protokolu obchodného stretnutia aj určenie zloženia jeho účastníkov. Delegácia zahŕňa:

priami účastníci rokovaní;

kompetentní konzultanti (odborníci);

pomocný personál (prekladatelia, stenografi, vodiči, sekretárky atď.).

Dohoda by mala byť založená na zásade rovnakého počtu delegácií na oboch stranách. Väčšia delegácia má psychologickú výhodu. V dôsledku určitých okolností môže dôjsť k odchýlkam od princípu parity, ale iba ak o tom presvedčíte svojich partnerov.

Vyjednávanie je tým efektívnejšie, čím menší je počet účastníkov. Preto, ak je potrebné ich uskutočniť čo najrýchlejšie, je potrebné znížiť počet strán, najmä preto, že nárast počtu účastníkov rokovaní často vedie k nedorozumeniam.

Do protokolu sa zapisujú zoznamy rokovaní s uvedením priezviska, mena a priezviska, miesta výkonu práce a funkcie účastníka.

K výmene protokolových zoznamov zvyčajne dochádza na začiatku stretnutia. Ak zoznamy nie sú zostavené vopred, strany si vymenia vizitky, aby mali informácie o účastníkoch stretnutia.

Okrem počtu sa určuje aj úroveň účastníkov stretnutia. Úroveň zastúpenia by mala byť približne rovnaká. Výber zloženia a úrovne vyjednávačov závisí od dôležitosti, ktorú účastníci stretnutiu pripisujú, od povahy transakcie a národných charakteristík vyjednávačov. Čínske delegácie na rokovaniach sa teda líšia veľkosťou, zatiaľ čo Američania uprednostňujú malé skupiny. Prítomnosť zástupcu opačného pohlavia v jeho zložení zvyšuje imidž delegácie.

1.5 Materiály na diskusiu

Nadchádzajúce stretnutie alebo rokovania si vyžadujú predbežnú prípravu materiálov. Existujú zodpovedajúce kategórie dokumentov, o ktorých sa diskutuje obchodné vzťahy:

dokumenty vyjadrujúce postoj účastníkov stretnutia k širokému spektru otázok a spravidla obsahujú odporúčania k otázkam, ktoré sa budú posudzovať;

návrhy rôznych dohôd, protokolov alebo zmlúv, ktoré sú navrhnuté ako základ pre rokovania;

návrhy uznesení alebo dohôd o zámere.

Náročným, ale dôležitým prvkom prípravných prác je výber rôznych dokumentov o otázkach, ktoré sa majú zvážiť. Ide o oficiálne certifikáty a dokumenty, výstrižky z novín a časopisov, ktoré obsahujú informácie o partnerovi a jeho podnikaní, ide o údaje o podmienkach ich partnerov, ich správaní na trhu. Napriek tomu, že si to všetko vyžaduje veľa úsilia, vedomostí a času, v konečnom dôsledku takáto práca stojí za to. Preto H. McKay vo svojej práci „Ako prežiť medzi žralokmi“ poznamenáva, že vedieť aspoň niečo o klientovi je rovnako dôležité ako vedieť všetko o svojom produkte. Ak poznáte svojich klientov, ak poznáte ich špecifické záujmy a charakterové vlastnosti, tak vždy bude základ pre nadviazanie kontaktu. Ponúka 66-bodový dotazník, ktorý obsahuje otázky o klientových osobných údajoch, vzdelaní, rodinnom stave, predchádzajúcich aktivitách, špeciálnych záujmoch, životnom štýle a pod., a umožňuje tak klienta lepšie „spoznať“.

Optimálnym výsledkom dohody je, aby si každý účastník uvedomil, že oproti východiskovej situácii získal určitý benefit.

1.6 Usporiadanie a vybavenie stolov

Dôležitým prvkom pri príprave miestnosti na obchodné stretnutie je prestretie stolov.

Psychologickým aspektom ovplyvňovania účastníkov stretnutia môže byť tvar stola. Štvorcový stôl teda podľa Austrálčana Alana Peaseho nepodnecuje dôveru a prispieva k vytváraniu atmosféry súťaženia. Tento tvar stola je vhodný na krátke obchodné rokovania. Rokovania za okrúhlym stolom umožňujú neformálne stretnutie a voľnú výmenu názorov. Malý konferenčný stolík uľahčuje priateľskú konverzáciu a slúži ako zdvorilostný hovor

Pre každého účastníka sú na stoloch rozložené poznámkové bloky, perá, ceruzky a brožúry. Stoličky alebo kreslá by mali byť pohodlné a v dostatočnom množstve.

Fľaše s minerálkou a čisté poháre sú zvykom umiestňovať v skupinách pozdĺž konferenčného stola.

Je vhodné postarať sa o kávu alebo čaj. K tomu je potrebné zabezpečiť samovar, niekoľko dobrých súprav, čaj, kávu, sušienky, ovocie, koláče alebo cukrovinky na konferenčných stolíkoch.

Ak položíte popolník na stôl, je to signál, že môžete fajčiť, ale pred zapálením si musíte od prítomných vypýtať povolenie. Ak je fajčenie zakázané, musí byť počas prestávok pripravená miestnosť na fajčenie.

1.7 Stretnutie delegácie

Prípravu priestorov pre obchodné rokovania zvyčajne vykonávajú buď špeciálne najatí zamestnanci spoločnosti, alebo pozvaní odborníci.

Dôležitým prvkom obchodného protokolu je organizácia stretnutia delegácie. V prvom rade je potrebné správne určiť úroveň tých stretnutí. Mal by sa stretnúť ten, kto pozval a podpísal pozývací list, ale výnimočne - jeden z jeho zástupcov.

Pri stretnutí s delegáciou, najmä zahraničnou, je potrebné dodržiavať určité protokolárne pravidlá

Hodnosť a funkcia uvítacieho vedúceho delegácie musí zodpovedať hodnosti a funkcii hosťujúceho vedúceho delegácie.

Na stretnutie zvyčajne prichádza vedúci prijímacej delegácie v sprievode 2-3 osôb.

Ak príde hosť s manželkou, tak sa s ním stretne aj predseda prijímacej delegácie s manželkou.

Prednosta, ktorý prijíma delegáciu, sa najprv predstaví a ak na stretnutie prišla jeho manželka, odporučí ju hosťom.

Predstaví sa druhý – šéf zahraničnej firmy, ktorý odporučí aj manželku.

Predseda prijímacej delegácie následne odporučí svojich zamestnancov – členov delegácie, ktorí sa prišli stretnúť s hosťami, podľa hodnosti. Ak sú medzi tými, ktorí sa stretávajú, ženy, odporúča ich ako prvé. Ak je žien málo, odporúčajú sa podľa hodnosti a potom muži - tiež podľa hodnosti.

Vedúci delegácie, ktorá prišla potom, odporúča členov svojej delegácie rovnakým spôsobom.

Pri stretnutí s delegáciou na letisku alebo železničnej stanici musí vedúci prijímajúcej strany odovzdať kvety všetkým ženám, ktoré sa zúčastňujú delegácie alebo prichádzajú s členkami delegácie. Pri stretnutí a odchode na letisku alebo vlakovej stanici treba predložiť kvety zabalené v celofáne (mužom sa kvety nedávajú, s výnimkou výročí).

K stretnutiu delegácie neodmysliteľne patrí ubytovanie v autách. Znalosť pravidiel nastupovania v súlade s medzinárodnou protokolárnou praxou je nevyhnutná pre každého člena delegácie. Vodič, prekladateľ, vedúci delegácie a jeho manželka by ich mali poznať (príloha 17).

Najprv sa auto riadi tak, aby pravé dvere smerovali k chodníku. Ako prvý nastupuje a vystupuje cestujúci, ktorý obsadí čestné miesto. Ak podmienky neumožňujú vodičovi presunúť auto pravou stranou na chodník, čestný cestujúci nastúpi do auta ľavými dverami. Nastupujú tiež ľavými dverami.

Čestný cestujúci sa usadí na zadnom sedadle na pravej strane auta s majiteľom alebo vedúcim uvítacej delegácie. Vedľa vodiča môže sedieť ochrankár, reportér a výnimočne aj prekladateľ. Osoba okupujúca čestné miesto vychádza pravými dverami a zvyšok, aby nerušil osobu sediacu na čestnom mieste, vychádza ľavými dverami.

2. Príprava a usporiadanie recepcií

2.1 Techniky a ich podstata

Techniky a ich podstata

Recepcie – diplomatické aj obchodné – sú jednou z najdôležitejších foriem zahraničnej politiky, obchodných, kultúrnych a iných aktivít vlád, vládnych rezortov, podnikateľov, verejných a iných organizácií a jednotlivcov. Môžu sa konať pri zvláštnych príležitostiach (na počesť štátnych návštev, štátnych sviatkov atď.) a majú politický význam, byť čisto protokolárneho charakteru (v súvislosti s obchodnými návštevami, otváraním výstav) alebo využívané ako súčasť každodenných činností (pri rokovaniach a pod.).

Je dôležité jasne pochopiť, že hlavným obsahom recepcií nie je jedenie alebo ochutnávanie nápojov, ale riešenie obchodných problémov, na ktoré sa musíte vopred dôkladne pripraviť. Techniky sú pre väčšinu účastníkov koncentrovaná, cieľavedomá práca a v žiadnom prípade nie povrchná „nudná prázdnota“, o ktorej podobe Byron uvažoval pred takmer dvoma storočiami.

Techniky môžu pomôcť nadviazať, udržiavať a rozvíjať kontakty medzi stranami a jednotlivcami, komunikovať a vysvetľovať svoj postoj, zbierať informácie, vymieňať si názory a nakoniec diskutovať a dohodnúť sa na stanoviskách a riešiť existujúce problémy v neformálnom prostredí.

Tradície usporiadania recepcií siahajú do dávnych čias. Pohostinnosť bola a zostáva základným ukazovateľom cti a dôstojnosti ľudí a štátu, ich dobrej vôle.

Krajiny preto starostlivo zachovávajú historické tradície prijímania hostí ako symbolov mieru a láskavosti. Tradície ruskej pohostinnosti stále oslavujú zahraniční hostia. Mnoho rokov medzinárodnej praxe stanovilo typy diplomatických techník, spôsoby ich prípravy a diplomatickú etiketu, ktorá sa zvyčajne dodržiava.

Ruská protokolárna prax sa vo všeobecnosti zhoduje s medzinárodnou praxou. Recepcie sú rozdelené podľa času na denné (do 19. hodiny) a večerné a podľa ubytovania hostí - na recepcie s a bez sedenia.

2.2 Vymenovanie a príprava schôdzok

Vymenovanie a príprava schôdzok

Recepcia je jednou z foriem „vonkajšej a vnútornej politickej“ činnosti organizácie. Toto je spravidla vopred organizované a pripravené hostiteľmi, spoločný čas strávený medzi zástupcami hostiteľskej organizácie a hosťami. Recepcia sa koná: a) pri príležitosti špeciálneho dátumu - výročia, výročia založenia spoločnosti alebo vzniku organizácie; b) pri príležitosti návštevy organizácie známym a váženým hosťom, delegáciou partnerskej spoločnosti; c) v rámci každodennej činnosti spoločnosti pravidelne.

Účelom recepcie môže byť rozšírenie a prehĺbenie kontaktov v oblasti pôsobenia spoločnosti, získanie potrebných informácií a vytvorenie imidžu organizácie v externom podnikateľskom prostredí.

Recepcie môžu byť: denné alebo večerné, s miestami na sedenie (vopred pridelené miesta pre účastníkov) a bez sedenia, formálne a neformálne.

Denné recepcie sú „pohár šampanského“, „pohár vína“, „raňajky“. „Pohár šampanského“ zvyčajne začína o 12:00 a trvá približne hodinu. Dôvodom takéhoto prijatia môže byť výročie štátneho sviatku, odchod (príchod) funkcionára, alebo pobyt delegácie. Otvorenie výstavy (festivalu) atď. Ide o najjednoduchšiu formu podávania a nevyžaduje veľkú prípravu. Recepcia prebieha bez sedenia - státia. Čašníci podávajú nápoje a občerstvenie. Zvyčajne sa podáva len šampanské, víno, džúsy a ľahké občerstvenie (mini koláčiky, sendviče, oriešky).

Raňajky alebo obed s posedením sú formálnejšou formou recepcie. Pre túto formu recepcie sú pre všetkých účastníkov zabezpečené miesta pri stole. Raňajky s posedením sú usporiadané medzi dvanástou a pätnástou hodinou a trvajú približne jeden a pol hodiny. Obsahom a načasovaním zodpovedá ruskému obedu a môže obsahovať 1-2 studené predjedlá, jednu rybu alebo jedno mäsové jedlo a dezert. Ako prvý chod je prijateľné podávať teplé predjedlo. Keď sa hostia zídu v predsieni, ponúknu im aperitív a džúsy, suché hroznové vína a na záver čaj, kávu a šampanské, koňak a likér. Hostia zvyčajne prichádzajú na raňajky v neformálnom oblečení, pokiaľ to nie je výslovne uvedené v pozvánke.

Existuje niekoľko druhov večerných recepcií. Najpopulárnejší, demokratický, rozšírený a najproduktívnejší z hľadiska komunikačného pokrytia je „koktail“, ktorý začína medzi 17-18 hodinou a trvá dve hodiny. Recepcia sa koná v stoji. Hostia sami pristupujú k stolom s občerstvením, pomáhajú si nejakými dobrotami a čašníci ponúkajú nápoje, ak sa podáva teplé občerstvenie, potom sa recepcia môže nazývať „a la bufet“. Aby bolo stretnutie slávnostnejšie, na konci stretnutia sa môže podávať šampanské, zmrzlina a káva. Bufet je najdemokratickejšia forma recepcie. Takýto banket môžete opustiť v akomkoľvek vhodnom čase. Pri takejto recepcii by ste mali pamätať na niekoľko pravidiel:

k stolu by ste sa mali priblížiť až po pozvaní alebo potom, čo ostatní prítomní odídu k stolu;

hostia odoberajú taniere zo stohu na začiatku stola a pohybujú sa pozdĺž stola jedným smerom (aby sa navzájom nerušili), pričom na tanier ukladajú jedlo;

je neslušné byť pri stole s fajčiacou cigaretou;

Nahromadiť všetky ponúkané jedlá na tanier naraz je nevzhľadné. Existuje určitý poriadok pre pochúťku: najprv by ste mali vyskúšať rybie jedlá a mäso by nemalo byť na jednom tanieri;

mali by ste prijať presne toľko, koľko môžete zjesť;

občerstvenie sa prenáša na tanier pomocou bežného riadu, ktorý je umiestnený na tanieri s týmto občerstvením. Po zbere maškŕt by ste nemali zabudnúť vrátiť bežný riad na miesto;

Pre dezerty a sladké jedlá si musíte vziať čisté taniere;

muž dokáže pohostiť dámu tak, že jej prinesie niečo z bufetu. Je neprijateľné, aby žena zaobchádzala s mužom.

Jediným príborom pri bufetovom stole je vidlička. Preto sú občerstvenie nakrájané na malé kúsky („jednorazovo“). Okrem vidličiek možno podávať aj špízy - malé tyčinky zapichnuté do chlebíčkov - baldachýn a iné kusové občerstvenie. Nože môžu byť na stole, ale v každom prípade bude nepohodlné ich používať. Do bufetu je zvykom prísť v neformálnom obleku alebo šatách.

Recepcia podobná bufetu je „koktail“. Koná sa tiež medzi 17:00 a 20:00. Na rozdiel od bufetového stola nie sú stoly na koktaily nastavené. V hale je umiestnených niekoľko malých stolíkov, na nich sú rozložené cigarety, zápalky, popolníky a vo vázach papierové obrúsky. Jedlo a nápoje podávajú čašníci na podnosoch. Namiesto vidličiek hostia používajú špeciálne banketové špízy. Recepcia končí šampanským a kávou.

Obed je najformálnejšia forma recepcie. Začína od 17 do 19 hodín, trvá 2-3 hodiny alebo viac. Hostia zostanú najskôr hodinu pri stole, potom sa presunú do inej, menej formálnej miestnosti, alebo časti konverzačnej miestnosti, kde sa podáva čaj a káva. Dress code je formálny. Obed sa koná so sedením - číslo svojho miesta pri stole sa každý účastník dozvie z pozvánky.

Obed formou bufetu zahŕňa voľné sedenie účastníkov pri stoloch pre štyri až šesť osôb, hostia si vyzdvihnú občerstvenie z jedného veľkého stola a sadnú si k jednému z malých stolov. Menu je ako bufet. Takáto recepcia sa organizuje po koncerte, sledovaní filmu alebo počas prestávky medzi konferenčnými stretnutiami. Obed formou bufetu je menej formálny ako obed.

Čaj sa podáva medzi 16-18 hodinami, zvyčajne pre ženy. Večera s posedením sa od obeda líši len tým, že sa koná v neskoršom čase.

Nemôžete meškať na oficiálne recepcie. Hostia na tento druh recepcie (raňajky, obed, večera) prichádzajú do 3-5 minút a po krátkej prestávke, slúžiacej na vzájomné pozdravy a predstavenia, sú pozvaní k stolu. Nie je zvykom stretávať sa s ľuďmi pri stole. Neodporúča sa hovoriť s niekým cez suseda pri stole. Žena môže sedieť pri stole v klobúku, ale musí si dať dole rukavice.

Pri recepcii s posedením je potrebné rešpektovať služobné, služobné či spoločenské postavenie hostí, keďže miesta sa delia na čestnejšie a menej čestné. Za prvé sa považuje miesto po pravej strane pani domu, za druhé po pravej strane vlastníka. V neprítomnosti žien sa prvé miesto považuje za pravé od majiteľa, druhé - naľavo od neho. Pri sedení dodržujte nasledujúce pravidlá:

prvý vpravo a ľavá ruka Muži sedia od hostiteľky, zatiaľ čo hostiteľ je obklopený dámami. Potom sa miesta striedajú: muži sedia vedľa žien a naopak;

Žena nesedí so ženou na konci stola, pokiaľ na konci stola nesedí muž;

manžel nesedí vedľa svojej manželky;

dvaja cudzinci z tej istej krajiny spolu nesedia;

Posledné miesta pri stole sú obsadené zamestnancami ich inštitúcie (nie však ženami).

Aby si každý hosť mohol rýchlo nájsť svoje miesto pri stole, pri vchode sa zobrazí plán sedenia, na stôl sa položí krycí kartička s menom a priezviskom hosťa a niekedy sa každému hosťovi dostane aj schéma stola. Hostia si sadnú po tom, čo si hostiteľka sadne, a po skončení recepcie vstáva ako prvá.

Príprava recepcie zahŕňa nasledujúce fázy: stanovenie cieľov recepcie, výber formy recepcie, určenie zloženia účastníkov, zostavenie scenára recepcie, rozoslanie pozvánok, zostavenie plánu sedenia pri stole (ak je k dispozícii ), zostavenie jedálneho lístka, prestretie stola a obsluha hostí, príprava toastov a prejavov.

Neformálne recepcie sa konajú v situáciách, keď hostia neboli vopred „očakávaní“, častejšie v malých spoločnostiach a improvizovane, v neformálnom prostredí. Neformálne recepcie sú v USA bežné, keď sú partneri pozvaní na obed. Neformálnosť situácie prispieva k riešeniu neštandardných problémov a schopnosti pozrieť sa na problém inak. V zásade by ste mali byť na takýto príjem pripravení.

Záver

V priebehu práce sa zistilo, že recepcia v podnikateľskej sfére je predovšetkým oficiálnou povinnosťou nielen pre hostiteľskú organizáciu prijímajúcu hostí, ale aj pre organizácie vykonávajúce rolu hostí. Preto musíte k obchodnému stretnutiu alebo recepcii pristupovať zodpovedne, poznať základy jej konania a rámec recepcie.

Obchodné stretnutia a recepcie sú nevyhnutné pre plodnú prácu, pomáhajú viesť obchodné rokovania, odstraňujú z nich oponu formálnosti a dodávajú im uvoľnený charakter. Zároveň, aby ste neurazili hostí, ktorých prijímate, musíte poznať základné pravidlá pre usporiadanie recepcií. A aby ste sa pri návšteve recepcie nedostali do nepríjemnej situácie, musíte vedieť, ako sa na nej správať. Toto bolo zameranie vykonanej práce, počas ktorej som určil základné pravidlá pre techniky vedenia:

Moderná prax medzinárodného protokolu svedčí o túžbe krajín urobiť recepcie skromnými, vyhnúť sa prílišnej okázalosti a urobiť ich racionálnejšími.

Poloformálna atmosféra recepcie umožňuje prítomným nadviazať užitočné známosti, diskutovať vo všeobecnosti o budúcich zmluvách výhodných pre zúčastnených partnerov, rozširovať a prehlbovať existujúce kontakty, vymieňať si názory a názory, ktoré im umožňujú lepšie sa naučiť ekonomické, finančné a iné pozície. a nároky budúcich partnerov, ich vlastnosti pri organizovaní podnikania . Navyše, pre skúseného obchodníka môže byť sledovanie správania a konania pozvaných na recepciu zdrojom informácií, ktoré následne poslúžia ako jedna zo základných zložiek pri rozhodovaní o uzatváranej transakcii.

Bibliografia

) Botavina R.N. Podnikateľská etika: tutoriál. - M.: Financie a štatistika, 2002.-s. 208.

) Dunkel. Obchodná etiketa - Rostov na Done: Phoenix, 2006. - 370.

) Čumikov A.N., Bocharov M.P. Public relations: teória a prax. - M.: Delo, 2003.-s. 496.

) Shepel V.M. Príručka pre obchodníka a manažéra.-M.: Financie a štatistika, 2000.-s. 354.

) Yashin V.V. Obchodná etika. - M.: Delo, 2002.-s. 342

Aplikácia

obchodné stretnutie recepcia delegácia

Usporiadanie na oficiálnych recepciách: 1 - 12 hostí v poradí podľa služobného veku

Usporiadanie pre formálne recepcie s hostiteľkou: 1 - 14 hostí v poradí podľa oficiálnej seniority

Neformálna recepcia. Stôl má tvar U, hostiteľ a hostiteľka sedia oproti sebe. Tento plán sedenia, hoci je akceptovaný v medzinárodnej praxi, by sa mal vyhnúť, pretože hostia vo veku 7-12 rokov prakticky nemôžu komunikovať s hostiteľom

Pri oficiálnych raňajkách a obedoch sedia hostia podľa ich hodnosti v poradí podľa protokolu.

Hodnostní alebo hodnostní funkcionári, ktorí sú na dovolenke alebo sú bez práce, inými slovami, nevykonávajú funkcie zodpovedajúce ich hodnosti, udelia senioritu hosťom rovnakej hodnosti, ktorí sú v službe. aktívna práca. Ak hosť plní povinnosti vyššie, ako sú mu určené podľa hodnosti, zastáva najvyššie miesto, ktoré mu bolo pridelené.

Keďže ženy čoraz častejšie obsadzujú vysoké pozície vo volených orgánoch a administratívnych pozíciách, pri formálnych raňajkách a obedoch sú ženy usadené medzi mužmi podľa ich hodnosti.

Pri neformálnych raňajkách a obedoch, kde sú prítomní muži a ženy, pokiaľ je to možné, neseďte vedľa seba. V takýchto prípadoch, pokiaľ nie je vedúcou misie žena, sedia ženy podľa veku svojich manželov.

Vdovy si zachovávajú hodnosť svojich manželov. Ženy bez sprievodu mužov sedia podľa veku, postavenia alebo čestného titulu. Vydaté ženy sú staršie ako ovdovené alebo rozvedené ženy. Všetky ženy sú staršie ako mladé dievčatá, pokiaľ ich hodnosť a povinnosti alebo čestné tituly neuprednostňujú niektorú z nich.

Manžel ženy zastávajúcej úradnú funkciu sedí medzi mužmi podľa hodnosti svojej manželky, pokiaľ ho funkcia, ktorú zastáva, neoprávňuje na čestnejšie miesto.

Na stretnutiach, na ktorých sú prítomní úradníci aj významné osobnosti, je nevyhnutné napätie medzi služobným postupom podľa práva a služobným postavením zo zdvorilosti. V týchto prípadoch je potrebné vziať do úvahy dodržiavanie pravidiel:

· vždy sa berie do úvahy relatívny služobný vek osôb zastávajúcich úradné funkcie;

· pri určovaní služobného veku sú čestní hostia usadení medzi úradníkmi úradu, pričom z dôvodu zdvorilosti sa uprednostňujú vysoko postavení a väčší vplyv vo verejnom živote;

· výhoda zahraničných hostí je všeobecne akceptovaná. Zahraniční hostia rovnakého postavenia majú vyššie hodnotenie ako občania vlastnej krajiny. Občania pracujúci mimo svojej krajiny majú vyššiu hodnosť ako ich krajania.

Na recepciách, ako sú raňajky, obed, večera, hostia sedia pri stole v presne definovanom poradí. Miesta pri stole sú rozdelené na viac a menej čestné. Najčestnejšie miesto je po pravici hostiteľky (na neformálnej recepcii) alebo po pravici hostiteľa (na oficiálnej recepcii). Nasledujú miesta naľavo od hostiteľky a majiteľa, ktoré sú menej čestné, keď sa odsťahujú.

Na oficiálnej recepcii, kde sú hostia prítomní bez manželiek alebo manželov, je hlavnému hosťovi ponúknuté miesto pri stole oproti hostiteľovi.

Doučovanie

Potrebujete pomôcť so štúdiom témy?

Naši špecialisti vám poradia alebo poskytnú doučovacie služby na témy, ktoré vás zaujímajú.
Odošlite žiadosť s uvedením témy práve teraz, aby ste sa dozvedeli o možnosti získania konzultácie.