Obchodné stretnutia. Čo je to obchodné stretnutie? Neformálne stretnutia počas pracovného dňa
Ministerstvo školstva a vedy Ruská federácia
Federálna agentúra pre vzdelávanie
Štát vzdelávacia inštitúcia vyšší odborný
vzdelanie
„Chabarovská štátna akadémia ekonomika a právo"
ABSTRAKT
na túto tému: Obchodné stretnutia a efektívnosť
ich realizácii
Vyplnil: študent 2. ročníka
Skupiny BU-62
Zagorui Anna Eduardovna
Vedúci: Zubareva Olga Yurievna
Chabarovsk 2007
1. Organizácia obchodného stretnutia 3
2. Účasť na obchodnom stretnutí 4
3. Čo a ako sa pripraviť na obchodné stretnutia 5
4. Typy správania pri vyjednávaní 7
5. Zoznam použitých zdrojov 9
Obchodné stretnutia zaujímajú dôležité miesto v rozvrhu aktívneho človeka. Je dôležité mať možnosť kontrolovať priebeh takýchto stretnutí, inak sa z efektívneho komunikačného nástroja môžu stať „požieračom“ vášho času.
V poslednej dobe sa často zúčastňujem takýchto stretnutí, preto tu chcem hovoriť o tom, ako z nich vyťažiť maximum a nestrácať čas nadarmo.
Vo všeobecnosti existujú dve možnosti usporiadania takýchto stretnutí: buď ste iniciátorom takéhoto stretnutia, alebo pozvaným. Pozrime sa na obe tieto možnosti podrobnejšie.
Organizácia obchodného stretnutia
Keď ste organizátor, vlákna kontroly sú vo vašich rukách. V tomto prípade je dôležité kompetentne viesť rokovania bez toho, aby ste stratili zo zreteľa hlavnú vec.
· Upozornite účastníkov stretnutia vopred na tému rozhovoru.
· Počas stretnutia by vás nemali rozptyľovať cudzie témy. Vždy sa snažte striktne dodržiavať hlavnú líniu rokovaní.
· Ak existuje viacero bodov diskusie, je dôležité venovať každému z nich náležitú pozornosť (v súlade s prioritami).
· Sledujte správanie svojich partnerov. Je dôležité cítiť ich náladu a postoj ku konverzácii. Možno ich téma nezaujíma (návrh, možnosť), môžu sa cítiť unavení alebo sa ponáhľajú robiť iné veci.
· Na konci stretnutia, keď sa prediskutovali všetky dôležité body, by ste mali zhrnúť a poďakovať účastníkom.
Účasť na obchodnom stretnutí
Ak ste pozvaným na obchodné stretnutie, s najväčšou pravdepodobnosťou nebudete mať možnosť ovplyvniť jeho priebeh. Ale aj tak je lepšie snažiť sa udržať stretnutie pod kontrolou.
· V prvom rade by ste sa mali na stretnutie vopred pripraviť, aby ste sa mohli na rokovaniach zúčastniť čo najefektívnejšie.
· Je vhodné mať niekoľko možností pre priebeh udalostí, aby ste boli pripravení na „neočakávané zvraty“ v rozhovore.
· Skúste si zapísať dôležité body stretnutia. Uľahčí vám to sledovanie priebehu konverzácie a vášmu partnerovi bude jasné, že diskutovaný problém beriete vážne.
· Ak niečomu nerozumiete, určite sa opýtajte znova (ale neprerušujte!) a uistite sa, že je vám jasné, čo sa hovorí. V opačnom prípade môžete z rokovaní odísť „bez ničoho“.
Ak ste zo stretnutia získali všetko, čo ste chceli, môžete po zhrnutí stretnutia a spýtaní sa, či boli prediskutované všetky body stretnutia, dokončiť rokovania (bez čakania na ich ukončenie organizátorom).
Čo a ako sa pripraviť na obchodné stretnutia?
Obchodné stretnutia možno rozdeliť na rozhovory a rokovania. Rozhovory zahŕňajú iba výmenu názorov, pohľadov a názorov. Strany sa napríklad počas rozhovoru môžu dohodnúť na spolupráci a načrtnúť ďalšie kroky. Rokovania sú navrhnuté tak, aby našli riešenie problému spoločného záujmu.
Rozhovory a rokovania sa spravidla plánujú vopred. V procese prípravy rokovaní a rozhovorov je potrebné vyhnúť sa dvom extrémom. Jeden extrém je nepripravovať sa na vyjednávanie vôbec, spoliehať sa na improvizáciu a hľadanie riešenia počas procesu vyjednávania. Druhým extrémom je presne premyslieť všetky fázy budúceho stretnutia, brať do úvahy najmenšie detaily, až po poznámky a prestávky. Oba extrémy sú chybné. V prvom prípade môže iniciatíva úplne prejsť na partnera. Rokovania bez prípravy môžu vo vašom partnerovi vyvolať predstavu, že ste nekompetentní v diskutovanej otázke. Prílišné detaily môžu spútať jedného z účastníkov vyjednávania, najmenšia odchýlka od predtým plánovanej schémy povedie k zmätku a neistote.
Je účelnejšie identifikovať hlavné body stretnutia a určiť línie správania.
Hlavným účelom rozhovoru je výmena informácií, čo uľahčuje proces prípravy. Téma budúcich rozhovorov je vopred dohodnutá. Počas procesu prípravy musíte:
· načrtnite okruh problémov, o ktorých chcete diskutovať;
· pripraviť dokumenty. ktoré sa chystáte poskytnúť svojmu partnerovi počas rozhovorov, argumenty v prospech spolupráce s vašou organizáciou. ;
· formulujte otázky, ktoré sa spýtate svojho partnera.
Pri príprave rozhovoru si musíte vyhradiť čas na otázky a správy vášho partnera.
Príprava na rokovania je zložitejší a zodpovednejší proces. Zahŕňa nasledujúce kroky:
· identifikácia oblastí spoločného záujmu;
· nadviazanie pracovného vzťahu s partnerom;
· riešenie organizačných záležitostí (program, miesto a čas stretnutia)
· formulovanie riešení a návrhov k diskutovaným problémom.
Priebeh rokovaní môže byť ovplyvnený okolitou farebnosťou.
J. Sperber popisuje, aké reakcie spôsobujú určité farby. Napríklad biele steny kancelárie, kde sa konajú rokovania, dobre odrážajú farbu a môžu spôsobiť podráždenie, takže je lepšie dať im mierne béžový odtieň. Modrá farebná schéma miestnosti vytvára atmosféru dominancie majiteľov a neumožňuje hosťom cítiť sa pohodlne. Béžová a svetlohnedá sú pomerne neutrálne tóny, ale tmavohnedá a šedá môžu pôsobiť depresívne. Červené odtiene majú tendenciu vzrušovať a sú vnímané ako hrozivé.
Farebné preferencie do značnej miery závisia od kultúrnych tradícií. Japonci teda uprednostňujú pastelové farby, kým Číňania jasné, pútavé farby. Rozdiely vo farebných preferenciách možno pozorovať aj v rámci tej istej krajiny.
Typy správania pri vyjednávaní
Neoddeliteľnou súčasťou obchodných kontaktov sú rokovania. Okrem dobrej znalosti predmetu diskusie je potrebné ovládať techniky vyjednávania a absolvovať určitú odbornú prípravu. Vo vyspelých krajinách väčšina podnikateľov ovláda techniky vyjednávania a bola vytvorená široká sieť školiacich kurzov.
Skutočná prax nevylučuje stretnutie s partnerom, ktorý používa najrôznejšie „špinavé triky“. Tieto techniky musíte poznať a vedieť ich neutralizovať.
Jedno zo starých pravidiel bolo maximum nadhodnotenie vstupný level . Táto technika zahŕňa zahrnutie bodov, ktoré možno neskôr bezbolestne opustiť, vydávať to za ústupok a očakávať podobné kroky od partnera v rokovaní. Takéto správanie vyvoláva nedôveru a moderné metódy posúdenia potenciálu strán ponechávajú malý priestor na jeho využitie.
Ďalšia technika blízka opísanej technike je „umiestňovanie falošných akcentov do vlastnej pozície“ a jednou z možností je predkladanie návrhov, ktoré sú pre partnera zjavne neprijateľné. Táto taktika spočíva napríklad v preukázaní extrémneho záujmu o vyriešenie problému, hoci v skutočnosti je tento problém pre tohto vyjednávača druhoradý.
Recepcia vydieranie je tiež blízko práve opísaným technikám. Rozdiel je v tom, keď sa tieto techniky používajú. Ak je použitie prvých dvoch typické na začiatku rokovaní, potom sa vydieranie používa na konci, keď sa strany priblížia k podpisu dohody.
Technika vydierania je svojou povahou blízka inej technike - uvedenie partnera do bezvýchodiskovej situácie . Pri rokovaniach znamená uvedenie partnera do bezvýchodiskovej situácie v prvom rade riziko ich narušenia. Je nepravdepodobné, že by dohoda získaná týmto spôsobom bola trvalá. IN najlepší scenár Môžete dosiahnuť určité dočasné ústupky.
Kladenie zvyšujúcich sa požiadaviek. Vidiac, že partner súhlasí s kladenými požiadavkami, predkladajú sa stále nové a nové.
Ešte jeden trik - „salámu“. Spočíva v tom, že informácie o vlastných záujmoch, hodnoteniach atď. podávané vo veľmi malých porciách, podobne ako pri princípe krájania salámovej klobásy. Zmyslom tejto techniky je prinútiť partnera, aby ako prvý „odhalil svoje karty“ a potom podľa toho konal. Použitie tejto metódy má za následok umelé zdržiavanie rokovaní, predovšetkým v neprospech veci.
Dačo očividne nepravdivé informácie alebo blufovať. Vo všeobecnosti sa táto technika vytráca z arzenálu vyjednávačov, pretože v moderných podmienkach môže byť jej použitie ľahko a rýchlo zrejmé, čo vedie k strate reputácie.
Ďalší ťah - dvojitý výklad . Napríklad strany v dôsledku rokovaní vypracovali určitý dokument. jedna zo zmluvných strán zároveň do znenia „zakomponovala“ dvojaký význam, ktorý si jej partner nevšimol, aby si potom dohodu vyložil vo svojom vlastnom záujme.
Jednou z produktívnych taktík vyjednávania môže byť postupné zvyšovanie zložitosti diskutovanej problematiky . Táto taktika navrhuje najprv prediskutovať jednoduchšie problémy. Ich riešenie má pozitívny psychologický dopad na vyjednávačov a demonštruje možnosť dosiahnutia dohody.
Chvályhodné vypracovanie a predkladanie návrhov, ktoré by prispeli k realizácii spoločných záujmov , teda návrhy, na ktoré by partner mohol odpovedať kladne. Niekedy partner v rokovaní súhlasí s podstatou návrhov, ale samotné znenie považuje za neprijateľné.
Užitočné pri rokovaniach „rozdeľte problém na jednotlivé zložky“ namiesto toho, aby ste sa snažili problém vyriešiť hneď. Po rozdelení problému sa účastníci zaoberajú tým, či je možné dosiahnuť dohodu o každom prvku.
Zoznam použitých zdrojov
1. Zeldovič B.Z. Obchodný rozhovor: Návod/ B.Z. Zeldovič. – M.: Alfa – Press, 2007. – 456 s.
2. Kholopova T.I., Lebedeva M.M. Protokol a etiketa pre obchodníkov / T.I Kholopova, M.M. – M.:INFRA – M, 1995. – 368 s.
3. Šejnov V.P. Ako riadiť ostatných. Ako sa riadiť: (Umenie manažéra) / V.P. Sheinov. – 2. vyd., dod. – Mn.: Amalthea, 1996. – 368 s.
4. Šelamová G.M. Podniková kultúra a psychológia komunikácie / G. M. Shelamova. – 3. vyd.. doplnkové.. – M.: Edičné stredisko „Akadémia“, 2004. – 160 s.
5. Obchodná komunikácia. Obchodná etiketa: Učebnica. manuál pre vysokoškolákov / I.N. Kuznecov. – M.: JEDNOTA – DANA, 2004. – 431 s.
Umenie obchodnej komunikácie
Čo je to komunikácia a ako ju robíme? Existuje veľké množstvo spôsobov! Niektorí ľudia o tom niekedy ani nevedia.
Proces komunikácie znamená komunikáciu s inými ľuďmi za účelom dosiahnutia porozumenia a určitého výsledku. Aby sme človeka motivovali k akcii, najprv mu sprostredkujeme informácie. Za to my:
Komunikujeme osobne;
Počúvajme;
Pýtanie sa otázok;
Píšeme listy;
Pripravujeme správy;
Komunikujeme telefonicky.
OSOBNÁ KOMUNIKÁCIA
Tento spôsob komunikácie sa často považuje za najjednoduchší. Osoba, s ktorou sa rozprávate, je pred vami a môžete jej vysvetliť, čo chcete. Ak vám nerozumie, mali by ste sa opýtať sami seba:
Je moja slovná zásoba pre človeka zrozumiteľná: hovorím jednoduchou ruštinou alebo používam príliš veľa odborných výrazov?
Možno niečo v mojom vzhľade bráni človeku pochopiť ma? Osobná komunikácia je viac ako len rozhovor s inou osobou. Existujú tri dôležité aspekty komunikácie:
Slová – čo hovoríme;
Intonácia – ako hovoríme;
Gestikulácia – ako vyzeráme, keď hovoríme. Výhody osobnej komunikácie sú nasledovné:
Ľudia môžu vidieť, o čo ide hovoríme o;
Vizuálny kontakt pomáha pochopiť, do akej miery nás partner počúva a rozumie nám;
Gestá pomáhajú urobiť reč presvedčivejšou. Slová, intonácia a gestá však môžu v osobnej komunikácii predstavovať určité nebezpečenstvo:
Môžete rozdávať svoje skutočné pocity;
Môžete sa stať príliš zraniteľným;
Osoba nemusí rozumieť slovám, ktoré používate;
Nie každému sa môže páčiť spôsob, akým vyslovujete slová.
Na tom všetkom je niečo, čo je mimo našej kontroly. Môže to byť antipatia voči partnerovi z nejakého neznámeho dôvodu alebo jeho nepriateľstvo voči vám.
Pre dosiahnutie úspechu v osobnej komunikácii je potrebné brať do úvahy všetky vyššie uvedené faktory. Pamätajte, že to nie sú len slová. Porozumenie je možné prostredníctvom interakcie všetkých troch faktorov komunikácie, teda slov, intonácie a gest. Prostredníctvom školenia sa môžete naučiť dosiahnuť konzistentnosť v komunikačných faktoroch a dosiahnuť úplné porozumenie zo strany partnera.
ZRUČNOSTI V POČÚVANÍ
Komunikácia nie je jednosmerný proces, v ktorom si jednoducho odovzdávame informácie. Komunikáciou dostávame aj informácie a tento proces od nás vyžaduje počúvanie.
Počúvanie znamená viac ako len počuť. Často „počujeme“ len to, čo chceme počuť. V predchádzajúcej časti sme hovorili o osobnej komunikácii z pohľadu hovorcu. Počúvanie vášho partnera je druhá strana komunikácie a platia pre ňu rovnaké pravidlá.
Keď počúvame, prechádzame slovami, intonáciou a gestami partnera. K tomu musíme pridať aj vlastné reakcie, ktoré dávajú spoluhovorcovi jasne najavo, že ho pozorne počúvame. Tieto reakcie zahŕňajú: mimiku, úsmev, kývanie hlavou a rôzne poznámky.
Keď počúvaš
Robte to s plnou pozornosťou;
Nerobte unáhlené dohady o tom, čo vám ten druhý povie;
Nestrácajte čas formulovaním odpovede a zároveň počúvajte niekoho iného;
Pri pohľade do očí s výrazom živého záujmu o slová partnera ukážte, že ho skutočne pozorne počúvate;
Keď počúvate niekoho na telefóne, nenechajte sa rozptyľovať tým, čo sa deje v miestnosti;
Pri telefonovaní povedzte volajúcemu, že ho pozorne počúvate a z času na čas poviete: „Tak...“, „Áno...“, „Dobre...“ atď.;
Podľa potreby si robte poznámky (napríklad pri telefonickej komunikácii).
TECHNIKY KLADENIA OTÁZOK
Pri komunikácii s ostatnými môžu nastať situácie, kedy vám poskytnuté informácie nestačia. Ak potrebujete vedieť viac alebo objasniť význam toho, čo bolo povedané, položte otázky.
Používa sa za rôznych okolností Rôzne druhy otázky. Oni sú:
OTVORENÉ;
ZATVORENÉ;
Špeciálne.
Obchodné stretnutie
V prvých sekundách obchodného stretnutia je potrebné pozdraviť partnera, predstaviť sa a podať mu ruku. Podanie ruky by sa mal zúčastniť aj starší podľa postavenia alebo veku – na obchodnom stretnutí netreba robiť rozdiely medzi pohlaviami, každý je obchodný partner;
Počas rokovaní musí hostiteľ stretnutia predstaviť hostí. Pri predstavovaní je slušné uviesť svoje meno a priezvisko a vymeniť si vizitky (nikdy si nezabudni doplniť vizitky!). Keď dostanete vizitku, pozrite sa na ňu a prečítajte si nahlas meno majiteľa.
Pamätajte, že vaša vizitka by mala byť čitateľná aj pri slabom osvetlení a zrozumiteľná pre príslušníkov akejkoľvek kultúry alebo krajiny. Najdôležitejšie na vizitke je vaše meno, malo by byť vytlačené tučným písmom a nie rozmazané. Vizitka by mala jasne uvádzať vaše povolanie a pozíciu, čo určí rozsah vašej obchodnej spolupráce. Vizitka by mala obsahovať komplexné kontaktné údaje. Všetky texty by mali byť rovnomerné, nezaberať celý priestor vizitky a napísané maximálne dvoma typmi písma.
Tí, ktorí veria, že sa musíme stretávať častejšie, majú pravdu. Rene Shimada Siegel, známy marketingový konzultant v USA a Európe, zakladateľ a prezident High Tech Connect (San Francisco), hovorí, že aj keď pracujete v IT oblasti, kde je virtuálna komunikácia vnímaná prirodzene, stanete sa úspešný, ak nebudete ignorovať osobné stretnutia.
Pozvali sme do kancelárie niekoľko nezávislých konzultantov a s niekoľkými ďalšími sme komunikovali cez Skype,“ hovorí na svojom blogu. - Téma bola rovnaká - podnikateľský projekt, na ktorom sa mali podieľať firmy týchto ľudí. V prvom prípade sme sa oveľa lepšie orientovali možné problémy. Gestá a výrazy tváre hovorili o všetkých jemnostiach. V osobnom rozhovore ide o emócie, vidíme strach, dôveru, priateľskosť a úprimnosť skrytú vzdialenosťou. „Čítame“ našich partnerov. To je obrovská výhoda.
V osobnom rozhovore „čítame“ našich partnerov. To je obrovská výhoda
Neskrývajte svoje ciele
O stretnutí ako efektívny nástroj manažment v rámci spoločnosti, o ktorom sme tu už hovorili. Obchodné stretnutie v kontexte tohto článku je kontakt s externými partnermi: klientmi, protistranami, dodávateľmi. Preto sa líši od stretnutí, hoci všeobecné zásady jeho prípravy a konania sú rovnaké:
- cieľ;
- plánovať;
- zhrnutie (protokol).
Nuansy sú spôsobené tým, že účastníkmi stretnutia sú ľudia, ktorým nemôžeme zaviazať a nemôžeme prikázať. Môžeme len zaujať, očariť a presvedčiť. Alebo naopak - odstrčiť alebo vystrašiť.
Nebudeme veľa hovoriť o potrebe stanoviť si cieľ – a to je jasné rozumný človek nebude sa ťahať cez dopravné zápchy na druhý koniec mesta a nerozumie prečo. Poznamenajme len, že cieľ musí byť nielen definovaný, ale aj komunikovaný tým ľuďom, s ktorými sa chcete stretnúť.
Aby sa predišlo prípadným nedorozumeniam pri výklade, treba ho zapísať. Ale bez rôznych sú „vyžadované“, „je potreba“ atď. To je to, čo potrebujete a je to už dávno prekonané, no pre vášho partnera váš problém v prírode ani nemusí existovať. Buďte preto taktní, postavte sa na rovnakú úroveň s partnerom, aj keď ste v skutočnosti hlavou a ramenami nad ním.
Vyhľadajte ženu
Stanovíme si cieľ – nakreslíme plán. To znamená, že na ten istý papier, kde sme taktne sformulovali cieľ, napíšeme otázky, o ktorých chceme diskutovať. Pri obchodných rokovaniach vám potom nič dôležité neunikne a vaši partneri budú vedieť, na čo sa majú pripraviť. Nezabudnite uviesť, že môžu doplniť alebo upraviť váš plán. Stačí požiadať, aby sme vás informovali o vykonaných zmenách.
Ďalej si musíte premyslieť, kto z vašej strany sa stretnutia zúčastní. Užitoční sú nositelia exkluzívnych informácií, špecialisti na vyjednávanie a zamestnanci, ktorí dokážu rýchlo ponúknuť neštandardné riešenia v meniacej sa situácii. Plusom bude aj atraktívna žena v skupine. Počet účastníkov stretnutia na oboch stranách by mal byť rovnaký. Optimálnou možnosťou sú dvaja ľudia: jeden je vedúci, druhý dopĺňa a zaznamenáva informácie.
Vopred prediskutujte ciele a požadované výsledky stretnutia s účastníkmi. Každý musí pochopiť, aká je jeho úloha a čo sa od neho očakáva. Jemne kolegom pripomeňte, že iniciatíva vo vašej firme, samozrejme, nie je trestná, no jej nevhodný prejav nie je vítaný.
Ak nie ste top človek vo firme a neviete si predstaviť plánované stretnutie bez účasti manažéra, dajte si tú námahu vysvetliť mu, prečo ho bude treba. Šéf nepochybne ocení vašu profesionalitu, ak svoje argumenty predložíte za pár minút.
Po získaní súhlasu poskytnite šéfovi písomne maximum informácií o druhej strane, predmete stretnutia a očakávaných výsledkoch jeho účasti.
Majte na pamäti, že je lepšie raz vidieť ako sedemkrát strihať, pripravte si vizuálne materiály: prezentácie, brožúry, brožúry, vizitky.
Uhly neprispievajú k dôvere
Miesto stretnutia sa vyberá s ohľadom na jeho ciele, zámery, stav účastníkov a realitu situácie. Existujú tri možnosti: na vašom území, v kancelárii partnera a v „neutrálnych vodách“.
Tým, že niekoho pozvete k sebe, prevezmete úlohu pohostinného hostiteľa a ukážete svoj majetok zvnútra. Doma, samozrejme, aj steny pomáhajú, no musia na hostí pôsobiť takým dojmom, aký chcete.
Podľa austrálskeho spisovateľa a psychológa Allana Pease dokonca aj tvar stola ovplyvňuje náladu účastníkov stretnutia. Štvorcový alebo obdĺžnikový stôl, hovorí, neprispieva k dôvere a vytvára atmosféru súťaže. Rokovania za okrúhlym stolom dodávajú stretnutiu neformálny charakter a naznačujú možnosť voľnej výmeny názorov. Malý konferenčný stolík prispieva k priateľskej konverzácii.
Prijatím pozvania partnera prísť do jeho kancelárie prejavujete rešpekt, ktorý oceníte najmä vtedy, ak je váš status v podnikateľskom prostredí vyšší. Vy zase lepšie pochopíte, čím a ako žije spoločnosť, s ktorou budete spolupracovať.
Neutrálne územie stavia účastníkov na rovnakú úroveň, preto sa najlepšie hodí na diskusiu o kontroverzných situáciách a hľadanie východiska z konfliktov.
Bolo by pekné, keby ste premýšľali o tom, ako sedieť pri stole. Sedenie oproti sebe pridá na formálnosti. Ak sedíte vedľa seba, znamená to, že ponúkate priateľský dialóg.
Futbal na pomoc biznisu
Trvanie stretnutia je vopred dohodnuté. Stretnutie môžete odložiť len vtedy, ak sú na to závažné dôvody.
Predpokladá sa, že najmenej produktívne stretnutia sú naplánované na pondelok (náročný deň) a druhú polovicu piatku (kúpeľný dom a grilovanie už máte na mysli).
Stretnutie by ste si nemali naplánovať pred obedom, keď mozog ovládajú signály z prázdneho žalúdka, ani bezprostredne po ňom, keď chcete pokojne sedieť a nediskutovať o obchodných záležitostiach.
Ale spojiť obed s obchodnými rokovaniami je celkom prijateľné, ak je dobrá vôľa na oboch stranách.
Počas rozhovoru ukážte svoju otvorenosť, ochotu hľadať kompromisy a zamerajte sa na výsledok, ktorý vyhovuje všetkým. Venujte pozornosť nielen slovám, ale aj tónu, výrazu tváre a gestám. Neverbálne informácie nie sú o nič menej cenné ako verbálne informácie.
Je prijateľné rozriediť obchodnú časť neformálnou komunikáciou, napríklad výmenou dojmov zo včerajšieho futbalového zápasu. To vám umožní nadviazať vzťahy, ktoré sú blízke priateľským.
Na základe výsledkov stretnutia by sa malo pripraviť zhrnutie, v ktorom by mali byť uvedené dosiahnuté dohody. Obe strany ho tvoria a spoločným úsilím zdokonaľujú znenie. Iniciátor stretnutia pošle hotový text druhej strane a všetkým účastníkom na svojej strane.
Nové kontakty prijaté na stretnutí sa vkladajú do jednotnej databázy spoločnosti.
Máte nejaké otázky? Napíšte do komentárov.
Môžete tiež
© "Centrum pre obchodné iniciatívy", pri kopírovaní celého materiálu alebo jeho časti sa vyžaduje odkaz na pôvodný zdroj.
Protokolové návštevy, obchodné stretnutia, rozhovory a rokovania sú najbežnejšie formy medzinárodnej obchodnej komunikácie.
Zmluvné strany si vopred dohodnú deň a čas návštevy. Prísne dodržiavanie času príchodu zo strany návštevníka je povinným a prísnym protokolárnym pravidlom. Porušenie tohto pravidla sa považuje za prejav neúcty k osobe prijímajúcej návštevu, a preto môže mať veľmi negatívny vplyv na budúce vzťahy s touto osobou. Neskoré príchody nie sú povolené na žiadne oficiálne podujatie (čas príchodu je uvedený na pozvánke alebo inak). Neberú sa do úvahy takzvané objektívne okolnosti – ťažkosti pri hľadaní domu, v ktorom sa prijímajúca osoba nachádza, meškanie z dôvodu dopravnej zápchy, náhla porucha auta a pod. Oneskorenie sa pripisuje nepozornosti návštevníka a vždy zanecháva nepríjemnú pachuť. V tejto súvislosti sa odporúča vopred objasniť adresu (až do predbežnej cesty vodiča do príslušného domu, ísť na návštevu, berúc do úvahy preťaženie mestských ulíc vozidlami atď. Nie je odsúdeniahodné, prísť o niekoľko minút skôr, počkať v blízkosti domu, kde sa bude návšteva konať, a prísť k vchodu v presne stanovený čas oblek, v iných prípadoch - bežný oblek, ale zmiešaný oblek by nemal byť tmavý.
Je dôležité vopred premýšľať o otázkach, ktoré by mali byť v rozhovore položené, čo sa opýtať a čo povedať sami. Tento prístup umožní maximálny úžitok využite čas návštevy. Podľa zákonov pohostinnosti iniciatíva viesť rozhovor patrí osobe, ktorá prijíma návštevu.
Dôležité je správne usadiť hosťa. Je vhodné mať obývačku zasadenú do špeciálnej zasadačky. Vedúci zahraničnej delegácie sedí oproti vedúcemu hostiteľskej delegácie. Nemôžete posadiť hostí k svojmu stolu alebo smerom na slnečnú stranu. V krajnom prípade musíte stiahnuť okenné závesy. Hosť si sadne po tom, čo si sadol jeho hostiteľ. Počas návštevy sa bude podávať káva alebo čaj, ľahké občerstvenie a víno v závislosti od miestnych zvyklostí.
Protokolárna návšteva zvyčajne trvá 10-15 minút, ale môže trvať aj dlhšie, ak o ňu majú obe strany záujem. Pri návšteve vysokopostaveného úradníka je užitočné vopred sa opýtať personálu, koľko času má daný človek k dispozícii. Iniciatíva opustiť akúkoľvek návštevu zostáva na hosťovi. Výnimkou sú návštevy u hlavy štátu, kde audienciu ukončuje prijímajúca strana V niektorých krajinách, najmä s monarchickým systémom, nie je zvykom klásť hlave štátu otázky štát.
Pri medzibankových rokovaniach je schopnosť viesť rozhovor komplexným umením, ktoré musí ovládať každý zamestnanec bez ohľadu na jeho pozíciu či hodnosť. Ovládanie tohto umenia je profesionálnou zodpovednosťou zamestnancov banky. Medzibankových rokovaní sa spravidla zúčastňujú osoby osobitne oprávnené viesť takéto rokovania alebo vedúci zamestnanci týchto inštitúcií. Obchodné rozhovory sú vedené uvoľneným spôsobom, formou dialógu, bez odkazu na akékoľvek referenčné materiály, dokumentácie alebo poznámky. Účastníci obchodného rozhovoru musia mať veľkú erudíciu v oblasti svojej profesionálnej činnosti, ako aj v rôznych oblastiach ekonomiky, politiky, vedy, kultúry a mať na pamäti obrovské množstvo konkrétnych faktov súvisiacich s predmetom diskusie v týchto medzibankové rokovania. Výhodne. aby účastníci takýchto rokovaní pamätali na to, že v súlade s protokolárnou tradíciou sa takmer každý rozhovor po vzájomných pozdravoch začína rozhovormi o dianí v kultúrnom živote, o nových knihách, filmoch, koncertoch, výstavách umenia a pod. Aby ste mohli svoju banku alebo spoločnosť adekvátne zastupovať pri obchodných rokovaniach, je potrebné byť vzdelaným a dobre informovaným partnerom. Odporúča sa, aby ste sa pred začatím rokovaní pripravili na prípadnú diskusiu na svoju odôvodnenú obhajobu
pozície. V prípade potreby urobte oficiálne vyhlásenie. Ten sa číta striktne podľa textu, pretože každé slovo v ňom má zásadný význam. V medzinárodnej praxi sa to považuje za bežné a široko praktizované. Text oficiálneho vyhlásenia sa potom odovzdá účastníkovi rozhovoru.
Počas rokovaní je veľmi dôležité dosiahnuť úplné pochopenie vášho partnera. Akékoľvek nejasné body je potrebné požiadať o ďalšie objasnenie. Oznámenie alebo akýkoľvek iný dokument odovzdaný počas obchodného rozhovoru by ste si mali ihneď po prijatí pozorne prečítať.
V oficiálnom rozhovore je potrebné neustále udržiavať ducha spoločného záujmu, pretože každý sa snaží zistiť od partnera, čo je pre neho stále neznáme. Nemôžete zmeniť konverzáciu na kvíz, keď sa jedna osoba stále pýta a druhá iba odpovedá. V rozhovore by obe strany mali mať možnosť vyjadriť všetko, čo považujú za potrebné. Pre dosiahnutie vzájomného porozumenia je dôležitá štruktúra vzťahov medzi ľuďmi. Sú známe tieto typy vzťahov: ekvivalentné (keď existuje úplná zhoda pozícií partnerov); tranzitívne (keď strana „A“ zdieľa polohu strany „C“ a strana „C“ a strana „B“ zdieľa aj polohu strany „C“); symetrické (keď existuje spoločný uhol pohľadu len na základné otázky).
Prítomnosť alebo absencia dôvery medzi partnermi má silný vplyv na proces obchodných rokovaní. O tom, že veľký význam majú aj osobné kvality vyjednávačov, niet pochýb. Vo svetovej praxi sa berie do úvahy päť najbežnejších modelov psychologických vzťahov, ktoré prispievajú alebo bránia procesu vyjednávania. Ide o strach z nadväzovania obchodných kontaktov, pochybnosti (strach z chýb), negatívny postoj, sympatie, pozitívny prístup. V procese komunikácie sa nepochybne odohrávajú všetky uvedené psychologické modely, no jeden prevláda.
Prax medzinárodných rokovaní ukazuje, že v prípade symetrických a ekvivalentných vzťahov prebieha diskusia o problémoch maximálne efektívne. V prípade tranzitívnych vzťahov je možné aj pozitívne riešenie diskutovaných otázok. Úspešný priebeh vyjednávacieho procesu napomáha vzájomná túžba po dohode, dobrá znalosť partnera a dôvera v neho. Akékoľvek rokovania sú ľudskou komunikáciou, počas ktorej sa účastníci navzájom informujú o svojom postavení, ovplyvňujú partnera svojím intelektom a emocionálno-vôľovými vlastnosťami.
Predbežná príprava je predpokladom úspešných rokovaní o bankovej politike a finančných a ekonomických problémoch. Počas takejto prípravy je potrebné identifikovať:
Kvalifikačná úroveň účastníkov stretnutia;
Úroveň znalosti cudzieho jazyka účastníkov stretnutia;
Informácie o ich sociálnych, kultúrnych, ideologických, emocionálnych a vekových charakteristikách.
Najúspešnejšie rokovania sa spravidla odohrávajú medzi ľuďmi s podobnými záujmami. Rozhovory medzi vyjednávačmi s približne rovnakou úrovňou kvalifikácie sa spravidla vyznačujú najefektívnejšou výmenou informácií.
V prípade potreby by mali vyjednávači počas rozhovoru vstúpiť do diskusie a obhajovať svoje záujmy. Dôkazom nedostatočnej kvalifikácie zamestnanca je unáhlené vyhlásenie: „Oznámim to vedeniu banky (firmy, podniku). S takýmto vyhlásením by ste sa nemali ponáhľať, pretože preukázaním určitej zdržanlivosti, vytrvalosti a flexibility môžete primerane chrániť záujmy svojej banky (spoločnosti). Nie je však možné vylúčiť prípady, kedy by mala byť poskytnutá presne tá istá odpoveď uvedená vyššie.
Priateľský, zdvorilý prístup k ľuďom, pozornosť a spoločenskosť, schopnosť začať a udržiavať konverzáciu, schopnosť byť atraktívny - požadované vlastnosti, ktorá pomôže každému vyjednávačovi pri nadväzovaní priateľských a profesionálnych kontaktov.
V súlade s medzinárodnou etiketou obchodné stretnutie sú vedené len pokojným tónom, aj keď je téma diskusie nepríjemná. Nadnesené rozhovory, osobné urážky a prejavy pohoršenia sú neprijateľné. Jednou z funkcií protokolu je práve pomáhať udržiavať normálne vzťahy medzi vyjednávačmi a eliminovať z diskusie všetko, čo s vecou priamo nesúvisí. Doplňujúca veta: „Prosím, prijmite ubezpečenie o mojej najhlbšej úcte k vám“ má hlboký význam a je neoddeliteľnou súčasťou diplomatického protokolu.
Vedenie mnohostranných rokovaní resp
medzinárodné konferencie – najťažšie a
zodpovedná vec pre oddelenia vonkajších vzťahov a
protokolové služby rôznych bánk alebo spoločností. Takéto
rokovania (konferencie) prebiehajú s veľkým počtom
účastníkov a prípravné práce si vyžadujú náklady
veľké úsilie. Je potrebné dôkladne zvážiť a
organizovať jasnú implementáciu programu
prípravné akcie:
Postup pri stretnutí s cudzincami;
Osobné zloženie tých, ktorí nás pozdravujú;
Účasť predstaviteľov zahraničných inštitúcií akreditovaných v Ruskej federácii;
Účasť zástupcov tlače, televízie a rozhlasu;
Prezentácia kvetov;
uvítacie prejavy;
Hotelové ubytovanie;
Obchodná časť programu (rokovania, stretnutia, rozhovory);
Recepcie, raňajky, obedy atď.;
Cestovanie po krajine;
Konečné odoslanie.
Účelom rokovaní na takýchto stretnutiach a konferenciách môžu byť rôzne finančné a ekonomické problémy; uzatváranie dohôd, dohôd alebo zmlúv; preskúmanie výsledkov ich implementácie; diskusia o iných otázkach spoločného záujmu atď. V niektorých prípadoch účastníci bilaterálnych alebo multilaterálnych rokovaní zvažujú jeden problém vo všetkých jeho aspektoch. V iných prípadoch sa vyjednávania vyznačujú rozmanitosťou. Kľúčovým bodom všetkých prípravných prác na bilaterálne alebo multilaterálne rokovania je vypracovanie smerníc, ktoré určujú činnosť (prácu) delegácie na rokovaniach. Súčasne s vypracovaním postoja k otázkam prerokovaným na stretnutí sa formuje aj zloženie účastníkov stretnutia. Zloženie a úroveň účastníkov medzibankových a iných rokovaní závisí od dôležitosti, ktorú tomuto stretnutiu pripisujú jeho účastníci. Na rokovania sú spravidla vysielaní zástupcovia približne rovnakej úrovne,
Vedúci delegácie zodpovedá za činnosť všetkých členov delegácie a každého z nich samostatne. Vedúci delegácie preto musí plne rozumieť predmetu rokovania, dobre poznať každého zamestnanca, jeho odborné a osobnostné kvality. Len pri splnení takýchto podmienok bude môcť vedúci delegácie úspešne vykonávať svoje funkcie a zabezpečiť maximálnu efektivitu účastníkov stretnutia. Veľký význam má aj správny výber podporného personálu delegácie. Medzi takýchto pracovníkov patria prekladatelia, stenografi, vodiči, pracovníci v domácnosti atď.
Pre úspešné vyjednávanie musia mať členovia delegácie encyklopedickú úroveň vzdelania, vysokú odbornosť, rečnícke schopnosti a dôkladnú prípravu na nadchádzajúce stretnutie. Je zrejmé, že spoločenský pracovník so širokým spektrom zručností
ekonomický výhľad, schopný rýchlo posúdiť podstatu akéhokoľvek problému, je vhodnejší na vedenie medzibankových rokovaní ako špecialista s úzkym profilom. Znalosť rokovacieho poriadku, precedensov, spôsobov efektívneho riešenia organizačných problémov, schopnosť pracovať s dokumentmi, znalosť o cudzie jazyky- všetky tieto vlastnosti tiež. potrebné pre účastníka obchodného stretnutia. Pre úspešnú prácu je dôležitá znalosť cudzích jazykov, takže kabína vám umožňuje rýchlo sa zoznámiť a úspešne komunikovať so zástupcami zahraničnej tlače. Znalosť cudzích jazykov má osobitnú úlohu pri bilaterálnych a najmä multilaterálnych rokovaniach a konferenciách, keďže tvorba dokumentov sa spravidla uskutočňuje v jednom z cudzích jazykov, napríklad v angličtine. Znalosť predmetu rokovaní a cudzích jazykov vám umožňuje nájsť najpresnejšie a najprijateľnejšie formulácie pre všetkých účastníkov rokovaní.
Nadchádzajúce rokovania zahŕňajú
predbežná príprava zákl
dokumenty atď. iné pracovné materiály. Počas stretnutia sa diskutuje o niekoľkých kategóriách dokumentov.
Prvá kategória dokumentov odzrkadľuje postoj účastníka stretnutia k širokému spektru otázok a obsahuje odporúčania týkajúce sa riešenia otázok posudzovaných na nadchádzajúcich rokovaniach. Druhou kategóriou sú návrhy rôznych dohôd, protokolov či zmlúv, ktoré budú základom rokovaní. Treťou kategóriou dokumentov sú návrhy uznesení alebo dohôd o zámere.
Poznámky sú užitočným podporným materiálom pre rozhovory na tému stretnutia. Poznámky sa používajú počas konzultácií, ktoré sa konajú v predvečer stretnutia a počas rokovaní.
Neoddeliteľnou súčasťou prípravných prác je zostavenie spisu o rôznych otázkach plánovaných na posúdenie na nadchádzajúcom stretnutí. Na základe spisu sú pripravené texty prejavov, materiály na rozhovory s partnermi v rokovaní, dokumenty, certifikáty atď.
Spis pozostáva z oficiálnych certifikátov a dokumentov o partnerovi, výstrižkov z novín, časopisov a iných materiálov obsahujúcich informácie o zahraničnom partnerovi. Efektívnosť práce počas rokovaní je do značnej miery daná kvalitou pripravených spisov.
Pred začatím rokovaní je veľmi dôležité vopred si zistiť pozície účastníkov a žiadna príležitosť ujasniť si tie vaše. Riešenie tohto problému sa uskutočňuje prostredníctvom telexovej alebo telefaxovej korešpondencie, počas bilaterálnych stretnutí a konzultácií. Táto práca sa vykonáva vo všetkých fázach prípravy na rokovania. V počiatočnej fáze sa kladie dôraz na objasnenie pozícií vyjednávacích partnerov. V predvečer stretnutia, keď sa stanovujú pozície, sa hlavný dôraz kladie na odôvodnenú prezentáciu vašej pozície.
Po dosiahnutí dohody o konaní stretnutia si strany určia miesto stretnutia a trvanie rokovaní. Rokovania sa odporúčajú, keď si strany uvedomia, že riešenie problému je možné len spoločným úsilím a ak sa strany snažia vyriešiť spoločné záujmy.
Vzájomné porozumenie, vôľa a partnerstvo sú nevyhnutné pre úspešné vyjednávanie, ale najdôležitejšia z nich je vôľa. Bez vôle dosiahnuť vzájomné porozumenie nedôjde k dohode.
V závislosti od skutočného postoja strán k dosiahnutiu výsledku sa rokovania delia do troch kategórií. Prvým je, keď jedna zo strán má záujem zabrániť dohode (alebo prejaví ľahostajnosť). Druhým je, keď jedna zo strán prejaví mierny, ale nie dostatočne silný (alebo naliehavý) záujem dosiahnuť výsledky. Tretia kategória je, keď sa obe strany snažia dosiahnuť pozitívne výsledky. Ak všetci účastníci pristupujú k rokovaniam ako k rokovaniam tretej kategórie, t.j. prejaviť spoločný záujem o dosiahnutie dohody.
je možný rýchly úspech vyjednávacieho procesu. Rovnaký výsledok je pravdepodobný, keď jedna časť vyjednávačov s nimi zaobchádza ako s rokovaniami tretej kategórie a druhá ako s rokovaniami druhej kategórie. Úspech je nepravdepodobný, ak všetci účastníci považujú rokovania za spadajúce do druhej kategórie. Je takmer nemožné dosiahnuť pozitívne výsledky, ak niektorý z účastníkov zaradí rokovania do tretej kategórie.
Pre úspech rokovaní je dôležité najmä to, aby pôvodne uvádzané maximálne nároky jedného či druhého účastníka neodstrašili ostatných. V prvej fáze je dôležité čo najúplnejšie a najhlbšie poznať pozície vyjednávačov. Ak v tejto fáze v dôsledku výmeny názorov účastníci dospejú k záveru, že v hlavných otázkach ich spoločné záujmy prevažujú nad rozpormi, potom sa objavia podmienky (perspektíva) pre pokračovanie rokovaní. Úlohou druhej etapy je určiť parametre budúcej zmluvy, dohody alebo dojednania. V tejto fáze je dôležité odstrániť nezhody v kľúčových otázkach a dosiahnuť obojstranne prijateľný prístup k riešeniu hlavného problému. V tretej a poslednej fáze sa účastníci sústredia na vypracovanie konečných dohôd o celom rozsahu otázok budúcej zmluvy alebo zmluvy. V tejto fáze sú rokovania obzvlášť intenzívne a vyžadujú si aktívnu účasť špecialistov a expertov. Pri finalizácii článkov zmluvy sú do práce zapojení právnici.
Počas samotných rokovaní môžu nastať nepredvídané okolnosti, ktoré si vyžiadajú dodatočné dopracovanie zmluvných doložiek, ako aj určité úpravy pozícií. V takýchto prípadoch treba prejaviť nielen tvrdosť, ale aj flexibilitu, pripravenosť na vzájomné ústupky a prijateľné kompromisy. Samozrejme, hľadaný kompromis musí byť obojstranne prijateľný a obojstranne výhodný. Z kompromisu by mala profitovať každá strana
určitý prospech. Ústupok, ktorý podporuje pokrok v rokovaniach, je vždy opodstatnený. Pevný, priamy prístup, ktorý vylučuje kompromisy, neumožňuje dosiahnuť pozitívne výsledky počas rokovaní.
Úspešné rokovania sú možné len vtedy, ak beriete do úvahy nielen svoje základné záujmy, ale aj záujmy partnera. Práve na tomto základe vzniká dôvera a vzájomné porozumenie, ktoré sú také potrebné na nájdenie vyváženého a dohodnutého riešenia akýchkoľvek zložitých problémov.
Akékoľvek stretnutie, najmä pracovné, sa koná za konkrétnym účelom. Práve komunikácia v obchodnej praxi je spravidla podporovaná obojstranným záujmom. Na uspokojenie záujmov strán sa organizuje stretnutie.
Kritériá na hodnotenie výsledkov interakcie sú okrem dosiahnutia požadovaného cieľa faktory, ktoré odrážajú náklady účastníkov na zdroje: čas, stupeň napätia a povaha vzťahu medzi nimi.
Ak chcete efektívne viesť obchodné stretnutie, musíte sa naň vážne pripraviť a všetko dôkladne premyslieť.
Na obchodnom stretnutí je zvykom vopred sa dohodnúť, pričom dĺžka času medzi dohodou a samotným stretnutím závisí od konkrétnych okolností a programu stretnutia.
V rámci jedného regiónu je najvhodnejšie rokovať dva až tri dni vopred. Obchodné stretnutie naplánované desať dní vopred je často horšie pripravené už len z psychologických dôvodov.
Organizovanie stretnutí s cudzincami si vyžaduje osobitnú starostlivosť. Na takéto stretnutie je samozrejme potrebné sa vopred pripraviť a zabezpečiť všetky prvky programu ich pobytu:
^Poriadok schôdze;
^ Osobný zoznam účastníkov;
^ Účasť zástupcov tlače;
^ Prezentácie kvetov;
^ Uvítacie prejavy;
^ Hotelové ubytovanie;
^ Obchodná časť;
^ Návšteva kultúrnych pamiatok; * g výlety po krajine; ^ Neformálne recepcie; ^ Drôty.
Obchodné stretnutie si môžete dohodnúť e-mailom, faxom alebo telefonicky. Pred zdvihnutím telefónu by ste si mali určiť všetko dôležité organizačné záležitosti stretnutia, pretože ak na to zabudnete, ozvať sa znova nebude veľmi pohodlné.
Protokol obsahuje tieto hlavné body dohody:
Predmet obchodného stretnutia;
umiestnenie;
Časový rámec;
Počet účastníkov;
Materiály na diskusiu a záverečné dokumenty zo stretnutia.
Predmetom obchodného stretnutia sú otázky, ktoré sa predložia na diskusiu, tematický rámec rokovaní a zoznam problémov, ktoré sa budú ďalej posudzovať.
Miestom obchodných stretnutí a rokovaní sú spravidla kancelárske priestory ich účastníkov (doma alebo s partnerom), aj keď sa môžu konať na neutrálnom území, prípadne pomocou komunikačných prostriedkov – na diaľku.
Väčšina podnikateľov preferuje vlastné územie, kde nemusia strácať čas adaptáciou, kde môžu bez problémov využiť telefón, fax, pomoc právnikov, odborníkov a podobne.
Vážnym dôvodom na obchodné rokovania v spoločnosti spoločníka je možnosť získať ďalšie informácie, dozvedieť sa viac o spoločníkovi, jeho spoločnosti a podmienkach jej fungovania.
Svoju príťažlivosť má aj možnosť viesť rokovania na neutrálnom území. Diskusia o problémoch s touto možnosťou spravidla neposkytuje výhody žiadnej zo strán. Táto možnosť je obzvlášť účinná pri riešení konfliktných situácií.
Moderná komunikačná technika umožňuje priamy elektronický kontakt medzi dvoma alebo viacerými stranami so súčasným vzájomným prenosom obrazu a zvuku.
Prvým krokom k úspešnému obchodnému stretnutiu je správna voľbačas a deň v týždni. Pri stretnutí tvárou v tvár je potrebné vziať do úvahy okolnosti obchodného života partnera a jeho osobné vlastnosti.
Pri veľkom počte účastníkov je vhodné byť informovaný, každý jeden a brať do úvahy obchodné zvyklosti partnerov. Odporúča sa vziať do úvahy nasledujúce body:
Neplánujte si stretnutie bezprostredne pred obedom alebo bezprostredne po ňom, ale aspoň o hodinu neskôr;
Neplánujte si dôležité stretnutia na pondelok (príprava na pracovný týždeň) a piatok (čakanie na víkend)
Nezabudnite prediskutovať trvanie stretnutia a držte sa tohto času;
Formulujte tému a účel rozhovoru;
Pripravte si relevantné informácie;
Upraviť znenie, koncepty, rozsudky;
Pripravte si argumenty a protiargumenty;
Určite zloženie účastníkov stretnutia;
Vyberte si miesto a čas stretnutia, berúc do úvahy očakávané prekvapenia;
V prípade nabitého programu partnera by sa obchodné stretnutie malo uskutočniť v optimálnom časovom rámci;
Zadajte počet účastníkov stretnutia. Deje sa tak na základe zásady rovnakého počtu delegácií na oboch stranách.
Na začiatku stretnutia sa vymenia protokolárne zoznamy. Ak zoznamy nie sú zostavené vopred, strany si vymenia vizitky.
Nadchádzajúca schôdza alebo rokovania zabezpečujú predbežnú prípravu materiálov, najmä tých, ktoré vyjadrujú postoj účastníka stretnutia a obsahujú odporúčania k prerokúvanej problematike; návrhy rôznych dohôd, protokolov alebo zmlúv; návrhy uznesení alebo dohôd o zámere.
Skúsení manažéri zbierajú údaje aj o podmienkach svojich partnerov, ich správaní na trhu za posledné mesiace či roky.
Autor slávneho bestselleru „Ako prežiť žraloky“ Harvey Mackay poznamenáva, že vedieť všetko o klientovi je rovnako dôležité ako vedieť všetko o svojom produkte. „Ak poznáte svojich klientov, ak poznáte ich špecifické záujmy a charakterové vlastnosti, vždy budete mať základ pre nadviazanie kontaktu s nimi,“ hovorí autor knihy.
Špecialisti, ktorí sa zúčastnia stretnutia, by mali mať tieto charakterové vlastnosti: cit sebavedomie, sebavedomie, vyrovnanosť, diplomacia, tolerancia, takt, túžba po vzájomnom porozumení.
Je vhodné zablahoželať partnerom (úsmev, príjemný pohľad, podanie ruky). Pri stretnutí je potrebné položiť pred seba vizitky hostí, aby ste nezabudli na mená svojich partnerov.
Začnite konverzáciu všeobecnými frázami, postupne prejdite k najdôležitejším, zásadným otázkam a potom k diskusii o otázkach, na ktorých sa môžete ľahko dohodnúť;
Pýtajte sa priateľské a priame otázky;
Vypočujte si odpovede;
Zaznamenajte cenné informácie;
Vyjadrite túžbu pochopiť pozíciu partnera;
Vzbudiť súcit pre seba zo strany vášho partnera (koniec koncov, je to človek, má plné právo rešpektovať sa, byť uznaný ako osoba);
Zamerajte sa na konečný výsledok, ktorý si partner praje, čo je výhodné aj pre organizátorov;
Zdôvodnite svoje návrhy číslami a faktami;
Ukážte záujem o vyhliadky vzťahov s partnermi;
Ak nemôžete diskutovať o určitej téme, musíte sa odvolať na osobné okolnosti alebo informovať, že rozhodnutie spoločnosti o tejto otázke ešte nie je predmetom zverejnenia. Odporúčajú odpovedať takto: „V súčasnosti, žiaľ, nemám právo diskutovať o tomto probléme, dúfam, že ma pochopíte správne.
Pýtajte sa otázky, ktoré naznačujú odpoveď;
Konverzovať o náboženstve a politike;
Vyvíjajte tlak na partnera;
Nechajte svojho partnera dlho čakať na stretnutie;
Klamte svojho partnera a neustále od neho vyžadujte dôkazy.
Skočiť do reči bez dobre premysleného plánu. Umiestnenie obchodných partnerov pri stole je veľmi dôležité,
vzdialenosť medzi nimi, vzájomná poloha, vzdialenosť v komunikácii. Počas stretnutia sa môžete o svojom partnerovi veľa dozvedieť (slová, gestá, držanie tela, mimika vám v tom pomôžu).
Je dôležité šikovne ukončiť stretnutie, to znamená zhrnúť rozhovor, vypracovať spoločné rozhodnutie a dokončiť ho včas a správne.
Otázky a úlohy na sebaovládanie
Úloha 1. Predstavte si, že sa pripravujete na obchodné stretnutie. Odpovedaj na nasledujúce otázky:
1. Jasne prezentujem svoj cieľ v podobe želaného výsledku, teda toho, čo chcem mať na konci rozhovoru?
2. Ako sa bude hodnotiť výsledok, teda ako budete vedieť, či ste dosiahli to, čo ste chceli?
3. Aké sú moje predpoklady o cieľoch partnera?
4. Aké prostriedky mám na dosiahnutie svojich cieľov?
5. Aká je optimálna poloha vo vzťahu k partnerovi na dosiahnutie vášho cieľa?
6. Ako oznámim svoju pozíciu partnerovi?
7. Ako zistím jeho postoje, postavenie a presvedčenie?
8. S akými bariérami sa môžem stretnúť?
9. Ako sa chrániť a znížiť pravdepodobnosť vzniku týchto bariér?
10. Ako riešiť rozpory, ak vzniknú?
11. Ako sa upraviť, aby ste boli tolerantní k osobe, ak je nepríjemná, a zohľadnili prirodzené rozdiely vo vnímaní a posudzovaní diskutovaného problému?
12. Aké metódy ovplyvňovania partnera použiť?
13. Aký druh argumentácie mám použiť?
14. Ako sa zachovať, ak dôjde ku konfrontácii, manipulácii a nečestnej taktike zo strany vášho partnera?
15. Do akej miery by som mal zverejniť svoje pozície?
16. Ako ovládať atmosféru rozhovoru?
17. Ako si poradiť, ak váš partner spôsobuje podráždenie? 18. Čo by nikdy nemalo byť dovolené v rozhovore?
19. Aké sú záujmy partnera a ako im rozumieť?
Úloha 2. Prečítajte si text. Formulujte a napíšte pravidlá, ktoré je potrebné dodržiavať, aby bolo stretnutie úspešné.
Je ťažšie odmietnuť milého človeka, preto sa snažte potešiť človeka, ktorý vás akceptuje. Zaobchádzajte múdro a eticky, verte v úspech. Ak chcete zabezpečiť úspešné obchodné stretnutie, odporúčame:
Majte na pamäti, že budete mať jednu príležitosť urobiť prvý dojem. Vedci dokázali, že 90% informácií o človeku sa tvorí počas prvých 90 sekúnd komunikácie s ním;
Čas zmeniť dojem o sebe, ktorý má partner pre obchodnú komunikáciu počas prvého stretnutia, môže byť veľmi ťažký. Podnikateľ, ktorý pracuje na svojom imidži na prvom obchodnom stretnutí, by mal venovať osobitnú pozornosť svojmu vzhľadu a emocionálnemu stavu;
dojem vzhľadu sa vytvára na základe nasledujúcich ukazovateľov: fyzické údaje (tvár, vlasy, výška, postava, držanie tela), sebaprezentácia (schopnosť prezentovať sa, zamerať sa na svoje silné stránky a neutralizovať nevýhody).
Emocionálny stav sa vytvára pod vplyvom mnohých faktorov. Emócie, pocity, skúsenosti sa môžu odrážať v konaní človeka. Je známe, že pozitívny prvý dojem robia ľudia, ktorí vyžarujú pozitívne emócie: usmievaví, veselí, priateľskí.
Uzavretie, ostražitosť, zjavná či skrytá úzkosť, samozrejme, neprispievajú k vytvoreniu vzájomného porozumenia.
Keď sa prvýkrát objavíte pred komunikačným partnerom, vaša chôdza, držanie tela a držanie tela by mali demonštrovať energiu, dynamiku a sebavedomie.
Byť dochvíľny. Príďte včas na stretnutie. Nemali by ste meškať, pretože to svedčí o nezodpovednosti, pretože necháte svojho obchodného partnera čakať a strácať svoj osobný čas. Ak ste kvôli okolnostiam museli meškať, zavolajte osobe, ktorá na vás čaká.
Premyslite si svoj kostým vopred. Obchodný imidž, úhľadnosť a úhľadnosť sú veľmi dôležité, aby ste sa na stretnutí prezentovali z tej najlepšej stránky. Príchod na stretnutie s obchodným partnerom v neučesanom alebo nevhodnom oblečení môže vyvolať pochybnosti o vašej obchodnej kompetencii. Pred vstupom do priestorov recepcie si ešte raz skontrolujte, či máte kravatu na svojom mieste, či máte zapnuté sako, či topánky vyleštené, vlasy dobre učesané a podobne. Považovaný za neopatrný vzhľad hovorí o neúcte k partnerovi.
Po príchode na stretnutie uveďte svoje meno tajomníkovi alebo inému zamestnancovi zodpovednému za prijímanie návštev a informujte ich o čase určenom stretnutí. Odovzdajte svoju vizitku, ak ju máte, sekretárke, aby ju odniesla manažérovi. Ak vás sekretárka nepožiadala, aby ste sa vyzliekli, opýtajte sa jej, kde si môžete zavesiť kabát.
Ak sa čakanie na termín predĺži, môžete sa dohodnúť na preložení termínu na iný deň. Bez ohľadu na to, aké nepríjemné bolo správanie šéfa k vám, musíte sa k sekretárke správať zdvorilo. Keď vám dovolia vstúpiť do kancelárie niekoho, s kým máte dohodnuté stretnutie, najprv sa predstavte, ak ste sa predtým nestretli. Nadviažte kontakt pohľadom a úsmevom.
Ak sa už poznáte, vymeňte si gratulácie a potraste si rukou. Pohľad, úsmev, podanie ruky komunikujú s komunikačným partnerom o vašej priateľskosti a ochote spolupracovať. Poviete pozdrav a prvé frázy. Dôležitá je tu priateľská, rešpektujúca intonácia a ďalšie vlastnosti zvuku vášho hlasu. Hlas s jedinečnou vizitkou osobnosti. IN obchodná komunikácia mocný hlas je nevhodný: v na verejných miestach Nie je zvykom hovoriť nahlas.
Hlasná reč je, samozrejme, emotívna, ale vzdelaných ľudí nedávajte voľný priechod svojim emóciám v obchodnom prostredí.
V obchodnej komunikácii je nevhodný aj príliš tichý hlas. Majiteľ tichého hlasu je považovaný za plachého, neistého človeka. Neustále kladenie otázok vyvoláva podráždenie. Rýchlosť reči, ktorá je príliš rýchla, naznačuje, že osoba je vzrušená.
Toto tempo si vyžaduje úsilie sledovať obsah vyhlásenia a rýchlo sa unaví. Keď sa partner počas rozhovoru zmätie, vytvorí sa o ňom názor ako o nervóznom, bezohľadnom človeku. Príliš pomalá rýchlosť reči naznačuje, že rečník vyberá slová silou alebo z nejakého dôvodu nechce hovoriť.
Počas pracovného stretnutia je lepšie vylúčiť niektoré polohy a gestá, aby ste partnerovi nevyslali negatívne signály. Napríklad také gestá a postoje podozrievavosti a tajomstva, ktoré sú vyjadrené zovretými rukami, nakloneným chrbtom tela, prekríženými nohami, naklonenou hlavou dopredu.
Gestá nervozity s kašľom, prečistením hrdla, častým fajčením.
Gestá neistoty s prepletenými prstami, pričom palce sa nervózne hýbu, alebo štípanie do dlane, či škrabanie na boku krku.
Skutočnosť, že sa partner nudí, naznačujú také gestá, ako je mechanické kreslenie na papier, klopanie rukou po stole alebo nohou po podlahe. Ovisnuté viečka, škrabanie na hlave, skladanie okuliarov a demonštratívne odkladanie sú gestá, ktoré naznačujú neochotu počúvať. Skutočnosť, že účastník hovoru klame, môže byť naznačená takými gestami, ako je škrabanie na krku, potiahnutie goliera košele, dotyk nosa, zakrytie úst rukou alebo kašeľ.
Prejdite k veci a povedzte svojmu hostiteľovi priamo a jasne, čo vás tam priviedlo. Keď skončíte, dajte mu príležitosť vyjadriť, čo považuje za potrebné, a pozorne ho počúvajte.
Snažte sa neprerušovať svojho partnera. Napíšte svoj názor. Ak potrebujete svojho partnera o niečom presvedčiť, urobte to včas a taktne.
Buďte sebavedomí a majte sebaúctu. To, čo vám bráni v sebadôvere, sú obavy a obavy z dôsledkov, očakávania nepriateľstva a negatívnych reakcií zo strany komunikačného partnera, ako aj podceňovanie seba samého, keď cítite právo zaujať pevný postoj a vyžadovať správny a čestný postoj k sebe samému. .
Pri hľadaní riešenia sa nezastavujte pri prvej prijateľnej možnosti.
Ak sa vás pýtajú veľa otázok, potom veľmi dobre poznáte pravidlá odpovedí.
Čím viac je žiadateľ naplnený emóciami, tým pokojnejšie by mal reagovať. Ak osoba, ktorá sa pýta, používa vo svojej otázke negatívne, nesprávne slová alebo domnienky, nie je potrebné ich v odpovedi opakovať. Odpovedzte na zložité problematické otázky, ak existuje premyslené riešenie problému. Tu nie je potrebné improvizovať.
Neodpovedajte na provokatívnu otázku, nasmerujte konverzáciu na toho, kto sa pýta, ani odpovedzte vtipom. S pocitom, že čas stretnutia sa blíži ku koncu, vstaňte, poďakujte sa za rozhovor, za čas, ktorý ste dostali, rozlúčte sa a pri odchode z kancelárie sa rozlúčte so sekretárkou.
Úloha 3. Doplňte vety:
1. Pri príprave na obchodné stretnutie musíte zabezpečiť nasledujúce prvky...
2. Protokoly stanovujú tieto hlavné body: ...
3. Predmetom obchodného stretnutia je...
4. Miestom obchodných stretnutí a rokovaní je...
5. Pri väčšom počte účastníkov pracovného stretnutia je potrebné brať do úvahy...
6. Účastníci obchodného stretnutia by mali mať nasledovné povahové črty...
7. Čo by ste nemali robiť počas pracovného stretnutia?
Úloha 4. Napíšte krátky príbehový plán na tému „Ako sa pripravím na obchodné stretnutie?“