Ako viesť denné plánovacie stretnutia v zdravotníckom zariadení. Príklad scenára plánovacieho stretnutia. Čo dáva firme používanie formátov?

Organizujte a veďte plánovacie stretnutie čo najefektívnejšie.

Nájdite riešenie problému uvedeného na diskusiu alebo nastavte smer vývoja situácie konštruktívnym smerom.

Je zaujímavé usporiadať plánovacie stretnutie, aby účastníci nemali čas zívať a nemali pocit, že strácajú čas.

Akčný plán

1. Oboznámte sa s navrhovaným spôsobom organizácie plánovacieho stretnutia.

2. Pripravte sa, pripravte sa potrebné materiály a pozvať účastníkov.

3. Usporiadajte plánovacie stretnutie.

4. Zhrňte výsledky plánovacieho stretnutia a oboznámte s nimi všetkých účastníkov.

Ako zorganizovať plánovacie stretnutie

najprv, čo je potrebné na uskutočnenie plánovacieho stretnutia, je otázka alebo téma plánovacieho stretnutia. Aký pracovný problém chcete riešiť? Aký pozitívny vplyv na prácu organizácie bude mať výsledok plánovacieho stretnutia. Oboznámte účastníkov plánovacieho stretnutia s touto problematikou vopred. Týmto spôsobom ušetríte čas počas plánovacieho stretnutia a účastníci diskusie už môžu prísť so zaujímavými nápadmi na váš problém.

Po druhé– toto sú ľudia, ktorí sa zúčastnia plánovacieho stretnutia. Akých profilových špecialistov a akej úrovne manažérov, prípadne akých líniových zamestnancov potrebujete, aby ste našli odpoveď na položenú otázku?

Po tretie– miesto plánovacieho stretnutia. Je dôležité, aby to bola samostatná miestnosť alebo dokonca špeciálna zasadacia miestnosť. Tam, kde bude dostatok miesta pre všetkých, vás nebudú môcť vyrušovať cudzinci (zamestnanci nezúčastňujúci sa plánovacieho stretnutia) a nebudú zvoniť telefóny.

Po štvrté– čas plánovacieho stretnutia. Je žiaduce, aby to bolo vhodné pre všetkých účastníkov alebo trvalé. Napríklad denné plánovacie stretnutia sa konajú každý deň presne o 8:30. V každom prípade sa pri výbere času na plánovacie stretnutie budete musieť zamerať na jeho najdôležitejších účastníkov. A naordinujte si ho vopred, na niekoľko hodín alebo presnejšie dní.

Po piate– predpisy pre plánovacie stretnutie. Plánovacie stretnutie je dôležité nielen začať včas, ale aj včas dokončiť. Vopred si určte poradie, v akom sa budú problémy diskutovať, a čas pridelený každému účastníkovi. Obmedzte to, prehľady tak budú stručné a čo najinformatívnejšie. Napríklad jeden prejav nie je dlhší ako 10 minút.

Šiesty- improvizované materiály. Minimálne požadované Sú to perá a papier pre všetkých účastníkov. Postarajte sa o to sami, vopred, aby ste nemuseli strácať čas diskusiou hľadaním toho, na čo a na čo písať. Môžete tiež potrebovať: flip chart, projektor, plátno, laptop, tlačiareň. Všetky zariadenia musia byť pripravené a odskúšané vopred.

Siedmy– vedúci plánovacieho stretnutia alebo tajomník, ktorý bude zaznamenávať priebeh a výsledky diskusie o vašom probléme.

Formáty plánovacích stretnutí

1. Zhrnutie, informačné plánovacie stretnutie.

Takéto plánovacie stretnutia sa môžu konať týždenne na začiatku týždňa pre vedúcich všetkých oddelení vašej organizácie.

Prečo sú potrebné takéto plánovacie stretnutia?

2. Plánovacia porada – rozdelenie aktuálnych úloh.

Zvyčajne sa koná na začiatku každého pracovného dňa. Formát je zrejmý – manažér zadáva úlohy na deň svojim podriadeným. Netreba ani naťahovať čas – každý dostal úlohu a išiel ju splniť.

3. Plánovacie stretnutie na prediskutovanie nastoleného problému.

Vopred formulujete svoju otázku, ktorá bola formulovaná pre vás samotný život a aktuálna situácia na vašom trhu. Vyslovte účel plánovacieho stretnutia a pošlite tieto informácie účastníkom. Požiadajte ich, aby sa na túto otázku pripravili (ak je to potrebné). Vopred si určte pravidlá a tajomníka plánovacieho stretnutia. Výsledky plánovacieho stretnutia sa posielajú všetkým účastníkom. Čas na takéto plánovacie stretnutie nie je dlhší ako dve hodiny. Sú však situácie, keď si to vyžaduje viac času. V tomto prípade si naplánujte organizované prestávky 15-20 minút na čaj a len relax. (Pripravte si čaj a sladkosti vopred!)

4. Tvorivé plánovacie stretnutie.

Požiadavky na prácu v koučingu
1) Rozvoj zdroja kreativity pre rast (sebarozvoj, profesionálny rast, rozvoj podnikania)
2) Riešenie vnútorné konflikty, prekonávanie kríz pomocou zdroja kreativity

Rok 2016 je časom skúšania sily firiem a v tomto smere je teraz viac ako inokedy potrebné každý deň držať prst na tepe svojho obchodného tímu. Predstavujem vám niekoľko základov, podľa ktorých bude vaše obchodné oddelenie sústredenejšie a efektívnejšie.

V dobrom slova zmysle by spoločnosť mala mať 2 stretnutia medzi manažérom a manažérmi: prvé je valné zhromaždenie, na rannom stretnutí, druhé je individuálne, večerné stretnutie, počas ktorého sa manažér dôkladne ponára do výsledkov činnosti. svojich ľudí, analyzuje zložité situácie a vedie individuálnu motiváciu. Dnes si ale povieme konkrétne o generálnom rannom plánovacom stretnutí, ktoré je nepostrádateľným nástrojom na riadenie obchodného oddelenia a udržiavanie vašich zamestnancov v dobrej kondícii.

Ciele ranného stretnutia:

1. Zhrnutie včerajšieho dňa

2. Plánovanie pracovného dňa

3. Monitorovanie reality dosahovania mesačných plánov a vypracovanie plánu „B“

4. Školenie manažérov o konkrétne príklady pomocou obchodnej hry

5. Kontrola energetickej úrovne manažérov a ich doplatok, motivácia

To znamená, že pre vedúceho obchodného oddelenia je plánovacie stretnutie lakmusovým papierikom kvality jeho práce, ktorý mu pomôže včas reagovať na situácie, ktoré zvyčajne vedú k neplneniu plánov, chybám pri komunikácii s klientmi. , alebo odvolávanie konateľov.

Takže 10 pravidiel pre efektívne ranné plánovacie stretnutie ROP:

1. Periodicita.

Ranné plánovacie stretnutia by sa nemali konať raz za čas, nie vtedy, keď sa vám darí resp zlá nálada ale každý deň v rovnakom čase. Dobré plánovacie stretnutie bude rituálom na začatie práce, začiatok činnosti pre manažérov. Vo svojej praxi som videl veľa príkladov, keď zle vedené alebo vôbec nevedené plánovacie stretnutie zničilo celú štruktúru manažérovho dňa, pokazilo náladu a zabilo chuť pracovať.

Počas ranného plánovacieho stretnutia sa manažéri musia konečne zobudiť a zachytiť hlavnú myšlienku: Začíname!

2. Disciplína

Efektívne plánovacie stretnutie má jasnú štruktúru, ciele a načasovanie (teda čas vyhradený na plánovacie stretnutie). Akákoľvek odchýlka od štruktúry manažérov demotivuje, no dodržiavanie všeobecných pravidiel disciplíny a štruktúruje myšlienky.

Plánovacie stretnutie by sa malo vždy začať a skončiť včas. 15 minút pred začiatkom plánovacieho stretnutia musia byť všetci prítomní v kancelárii. Všetky čajové večierky sú pred plánovacím stretnutím. Potom je to už len práca.

Manažéri musia byť pripravení na plánovaciu poradu, poznať všetky svoje aktuálne ukazovatele a plány na daný deň a nepočítať čísla na kalkulačke, oberať čas z celého tímu alebo byť rozptyľovaní výpočtami namiesto toho, aby počúvali informácie, ktoré ROP chce sprostredkovať všetkým.

Na kvalitné plánovacie stretnutie s obchodnou hrou zvyčajne stačí 45 minút. Ale verte, že týchto 45 minút môže v budúcnosti ušetriť veľa času a priniesť oveľa lepšie finančné výsledky.

3. Energia

Ranné plánovacie stretnutie je ľahším pre oči zamestnancov.

Ak je plánovacia porada nudná, manažéri ešte viac zaspia a nedosiahnete želaný efekt. Nešírte informácie, majte na pamäti cieľ a štruktúru, nenechajte zamestnancov blúdiť od témy k téme alebo klásť otázky, ktoré sa týkajú len jednej veci.

Je dôležité si uvedomiť, že plánovanie stretnutí je tímová práca, nie ranné stretnutia. Udržujte pozornosť všetkých. Hovorte len to, čo sa týka všetkých.

4. Neustále trénujte svojich manažérov!

Každý deň na večerných stretnutiach zisťujete od manažérov, ako prebiehal ich deň, aké úspechy dosiahli, s akými ťažkosťami sa stretli, s akými námietkami zákazníkov si nevedeli poradiť. Ranné plánovacie stretnutie vám umožňuje priniesť najpálčivejšie problémy do všeobecnej diskusie.

Na to potrebujete, aby manažér stručne opísal problém, s ktorým si včera nevedel poradiť, potom rýchlo zopakujete teoretickú časť (napríklad blok „argumentácia metódou výpočtu“) a potom usporiadate obchodnú hru. , kde v úlohe klienta hrá nezvládnutý manažér. Následne celý tím pomocou krátkeho brainstormingu vymyslí možnosti riešenia situácie.

Je obzvlášť dôležité, aby sa každý v tíme aktívne podieľal na hľadaní riešení. Nedávajte hotové odpovede efektívny tréning- nie teória od lídra, ale hľadanie nápadov prostredníctvom interakcií.

Každodenné školenie, ďalšie školenia a podpora manažérskych zručností umožní vašim manažérom neustále sa rozvíjať, zlepšovať ich predajné zručnosti a nebáť sa ťažkostí „v teréne“.

5. Neustále sledujte, čo sa plánuje

Plánovanie bez kontroly sú peniaze fuč (c) starodávna čínska múdrosť

Myslím, že tu nie je potrebné vysvetľovať samostatne. Ak to neovládate raz, potom dvakrát, do tretice manažéri buď prestanú čokoľvek robiť, alebo začnú klamať.

6. Motivácia tímu

Dôležité je nielen identifikovať včerajšie výsledky za celý tím ako celok a za každého jednotlivca, ale identifikovať aj to najlepšie a najhoršie z predchádzajúceho dňa a nebojte sa tým nikoho demotivovať – príliš krátky čas obdobia sa využívajú a manažéri majú šancu sa každý deň zlepšovať.

Ako ukazovatele použite nielen finančné (koľko sa uskutočnilo predajov, koľko prinieslo peniaze) alebo ukazovatele aktivity (počet telefonátov, uskutočnených stretnutí a stretnutí), ale aj kvalitatívne ukazovatele (kvalita komunikácie medzi manažérom a klientmi). Môžete si vypočuť hovory manažérov sami alebo použiť správy z oddelenia kontroly kvality.

7. Špecifickosť v plánoch

Manažér by nemal rozprávať len o tom, koľko predajov dnes uzavrie, koľko platieb vyberie a koľko stretnutí urobí. Svoje plány musí podložiť konkrétnymi názvami spoločností. Aj keď dnes nemá naplánované žiadne odpovede od klientov, manažér musí povedať, kde dostane dnešný plán, komu zavolá, ku komu pôjde, ale musia byť pomenované spoločnosti s jasnými údajmi o peniazoch a množstve. .

Je tiež veľmi dôležité pamätať na to, že denný plán manažéra musí spĺňať mesačné ciele. Ak má váš manažér mesačný plán platieb vo výške 1 000 000 rubľov, potom nemôže plánovať zhromažďovanie 20 000 rubľov každý deň, pretože plán jednoducho nedokončí týmto tempom.

Stanovte svojim manažérom ambiciózne plány. Ak je manažér v rozpakoch vysloviť ambiciózny plán alebo sa odvoláva na svoju poveru („Nepoviem to, aby som to nepokazil“, „Teraz poviem viac a večer mi zožerieš mozog “) - toto je potrebné liečiť a čím skôr, tým lepšie. Zvyknite manažérom na vysoké plány, kultivujte ich vnútorné „limity“.

Manažér tiež musí veriť svojim vlastným číslam, nerozprávať „z ničoho nič“, pretože musí, ale jasne pochopiť, že to, čo povedal, je naozaj realizovateľné a vie to ovplyvniť.

8. Skontrolujte pripravenosť celého tímu

Skôr ako v nový deň prepustíte svojich predajcov, skontrolujte, či majú všetky zdroje – externé (dostupnosť prezentačných materiálov, vizitiek, databáz na volanie a pod.) aj interné – každému sa lesknú oči, alebo je potrebné kontaktovať niekoho, potom zostať a ďalej diskutovať o akýchkoľvek ťažkostiach, poskytnúť ďalšiu individuálnu motiváciu.

9. VýkonnýCTA na konci stretnutia

Vymyslite nejakú motivujúcu frázu, ktorá bude kotvou pre začiatok práce a dodá vašim manažérom ďalšiu energiu. Fráza môže byť čokoľvek: „Tím, choď!“ alebo „Poďme na to!“ alebo „To je ono, poďme!“

Toto je takzvaná kotva, ktorá dáva signál, že všetko, ráno sa skončilo, je čas bežať a vyhrať!

10. Vizualizácia

Nezabudnite zahrnúť výsledky plánovacieho stretnutia do výsledkovej tabuľky, aby manažéri mohli neustále vidieť svoje výsledky a celkový výsledok tímu, ako aj percento dokončenia plánu. Takáto tabuľa môže vyzerať takto:

A ako bonus príklad kontrolného zoznamu na posúdenie kvality ranného plánovacieho stretnutia:

Väčšina manažérov predaja vie, ako dobre komunikovať a predávať, ale, žiaľ, stabilita, dodržiavanie pracovného plánu, analýza a analýza vynaloženého úsilia im nepatrí. silný bod. Ak má manažér tento mesiac veľa objednávok, nevyhnutne sa uvoľní: začne menej telefonovať a prestane pracovať s „spiacimi“ klientmi.

Na plánovacích stretnutiach môže vedúci obchodného oddelenia zaznamenať vznikajúci pokles v práci manažéra a upozorniť zamestnanca, že jeho útek z práce si všimol a dostal pod kontrolu. Manažéri sa samozrejme budú brániť účasti na plánovacom stretnutí všetkými možnými spôsobmi s odvolaním sa na skutočnosť, že nemajú absolútne žiadny čas a práve teraz je dohoda v plameňoch. Musíte pochopiť, že je to manažér, ktorý prostredníctvom plánovacích stretnutí realizuje funkciu administratívneho manažmentu a organizuje systematickú prácu tímu bez recesií a náhlych pracovných úloh.

Ako čo najefektívnejšie zorganizovať a viesť plánovacie stretnutie?

Čas

Plánovacie stretnutia by sa mali konať ráno. Ak sa pracovný deň začína plánovacím stretnutím, manažéri už nebudú meškať do práce, plánovacie stretnutie navyše spoplatní prácu počas dňa.

Nahlasovanie

Manažéri by mali na plánovacie stretnutie priniesť svoje správy za predchádzajúci deň: protokol hovorov a stretnutí a správu o predaji. Prvý dokument ukazuje, ako manažér používal pracovný čas, po druhé - aké výsledky dosiahol. Manažérovi je často už vo fáze prípravy na plánovacie stretnutie zrejmé, že svoje úsilie vynaložil nesprávnym smerom a efektivita jeho práce by mohla byť vyššia. Ďalším dokumentom, ktorý manažér pripravuje na plánovacie stretnutie, je zoznam plánovaných hovorov a stretnutí. To je dôležité! Po prvé, pripravený zoznam znamená, že manažér môže začať pracovať ihneď po ukončení plánovacieho stretnutia, a po druhé, manažér môže tento zoznam upraviť a zdôrazniť priority.

nariadenia

Na jednej strane by sa plánovacie stretnutie nemalo zmeniť na viachodinové, na druhej strane formálne stretnutie na päť minút tiež neprinesie výsledky. Pri správnej organizácii je celkom možné ho dokončiť za pol hodiny. Manažér na začiatku plánovacieho stretnutia skontroluje správy zamestnancov a ak sa plán neplní (prostredníctvom hovorov, stretnutí alebo predaja), zistí príčinu: chybu, nedbalosť alebo objektívne okolnosti. Práca každého zamestnanca je objektívne hodnotená. Môže to byť obyčajná slovná poznámka alebo pochvala, hlavné je, že obchodní manažéri cítia neustálu kontrolu zo strany manažéra – v tomto prípade začínajú pracovať oveľa lepšie.

Dosiahnuť koordinovanú, rýchlu a efektívnu prácu tímu nie je ľahká úloha pre žiadneho manažéra. Úlohou šéfa je vypracovať jednotnú akčnú stratégiu pre každého podriadeného, ​​sledovať jeho prácu a korigovať ju. Ak chcete dosiahnuť plodnú prácu, musíte pochopiť, ako viesť stretnutia, ako správne inštruovať podriadených na určité obdobie.

Plánovacie stretnutie - diskusia a rozdelenie pracovných úloh naplánovaných na určitý čas. Takéto stretnutia možno rozdeliť do niekoľkých typov v závislosti od ich druhu, času a množstva.

Prvý typ zahŕňa reportovacie stretnutia (tieto sú potrebné na to, aby manažment informoval o tom, ako sa vykonávajú pracovné úlohy tento moment), diskusné stretnutia (kde sa prehodnocujú návrhy a prerokúvajú zmeny akčného plánu) a motivačné stretnutia (kde každý dostane svoju vlastnú úlohu v procese riešenia hlavného problému).

Podľa času môžete organizovať denné, týždenné alebo mesačné stretnutia.

Ak vezmeme za základ kvantitatívny faktor, plánovacie stretnutia môžeme rozdeliť na všeobecné alebo hromadné (na ktorých sú prítomní všetci zamestnanci) a uzavreté (keď sa stretáva samostatná skupina alebo oddelenie).

Organizovanie plánovacích stretnutí má určité výhody:

• Udržuje disciplínu a znižuje meškanie.
• Pomáha jasne a jasne stanoviť úlohy pre tím. Krátkodobý denný plán je oveľa užitočnejší a produktívnejší ako šesťmesačný plán.
• Označuje skutočný ukazovateľ výkonu. Táto kvalita sa rozširuje, ak na plánovacom stretnutí zamestnanci predložia správy svojim nadriadeným o tom, čo urobili.

Nezabudnite na vysokú motivačnú úlohu stretnutí. Kompetentne viesť poradu znamená mať pozitívny vplyv na náladu zamestnancov, dať im poplatok za plodnú prácu a podnietiť ich k zlepšeniu výkonu. Okrem toho táto vlastnosť pomáha vytvárať pozitívne vzťahy medzi tímom a vedením.

Na druhej strane, organizovanie plánovacích stretnutí má aj svoje negatíva:

• Dlhé porady uberajú zamestnancom silu a energiu.
• Náhle, neplánované stretnutia sú zvyčajne neúčinné.

Aby sa predišlo takýmto negatívnym faktorom, stretnutia by sa mali viesť premyslene.

Odborný názor

Na plánovacom stretnutí zamestnanci navrhujú nové nápady na rozvoj podnikania a zvýšenie predaja

Hasmik Gevorgyan,

Generálny riaditeľ a jeden z majiteľov siete obchodov Provocation v Moskve

Všemožne odmeňujeme a podporujeme našich zamestnancov, ktorí majú záujem zvyšovať povedomie o značke. Naši franšízanti sa rozhodli organizovať dvakrát do mesiaca mimoriadne stretnutia, na ktorých zamestnanci vyjadrujú svoje myšlienky a návrhy na rozvoj spoločnosti a zvýšenie predaja. Autori najzaujímavejších projektov a nápadov dostávajú bonus až do výšky 15 % z platu.

Niektoré z našich najlepších návrhov tričiek boli pôvodne vytvorené a navrhnuté zamestnancami. Vďaka našim zamestnancom zviditeľňujeme spoločnosť sponzorovaním kultúrnych podujatí mládeže.

Pozoruhodný príklad: jeden z našich zamestnancov v Tule ponúkol účasť na mestských športových súťažiach a večeroch v kluboch. Kreativita a odhodlanie tohto zamestnanca boli kľúčom k tomu, že sa naša reklama objavila v obľúbených mestských kaviarňach. V konečnom dôsledku sa predaj v meste Tula zdvojnásobil. Zamestnancov príjem sa zvýšil podobne - o niekoľko mesiacov neskôr sa stal riaditeľom obchodu.

3 zložky úspešných plánovacích stretnutí

1. Informačná zložka. Urobte materiál zaujímavým a užitočným pre tých, ktorí počúvajú. Ak sa nudným informáciám nedá vyhnúť, skúste ich prezentovať neobvyklým spôsobom. Informácie prezentované na plánovacom stretnutí by mali byť užitočné a vzrušujúce. Ak chcete viesť úspešné stretnutia, je najlepšie nezdieľať nevýrazné a nudné informácie.
2. Emocionálna zložka. Fascinujúci materiál so zlým dodaním je zlý materiál. Spomeňte si na univerzitu – trávenie času na niektorých hodinách bolo nudné, študenti na hodinách doslova spali, zatiaľ čo na iných sa každý chcel dostať k podstate veci a diskutovať.
3. Vedúci, ktorý vedie stretnutie. Autorita hovoriaceho priamo ovplyvňuje vstrebávanie informácií. Ak ste ešte nedosiahli vysoké rétorické schopnosti, pracujte usilovnejšie na bodoch 1 a 2 predtým, ako usporiadate stretnutie.

Ako viesť plánovacie stretnutia bez odporu zamestnancov

Nie je žiadnym tajomstvom, že zamestnanci majú často negatívny postoj k plánovaniu stretnutí. Stojí za to pochopiť dôvody tohto vnímania.

Po prvé Pôvodný vznik takýchto plánovacích stretnutí si ľudia spájajú s dobou, keď komunikačné prostriedky neumožňovali koordinovať prácu ľudí a bolo potrebné sa osobne zísť ako celý tím a celé hodiny prediskutovať dôležité pracovné záležitosti. Keďže jednoducho neexistovali žiadne iné spôsoby, ako zistiť alebo prediskutovať dôležité body, pred stretnutím sa nahromadilo veľa otázok, komentárov a návrhov na prácu. Stretnutie preto muselo trvať niekoľko hodín.

Po druhé, mnohých kancelárskych pracovníkov rozčuľuje skutočnosť, že plánovacie stretnutia im zaberajú 1/5 ich celkového pracovného času. Zároveň nie je o čom diskutovať - ​​reč šéfa zvyčajne zaberá polovicu celého stretnutia.

Po tretie, ak budete mať stretnutie každý deň, zamestnanci to čoskoro budú považovať za udalosť „na parádu“. Zamestnanci nebudú podrobne a zaujímavo referovať o postupe prác či akýchkoľvek zmenách, pretože sa tak dlho nemusí stať. krátkodobý. Hlavnými cieľmi každej spoločnosti sú dlhodobé plány, preto by ste nemali brať zamestnancom drahocenný čas na počúvanie „veci sú normálne, pracujeme“. Len v kritických prípadoch, núdzových situáciách a naliehavých úlohách je potrebné organizovať každodenné stretnutia.

Ako správne viesť plánovacie stretnutie výberom vhodného formátu

1. Informačné stretnutie

Takéto plánovacie stretnutie môžete uskutočniť v pondelok, urobiť z neho týždennú akciu pre každé oddelenie vašej spoločnosti, pre každého vedúceho oddelenia. Účelom tohto stretnutia je zistiť, čo sa za posledný týždeň podarilo, čo sa podarilo a čo sa plánuje na tento týždeň. Manažéri dokážu komunikovať dôležité informácie podriadeným a motivovať ich k produktívnej práci. Stretnutie neodkladajte – najlepšie je uskutočniť ho do 30 minút.

2. Rozdelenie úloh

Toto krátke plánovacie stretnutie je najlepšie usporiadať na začiatku dňa. Manažéri rozdávajú pokyny na daný deň a vysvetľujú ich zamestnancom. Ak máte nejaké otázky resp dôležitá informácia nie, takéto plánovacie stretnutie nezaberie zamestnancom veľa pracovného času.

3. Plánovacie stretnutie

Takáto plánovacia porada by sa mala uskutočniť po tom, ako boli všetci zamestnanci vopred písomne ​​upozornení resp v elektronickom formáte. Nechajte ich pripraviť sa na tému, stanovte si čas stretnutia a tajomníka stretnutia. Pošlite tiež závery a výsledky zo stretnutia všetkým, ktorí boli prítomní alebo sa očakávalo, že budú na plánovacom stretnutí. Je dôležité poznamenať, že takéto plánovacie stretnutie by sa nemalo konať príliš dlho. Ak sa tomu nedá vyhnúť, určite si dohodnite oddychový čas alebo občerstvenie.

4. Tvorivé plánovacie stretnutie

Ak tentoraz nemáte tímu čo ponúknuť, dobrá možnosť uskutoční plánovacie stretnutie v neštandardnom formáte. Toto môže byť súťaž najlepší nápad alebo brainstorming.

5. Plánovacie stretnutie na riešenie konfliktov

Nezabudnite na ľudský faktor a možné nedorozumenia v tíme.

Správna pozícia šéfa je identifikovať a riešiť takýto problém. Bolo by vhodnejšie ako kedykoľvek predtým usporiadať za týmto účelom stretnutie. Musíte dať každému človeku príležitosť vysvetliť svoj postoj a povedať mu, čo presne mu nevyhovuje. Formát takéhoto stretnutia by nemal byť prísny, aby ľudia hovorili alebo sa hádali a odôvodňovali svoje názory. Keď ste spoločne identifikovali výzvy, musíte ich prekonať. Nemusíte si to vziať na seba, pomôžu vám personalisti a senior manažéri.

Stretnutie musíte uskutočniť výberom zaujímavá téma pre všetkých – aby sa každý chcel ozvať a vy ste mali možnosť konverzáciu regulovať a korigovať jej smerovanie.

Zhrňte stretnutie, zozbierajte, čo povedali účastníci, a podeľte sa s nimi o výsledky.

Nie je potrebné hneď na začiatku upozorňovať kolegov, že plánovacie stretnutie sa koná kvôli konfliktu, ktorý vznikol. Výnimkou sú mimoriadne stretnutia organizované výlučne na riešenie takýchto situácií.

Ako zvýšiť výhody plánovania stretnutí

Zle organizované plánovacie stretnutia, stretnutia a stretnutia sú absolútne zbytočné a dokonca škodlivé. Pretože sami o sebe nevytvárajú pridanú hodnotu, ale dá sa na nich stráviť obrovské množstvo času.

Zistite si pravidlá pre organizovanie efektívnych plánovacích stretnutí z časopisu Obchodný riaditeľ, ktoré posunú pracovný proces dopredu s minimom stráveného času.

Ako viesť plánovacie stretnutia denne: algoritmus krok za krokom

Krok 1. Stanovte si ciele ranného plánovacieho stretnutia

Každá organizácia musí prezentovať a plánovať výsledky svojej práce. Na základe vašich cieľov musíte zostaviť plán ich implementácie krok za krokom.

Vyberte zo zoznamu ciele, ktoré sú vhodné pre vašu firmu:

• Stanovovanie si cieľov

Hlavným dôvodom konania tímových stretnutí je plánovanie úloh. Denný plán zamestnanca by nemal obsahovať viac ako 3 úlohy a 1 zameranie. V ideálnom prípade si každý zamestnanec sám stanoví úlohy a sústredí sa na deň a nahlási to manažérovi.

Na stanovenie realistických a dosiahnuteľných cieľov použite. Najlepšie je naplánovať si prácu pomocou konkrétnych čísel. Vizualizujte informácie: je lepšie usporiadať udalosť v miestnosti s projektorom alebo tabuľou, na ktorú si zapíšete hlavné úlohy. Označte svoje zameranie dňa fixkou a zdôraznite ho počas rozhovoru.

Najlepšie je nechať každého zamestnanca napísať svoj plán.

• Spätná väzba od zamestnancov

Zamestnanci, ktorí čelia problému alebo nepochopiteľnej situácii, to veľmi často nenahlásia svojmu šéfovi. Zvyčajne sa o tom diskutuje medzi kolegami a nepovažuje sa to za hodné, aby to bolo oznámené manažmentu. Je potrebné nadviazať neustály kontakt s podriadenými. Zamestnanci by si mali zvyknúť povedať svojmu manažérovi, čo ich znepokojuje a znepokojuje v procese plnenia ich povinností.

V tomto prípade musí manažér organizovať samostatné stretnutia, aby si vypočul každý problém a primerane naň reagoval, aj keď sa domnieva, že situácia nestojí za zvláštnu pozornosť. Tiež hľadajte koreň problému, nie vinníka. Priradiť konkrétna osoba zodpovedný za vyriešenie problému a stanoviť na to jasný termín.

• Odovzdávanie skúseností a školenia

Buďte prví, kto hovorí – povedzte svojim kolegom, ako by ste zadanú úlohu vykonali vy sami. Začnite diskusiu, opýtajte sa zamestnancov, ako to či ono funguje lepšie a plodnejšie. Môžete viesť plánovacie stretnutie vo forme hry alebo si vziať obchodný prípad, aby sa do diskusie mohol zapojiť každý.

Môžete viesť školenia: rozprávajte alebo opakujte skripty, typické odpovede, produktové výhody, firemné propagácie a podobne s kolegami. Zapojte do tohto procesu celý tím.

Neopakujte sa, naučte svojich zamestnancov každý deň niečo nové, rozvíjajte ich!

• Zvýšený tímový duch

Hovorte o spoločnosti ako o úzkom tíme – vo svojom prejave používajte slová „my“, „náš tím“.

Reportujte niečo nové a zaujímavé za posledný deň: čo sa stalo včera, novinky spoločnosti, jej úspechy (aj malé). To, že máte interný e-mailový newsletter, neznamená, že ho čítajú všetci. Preto sa to najzaujímavejšie a najdôležitejšie môže povedať opäť na plánovacom stretnutí. Ak informácie nie sú úplne pozitívne, zamestnanci budú mať možnosť prediskutovať akčný plán.

Zapamätajte si dôležité dátumy pre zamestnancov, hovorte o nich (narodeniny samotných zamestnancov, ich rodinných príslušníkov, detí, významná udalosť pre firmu a pod.).

• Motivácia tímu

Môžete usporiadať stretnutie, aby ste tím nabili pozitivitou na nasledujúci deň. K tomu potrebujete:

• Pochváľte jedného zo zamestnancov (najlepší v predaji, dobrá kvalita, poďakovanie od klienta, riešenie ťažkej situácie a pod.).
• Pri zadávaní úloh vysvetlite, ako práca pozitívne ovplyvní celkové ciele firmy. Dajte každému zamestnancovi vedieť, že sú dôležité.
• Používajte motivačné slová a frázy: „Poďme na to!“, „Ukáž, čo dokážeš!“ a tak ďalej.
• Ukážte, že veríte každému zamestnancovi, často hovorte frázy ako „Môžeme“, „Uspejeme“, „Som si istý“ atď.

Dôležitým pravidlom pre vedenie efektívnych stretnutí je hovoriť len o pozitívnych veciach, na plánovacej porade nikoho nenapomínať a nenadávať tímu. Ráno by ste mali hovoriť len o pozitívnych veciach!

Využite všetky vyššie spomenuté ciele, no nie všetky musia mať stretnutia naraz.

Krok 2. Vypracujte predpisy

Keď ste si vybrali ciele ranného stretnutia, musíte sa rozhodnúť, ako ich budete vykonávať. Predpisy je možné vytlačiť a zavesiť v kancelárii, kde sa koná plánovacie stretnutie.

Rozhodnite sa, ako dlho mienite mať stretnutie a zapíšte si to do pravidiel. Na efektívne stretnutie stačí pätnásť minút. Okrem toho si urobte konkrétny plán: o čom sa budete na stretnutí rozprávať. K tomu potrebujete:

Plánovacie stretnutie by sa malo viesť pozitívne. Pozdravte tím, ocente jedného zo zamestnancov za vykonanú prácu a úspechy za posledný deň. Na konci stretnutia môžete tímu zablahoželať, zaželať príjemný deň alebo motivovať k produktívnej práci.

Na začiatku plánovacieho stretnutia oznámte, čo sa za posledný deň podarilo. Stanovte si nové úlohy na základe toho, čo ste urobili. Potom môžete vykonať tréning alebo začať s opakovaním.

Získajte reakciu od tímu, komunikujte s nimi na konci stretnutia, aby sa akcia nepredĺžila. Ak je téma na diskusiu príliš ťažká a vyžaduje si viac ako dve minúty, vezmite ju na samostatné stretnutie alebo ju prideľte konkrétnemu zamestnancovi.

Krok 3. Príprava na plánovacie stretnutie

Aby ste plánovacie stretnutie viedli správne a kompetentne, mali by ste sa naň vopred pripraviť. Na ranné stretnutie je lepšie sa pripraviť večer a všetko si určite zapíšte.

Denné ciele by mali byť v súlade s dlhodobejšími cieľmi a mali by brať do úvahy výzvy predchádzajúceho dňa. Pre každú položku si napíšte, o čom budete hovoriť: pozitívne správy, problémy, nedávne udalosti, školenia.

Krok 4. Uskutočnite plánovacie stretnutie

Začnite organizovať stretnutie podľa svojho plánu. Pozdravte tím. Sledujte čas, aby stretnutie netrvalo dlhšie ako 15 minút.

Počas stretnutia sledujte reakcie zamestnancov na každú fázu plánovacieho stretnutia. Takto môžete určiť, čo bolo pre tím zaujímavé a čo nie. Ak zamestnancov niektoré informácie nezaujímajú, zvážte, či ich môžete z plánu odstrániť alebo zmeniť spôsob ich prezentovania.

Ak sa pozriete na kvalitu práce zamestnancov a úroveň predaja, môžete pochopiť, ako efektívne ste viedli svoje plánovacie stretnutie. Ak sa produktivita zvýšila, plánovacie stretnutie bolo zorganizované správne.

Odborný názor

Ako viesť neštandardné ranné plánovacie stretnutie

Dmitrij Grishin,

Predseda predstavenstva a jeden zo zakladateľov skupiny Mail.Ru v Moskve

Organizovanie stretnutí neobvyklého formátu je pre nás bežná vec. Každá z nich trvá menej ako pol hodiny. Plánovacie stretnutia sú otvorené pre všetkých zamestnancov, nielen tých, ktorí priamo súvisia s témou plánovacieho stretnutia. Hovoríme v stoji, aby sme sa trochu vzdialili od bežného formátu práce na pracovisku.

Nájsť čo najviac kreatívnych nápadov na riešenie vzniknutých problémov, aj tých, ktoré sa zdajú úplne nereálne, je hlavným cieľom, s ktorým sme takéto plánovacie stretnutia začali robiť. Návrhy sú kritizované striktne do bodky, bez emócií, hovoriac len o technickej stránke problému.

Všetko, čo tím navrhne, sa vloží do špeciálnej databázy. Organizovanie podujatí tohto formátu znamená dať zamestnancom príležitosť počuť sa navzájom a nezavesiť sa na bezvýznamný problém. Každý sa cíti byť zapojený do spoločnej veci, dôležitej pre spoločnosť, a to, ako nič iné, dáva podnet k práci.

Ako správne viesť plánovacie stretnutie na oddelení

Každý z nás chápe, koľko toho musia šéfovia oddelení urobiť. Popri bežnej práci sa venujú riešeniu problémov a celkovej organizácii celého oddelenia. Efektívnosť šéfa závisí od toho, aké metódy a nástroje riadenia používa. Oplatí sa v tomto prípade tráviť čas a organizovať stretnutia?

Všetko závisí od prístupu manažéra k otázke plánovania stretnutí. V jednom prípade šéfovia pristupujú k plánovacím stretnutiam veľmi formálne, aj keď pravidlá spoločnosti stanovujú, že takéto stretnutia sa musia konať. Takýto vodca verí, že hlavnou vecou je viac úsilia, menej stretnutí. Iní vedúci oddelení sa rozhodnú organizovať stretnutia z vlastnej iniciatívy, pretože vedia, aký efektívny je takýto nástroj na skvalitnenie tímovej práce.

Ak mentor celého oddelenia verí, že stretnutia sa musia konať jednoducho preto, že „musia“, potom by nemal strácať čas plánovaním stretnutí. Akékoľvek akcie organizované len na ukážku majú na prácu len negatívny vplyv. Na základe samotného názvu je plánovacie stretnutie kompetentným plánovaním akcií na dosiahnutie veľkých cieľov spoločnosti.

Na základe Demingovho cyklu je plánovacia porada periodická kontrola (Check) práce tímu s cieľom v prípade potreby zmeniť alebo presmerovať pohyb (Akt).

Ako často organizovať plánovacie stretnutia na oddelení? Denné porady na oddelení sú nevyhnutné len pre nových alebo neskúsených zamestnancov, ktorí si bez neustáleho dozoru a rád od svojich nadriadených nevedia poradiť. Pre súdržnejší a skúsenejší tím je potrebné, aby sa stretnutia konali raz týždenne, v rovnaký deň, približne v rovnakom čase a štruktúre plánovacieho stretnutia. Je to potrebné na účely disciplíny.

Manažér najčastejšie odmieta uskutočniť plánovacie stretnutie, pretože to považuje za stratu času. Interakcia s tímom sa mení na krátky monológ bez spätnej väzby od zamestnancov. S týmto prístupom sa stráca väčšina funkcií, možno okrem informačných a čiastočne disciplinárnych.

Pre každého manažéra je interakcia so skupinou oveľa ťažšia ako interakcia s každým zamestnancom jednotlivo. Riadiť celý tím naraz je zručnosť skúseného a dobrého šéfa. Takýto líder vie, ako správne viesť plánovacie stretnutie: rýchlo a k veci, pričom dostáva „návrat“ od skupiny, diskutuje s nimi o nejakom probléme a na základe toho reguluje prácu oddelenia. Najlepšie je nechať si to na polhodinové stretnutie (+- 15 minút). Človek je fyziologicky naprogramovaný práve takýmto časom na najväčšiu koncentráciu pozornosti.

Zavedenie nového podujatia – plánovacieho stretnutia – si vyžiada určitý čas. Často budete musieť usporiadať viac ako jedno stretnutie, aby takýto nástroj fungoval. Ak vedúci oddelenia začne počúvať spätnú väzbu tímu, dostane veľa nové informácie, ktoré predtým nikto nevyjadril. Teraz sa však naskytla šanca - pýtal sa sám vodca! Bude potrebné určiť jednotlivé roly pre zamestnancov a ich účel v práci celej skupiny, prekonať námietky a čo najlepšie vyargumentovať svoju pozíciu. Manažéri často nedokončia implementáciu nového nástroja a keďže sú pár krokov od ideálneho výsledku, vrátia sa k menej efektívne riadenie, teda viesť rozhovory s každým zamestnancom samostatne.

10 pravidiel pre vedenie rannej porady na obchodnom oddelení

Často sú manažéri predaja dobrí vo svojej hlavnej zodpovednosti za rozhovory s ľuďmi a predaj produktov, no zároveň nie sú vôbec schopní konať podľa plánu, analyzovať vykonanú prácu a pracovať dôsledne. Ak manažér už dostal na tento mesiac veľa objednávok, prestáva aktívne pracovať, menej telefonuje a nevenuje sa pasívnym klientom.

Keď manažér spozoruje takúto tendenciu, môže o tom informovať manažéra na plánovacom stretnutí s tým, že jeho útek z práce bol zaznamenaný a je monitorovaný. Samozrejme, že manažéri budú hľadať výhovorku, aby sa porady nezúčastnili, argumentujúc tým, že sú zaneprázdnení. Stretnutie sa môže uskutočniť na účely administratívneho riadenia, kedy manažér môže ovplyvniť prácu a zlepšiť ju, ak spozoruje pokles alebo núdzový stav.

Ak chcete viesť plánovacie stretnutie čo najefektívnejšie, musíte ich dodržiavať pravidlá:

Pravidlo 1. Frekvencia

Ranné stretnutia by sa mali konať každý deň v rovnakom čase, bez ohľadu na vašu náladu. Časom sa plánovacia porada stane zvykom a bude slúžiť ako signál pre manažérov, aby začali pracovať. Vyskytli sa prípady, keď neprítomnosť porady alebo jej zlá organizácia narušila obvyklú rutinu dňa manažérov a vzala si ju mimo dobrá nálada a chuť pracovať.

Na rannom plánovacom stretnutí sa manažéri musia úplne spamätať, zobudiť sa a pochopiť – je čas začať pracovať!

Pravidlo 2. Disciplína

3 kľúče k efektívnemu plánovaciemu stretnutiu sú usporiadať stretnutia s presnou štruktúrou, konkrétnymi cieľmi a v rovnakom čase. Pri dodržiavaní pravidiel má plánovacia porada pozitívny vplyv na prácu manažérov, naopak, škodí.

Stretnutie sa musí konať v rovnakom čase. Zamestnanci musia prísť do kancelárie skôr a nemeškať. Pred schôdzou a počas nej sa musíte pripraviť na prácu, aby ste po jej skončení mohli okamžite začať pracovať. Každý manažér by sa mal vopred pripraviť na plánovaciu poradu, stanoviť si ciele dňa a vypočítať všetky ukazovatele, aby počas porady nezaberal čas celému tímu a nerozptyľoval sa.

Ak sa rozhodnete pre stretnutie založené na hre, vyhraďte si na to približne 45 minút. Je to viac ako na bežné stretnutie, ale je to veľmi efektívne pre tímovú prácu a finančné ukazovatele spoločnosti.

Pravidlo 3. Energia

Ranné stretnutie naladí zamestnancov na celý deň.

Ak usporiadate nudné a nezaujímavé plánovacie stretnutie, práca v ten deň nebude mať žiadny pozitívny efekt. Poskytujte informácie jasne a zaujímavo, nedovoľte tímu odbočiť od témy alebo sa pýtať na veci, ktoré nesúvisia s celkovou prácou tímu.

Na plánovacej porade by ste sa mali rozprávať len o tom, čo platí pre všetkých zamestnancov. Takáto udalosť je kolektívnym úsilím a nie len časom na posedenie.

Pravidlo 4. Neustále trénujte svojich manažérov

Vždy na konci pracovného dňa sa informujte u manažérov, ako práca prebiehala – aké ťažkosti sa vyskytli, aké námietky klientov sa nedali prekonať. Zhrňte informácie, aby ste časť ranného plánovacieho stretnutia mohli stráviť vyriešením situácie s tímom.

Najprv nech samotný manažér opíše vzniknutý problém. Potom si stručne zopakujte teóriu na danú tému, ako je napríklad sekcia argumentácie. Potom urobte brainstorming počas hry: manažér, ktorý čelí zložitosti, prevezme úlohu klienta a ostatní jeho podriadení ponúkajú možnosti riešenia problému.

Diskusia musí byť vedená tak, aby sa na hľadaní riešenia podieľal každý zamestnanec. Nemusíte si zakaždým vysvetľovať, ako sa vysporiadať s ťažkosťami, nechajte tím, aby našiel cestu von prostredníctvom vzájomnej interakcie.

Tento prístup s každodenným školením umožní manažérom neustále sa zlepšovať a nebáť sa čeliť problémom.

Pravidlo 5. Neustále sledujte, čo sa plánuje

Pravidlo je jasné už z názvu. Ak prestanete sledovať prácu manažérov, neuvidíte efektívnu prácu.

Pravidlo 6. Motivácia tímu

Pri plánovaní porady uveďte nielen celkové výsledky za predchádzajúci deň, ale vyzdvihnite aj manažérov s najlepším a najhorším výkonom. To nebude mať negatívny vplyv na prácu zamestnancov, ale bude to len motivovať pracovať rovnako dobre alebo zlepšiť sa, ak sa včera niečo pokazilo.

Je dôležité všímať si nielen kvantitatívne ukazovatele, ale aj kvalitu práce. Chváľte manažérov, ktorí komunikovali s klientom lepšie ako ostatní. Môžete si vypočuť rozhovory zamestnancov sami alebo kontaktovať oddelenie kontroly kvality a požiadať o správu.

Pravidlo 7. Špecifickosť v plánoch

Pri plánovaní dňa na rannom stretnutí sa manažér musí rozhodnúť, aký predaj uskutoční, s kým sa stretne a akú platbu dostane. Treba si zvyknúť na vedenie akcie tak, aby manažéri tieto údaje poskytovali vždy v konkrétnych číslach a názvoch organizácií. Manažér nech jasne pomenuje firmy, ktorým bude volať a navštevovať, aj keď na dnes nemá naplánované konkrétne ohlasy klientov.

Okrem toho by denný plán mal byť súčasťou mesačného cieľa. Inými slovami, ak je plán predaja na mesiac 500 000 rubľov, potom predajca nemôže plánovať príjem 15 000 za deň, pretože takéto tempo nepovedie k dokončeniu dlhodobej úlohy.

Bezpodmienečne treba bojovať proti námietkam vlastných zamestnancov, ktorí si nechcú nastaviť vysokú latku, odvolávajúc sa na poverčivosť alebo obyčajnú nespokojnosť. Vyškolte zamestnancov, aby si stanovili ambiciózne ciele.

Nezabúdajte, že plán musí byť skutočný a realizovateľný, a nie len vyslovený. Manažér musí pochopiť, že úloha stanovená na tento deň je skutočná a musí sa snažiť ju realizovať.

Pravidlo 8. Skontrolujte pripravenosť celého tímu

Predtým, ako pošlete svojich podriadených na ich miesta, skontrolujte ich pripravenosť. Je to o ako o externých zdrojoch (prezentačné materiály, vizitky, telefónne databázy a pod.), tak o interných, „ľudských“ – či je každý správne naladený, alebo či na niekom treba pracovať zvlášť, aby sme ho motivovali k produktívnym činnostiam .

Pravidlo 9. Silná výzva na akciu na konci stretnutia

Na ukončenie plánovacieho stretnutia vymyslite jasnú motivačnú frázu, ktorá bude slúžiť ako signál na začatie práce – napríklad „Do práce!“, „Vpred!“ atď.

Táto fráza bude slúžiť ako kotva, ktorá ešte viac nabije tím energiou.

Pravidlo 10. Vizualizácia

Ak chcete vykonávať plánovač s väčšou efektívnosťou, je nevyhnutné vytvoriť tabuľu, na ktorej budú pripojené výsledky stretnutia a hodnotenie, aby zamestnanci videli svoje celkové úspechy, svoj ukazovateľ a ako blízko sú k plneniu mesačného plánu.

Ako viesť plánovacie stretnutie každý týždeň

Ak chcete svoje plánovacie stretnutie viesť efektívne, musíte zvážiť dve podmienky. Po prvé, čas určený na stretnutie nie je dlhý, asi pol hodiny. Druhým sú poznámky počas plánovacieho stretnutia. Ciele, ktoré vodcovia vyjadrujú, musia byť zapísané.

Týždenné plánovacie stretnutie pozostáva zo štyroch fáz:

Etapa 1. Oznámenie cieľov spoločnosti

Najlepší spôsob, ako viesť týždenné stretnutie, je začať opakovaním hlavného alebo dlhodobého cieľa spoločnosti. Napríklad „Úspešná spoločnosť s veľkým trhom“. Potom pomenujte úlohu na kratšie obdobie - niečo ako „Zvýšte príjem organizácie za tento rok 3-krát“.

Fáza 2. Vedúci oddelení sa striedajú v rozprávaní o tom, čo urobili minulý týždeň na dosiahnutie cieľa.

Na získanie konkrétnych informácií od manažérov o vykonanej práci je potrebné uskutočniť plánovacie stretnutie. Nemali by ste dovoliť všeobecné frázy alebo neinformatívne reči, ako napríklad „Podarilo sa nám zvýšiť efektivitu oddelenia o 10 %. V takom prípade stojí za to správne sa opýtať, aké opatrenia boli prijaté.

Ak vedúci oddelenia pokračuje v poskytovaní všeobecných informácií, vedúci stretnutia by ho mal prerušiť a priamo sa opýtať, či existujú informácie, ktoré si zaslúžia diskusiu na stretnutí. Ak nie, musíte pokračovať v stretnutí a odovzdať slovo inému oddeleniu.

Ak organizujete stretnutia tohto formátu, môžete jasne vidieť výsledky práce každého oddelenia spoločnosti. Navyše sa takto ukáže, ktorý z lídrov tvrdo pracuje v prospech organizácie a kto sa len tvári.

Fáza 3. Pre celú spoločnosť a facilitátora je stanovený cieľ na nasledujúci týždeňdosiahnesúhlas účastníkov na tento účel

Dajte každému manažérovi príležitosť povedať, čo bude jeho oddelenie robiť tento týždeň, ako bude realizovať plán. Zapíšte si plánované úlohy do denníka.

Vedúci oddelení budú mať navyše možnosť vzájomnej interakcie: požiadajte iné oddelenie, aby niečo urobilo, ak je potrebné spoločné úsilie. Po diskusii by sa takéto ciele mali zapísať aj do denníka.

Krok 4: Vedúci stretnutia sa spýta, či sú pripravení tento týždeň skutočne dosiahnuť svoj cieľ a oznámi začiatok.

Táto forma plánovacieho stretnutia pomáha dosiahnuť tie najpozitívnejšie výsledky. Vedúci oddelení začnú tvrdo pracovať a dosahovať vysoké výsledky na svojom oddelení alebo uvoľňujú pozície pre hodnotnejších pracovníkov. Pomocou takýchto stretnutí môžete pochopiť, ktorý z vašich kolegov vynakladá maximálne úsilie a kto sa len tvári.

Odborný názor

Najlepšia možnosť vedenia týždenných plánovacích stretnutí je viacúrovňová

Vladimír Kiselev,

Generálny riaditeľ, partner spoločnosti JSC "SHERP Company" v Moskve

Týždenné plánovacie stretnutia sú pre každú spoločnosť povinnými podujatiami, na ktorých sa prehodnocujú a diskutujú výsledky práce a stanovujú sa ciele na ďalší týždeň. Najlepšie je organizovať stretnutia na každej úrovni. Najprv vedúci oddelení a CEO a po nich sa konajú plánovacie stretnutia na každom oddelení s jeho priamym nadriadeným. Na sekundárnych stretnutiach môžu manažéri oznámiť aj informácie, ktoré sa týkajú celej spoločnosti a každého zamestnanca.

Je dôležité viesť plánovacie stretnutie nielen v prísnom rámci stanovenej témy, ale dať zamestnancom príležitosť zistiť zaujímavé informácie a prediskutovať pracovné záležitosti. Úloha takýchto stretnutí je veľmi veľká: tím sa tak dozvie o nových cieľoch, zmenách v pláne či iných novinkách. Generálny riaditeľ by mal organizovať stretnutia so zamestnancami, ktorí sa nezúčastňujú týždenných plánovacích stretnutí raz za mesiac alebo štvrťrok.

Ako viesť plánovacie stretnutia pomocou kreatívneho prístupu

1. Vyberte si nezvyčajné miesto

Stretnutia sa môžu konať nielen v kancelárii. Vyhľadávanie pekné miesto vo vašom meste, na nábreží, na pešej zóne alebo v kaviarni. Hlavná vec je, že sa tam rýchlo dostanete z práce a do práce.

Miesto, ktoré sa kolegom bude páčiť: kaviareň, nábrežie, park. Jedinou výhradou je, že miesto by sa malo nachádzať blízko kancelárie, aby sa tam každý mohol rýchlo dostať.

2. Naplánujte si neštandardný čas

Skúste mať stretnutia nie ráno, ale napríklad na obed (len nenechávajte tím bez jedla) alebo 30 minút pred koncom pracovného dňa (zrýchlite tým tempo práce!).

3. Použité materiály

Dávajte písacie potreby nie všetkým účastníkom, ale sadu papiera a pera pre 2-3 osoby. Sami sa tak rozhodnú, kto čo napíše.

4. Pred začiatkom stretnutia odoberte všetkým telefóny.

Dobrým riešením je viesť stretnutie bez rozptyľovania. Spočiatku to spôsobí určité rozpaky a zmätok, ale potom to výrazne zvýši koncentráciu a zapojenie účastníkov do riešenia problémov.

5. Zmeňte formát udalosti

Na spestrenie obvyklého rytmu, keď sú všetci zvyknutí sedieť v zasadacej miestnosti, môžete uskutočniť plánovacie stretnutie cez telefón alebo Skype.

Odborný názor

Môže byť plánovacie stretnutie s cigarami, vodnou fajkou a whisky efektívne?

Nikolaj Novoselov,

riaditeľ spoločnosti ArtNauka, Moskva

Na základe osobných skúseností môžem povedať, že nárast počtu plánovacích stretnutí má negatívny vplyv na produktivitu firmy. Skúsili sme usporiadať „kancelársky pokojný deň“ a boli sme presvedčení, že tento prístup prináša lepšie výsledky ako samotné plánovacie stretnutie. Žiaľ, tento spôsob nie je pre nás úplne vhodný, nemôžeme každý týždeň stráviť deň bez stretnutí, keďže pracujeme v priestoroch podujatia.

Zamestnanci by sa viac tešili z účasti na plánovacích stretnutiach, keby mali stretnutia s cigarou a popíjaním whisky. V takejto takmer neformálnej atmosfére môžu kolegovia povedať oveľa viac a úprimne vyjadriť svoj názor. Nebál som sa, že ak sa takéto plánovacie stretnutia budú konať, objaví sa v tíme známosť. Vzťahy medzi zamestnancami sa nezmenili, ľudia sa jednoducho začali cítiť uvoľnenejšie, vyjadrovali svoj názor na situáciu a dávali praktické rady.

Ako viesť plánovacie stretnutia s využitím skúseností úspešných firiem

Kompetentne viesť stretnutia s tímom neznamená vždy organizovať plánovacie stretnutia bežného formátu, keď sa všetci zídu a sadnú si na stoličky. V moderných spoločnostiach, v ktorých sa ľudia rýchlo udomácňujú neštandardné metódy, čoraz častejšie sa snažia viesť stretnutia v stoji. Stretnutia „na nohách“ vám pomôžu zbaviť sa prázdnych, naťahovaných rozhovorov a vypočuť si len tie najdôležitejšie informácie.

Atomic Object, spoločnosť zaoberajúca sa vývojom softvéru, sa už dlho rozhodla organizovať stretnutia na nohách. Vďaka tomuto kreatívnemu formátu dosahuje manažment maximálne výsledky: absenciu zbytočných diskusií, jasne položené otázky a správne odpovede. Prax ukazuje, že stretnutia v stoji netrvajú dlhšie ako 7 minút – tím si naplánuje deň, vypočuje si pokyny a okamžite začne pracovať. Ak budete viesť plánovacie stretnutia tohto typu, zamestnanci nebudú mať možnosť relaxovať a budú musieť konať a hovoriť aktívnejšie.

The Wall Street Journal uvádza, že aj počas 1. svetovej vojny bolo zvykom organizovať krátke plánovacie stretnutia, pretože pomalosť bola neprijateľná. Neskôr sa tento formát presunul do biznisu, v ktorom bolo potrebné urýchliť interakciu a výmenu informácií.

Výhody nového formátu stretnutí boli vedecky dokázané. Výskumník Alain Bluedorn z University of Missouri zistil, že vedenie porady v stoji znamená zabrať zamestnancom menej času, no dosiahnuť, ak nie lepšie, tak absolútne podobné výsledky v porovnaní s bežnými poradami.

Podľa výsledkov prieskumu Verzia Jedna, uskutočnenom v roku 2011, približne 80 % zo 6 000 opýtaných zamestnancov potvrdilo, že je zvykom, že ich spoločnosti majú každý deň krátke plánovacie stretnutia.

Okrem plánovania stretnutí „na nohách“ prišli západné spoločnosti s ďalšími inováciami pre efektívnejšiu prácu.

Napríklad v spoločnosti Facebook sa rozhodli usporiadať krátke plánovacie stretnutia 15 minút pred prestávkou, čím sa na začiatku stanovilo trvanie stretnutia. Zamestnanci tvrdia, že tento spôsob prináša dobré výsledky: Ľudia hovoria krátko a len k téme.

Ak je potrebné bojovať proti disciplíne v spoločnosti, znížiť počet meškaní, je potrebné organizovať krátke porady. Je lepšie nepozývať do diskusie opozdilcov, pretože nepoznajúc niektoré informácie budú zasahovať do stretnutia a zdržiavať čas zbytočnými otázkami.

V spoločnosti Adobesystémy Rozhodli sme sa uskutočniť plánovacie stretnutia a zároveň riešiť meškania. Dokonca stanovili pokuty pre tých, ktorí prídu v nesprávny čas. Čas stratený vinou oneskorencov sa rovnal času, ktorý mohol byť vynaložený na vývoj programov. Takže pokuta za každé meškanie je 1 dolár.

Spoločnosť Steelcase vynašiel vlastnú funkciu – signálom na začiatok stretnutia je skladba Elvisa Presleyho – „A Little Less Conversation“ alebo „Menej chatu“.

Ak zamestnanci organizácie nemajú čas usporiadať nielen pravidelné stretnutie, ale ani krátke stretnutie, môžete stretnutie usporiadať pomocou komunikačných nástrojov. V takýchto prípadoch sa môžete rozhodnúť pre čet alebo e-mail spoločnosti a sprostredkovať základné informácie potrebné vašim kolegom. Organizovanie stretnutí „na nohách“ je zároveň stále efektívnejšie ako akékoľvek iné plánovacie stretnutia.

Informácie o odborníkoch

Hasmik Gevorgyan, generálny riaditeľ a spolumajiteľ siete obchodov Provokacija, Moskva. Provocation-Production LLC. Oblasť činnosti: výroba a predaj odevov a doplnkov s provokatívnymi potlačami. Územie: ústredie – v Moskve; výroba - v Tveri; maloobchodné predajne a obchody - vo viac ako 100 mestách Ruska, Bieloruska, Ukrajiny a Kazachstanu. Počet zamestnancov: 55 (v materskej spoločnosti).

Dmitrij Grishin, predseda predstavenstva a spoluzakladateľ skupiny Mail.Ru, Moskva. Dmitrij Grishin stojí na čele predstavenstva od marca 2012. V roku 2005 sa stal jedným zo spoluzakladateľov Mail.Ru Group, kde od novembra 2010 do októbra 2016 pôsobil ako generálny riaditeľ spoločnosti (Rusko). Dmitrij pracuje v Mail.Ru od roku 2000; v roku 2001 bol vymenovaný za technického riaditeľa spoločnosti, v rokoch 2003 až 2010 pôsobil ako generálny riaditeľ. Vyštudoval Fakultu robotiky a integrovanej automatizácie Moskovskej štátnej technickej univerzity. N. E. Bauman. V roku 2012 založil GrishinRobotics, spoločnosť rizikového kapitálu, ktorá investuje do spotrebiteľskej robotiky po celom svete.

Vladimír Kiselev, generálny riaditeľ, partner spoločnosti JSC "SHERP Company", Moskva. Vladimir Kiselev – generálny riaditeľ a senior partner poradenskej „Spoločnosti SHERP“ od roku 2000. V oblasti personálneho manažmentu pôsobí od roku 1996 a od roku 1998 vedie službu personálneho manažmentu veľkého diverzifikovaného holdingu. CJSC "SHERP Company" existuje od roku 2000 a zaoberá sa formovaním vysoko efektívnych manažérskych tímov a rozvojom podnikania klientov s využitím inovatívnych patentovaných technológií.

Nikolaj Novoselov, riaditeľ spoločnosti ArtNauka, Moskva. IP Novoselová T.A. (ArtNauka). Oblasť činnosti: usporiadanie výstav, budovanie tímu a prezentácie založené na vedeckých experimentoch. Územie: ústredie v Moskve, osem zastúpení v Rusku. Počet zamestnancov: 10. Počet predstavení za rok: 340.