Efektívne plánovanie pracovného času v podniku. Obecný fond tvorí. Na implementáciu stratégie

Kanalizácia

Kalendár je jedným z účinných plánovacích nástrojov. Každý z nás, ktorý začal riadiť čas, skôr či neskôr pochopí, že bez kalendára nie je ani tu, ani tam. Nie nadarmo sa už v roku 4236 pred Kristom starí Egypťania radili do kalendára a určovali, kedy a ako budú obrábať pôdu.

Každý kalendár je založený na pozorovaniach: Slnka alebo Mesiaca, prílivu a odlivu. Ale keďže najťažšiu prácu už máme za sebou, rozdeľme čas na dni, týždne a mesiace, poďme robiť jednoduchšie veci. Budeme sa sledovať a urobíme si vlastný kalendár!

Kalendáre sú rôzne...

Jeden z prvých kalendárov nájdených v muškárskom systéme je "Rodinný kalendár". Vec je potrebná a užitočná! Samozrejme, vaša pamäť je vynikajúca, ale je lepšie zapísať narodeniny príbuzných a iné nezabudnuteľné dátumy vo vašej rodine. Rodinný kalendár pomôže každému zapamätať si rôzne dátumy, preto je dôležité, aby bol verejne prístupný. Ak je možné zavesiť takýto kalendár na chladničku alebo stenu, okolo ktorej každý deň prechádzajú všetci príbuzní, potom si každý z nich bude môcť naplánovať čas bez zbytočných pripomienok. rodinné tradície. A bude ľahšie zapamätať si darčeky včas.

Iný typ kalendára - denník! Dnes si o tom povieme. Samozrejme už máte „Audítorský denník“, je zostavený a občas doplnený o nové poznámky, no nosiť ho so sebou je nepohodlné.

Na denné plánovanie používam diárový kalendár, nie však datovaný. Aby som sa mohol rozhodnúť, musel som testovať silu plánovania s diárom viac ako jeden rok najlepšia možnosť. Aj vy by ste mali experimentovať, pozorovať a skúšať. Kúpila som si diáre s dátumami vo formáte A5, kúpila som si veľké zošity a albumy a kreslila som si do nich týždeň, vyskúšala malý zošit - v každom systéme mi niečo nevyhovovalo a bránilo mi pracovať.

Tri po troch!

Najprijateľnejšia možnosť bola získaná po použití systému troch po troch. Cieľom je:

Rozdeľte každý mesiac v roku na tri zložky: mesiac, týždeň, deň.
Predstavte si, že každý deň pozostáva z troch častí: ráno, popoludní, večer.
Pamätajte, že život pozostáva z troch oblastí: práca, rodina-domov, osobný čas.
Stanovte si každý deň JEDEN cieľ v každej oblasti, t.j. naplánujte si tri veci, ktoré musíte urobiť.

Mesiac – týždeň – deň

Diáre bez dátumov sú pre takýto systém veľmi výhodné. Na prvej čistej nátierke nakreslím mesiac. Tento proces sa môže zdať náročný na prácu, ale ťažkosti vznikajú len prvýkrát, potom je všetko oveľa jednoduchšie.

Keď som načrtol celý mesiac, snažím sa prísť na to, čo treba urobiť tento mesiac. Súhlasíte, „dospelé“ záležitosti sú dosť sezónne a bez ohľadu na to, ako tvrdo sa snažíme pripraviť sane v lete, niektoré veci nemožno odložiť. Zadávam narodeniny príbuzných a priateľov, zapisujem si, kedy mám poslať pohľadnice, zaznamenávam cesty k zubárovi, deň, kedy sú splatné účty, dni pracovných správ, vo všeobecnosti všetko, čo sa stane v nasledujúcom mesiaci.

Ďalšia nátierka je venovaná týždňu. Tu, ale podrobnejšie, uvediem úlohy, ktoré sú povinné tento týždeň: cez pracovné dni aj cez víkendy.

Potom začína zábava. Svoj deň si predstavujem rozdelený na tri časti: ráno, poobede a večer. Noc sa v tejto schéme neberie do úvahy, pretože... Najradšej spávam v noci, ale u sov sa dá rozdeliť na deň, večer, noc. Je dôležité presne určiť, aké úlohy budete robiť a v ktorú dennú dobu. Niet pochýb o tom, že niektoré prípady nie je možné preložiť. Napríklad na trhovisko chodím určite trikrát týždenne, ale aby som si mohol kúpiť všetko, čo potrebujem od správnej gazdinky, musím vstávať veľmi skoro a byť na trhu o siedmej ráno. Po zoradení nevyhnutných vecí v poradí podľa času som si stanovil ciele.

Nie je žiadnym tajomstvom, že život každej ženy zapadá do trojice: práca, domov-rodina, „ja milovaná“. Nie je tiež žiadnym tajomstvom, že patričnú pozornosť sa zvyčajne venuje len jednej oblasti, niektorá druhá chromá, niekedy aj na dve nohy, a tretia... áno, čo si pamätáme, tretia takmer chýba. Tu pomôže stanovenie cieľov pre oblasti života. Pre každý deň v týždni definujem tri povinnosti, ktoré musíte urobiť, jeden pre každú oblasť. Tri veci, bez ktorých sa deň nezaobíde naplno! Hlavná vec na zapamätanie je, že nemôžete odkladať veci v žiadnej oblasti, zaslúžite si žiť každý deň svojho života naplno!

Spodná čiara

Každý večer sa asi päť minút venujem rozboru uplynulého dňa a plánovaniu nasledujúceho dňa, pričom nezabúdam ani na kontrolu aktivít naplánovaných na celý mesiac. To je veľmi dôležité, pretože spočiatku je ťažké ovládať všetko naraz. Ak mám problém vymyslieť úlohu na deň v akejkoľvek oblasti, použijem „zoznam úloh“. Je veľmi nápomocný pri stanovovaní cieľov a pri pravidelnom používaní tejto metódy nebadane zmizne.

Každý týždeň robím 21 vecí, a to nie je tak málo!

Plánovanie pracovného času nie je len zhluk vymyslených slov, ale systém vedomostí, ktorý môže priniesť výhody na individuálnej úrovni aj naprieč celým podnikom.

Naučíš sa:

Čo poskytuje racionálne plánovanie pracovného času v podniku?
Aké metódy plánovania pracovného času existujú.
Aké sú pravidlá efektívneho plánovania pracovného času?

Nie je žiadnym tajomstvom, že efektívnosť organizácie je v neposlednom rade ovplyvnená návratnosťou každodennej práce riadiacich pracovníkov. Nedostatok moderných techník a metód práce, odmietanie zlepšovať individuálny pracovný štýl manažéra a jeho podriadených vedú k tomu, že ťažkosti pri organizovaní práce takéhoto tímu sa stávajú axiómou.

Komponenty, ktoré určujú, ako je líder pripravený na úspech, sú celkom jednoduché. Toto sú jeho zručnosti, schopnosti, odborné znalosti a, samozrejme, osobné vlastnosti. Napriek tomu by sme nemali podceňovať analýzu príčinných a následných faktorov, ktoré spôsobujú problémy a ťažkosti, ako aj túžbu prekonať ich a zlepšiť kvalitu svojej práce. Tu prichádza na pomoc racionálne využívanie pracovného času manažéra, inými slovami, jeho plánovanie. Koniec koncov, je určený na odstránenie nedostatkov v každodennom pracovnom procese.

Efektívnosť plánovania pracovného času vychádza z cieľov činnosti v závislosti od ich trvania: krátkodobého a dlhodobého. Takáto základňa riadenia si nevyžaduje ďalšie úsilie, pretože všetky určené činnosti a činnosti dostali svoje termíny počas organizačného procesu.

Ciele stanovené manažérom majú dve funkcie: určiť činnosti potrebné na ich realizáciu a stimulovať ich realizáciu. Keď si vodca stanoví jasnú úlohu, jeho činy sa pri jej realizácii stanú uvedomelými. Stanovenie cieľov je akýmsi hnacím motorom, ktorý herca nabíja energiou až do samotného dosiahnutia výsledku.

Aby bolo plánovanie rovnováhy pracovného času čo najefektívnejšie, manažér sa musí uchýliť k taktike „plánovacích období“ (môžu to byť rôzne časové obdobia: rok, mesiac, týždeň, deň). Zvláštnosť spočíva v individualite každého takéhoto rozsahu, čo znamená vytvorenie samostatných plánov, ktoré by odrážali zodpovedajúce časové obdobie.

Hlavným pozitívnym dôrazom správneho plánovania voľného času je teda samotný zisk času. Manažér bude schopný efektívne a efektívne dosiahnuť opísané pracovné ciele, pričom strávi čo najmenej času. V organizácii individuálna prácaÚlohu plánovania je ťažké preceňovať: koniec koncov pomáha pripraviť sa na dosiahnutie stanovených cieľov a štruktúrovať čas vyhradený na prácu.

Ako delegovať úlohy, aby ste ušetrili 25 % svojho pracovného času: kontrolný zoznam

Na zvládnutie obrovského toku informácií a rozvoj podnikania je dôležité riadiť čas racionálne a neplytvať energiou na rutinné záležitosti. Aby ste to dosiahli, musíte správne delegovať úlohy podriadeným a sledovať ich plnenie.

Pomocou kontrolného zoznamu, ktorý pripravila redakcia magazínu Obchodný riaditeľ, si overte, či si správne riadite pracovný čas, či robíte chyby pri delegovaní úloh a zdržiavate sa v práci.

Metódy plánovania pracovného času

Paretov princíp

Vilfred Pareto (1848–1923) formuloval zásadu, že v rámci danej skupiny bude objektívna dôležitosť nejakej malej časti výrazne väčšia ako jej relatívna váha v rámci tejto skupiny. Pareto použil vo svojom modeli vzorec 80/20, ktorý sa začal používať všade.

Z 20% predaného tovaru môžete získať 80% zisku.
Zvyšných 80 % produktov bude generovať iba 20 % zisku.
20% chýb spôsobuje 80% strát.
80% iných chýb spôsobuje 20% strát.

Tento princíp neobišli ani fanúšikovia plánovania pracovného času. Ak si to premietneme do práce manažéra, výsledok bude nasledovný: na dosiahnutie 80 % výsledkov potrebujete minúť len 20 % pracovného času. Zvyšok stráveného času prináša iba 20% z celkového výsledku.

V jazyku pracovného procesu by to znamenalo, že prioritou by nemala byť ľahká a príjemná práca, ktorá si vyžaduje minimum úsilia, ale primerané množstvo pracovného času. Aktivity je potrebné začať s maximálnym zvážením dôležitosti každej úlohy. Pri plánovaní práce by mali byť na prvom mieste životne dôležité otázky.

Na úplné uplatnenie Paretovho princípu v otázkach racionálneho plánovania a účtovania pracovného času je potrebné analyzovať všetky úlohy z hľadiska percenta ich príspevku k celkovému výsledku a tiež ich rozdeliť do kategórií ABC.

Plánovanie ABC

Analýza ABC je založená na skúsenostiach, ktoré ukazujú, že podiely prípadov vyššej a nižšej dôležitosti sú často približne rovnaké. Písmená A, B a C sa používajú na rozdelenie dôležitosti úloh týkajúcich sa implementácie cieľov do troch tried. Tento princíp zaujal mnohých manažérov.

Túto analýzu môžete využiť aj pri plánovaní využitia vášho pracovného času. Hlavná vec je pamätať si, čo distribuovať pracovný čas je to potrebné vzhľadom na dôležitosť úloh a nie ich náročnosť a váhu v celkovom pláne činnosti.

Analýza ABC je založená na skúsenostiach postavených na troch pilieroch.

Úlohy kategórie A (najdôležitejšie) dostávajú 15 % z celkových úloh manažéra. Napriek ich nízkej relatívnej váhe pri plánovaní prispievajú 65 % k dosiahnutiu cieľov.
Úlohy kategórie B (dôležité) tvoria približne 20 % z celkového ukazovateľa úloh a ich dôležitosť je tiež hodnotená 20 %.
Úlohy kategórie C (ako najmenej dôležité): je im pridelených asi 65 % z celkového počtu, ale ich dôležitosť je zanedbateľná – iba 15 % relatívnej váhy.

ABC analýza preto pri plánovaní pracovného času zameriava svoju pozornosť na prvotné splnenie úloh z kategórie A, keďže tie prinášajú leví podiel na efektivite záverečnej pracovnej činnosti. Ďalšie v poradí sú otázky zo skupiny B, ktorých podiel na konečnom výsledku tiež netreba zanedbať. A nakoniec sa môžete rozhodnúť, čo urobíte so zvyšnými úlohami kategórie C: zahrňte ich do plánovania pracovného času alebo ich delegujte.

Eisenhowerov princíp v časovom plánovaní

Eisenhowerova matica (priority) si získala široké uznanie ako nástroj na plánovanie osobného a pracovného času.

Pozostáva zo štyroch polí (kvadrantov), pričom každému z nich zodpovedá špecifická kategória úloh. Kategórie sú založené na dvoch princípoch: dôležitosti a naliehavosti. Ich vzťah najlepšie ilustruje obrázok nižšie.

Kvadranty sa vypĺňajú len vtedy, ak prípady do nich zapísané zodpovedajú konkrétnemu poľu. Aby ste úplne pochopili, ako táto matica funguje, musíte identifikovať úlohy, ktoré zodpovedajú každému kvadrantu. Je potrebné si uvedomiť, že matica bude účinná iba pri úlohách počas dňa alebo v inom krátkom časovom období.

Kvadrant 1: Dôležité a naliehavé

Srdce Eisenhowerovej matice je presne prvým kvadrantom, pretože obsahuje hlavné tajomstvo - je ponechané prázdne. To naznačuje, že osoba má schopnosť efektívne plánovať pracovný čas na dosiahnutie cieľov.

Prítomnosť prípadov, ktoré súperia o prvý kvadrant, naznačuje neustále uponáhľané práce v živote a práci takejto osoby. V dôsledku toho nie je človek zvyknutý na rozdeľovanie svojich záležitostí a povinností, ale naopak všetko, čo sa dá, odkladá na poslednú chvíľu. A keď sa blížia termíny, pustí sa do práce.

Samozrejme, najlepšie je možným situáciám predchádzať tak, že si všetko vopred premyslíte. Koniec koncov, existuje známy princíp, podľa ktorého je vždy ťažšie odstrániť následky, ako predvídať všetky možné problémy. Ak takéto úlohy môžu vykonávať iní ľudia, mali by sa preniesť.

Kvadrant 2: Dôležité a nie naliehavé

Pri plánovaní pracovného času Eisenhower označil úlohy z druhého kvadrantu za najdôležitejšie úlohy. Ak interpret dôsledne a včas dokončí úlohu umiestnenú v danom kvadrante, potom si môže dovoliť venovať tomu toľko času, koľko je potrebné. Nebude ho prenasledovať márnomyseľnosť, uponáhľanosť a rôzne negatívne dôsledky. Je to veľmi podobné návšteve lekára: tak ako preventívna prehliadka u očného lekára zabráni vážnejším problémom so zrakom, správny čas na vypracovanie správy sa vyhne urgentným neskorým nočným zmenám.

Plánovanie a zaznamenávanie pracovného času v rámci druhého kvadrantu sa robí tak, aby sa dosiahli osobné ciele zamestnanca.

A hoci nad pracovníkmi nevisí Damoklov meč v podobe naliehavosti práce, čo im umožňuje sústrediť sa na kvalitu práce, nemali by sme zabúdať, že stále existujú termíny a tie treba sledovať, keďže nedodržanie dokončiť úlohu v druhom kvadrante ju automaticky prenesie do prvého. A tento výsledok je plný dôsledkov pre plánovanie osobného času.

Kvadrant 3: Naliehavé a nedôležité

Typ prípadov zodpovedajúci tretiemu kvadrantu vám pre svoju naliehavosť neumožňuje sústrediť sa na dôležitejšie záležitosti. A takéto záležitosti sa dajú ľahko zameniť so záležitosťami z prvého kvadrantu. Je však potrebné nakresliť hranicu medzi naliehavým a dôležitým, pretože tieto pojmy nie sú synonymá. Existuje jednoduchý spôsob, ako to určiť: musíte si položiť otázku, či vás táto alebo tá úloha približuje k dokončeniu. daný cieľ. Prípady z tretieho kvadrantu zvyčajne dostanú negatívnu odpoveď.

Do tohto kvadrantu sú najčastejšie zahrnuté každodenné záležitosti: chemické čistenie odevov na konci sezóny, pomoc susedom s naliehavou záležitosťou, nie dôležité stretnutia a rokovania. Existuje ďalší príklad - oprava počítača, ale tu by ste mali byť mimoriadne opatrní: ak je toto zariadenie potrebné na prácu, jeho oprava sa stane prvoradou úlohou (to znamená prvý kvadrant) a ak sa používa iba na zábava, potom je miesto pre tento problém v treťom kvadrante.

Veci v tomto kvadrante nielenže nezapadajú do plánovania pracovného času, ale dokonca odvádzajú pozornosť od hlavných cieľov a uberajú drahocenný čas. Najlepšie je nevenovať im pozornosť, ak je to možné. Ako môžete určiť dôležitosť úlohy pre seba? Veľmi jednoduché. Otázka, ktorú by ste si mali položiť, je: "Čo sa stane, ak to neurobím?"

Kvadrant 4: Nedôležité a nie naliehavé

Táto kategória zahŕňa záležitosti nášho každodenného života, ktoré nemajú nič spoločné s prácou: sociálne médiá, fóra, surfovanie po internete, počítačové hry, sledovanie televíznych seriálov. Áno, takéto aktivity sú určite príjemné, ale nie sú povinné.

Vo všeobecnosti táto činnosť výrazne znižuje produktivitu pracovného dňa Eisenhower nazval činnosti v tejto kategórii „plytvačmi osobného času“.

Vezmite si napríklad sériu v trvaní 200 hodín – v prepočte získate celý týždeň premárneného času, ktorý mohol byť využitý s oveľa väčším prínosom.

Preto je potrebné identifikovať svojich osobných jedákov a snažiť sa o prísnu kontrolu nad nimi plánovaním nielen pracovného, ale aj osobného času.

V tomto kvadrante sú aj bežné úkony, ktoré pre mnohých nie sú až také príjemné: napríklad umývanie riadu, upratovanie, varenie. Aj tu sa oplatí hľadať kompromis s tými ľuďmi, s ktorými bývate v jednom dome, aby ste naplánovali rovnomerné zaťaženie.

Zdravá ľahostajnosť: návod pre tých, ktorí neveria v time management

Návod, ktorý pripravila redakcia časopisu „Commercial Director“, vám povie, ako nájsť životnú harmóniu aj v beznádejných situáciách, vysvetlí vám, ktorých postojov vnucovaných spoločnosťou a médiami sa musíte naliehavo zbaviť a povedať čo robiť, ak ani jeden deň nemáte dostatok času na to, aby ste svoju prácu dokončili.

Tabuľka plánovania pracovného času

Uveďme jednoduchý príklad vo forme tabuľky.

utorok		Podúloha	Komentár
	Skontrolujte si zoznam úloh
	Dochádzať do práce
	Hovory		Získajte čísla dvoch kontaktov z pracovného e-mailu
	Písanie článku	Analýza materiálov
	Písanie článku	Preklad doplnkových materiálov z cudzí jazyk a základné písanie textu	Nezabudnite uviesť poznámky pod čiarou k zdrojom a opraviť spojovníky na pomlčkách
	Idem do redakcie
	Stretnutie

streda

Tento príklad jasne demonštruje princíp konštrukcie pracovných plánov. V prípade potreby môžu byť tabuľky väčšia hĺbka, s rozšíreným priestorom na poznámky. Nezáleží na tom, aký program sa použije na implementáciu, povedzme, jednotlivca plánovanie pracovného času manažéra/špecialistu. Tabuľka - Pomôcka je univerzálna, dá sa kresliť aj na obyčajný papier. Naozaj dôležité je vedieť si ho prispôsobiť sebe, svojim úlohám a cieľom a určiť si, v akých časových intervaloch sa bude používať: podľa dňa, týždňa, mesiaca.

Ako sa plánuje fond pracovného času

Počiatočná fáza plánovania pozostáva z analýzy počiatočných parametrov systému - prítomnosti aktivity na zlepšenie fondu pracovného času (WF) a jeho smerovaní. Nasleduje odpoveď na otázky: kto je zodpovedný za túto činnosť (špecialisti, služby) a jej plánovanie? Do akej miery sa zohľadňuje pracovný čas? Sleduje sa strávený pracovný čas? Sú rezervy Federálnej rezervnej banky zverejnené? Sú prijaté opatrenia na zníženie straty pracovného času vo fáze plánovania? Aké metódy sa na to používajú?

Ďalšou fázou je analýza použitia PDF. V jej rámci sa študuje dynamika výkonu pracovníkov (časovo ohraničená - hodinová, denná, ročná) a identifikujú sa faktory, ktoré ju ovplyvňujú; analyzovať stav FRF a identifikovať nevyužité príležitosti na zníženie jednotlivé druhy nedostavenia sa; údaje zo študijných pozorovaní o fungovaní fondu pracovného času a pod. Viac informácií o metódach analýzy využívania fondu pracovného času možno nájsť v náučnej a metodickej literatúre.

Informačnú bázu pre analýzu FRF tvoria údaje zo štatistických výkazov a výkazov pracovného času; prehľad prvotného účtovníctva (list o prestojoch, nadčasov, odstraňovaní nedostatkov); vlastné fotografie a fotografie pracovného času; údaje z prieskumov a dotazníkov.

Analýza skúma využitie celého FRF a jeho zložiek - denných a vnútrozmenných prostriedkov v rámci rôznych úrovní podniku ( štrukturálne členenia, podniky vo všeobecnosti, profesie a skupiny). Tento prístup umožňuje identifikovať úzke miesta, ktoré by sa mali riešiť ako prvé. Výsledkom analýzy je posúdenie rezerv na zlepšenie využívania FRF a tým aj na zvýšenie efektívnosti plánovania pracovného času.

Získané výsledky sa používajú na plánovanie užitočného fondu pracovného času. Táto udalosť zahŕňa prípravu plánovaného rozpočtu súvahy, porovnanie jeho komponentov s podnikovými štandardmi, ako aj úsporu pracovného času na neproduktívne náklady. Metódy rozdelenia zostatku pracovného času boli dostatočne pokryté vzdelávacie materiály a výhod.

Plánovanie a analýza pracovného času nadobudli v trhovom hospodárstve špecifické črty. Napríklad povinné administratívne voľno je výhodné pre podnik z hľadiska jeho nákladov. Pracovníci na čiastočný úväzok stratili status rezervy.

Pri plánovaní Federálneho rezervného systému sa stáva dôležitým diferencovaný prístup pre stálych zamestnancov na plný úväzok a dočasných zamestnancov; v čiastočných úväzkoch.

S cieľom čo najefektívnejšie organizovať a plánovať pracovný čas podnik vykonáva špeciálne opatrenia: sociálno-ekonomické, organizačné, technické a terapeutické a preventívne. Odrážajú sa v rôznych organizačných a technických plánoch, plánovaní na zlepšenie pracovných podmienok atď. Zapojenie externých účastníkov by sa malo prediskutovať s miestnymi orgánmi a až potom by sa malo zahrnúť do plánovania aktivít. Každá udalosť musí byť založená na zdrojoch.

Ako si správne naplánovať pracovný čas

Pravidlo 1. Vstávajte v rovnakom čase

Táto počiatočná fáza akéhokoľvek plánovania je veľmi disciplinovaná a podporuje prudký nárast sily.

Pravidlo 2. Pozitívna nálada na začiatku dňa

Zapracujte každé ráno na svojej nálade, pretože to do značnej miery ovplyvňuje riešenie úloh na dosiahnutie vašich cieľov. Ak to chcete urobiť, môžete si položiť tri otázky:

Ako ma „dnes“ priblíži k úspechu?
Čo mám robiť, aby som dnes urobil čo najväčšiu radosť?
Čo by ste mali v tento deň robiť, aby ste si udržali zdravie?

Zodpovedanie týchto otázok a vytváranie pozitívnej motivácie často zaberie menej ako dve minúty. Dajte si ich skôr, ako začnete s pravidelnými rannými aktivitami.

Pravidlo 3. Začnite deň správne

Kľúčom k harmonickému ránu je kvalitný spánok a dobré raňajky. Mnohí ich však obetujú a využívajú výhovorku nedostatku času. Obe misie si však vyžadujú stanovenie priorít iba počas fázy plánovania denného harmonogramu – v podstate si stačí vyhradiť čas tak, aby ste išli skoro spať.

Pravidlo 4: Pri plánovaní pracovného dňa zvážte faktory, ako je únava

Mnoho ľudí má pocit, že ich produktivita práce sa mení celý deň ako sínusoida. To nezávisí od denných biorytmov – či ste „skřivan“ alebo „nočná sova“. Stojí za to zistiť si svoje osobné obdobia zvýšenej aktivity a umiestniť to najdôležitejšie do plánovania aktivít na tento denný interval. Popoludňajší čas je lepšie venovať každodennej rutinnej práci, ktorá nie je obzvlášť dôležitá.

Pravidlo 5. Robte si prestávky načas

Jedným zo základných pravidiel plánovania pracovného času je krátky odpočinok, pretože umožňuje telu znovu nabrať silu a venovať pozornosť práci. Dbajte na to, aby ste si robili krátke prestávky v práci sami; Nezabúdajte na pravidelnosť.

Pravidlo 6. Dokončite, čo začnete

Snažte sa vo svojej práci neskákať a doviesť začatú prácu do logického konca. Nenechajte sa rozptyľovať menšími vecami, pretože kradnú pracovný čas. Pamätajte, že zakaždým, keď sa vrátite k niečomu, čo ste už začali, budete musieť zopakovať staré akcie, čo ovplyvní rovnováhu plánovania vašej osobnej aktivity.

Pravidlo 7. Nájdite užitočná aplikácia voľný čas

Pokúste sa vyplniť všetky nezapočítané medzery vo svojom rozvrhu (čakanie v rade, neinformatívne stretnutie) užitočnými aktivitami. Určte jeho podstatu sami tak, že si položíte otázku: „Ako môžem vyplniť tieto minúty, aby som získal maximálny úžitok?

Pravidlo 8. Držte sa zásady 70/30

Stačí si do denníka zaznamenať 70 % pracovného času. V opačnom prípade, aj keď si svoj pracovný deň naplánujete na 100 %, nedostanete záruky, že všetky úlohy budú dokončené, a ešte viac: veľa akcií sa nebude zhodovať s plánom. Účelom plánovania pracovného času podľa tohto princípu je zachovanie nervový systém pred preťažením, čo vám bráni cítiť sa ako stroj a byť pripútaní k pevnému rámcu.

Pravidlo 9. Večer si naplánujte zajtrajší deň

Naplánujte si svoje úlohy na zajtra na konci dnešného dňa a urobte ich vo forme písomného zoznamu - takto vám nič neunikne. Je lepšie určiť dôležitosť úloh vopred a rozdeliť ich do stĺpcov. Umožní to sústrediť pozornosť na potrebné úlohy a tie menej významné sa môžu presunúť v prípade vyššej moci.

Pravidlo 10. Nájdite si čas na odpočinok v každej hodine

Nemenné pravidlo pre každého. Čím častejšie si nájdete čas na oddych, tým budete neskôr v práci produktívnejší. V tomto období si môžete upratať na pracovisku alebo doma, umyť riad, prečítať si časopis alebo knihu, prejsť sa čerstvý vzduch, pomôcť ostatným. Ak to nemôžete urobiť spontánne, podrobte tieto činnosti plánovaniu.

Pravidlo 11. Buďte realistickí vo svojich schopnostiach.

Nezahlcujte sa veľkým množstvom práce a myslite si, že zvládnete každú horu. Pristupujte triezvo k zhodnoteniu vlastných síl a lepšie si vezmite to, čo zaručene zvládnete za deň/týždeň/mesiac takéto plánovanie pracovného času bude efektívnejšie;

Pravidlo 12. Po použití položku vráťte na jej miesto

Tento prístup k položkám na stole a v kancelárii pomáha šetriť čas v budúcnosti. Urobte pravidlo, že po použití predmetu ho vrátite tam, kde ste ho vzali. Nastavte konkrétne miesta pre rôzne druhy vecí – priečinok na papiere, peračník, zásuvku stola alebo pokladničný blok.

Pravidlo 13. Buďte aktívni a zdravý imidžživota

Zdalo by sa, prečo potrebuje administratívny pracovník šport, jogu, fitness, správnu výživu a gymnastiku? Zdravé telo a pohoda potom najlepšie naladia na pozitívnu energiu a pripravenosť na vysoko produktívnu pracovnú aktivitu, najmä ak bola dobre naplánovaná.

Pravidlo 14. Robte to, čo vám prináša potešenie

Najlepším spôsobom, ako sa sami zorganizovať pri plánovaní a realizácii odborných činností, je cítiť zadosťučinenie a lásku k svojej práci. Jeho výhodou je, že motivácia sa nemusí vyťahovať kliešťami, prichádza sama a vo veľkom množstve.

Plánovanie a organizácia pracovného času manažéra

Tip 1. Skontrolujte svoje plány na daný deň

Na tento účel môžete použiť analýzu ABC alebo Eisenhowerovu maticu. Aj desaťminútová príprava na pracovný deň môže ušetriť až dve hodiny denne. Používajte ich rozumne.

Tip 2. Tvorba blokov podobných prípadov

Neustále roztržitý človek potrebuje na prácu oveľa viac času ako sústredený a nadšený človek. K tomu dochádza v dôsledku potreby ďalšieho „vzletu“ a „ponorenia“, teda návratu k pracovnej činnosti. Bloky úloh rovnakého typu pomôžu ušetriť pracovný čas: ľahšie sa opravia vo fáze plánovania činností.

Tip 3. Doprajte si osobný čas v práci

Návštevníci, podriadení alebo klienti cez telefón vás často odvádzajú od vašich priamych povinností. Všetky vytvárajú silné rušenie pri vykonávaní skutočne dôležitých úloh a narúšajú rovnováhu pracovného času. V tomto smere nie je možné byť k dispozícii každému počas celého pracovného dňa – vo vašej kancelárii aj telefonicky. V procese plánovania pracovného času si majstri svojho remesla organizujú obdobia, kedy ich nikto nebude rušiť. Môžete využiť aj ich nástroje, napríklad nastaviť návštevné hodiny, použiť záznamník.

Tip 4: Vyhraďte si na každú pracovnú úlohu obmedzený čas

Trvanie určitého druhu práce priamo závisí od dostupného času. Aj tá najmenšia úloha podlieha plánovaniu: naučte sa úlohe venovať presne toľko času, koľko je potrebné na jej dokončenie. Napríklad, obchodné stretnutie Nemali by ste to odkladať, musíte čo najviac prediskutovať všetky otázky, ktoré vás zaujímajú, ale nie viac ako hodinu. Dá sa to dosiahnuť pomocou prísnych časových rámcov a pravidiel. Nechajte sa viesť jednoduché pravidlo: „Čas sú peniaze“, zhodnoťte ich a šetrite.

Tip 5: Použite delegovanie

Žiadna osoba, ktorá rešpektuje čas, by nemala vykonávať všetky úlohy sama. Tento prístup už bol popísaný v princípoch a pravidlách plánovania pracovného času: všetko, čo možno delegovať na iných ľudí (65 % úloh, ktoré spotrebúvajú čas a námahu, ale neprinášajú významné výsledky), by sa malo delegovať na nich. Týka sa to nielen pomoci zamestnancov, ale aj využívania pomoci agentúr, organizácií a poradenských firiem tretích strán.

Tip 6. Rozdeľte veľké úlohy na komponenty

Ľudia majú tendenciu vyhýbať sa veľkým alebo objemným úlohám a ich dokončenie všetkými možnými spôsobmi odďaľovať, pretože výsledok sa im zdá príliš vzdialený. Táto skutočnosť poukazuje na slabé schopnosti osobného plánovania času, ale dá sa to obísť. Takmer každý má rád veci, ktoré dávajú najrýchlejšie výsledky. Albert Einstein si to všimol na príklade rúbania dreva. To isté môžete urobiť aj s dlhodobými cieľmi a veľkými projektmi: rozdeliť ich na malé úlohy, naplánovať si ich a potom ich v určitom časovom období (napríklad dve hodiny denne) metodicky plniť. Po povedzme týždni sa dostavia prvé výsledky – cieľ prvej časti projektu bude dosiahnutý (podľa plánovania), to dodá silu a motiváciu pokračovať v práci týmto smerom.

Tip 7. Stanovte si osobné termíny pre prioritné úlohy

Keď vopred presne viete, aké úlohy budú prioritou aktuálneho mesiaca, môžete si ich poznačiť do pracovného kalendára a zvážiť ich pri osobnom plánovaní úloh na rovnakej úrovni ako pri rovnakých rokovaniach/stretnutiach. Ak teda vznikne potreba naplánovať na tento dátum ďalšiu udalosť alebo akciu, bude už „zarezervovaná“, čo vám opäť pripomenie objektívny význam danej úlohy. Táto rada má osobitný význam pri plánovaní pracovných činností.

Tip 8. Správne organizujte pracovisko

V prvom rade ide o poradie na ploche. Mali by na ňom zostať len tie dokumenty, ktoré sú potrebné na splnenie úloh kategórie A. Táto akcia má psychologické pozadie: poriadok na stole pomáha usporiadať myšlienky a ďalšie papiere zaberajú čas.

Tip 9. Snažte sa, aby vás ostatní nezaťažovali ďalšími povinnosťami.

Manažéri sa často zaujímajú o nové aktivity a zapájajú sa do nich, čím si rozšíria svoje kompetencie. Tým, že zamestnanec príde z osobného záujmu na rokovania, na ktoré sa zamestnanec zvyčajne nezúčastňuje, môže skončiť v pracovných skupinách alebo dostať ďalšie úlohy, ktoré nie sú zahrnuté v jeho pláne a v konečnom dôsledku sa stanú záťažou pre hlavnú prácu a jej plánovanie. Najlepšie je dvakrát skontrolovať všetky svoje činnosti, aby ste zistili, či sú potrebné v rámci vašej pozície, čím si zlepšíte svoje schopnosti plánovania pracovného času.

Tip 10. Posúďte, aké dôležité a naliehavé sú veci, do ktorých vás zrazu chcú zapojiť, skutočne dôležité a naliehavé.

Vyššia moc a iné naliehavé záležitosti sú bežným javom každej firmy alebo podniku, aj keď sa snažia fungovať v rámci prísneho plánovania. Na ich vyriešenie sú mobilizované všetky dostupné zdroje. Ak súhlasíte s pomocou v tejto situácii, pamätajte, že vám to uberie čas od dôležitých úloh vo vašom rozvrhu, preto vždy zvážte, či sa vám to oplatí obetovať.

Tip 11. Nekonajte impulzívne – robte len informované rozhodnutia

Niekedy sú určité rozhodnutia urobené v dôsledku impulzu, nekontrolovateľného impulzu. To však vyvoláva odchýlky v harmonograme a zasahuje do efektívneho plánovania pracovného času na dosiahnutie cieľa. Ak pociťujete chvíľkové nutkanie niečo urobiť (napríklad zavolať), dobre si premyslite a zvážte, či sa vám váš plán naozaj oplatí uskutočniť.

Tip 12. Nastavte si správne priority

Vo veľkom toku vecí – konferenciách, stretnutiach, hovoroch, textových správach – môže byť veľmi ťažké orientovať sa, a keď preberiete všetko naraz alebo uchopíte časti z rôznych strán, nakoniec urobíte veľmi málo. Tu je užitočné zapamätať si takýto spôsob plánovania času ako prioritnú maticu a začať aktivity dokončením jasne definovaných a jasne významných úloh, postupne sa posúvať k menej dôležitým.

Plánovanie pracovného času tajomníka manažéra

Hlavnou zodpovednosťou a účelom plánovania individuálneho pracovného času sekretárky je čo najviac odbremeniť šéfa a pomôcť mu rozvrhnúť si čas. Je úlohou zvýšiť efektivitu využitia všetkých možných hodín a minút na pracovnú činnosť. To znamená, že úlohy a plánovanie činnosti manažéra a tajomníka sú na sebe závislé.

V prvom rade sekretárka pomáha pri organizačných, prípravných a manažérskych typoch práce, čím uvoľňuje priestor pre kreativitu šéfovi. Na tento účel asistent potrebuje poznať denný režim nadriadeného stupňa, rozvrh jeho úloh na všetky možné obdobia – deň/mesiac/štvrťrok. Efektívne plánovanie Pracovný čas tajomníka závisí od harmonogramu jeho priameho nadriadeného, pretože sa podieľa na príprave všetkých stretnutí, rokovaní a iných záležitostí (prijímanie návštev, spracovanie dokumentov), ktoré má šéf v pláne. Kľúčovú úlohu pri plánovaní zohráva hierarchia úloh podľa ich hodnoty a dôležitosti.

Okrem toho povinnosti tajomníka zahŕňajú inú prácu, ktorá nezávisí od každodennej rutiny šéfa (a odráža sa v plánovaní pracovnej činnosti): kontrola pošty a odpovedanie na korešpondenciu, tok dokumentov, súbor kontrolných kariet atď. Schopnosti asistenta plánovať čas musia byť vynikajúce. Východiskom jeho rozvrhu sú vždy opakujúce sa akcie, napríklad:

pripraviť pracovisko manažéra;
upratať si vlastné pracovisko;
spracovávať všetky typy prichádzajúcich listov;
zobraziť kontrolnú kartu;
poskytnúť vedeniu zhrnutie stavu vecí a objasniť harmonogram na aktuálny deň.

Pozrime sa na jednoduchý príklad plánovania pracovného času vo vzťahu k harmonogramu manažéra. Akčný program tajomníka bude vyzerať asi takto. Keď plány šéfa zahŕňajú stretnutie o 11:00, potom plán asistenta na 10:30 bude zahŕňať jeho organizáciu so všetkými z toho vyplývajúcimi úkonmi: pripomienky, kopírovanie materiálov, upratovanie konferenčnej miestnosti, zapisovanie zápisníc. Ak o 14:00 manažér naplánoval rokovania mimo kancelárie, plán tajomníka bude obsahovať položky o privolaní auta a zhromažďovaní dokumentov. V zozname práce je tiež uvedené, s kým a v akom čase sa musí šéf spojiť na telefonický rozhovor, ktorú dokumentáciu je potrebné opraviť a ktorú je potrebné vyplniť od začiatku atď.

Najlepšou možnosťou je určiť si spolu so šéfom konštantný časový interval pre každodenné činnosti: podpisovanie dokumentácie, prijímanie návštev. To zlepší prácu a pomôže plánovať pracovný čas špecialistu aj jeho asistenta. Pri vypracovaní harmonogramu práce si treba nechať aj slušnú rezervu pre prípad náhlych naliehavých a dôležitých úloh, telefonátov a iných núdzových situácií.

Sekretárka venuje koniec pracovného dňa odosielaniu odchádzajúcej korešpondencie a tiež plánuje udalosti na zajtra.

Keď sa pracovný deň skončí a manažér mešká v kancelárii, asistent môže ísť domov iba vtedy, ak medzi nimi dôjde k vhodnej dohode a poskytne šéfovi všetky potrebné údaje.

Sekretárka pred odchodom z priestorov odstráni všetky dokumenty, zatvorí skrine a trezory, vypne elektronické zariadenia (neplatí pre telefón, modem, fax) a uvedie pracovisko do poriadku.

Plánovanie pracovného času manažéra

Podstatou plánovania je príprava na realizáciu cieľov a regulácia pracovného času. Zásady plánovania pracovného času manažéra sa príliš nelíšia od všeobecných zásad regulácie pracovná činnosť. Racionálne využívanie vašich časových zdrojov zahŕňa pochopenie vašich funkcií, cieľov, cieľov a časového rozpočtu.

V procese organizácie pracovného času špecialistu sa používajú všeobecne známe plánovacie techniky. Manažér musí dodržiavať tieto pravidlá:

60 % denného pracovného plánu je vyčlenených na plánovanú prácu;
20% času - na nepredvídané akcie;
Posledných 20 % je najlepšie ponechať na spontánne vznikajúce úlohy.

„Ploché“ organizačné štruktúry sa používajú v malých podnikoch na riešenie zložitých problémov v podmienkach značnej neistoty. Takéto jednotky sa vyznačujú nasledujúcimi nevýhodami: nadmerná pracovná záťaž manažérov, ťažkosti s kontrolou činnosti veľkého počtu ľudí, ako aj ťažkosti spojené s koordináciou práce jednotiek.

Čas strávený (najmä ak nie je zaznamenaný vo fáze plánovania) sa musí zaznamenať s povinným uvedením toho, čo a ako bolo použité. To zaisťuje, že po získaní úplného obrazu o nákladoch na svoj pracovný čas bude manažér schopný efektívnejšie organizovať svoje plánovanie v budúcnosti; za účelom rozvoja plán kvalityúlohy budú rozdelené na krátkodobé, strednodobé a dlhodobé.

Pravidelnosť, systematickosť a dôslednosť by mali byť umiestnené ako základné princípy plánovania. Je potrebné dodržať jednu z dôležitých zásad plánovania aktivít – realitu cieľov: prevezmite na seba toľko povinností, koľko zvládnete.

Racionálne využitie pracovného času manažéra vychádza z jeho dlhodobého plánu. Ide o viacročný systém, ktorý zohľadňuje, ktoré ročné a štvrťročné plány sa vytvárajú. Tieto môžu byť koordinované s ročnými a môžu byť rozdelené na mesačné. Denný a týždenný plán im plne vyhovuje a zároveň čo najpresnejšie odráža využitie pracovného času manažéra. Plánovanie pracovných činností na úrovni jedného dňa je dôležitým krokom v celkovom plánovaní pracovných činností manažéra, podlieha neustálemu monitorovaniu a prispôsobovaniu v závislosti od situácie.

Eisenhowerova matica, ktorá vám umožňuje zvýrazniť a uprednostniť, zostáva. Začala sa 14. októbra 1890 súčasne s narodením jej zakladateľa Dwight Eisenhower v Denisone, Texas. Rodina Eisenhowerovcov bola obyčajná a ničím výnimočným nevyčnievala.

Počas slávnostného položenia základov Eisenhowerovho múzea 4. júna 1952 Dwight povedal: „Neskôr som si uvedomil, že sme veľmi chudobní. Vedeli sme len to, čo nám naši rodičia nikdy neúnavne opakovali – všetky cesty sú vám otvorené. Nebuď lenivý, použi ich." Rodičia, David a Ida, nikdy nevyužili tieto príležitosti, ale všetky svoje nádeje vkladali do svojich synov. Rozvinuli v nich také vlastnosti ako nezávislosť, čestnosť a rozhodnosť. Práve tieto vlastnosti neskôr zohrali kľúčovú úlohu v živote jedného zo synov – vynikajúceho muža, manžela, otca, generála a prezidenta Spojených štátov amerických.

Schopnosť ovládať sa neprišla u Dwighta náhle alebo okamžite. Cesta k zvládnutiu tejto zručnosti bola dlhá a zaujímavá. Jeho prvé schopnosti vodcu a organizátora sa objavili pri organizovaní priateľských futbalových alebo bejzbalových zápasov medzi školami. Následné rozvoj a zdokonaľovanie jeho schopností pokračovalo na vojenskej akadémii a potom v bežnej armáde. Za svoje úspechy bol Dwight Eisenhower povýšený na majora a v roku 1925 bol poslaný do veliteľskej a štábnej školy v Leavenworthe v Kansase.

Charakteristickým znakom školy bola metodika vyučovania. Výcvik spočíval v organizovaní konkrétnych vojnových hier. Poslucháči dostávali úlohy vo forme úvodných poznámok, ktoré obsahovali informácie o nepriateľských formáciách, počtoch nepriateľov, terénnych vlastnostiach, polohe, zvolenej stratégii a ďalších ukazovateľoch. Na základe získaných údajov velitelia potrebovali organizovať prácu veliteľstva, určiť oblasti zodpovednosti medzi svojimi podriadenými a vypracovať jasný akčný plán zameraný na splnenie bojovej úlohy.

Pracovná náplň na zamestnaneckej škole bola na hrane ľudské schopnosti, ale nie pre Dwighta Eisenhowera. Šikovne začal uplatňovať metodiku plánovania a stanovovania priorít, ktorú vyvinul a ktorá nielenže nestratila na aktuálnosti, ale je aj jednou z kľúčových v oblasti plánovania. Technika navrhnutá Eisenhowerom vám umožňuje triediť veci podľa naliehavosti a dôležitosti. Identifikoval štyri kritériá, podľa ktorých možno identifikovať a zvýrazniť úlohy s najvyššou prioritou pre následný vplyv na konečný výsledok. Dôležitosť je určená tým, do akej miery výsledok vykonania ovplyvňuje činnosť.

Naliehavosť súčasne určujú dva faktory:

Ako rýchlo je potrebné problém vyriešiť;
Ako súvisí vykonávanie úlohy s časovým intervalom.

V súlade s Eisenhowerovou maticou musí byť každý prípad klasifikovaný podľa jedného zo štyroch kritérií:

Eisenhowerova matica

Každé zo štyroch určených kritérií obsahuje špecifický zoznam prípadov. Pozrieme sa na ne trochu podrobnejšie. Tabuľka 1.1. uvádza sa zoznam kľúčových ukazovateľov, ktoré zodpovedajú jednému zo štyroch kritérií, podľa ktorých je možné určiť, či konkrétna úloha pod ne spadá alebo nie.

Tabuľka 1.1. Ukazovatele naliehavosti a dôležitosti úloh

Typ úlohy: „Naliehavé a dôležité“

Tento kvadrant zahŕňa prípady, ktoré sa buď vymkli kontrole, alebo neboli plánované a vznikli náhle. Všetko, čo spĺňa dané kritériá v určenom kvadrante, je potrebné riešiť samostatne a promptne. Oneskorenie pri riešení takýchto problémov môže viesť k značným škodám a stratám. Ak sa zoznam prípadov, ktoré spadajú do tohto kvadrantu, neznižuje, ale naopak, pravidelne sa dopĺňa, môžeme konštatovať, že existujú problémy s plánovaním. Riešením by bolo prehodnotiť svoje aktivity a absolvovať špecializované školenie v technikách efektívneho plánovania.

Typ úlohy: „Dôležité, ale nie naliehavé“

Toto sú hlavné úlohy, ktoré musí riešiť manažér na akejkoľvek úrovni. Tieto úlohy súvisia s úlohami orientovanými na budúcnosť. Uplatňovanie pravidla 80/20 alebo Paretovho princípu, jeho formulovanie nasledujúcim spôsobom: „20 % vecí sú kľúčové veci, ktoré je potrebné urobiť, aby ste dosiahli 80 % výsledku,“ začnete svoj pracovný čas využívať efektívne a čo je najdôležitejšie, správne. Navyše si viete stanoviť priority a máte dokonalé sebaorganizačné schopnosti.

Ak chcete dosiahnuť úspech, musíte vynaložiť maximálne úsilie. Na dosiahnutie vecí, ktoré sú identifikované ako dôležité, ale nie naliehavé, je potrebné vynaložiť určité úsilie. Tieto úlohy by mali zabrať čo najviac času. Včasné riešenie týchto úloh zabráni mnohým krízovým situáciám v budúcnosti a vznik nových príležitostí sa stane normou. Zostáva len dodať: „Pokračujte!“

Zvyšné dva kvadranty sú obyčajnými záchytmi času. Nestrácal by som čas ich popisovaním, ale predsa len, aby som pochopil proces práce s Eisenhowerovou maticou, pokúsim sa stručne načrtnúť ich podstatu.

Typ úloh: „Naliehavé, ale nie dôležité“

Ak do tohto kvadrantu začne padať stále viac vecí, potom máte problémy, ktoré je potrebné urýchlene vyriešiť, alebo si jednoducho neviete určiť priority. Robíte úplne všetko okrem svojej práce.

Spomeňte si na režisérovu lyrickú komédiu Eldara Ryazanová"Milostný vzťah v práci"? Už ste uhádli, ktorého hrdinu som sa rozhodol uviesť ako príklad? Samozrejme, toto je sociálny aktivista Shura. Aby sa všetko vrátilo na svoje miesto, musíte si zapamätať svoj účel. A aby ste to urobili, jednoducho si zahrajte ďalšiu epizódu a vymeňte role. Predstavte si seba na jednej strane ako Ludmila Prokofievna a na druhej strane ako tú istú Shuru a povedzte nasledujúci dialóg:

L.P.: Šura, ak ma pamäť neklame, si uvedený v účtovníctve?

Sh.: Áno Myslím si.

L.P.: Pamätáš si to dobre?

Sh.: Áno, podľa mňa.

L.P.: Pokračujte a starajte sa o svoje veci.

A ako sme už zistili, vaša firma rieši dôležité, ale nie naliehavé problémy.

Typ úloh: „Nie sú dôležité a nie sú naliehavé“

Je mi ťa naozaj ľúto. Jednoducho mrháte životom a míňate energiu na absolútne nepotrebné veci. Ak ste v práci vyhorení a začnete si všímať, že častejšie zabíjate čas, potom môžete povedať, že vaše aktivity sa stali neefektívnymi.

Existuje len jedno riešenie - naliehavo absolvovať špecializované školenie v osobnom živote efektívnosť, motivácia a efektívne plánovacie techniky.

Článok bol prvýkrát publikovaný na Executive.ru 20. októbra 2013 pod nadpisom „Kreativita bez škrtov“. Znovu oznámené v bloku obsahu v rámcišpeciálny projekt redakcie

Zdroj fotografií: twitter.com, osobný archív autora

Oksana Klimenko Vedúci školiteľ-konzultant v oblasti projektového manažmentu, vedúci oddelenia „Projektového manažmentu“ v Just Consulting, Moskva
Časopis „Nový manažment“, číslo 11 za rok 2007

Čo by ste mali urobiť, aby ste čo najlepšie využili svoj najcennejší zdroj – čas? Ako sa naučiť plánovať efektívne a presne dodržiavať to, čo je naplánované? Aké zručnosti sú potrebné na úspešné dokončenie denných plánov?

Začnime príkladom. Šéf firmy víta nový deň s nádejou, že stihne všetko, čo je na dnes naplánované, a ak to vyjde, bolo by fajn vtesnať do harmonogramu ešte pár stretnutí a zavolať dôležitému partnerovi, s ktorým už dlho chcel hovoriť, ale stále to nevyšlo. S takýmto optimistickým prístupom ide manažér/topmanažér do práce. Príde do kancelárie, ponorí sa do biznisu a čoskoro sa prichytí, že stihnúť všetko, čo je dnes naplánované, bude veľmi problematické. Vznikajú naliehavé problémy, ktoré si vyžadujú okamžité riešenia a plán sa mení na nepoznanie. Snehová guľa úloh sa mení na lavínu, je katastrofálny nedostatok času a na konci pracovného dňa manažér nespokojný sám so sebou odkladá na zajtra všetko, čo dnes nestihol.

Existuje názor, že ak sa plán neplní na sto percent, tak pracujeme neefektívne. Toto je jeden z veľmi rozšírených mýtov o plánovaní a, samozrejme, ako všetky mýty, ani tento netvrdí, že je pravdivý. V prvom rade to musíte pochopiť plán nie je dogma, ale neustále sa meniaci nástroj riadenia. Súhlaste, keď sa počasie prudko zmení, aj my občas zažívame negatívne emócie: je príliš teplo, potom prišla jeseň s dažďom a vetrom v nesprávny čas, alebo sa sneh roztopil skôr, ako bolo potrebné... Ale počasie sa stále zmení – bez ohľadu na našu náladu. A toto musíme brať ako samozrejmosť. Tak je to aj s plánovaním. Čím pokojnejšie reagujeme na potrebu neustáleho upravovania plánov a tým skôr uznávame ako axiómu, že Plán sa počas realizácie vždy mení, tým úspešnejšie ho dokážeme realizovať.

Klasifikujte všetky veci, ktoré robíte

Je o nich napísaných mnoho metód efektívneho plánovania a boli na ne vypracované špecializované školenia a semináre. Toto všetko sa dá a treba naučiť. Tiež známy odlišné typy plánovanie, medzi ktorými sú najčastejšie strategické, taktické a operačné alebo aktuálne. Zastavíme sa len pri niekoľkých aspektoch operačného plánovania, ktoré si zaslúžia osobitnú pozornosť. Pretože práve každodenný stres a preťaženie v rozvrhu manažéra spôsobuje najväčší stres. Ako sa tomu vyhnúť? Zoberme si niekoľko klasifikácií, ktoré pomôžu manažérovi vedomejšie a presnejšie vykonávať každodenné plánovanie.

Jedným zo spôsobov plánovania je podľa pracovného dňa:

ráno (čo je potrebné urobiť na samom začiatku pracovného dňa);
deň (úlohy na prvú a najmä druhú polovicu dňa);
večer (problémy, ktoré sa dajú vyriešiť na konci alebo dokonca na konci pracovného dňa).

To znamená, že všetky nadchádzajúce úlohy na zajtra sú zoskupené do troch blokov v závislosti od typu vašej osobnosti („si ranná osoba alebo nočná sova“). Úlohy, ktoré si vyžadujú značné úsilie, je najlepšie riešiť, keď je váš výkon najvyšší.

Ďalšia metóda je podľa druhu činnosti:

písmená;
práca s dokumentmi;
deliberatívne aktivity v rámci spoločnosti (pracovné stretnutia, porady a pod.);
deliberatívne aktivity mimo firmy (stretnutia a rokovania s partnermi, dodávateľmi, klientmi a pod.).

Pomocou tejto klasifikácie pri určovaní množstva práce na nasledujúci deň budete môcť po prvé posúdiť, ktorý typ úloh bol najviac dokončený, a po druhé ich upraviť tak, aby ste odstránili monotónnosť. V ideálnom prípade musí manažér vyčleniť určité hodiny na prácu s listami a inými dokumentmi a označiť ich v rozvrhu práce.

Môžete tiež triediť každodenné úlohy podľa oblastí riadenia:

financie;
predaj;
výroba;
marketing;
personálny manažment a pod.

Zoznam sa zostavuje podľa druhu podnikania spoločnosti. Ten (zoznam) by mal byť dostatočne úplný, aby sa na nič nezabudlo a všetko sa zohľadnilo. Čo sa takýmto plánovaním dosiahne? Po prvé, všetky nadchádzajúce aktivity (vedenie a účasť na stretnutiach, zostavovanie a analýza dokumentov) môžu byť jasne korelované s oblasťou riadenia a konkrétnych ľudí ktorí sa týmito záležitosťami zaoberajú a zodpovedajú za ich realizáciu. A to vám zase umožňuje nastaviť úlohy pre svojich podriadených - (povedzme pripraviť potrebné informácie na stretnutie). Po druhé, po mesiaci bude možné napríklad analyzovať, ktorej oblasti sa venuje dostatok pozornosti a ktorej menej, a zistiť dôvody. A nakoniec, takáto analýza vám umožní rovnomernejšie a účelnejšie plánovať svoju prácu v budúcnosti.

Berúc do úvahy skutočnosť, že každý proces prechádza určitými fázami, môžeme rozlíšiť iný typ klasifikácie každodenných záležitostí - podľa štádia procesu:

iniciácia (všetky veci, ktoré treba začať, teda iniciovať);
plánovanie (udalosti, ktoré sú vo vývoji a vyžadujú si plány);
exekúcia (veci, ktoré sa teraz realizujú);
analýza (práca s dokumentmi, správami, ako aj riešenie iných problémov duševného charakteru);
kontrola (podujatia zamerané na kontrolu práce určitých oddelení a zamestnancov, sledovanie realizácie projektov a pod.);
dokončenie (veci, ktoré je potrebné dokončiť).

Teraz si musíte vybrať dve klasifikácie, ktoré sú pre vás najpohodlnejšie a najzrozumiteľnejšie, ktoré sa môžu stať najviac efektívne nástroje plánovanie pracovného dňa.

Ako príklad sa pozrime na triedenie prípadov podľa oblasti riadenia a podľa fázy procesu.

Vyrábame tabuľku (pozri nižšie). V prvom stĺpci zadávame fázy procesu, v prvom riadku - oblasti riadenia. Nadchádzajúce úlohy umiestňujeme do buniek na križovatke. Je tiež vhodné použiť rôzne značky, označovanie udalostí určitými písmenami a farbami. Požadovaný čas dňa môžete označiť písmenami: U - ráno, D - popoludní, V - večer. Prioritu môžete zvýrazniť rôznymi farbami (červená – veľmi dôležitá, žltá – dôležitá, zelená – menej dôležitá).

Tabuľka 1. Príklad plánovacej matice podľa oblastí riadenia a fáz procesu (so značkami).

Oblasti riadenia/ Fázy procesu	Finančné riadenie	Kontrola výroby	Manažment predaja	Marketingový manažment	Personálny manažment
Zasvätenie		Začať implementovať program na vývoj nových receptúr (stretnutie s hlavným technológom a vedúcim výroby) - U
Plánovanie				Naplánujte si propagáciu (list s úlohou obchodníkovi) – U
Poprava					Schváliť motivačný systém (práca s dokumentmi) - D
	Správa za 2 štvrťroky sq(práca s dokumentmi) - D		Analýza výsledkov účasti na výstave (stretnutí) - U
Kontrola	Správa za 2 štvrťroky sq(práca s dokumentmi) - D
Dokončenie					Pripravte si prejav na základe výsledkov súťaže nápadov (reč) - B

Takúto maticu je dôležité vypĺňať postupne počas dňa, ako pribúdajú úlohy. IN hotová forma Maticu úloh môžete odovzdať svojmu asistentovi, aby vykonal úpravy v pláne na ďalší deň, alebo to môžete urobiť sami. Namiesto chaotického zoznamu úloh tak budete mať štruktúrovanú tabuľku, ktorá je pohodlná a vizuálna. Zostáva len korelovať ich s určitými dňami a hodinami.

Možno si vyberiete dva iné typy klasifikácie, ktoré sú pre vás vhodnejšie. V každom prípade, plánovanie na dvoch úrovniach naraz dáva oveľa väčší efekt ako zostavovanie zvyčajného dlhého zoznamu úloh, ktoré sa len ťažko dajú vtesnať do pracovného času.

Zlepšite a rozvíjajte svoje plánovacie schopnosti

Nie je žiadnym tajomstvom, že úspešné plánovanie si vyžaduje určité zručnosti. Ide o zameranie sa na to hlavné, budovanie logických reťazcov, uprednostňovanie flexibility myslenia, prácu s veľkým množstvom informácií, systematické videnie celého obrazu atď. Ak počas dňa nastanú zmeny v rozvrhu, príde vhod možnosť rýchlo a jednoducho prechádzať z jednej témy na druhú, niekedy nesúvisiacu s predchádzajúcou. V malých a stredných podnikoch možno pozorovať takýto obraz. Manažér pracuje s dokumentmi a všetku svoju pozornosť sústreďuje na správu obsahujúcu dôležité finančné ukazovatele na určité obdobie. A zrazu napríklad do kancelárie príde vedúci oddelenia a ako v slávnej ruskej komédii zdvihne ruky k nebu a zvolá: „Šéf! Všetko je stratené!". Potom s ťažkosťami potláčajúc svoje vzrušenie hovorí, že práca je na pokraji zlyhania, že je takmer nemožné niečo zmeniť a že všetka nádej je v manažérovi. V priebehu niekoľkých sekúnd musíte prejsť zo správy na oddelenie, analyzovať situáciu a rýchlo urobiť efektívne manažérske rozhodnutie.

Je možné rozvíjať schopnosti priebežného plánovania, ktoré vám pomôžu vyrovnať sa s neočakávanými zmenami v plánoch? Tu je niekoľko jednoduchých cvičení, ktorých účelom je naučiť sa efektívne plánovať a orientovať sa v procese plnenia úloh naplánovaných na daný deň. Každý z nich zaberie pár minút (môžete ich vykonávať napríklad v prestávkach medzi zložitými úlohami) a viac-menej pravidelným tréningom môžete výrazne zvýšiť efektivitu pri plánovaní úloh.

Cvičenie"Cieľ". Toto cvičenie rozvíja schopnosť sústrediť sa na jednu dôležitú vec. Na papier si nakreslite veľký terč – ako na strelnici. Usporiadajte úlohy nasledujúceho dňa v náhodnom poradí v kruhoch cieľa, pričom bod v strede ponechajte voľný. Vzdialenejšie záležitosti môžu byť umiestnené na hárku mimo cieľovej oblasti. Čím viac rôznych vecí a udalostí si pamätáte, tým lepšie. Teraz sa pozrite do stredu terča a zamerajte svoju pozornosť na jednu vec. Venujte tomu pozornosť jednu minútu. Potom otočte pohľad na ostatné poznámky na hárku, ako keby ste sa pozerali zboku, čím si trochu oddýchnete. Znova sa pozrite do stredu terča a sústreďte sa na inú úlohu, tiež jednu minútu. Striedavým sústredením sa na jednu vec s pohľadom na mnoho iných vecí sa teda môžete dobre vycvičiť v schopnosti vyzdvihnúť to hlavné a zahodiť nedôležité, čo vám umožní rýchlo určiť primárne a najdôležitejšie úlohy pri plánovaní.

Cvičenie"Prepínanie TV" Tento jednoduchý a dobre známy postup v psychologickom kontexte sa nazýva „syndróm gombíka“. V duchu si predstavte, že máte v rukách diaľkové ovládanie televízora. Skúste „prepnúť“ myšlienky z jednej témy na druhú – zakaždým, keď stlačíte tlačidlo na imaginárnom diaľkovom ovládači. Zvoľte si tempo prepínania, ktoré je pre vás pohodlné. Najprv to môžete robiť pomaly, potom postupne zrýchľovať. Ako možnosť môžete striedať dobu, počas ktorej o veciach premýšľate. Hlavná vec je, že „tlačidlo na diaľkovom ovládači“ pre vás znamená signál na prepnutie z témy na tému. Takto sa naučíte rýchlo presúvať pozornosť z jedného problému na druhý bez toho, aby ste sa na dlhší čas zasekli v jednej téme.

Cvičenie"Zviažte slová." Kreatívne úlohy vyžadujú od interpreta flexibilné myslenie. Zvyk myslieť štandardným spôsobom nie je najlepším pomocníkom pri vývoji optimálneho riešenia a je nepravdepodobné, že pomôže dosiahnuť požadované výsledky. Kreativita a spontánnosť sú rovnako dôležité zložky efektívneho myšlienkového procesu ako dôslednosť a dôslednosť. Takéto zručnosti môžete rozvíjať prostredníctvom hier. Úloha je nasledovná: v páre slov, ktoré spolu úplne nesúvisia, musíte nájsť niečo spoločné. Najprv si môžete vytvoriť zoznam párov slov (5-6 párov), potom sa jeden po druhom pokúste nájsť v každom z nich spoločné. Napríklad „krokodíl“ a „pravítko“. Čo majú spoločné? Ďalšou možnosťou je, že môžu byť obe zelené. Takýto tréning rozvíja flexibilitu myslenia a pomáha úspešne nájsť optimálne riešenia problémov v minimálnom čase.

Cvičenie"Strom". Aby ste správne stanovili priority, musíte často naplánovať všetky veci podľa princípu dôležitosti alebo zásadnosti: pevné, na základe ktorých sa vykonáva všetko ostatné, a malé, ale aj nevyhnutné. Nakreslite strom na kus papiera, od koreňov po listy. A rozdeľte úlohy nasledovne: korene - základné, hlavné prioritné záležitosti; kmeň - strategické smery rozvoja; pobočky - činnosti v oblastiach riadenia alebo jednotlivých oblastí podnikania; listy - konkrétne úlohy.

Po získaní vizuálnej reprezentácie informácií pokračujte v ďalšej práci - urobte objasnenia, vyberte personál na prácu v určitých oblastiach, na vykonávanie konkrétnych úloh atď.

Plánujte denne, neustále, rozvíjajte svoje schopnosti, zdokonaľujte svoje zručnosti, vymýšľajte nové metódy a metódy. Urobte z procesu plánovania pozitívnu a kreatívnu skúsenosť. Veľa šťastia pri plánovaní a podnikaní!