Ako viesť denné plánovacie stretnutia v zdravotníckom zariadení. Príklad scenára plánovacej schôdzky. Čo dáva spoločnosti využitie formátov

Zorganizujte a usporiadajte schôdzu čo najefektívnejšie.

Nájdite riešenie problému uvedeného v diskusii alebo konštruktívnym smerom určte smer vývoja situácie.

Je zaujímavé usporiadať plánovacie stretnutie, aby účastníci nemali čas zívať a aby nemali pocit strateného času.

Akčný plán

1. Zoznámte sa s navrhovaným spôsobom organizácie plánovacieho stretnutia.

2. Pripravte sa, pripravte sa potrebné materiály a pozvať účastníkov.

3. Uskutočnite plánovacie stretnutie.

4. Zhrňte výsledky plánovacieho stretnutia a oboznámte s nimi všetkých účastníkov.

Ako zorganizovať plánovacie stretnutie

Prvýto, čo sa vyžaduje od plánovacieho stretnutia, je otázka alebo téma plánovacieho stretnutia. Aký pracovný problém chcete vyriešiť? Aký pozitívny efekt pre organizáciu bude mať výsledok plánovacieho stretnutia? S touto otázkou vopred oboznámte účastníkov stretnutia. Ušetríte tak čas počas plánovacieho stretnutia a účastníci diskusie už môžu mať zaujímavé nápady týkajúce sa vašej otázky.

Druhý - to sú ľudia, ktorí sa zúčastnia plánovacieho stretnutia. Akých špecialistov a akú úroveň manažérov alebo akých líniových zamestnancov potrebujete, aby ste našli odpoveď na položenú otázku.

Po tretie - miesto plánovaného stretnutia. Je dôležité, aby sa jednalo o samostatnú miestnosť alebo dokonca o špeciálnu zasadaciu miestnosť. Tam, kde je dostatok priestoru pre všetkých, vás nebudú môcť vyrušovať cudzinci (ktorí sa nezúčastňujú na plánovacej schôdzi) a nebudú zvoniť telefóny.

Po štvrté - čas plánovacieho stretnutia. Je žiaduce, aby to bolo výhodné pre všetkých účastníkov alebo trvalé. Napríklad denné plánovacie stretnutia sa konajú každý deň o 8.30 h. Pri výbere času na plánovacie stretnutie sa v každom prípade budete musieť sústrediť na najdôležitejších účastníkov. A dohodnite si ho vopred, na niekoľko hodín alebo presnejšie - na dni.

Piaty - nariadenia pre plánovaciu schôdzu. Je dôležité nielen začať plánovacie stretnutie včas, ale aj ho včas dokončiť. Vopred určte poradie diskusie o otázkach a čas pridelený každému účastníkovi. Ak to obmedzíte, budú správy stručné a čo najinformatívnejšie. Napríklad jeden prejav najviac 10 minút.

Šiesty - materiály po ruke. Požadované minimum sú to perá pre všetkých účastníkov a papier. Postarajte sa o to sami vopred, aby ste nemuseli strácať čas v diskusii hľadaním toho, čo a na čo písať. Môžete tiež potrebovať: flipchart, projektor, plátno, laptop, tlačiareň. Všetko vybavenie musí byť vopred pripravené a odskúšané.

Siedmy - vedúci plánovacej schôdzky alebo tajomník, ktorý zaznamená postup a výsledky diskusie o vašom probléme.

Formáty plánovania

1. Zhrnutie, informačné stretnutie.

Tieto stretnutia sa môžu konať začiatkom týždňa každý týždeň pre vedúcich všetkých častí vašej organizácie.

Na čo slúžia tieto plánovacie stretnutia?

2. Plánovacie stretnutie - rozdelenie aktuálnych úloh.

Spravidla sa koná na začiatku každého pracovného dňa. Formát je zrejmý - manažér dáva podriadeným úlohy na daný deň. Čas sa tiež neoplatí naťahovať - \u200b\u200bkaždý dostal úlohy a išiel ich vykonať.

3. Plánovacie stretnutie s cieľom prediskutovať položenú otázku.

Sformulujete vopred svoju otázku, ktorú ste sformulovali život sám a aktuálna situácia na vašom trhu. Oznámte účel stretnutia, zašlite tieto informácie účastníkom. Požiadajte ich, aby sa v prípade potreby pripravili. Vopred si určte harmonogram a tajomníka stretnutia. Výsledky plánovacieho stretnutia zašlite všetkým účastníkom. Čas na takéto plánovacie stretnutie nie je dlhší ako dve hodiny. Existujú ale situácie, kedy je potrebných viac času. V takom prípade naplánuje organizované prestávky v trvaní 15 - 20 minút na čaj a len odpočinok. (Pripravte si čaj a sladkosti tiež vopred!)

4. Kreatívne plánovacie stretnutie.

Koučovacie požiadavky
1) Rozvoj zdroja tvorivosti pre rast (sebarozvoj, profesionálny rast, rozvoj podnikania)
2) Riešenie vnútorné konflikty, prekonávanie kríz s využitím zdrojov tvorivosti

Rok 2016 je obdobím testovania sily spoločností. V tejto súvislosti si teraz viac ako kedykoľvek predtým musíte každý deň strážiť pulz svojho obchodného oddelenia. Tu je niekoľko základných informácií, ktoré pomôžu vášmu predajnému tímu zamerať sa a zefektívniť ho.

V rámci priateľského spôsobu by spoločnosť mala mať 2 stretnutia vedúceho s manažérmi: prvé je všeobecné, na rannom plánovacom stretnutí, druhé je individuálne, večerné stretnutie, počas ktorého sa vedúci starostlivo ponára do výsledku činnosti svojich ľudí, skúma ťažké situácie a vedie individuálnu motiváciu. Ale dnes sa zameriame na všeobecné ranné plánovacie stretnutie, ktoré je nepostrádateľným nástrojom pre riadenie obchodného oddelenia a udržanie vašich zamestnancov v dobrej kondícii.

Ciele ranného plánovacieho stretnutia:

1. Zhrnutie výsledkov včera

2. Plánovanie pracovného dňa

3. Monitorovanie realizácie plánov mesiaca a vypracovanie plánu „B“

4. Školenie manažérov o konkrétne príklady pomocou obchodnej hry

5. Kontrola energetickej úrovne manažérov a ich ďalších poplatkov, motivácie

To znamená, že pre vedúceho obchodného oddelenia je plánovacie stretnutie tým lakmusovým papierikom kvality jeho práce, čo mu pomôže včas reagovať na situácie, ktoré zvyčajne vedú k neplneniu plánov, chybám v komunikácii s klientmi alebo prepusteniu manažérov.

Takže 10 pravidiel efektívneho dopoludňajšieho plánovacieho stretnutia ROP:

1. Periodicita.

Ranné plánovanie by sa nemalo konať z času na čas, nie keď máte dobrý resp zlá nálada, ale každý deň v rovnakom čase. Dobré plánovacie stretnutie bude rituálom pre začatie činnosti manažérov. Vo svojej praxi som sa mnohokrát stretol s príkladmi, keď zle vykonaná alebo nevykonaná vôbec plánovacia schôdzka, zničila celú dennú rutinu manažérov, pokazila náladu a zabila chuť pracovať.

Počas ranného plánovacieho stretnutia by sa manažéri mali konečne prebudiť a chytiť hlavnú myšlienku: Začnime!

2. Disciplína

Efektívne plánovacie stretnutie má jasnú štruktúru, ciele a načasovanie (tj. Čas určený na plánovacie stretnutie). Akákoľvek odchýlka od štruktúry demotivuje manažérov pri dodržaní všeobecných pravidiel disciplín a štruktúr myšlienok.

Plánovacie stretnutie by sa malo vždy začínať a končiť včas. Každý musí byť prítomný v kancelárii 15 minút pred schôdzou. Všetko pitie čaju - pred plánovacím stretnutím. Len po práci.

Manažéri by mali byť pripravení na plánovacie stretnutie, poznať všetky ich súčasné ukazovatele a ich plány na daný deň a nemali by počítať čísla na kalkulačke, brať čas celému tímu alebo byť rozptyľovaní výpočtami namiesto toho, aby počúvali informácie, ktoré chce ROP poskytnúť všetkým.

Na kvalitné plánovacie stretnutie s obchodnou hrou zvyčajne stačí 45 minút. Ale verte mi, týchto 45 minút vám môže v budúcnosti ušetriť veľa času a priniesť oveľa lepšie finančné výsledky.

3. Energie

Ranné stretnutie je pre oči zamestnancov ľahším.

Ak je schôdzka nudná, manažéri zaspia ešte viac a nedosiahnete požadovaný efekt. Nerozmazávajte informácie, majte na pamäti účel a štruktúru, nenechajte zamestnancov odchádzať od témy za témou alebo sa pýtajte na veci, ktoré sa týkajú iba jednej veci.

Je dôležité mať na pamäti, že plánovacie stretnutie je tímové úsilie, nie ranné stretnutie. Udržujte pozornosť všetkých. Povedzte iba to, čo sa týka všetkých.

4. Neustále trénujte svojich manažérov!

Každý deň sa na večerných stretnutiach pýtate manažérov, ako im prebiehal deň, aké úspechy dosiahli, s akými ťažkosťami sa stretli, aké námietky zákazníkov nedokázali zvládnuť. Ranné stretnutie vám umožní priniesť najnaliehavejšie problémy do všeobecnej diskusie.

Aby ste to dosiahli, potrebujete, aby manažér stručne opísal problém, s ktorým sa včera nedokázal vyrovnať, potom rýchlo zopakujete teoretickú časť (napríklad blokovú „argumentáciu výpočtovou metódou“) a potom zariadite obchodnú hru, kde úlohu klienta hrá manažér, ktorý nie je zvládol situáciu. Celý tím potom pomocou krátkeho brainstormingu hodí možnosti riešenia situácie.

Je obzvlášť dôležité, aby sa všetci členovia tímu aktívne podieľali na hľadaní riešení. Nedávajte najviac hotové odpovede efektívne vyučovanie - nie teória od vodcu, ale hľadanie myšlienok prostredníctvom interaktívnych informácií.

Denné školenie, ďalšie školenia a podpora zručností manažérov umožnia vašim manažérom neustále sa rozvíjať, zdokonaľovať svoje predajné schopnosti a nebáť sa problémov v odbore.

5. Neustále sledujte plánované

Plánovanie bez kontroly je stratou peňazí (c) starodávnej čínskej múdrosti

Myslím si, že tu nie je potrebné samostatné vysvetlenie. Ak to neovládate raz, potom dvakrát - pri treťom manažéri buď prestanú niečo robiť, alebo začnú klamať.

6. Tímová motivácia

Je dôležité nielen identifikovať výsledky včerajška pre celý tím ako celok a pre každého jednotlivo, ale aj identifikovať to najlepšie a najhoršie za predchádzajúci deň a nebojte sa tým nikoho demotivovať - \u200b\u200bvyužívajú sa príliš malé časové intervaly a manažéri majú šancu sa každý deň zlepšovať.

Ako ukazovatele používajte nielen finančné (koľko ste uskutočnili predaja, koľko peňazí ste priniesli), alebo ukazovatele aktivity (počet uskutočnených hovorov, schôdzok a stretnutí), ale aj kvalitatívne ukazovatele (kvalita komunikácie medzi manažérom a klientmi). Môžete buď nezávisle počúvať hovory manažérov, ako aj používať správy oddelenia kontroly kvality.

7. Špecifickosť plánov

Manažér by nemal hovoriť iba o tom, koľko predajov dnes uzavrie, koľko zhromaždí a koľko stretnutí uskutoční. Musí určite podporiť svoje plány konkrétnymi názvami spoločností. Aj keď dnes nemá naplánované žiadne odpovede od klientov, manažér musí povedať, odkiaľ získa dnešný plán, komu zavolá, za kým pôjde, musia však byť pomenované spoločnosti, s jasnými číslami v peniazoch aj množstve.

Je tiež veľmi dôležité pamätať na to, že denný plán manažéra musí spĺňať ciele mesiaca. Ak má váš manažér plán na mesiac - 1 000 000 rubľov v platbách, potom nemôže plánovať, že každý deň zhromaždí 20 000 rubľov, pretože tento plán jednoducho nedokončí takou rýchlosťou.

Stanovte svojim manažérom ambiciózne plány. Ak sa manažér hanbí vysloviť ambiciózny plán alebo sa odvoláva na svoju poveru („Nebudem hovoriť, aby som to neznepríjemnil,“ „Poviem teraz viac a večer zješ môj mozog“), treba s tým zaobchádzať, a čím skôr, tým lepšie. Zvyknite si manažérov na vysoké plány, rozvíjajte ich vnútorné „limity“.

Manažér musí tiež veriť vo svoje vlastné čísla, nie hovoriť „z ničoho nič“, pretože je to nevyhnutné, ale musí jasne pochopiť, že to, čo povedal, je skutočne uskutočniteľné a vie, ako to ovplyvniť.

8. Skontrolujte pripravenosť celého tímu

Pred prepustením svojich predajcov v nový deň skontrolujte, či majú všetky zdroje - vonkajšie (prítomnosť prezentačných materiálov, vizitiek, telefónnych búdok atď.), Aj interné - či už oči všetkých pália, alebo je s niekým potrebné potom zostaňte a ďalej diskutujte o niektorých ťažkostiach, poskytnite ďalšiu individuálnu motiváciu.

9. VýkonnýCTA na konci plánovacieho stretnutia

Vymysli si nejakú motivačnú frázu, ktorá ťa ukotví, aby si začal, a svojim manažérom dodá extra podporu. Fráza môže byť akákoľvek: „Tím, pokračujte!“, Alebo „Poďme na to!“, Alebo „To je ono, poďme!“

Toto je takzvaná kotva, ktorá dáva signál, že všetko skončilo, ráno skončilo, je čas bežať a vyhrávať!

10. Vizualizácia

Nezabudnite zadať výsledky plánovacej schôdzky na výsledkovú tabuľu, aby manažéri neustále videli ich výsledky i celkový výsledok tímu, ako aj percento plánu. Takáto tabuľa môže vyzerať takto:

A ako bonus kontrolný zoznam na hodnotenie kvality rannej plánovacej schôdzky, napríklad:

Väčšina obchodných manažérov je skvelá v komunikácii a predaji, ale bohužiaľ, stabilita, dodržiavanie pracovného plánu, analýza a analýza vynaloženého úsilia nie sú ich. silný bod... Ak má manažér v aktuálnom mesiaci veľa objednávok, nevyhnutne sa uvoľní: začne menej telefonovať, prestane pracovať so „spiacimi“ klientmi.

Na plánovacích stretnutiach môže vedúci obchodného oddelenia zaznamenať blížiaci sa pokles práce manažéra a informovať zamestnanca, že si všimol a dostal pod kontrolu jeho vyhýbanie sa práci. Manažéri sa samozrejme všemožne postavia proti účasti na plánovacom stretnutí, pričom sa zmienia o tom, že nemajú absolútne čas a práve teraz dohoda horí. Musíte pochopiť, že je to vedúci pracovník, ktorý prostredníctvom plánovacích stretnutí implementuje funkciu administratívneho riadenia a organizuje systematicky, bez recesií a uponáhľanej práce tímu.

Ako môžete čo najefektívnejšie organizovať a organizovať stretnutie?

Čas

Plánovacie stretnutia by sa mali konať ráno. Ak pracovný deň začína plánovacou schôdzou, manažéri už nebudú meškať do práce, navyše sa na schôdzi bude účtovať poplatok za prácu počas dňa.

Podávanie správ

Na plánovacej schôdzi musia manažéri priniesť svoje správy za predchádzajúci deň: denník hovorov a schôdzí a správu o predaji. Prvý dokument ukazuje, ako správca použil pracovny cas, druhý - aké výsledky dosiahol. Často, dokonca aj vo fáze prípravy plánovacieho stretnutia, je pre manažéra zrejmé, že svoje úsilie vynakladal nesprávnym smerom a efektívnosť jeho práce mohla byť vyššia. Ďalším dokumentom, ktorý manažér pripraví na plánovaciu schôdzu, je zoznam plánovaných výziev a stretnutí. To je dôležité! Po prvé, pripravený zoznam naznačuje, že manažér môže začať pracovať okamžite po dokončení plánovacieho stretnutia, a po druhé, manažér môže tento zoznam opraviť a zvýrazniť priority.

Nariadenia

Na jednej strane by sa plánovacie stretnutie nemalo zmeniť na viachodinové stretnutie, na druhej strane ani formálne päťminútové stretnutie neprinesie žiadne výsledky. Pri správnej organizácii je celkom možné dodržať čas do pol hodiny. Na začiatku plánovacieho stretnutia vedúci skontroluje správy zamestnancov a v prípade nesplnenia plánu (hovormi, stretnutiami alebo predajom) zistí príčinu: chybu, nedbanlivosť alebo objektívne okolnosti. Objektívne sa hodnotí práca každého zamestnanca. Môže to byť jednoduchá slovná poznámka alebo pochvala, hlavné je, že manažéri predaja cítia neustálu kontrolu z hlavy - v takom prípade začnú pracovať o rádovo lepšie.

Dosiahnuť dobre koordinovanú, rýchlu a efektívnu tímovú prácu nie je pre žiadneho manažéra ľahká úloha. Úlohou šéfa je vypracovať jednotnú stratégiu činnosti pre každého podriadeného, \u200b\u200bmonitorovať jeho prácu a naprávať ju. Aby ste dosiahli plodnú prácu, musíte pochopiť, ako viesť schôdzky, ako správne udávať smer podriadeným na určité obdobie.

Plánovacie stretnutie - diskusia a distribúcia pracovných úloh naplánovaných na konkrétny čas. Takéto stretnutia možno zhruba rozdeliť do niekoľkých typov v závislosti od ich typu, času a počtu.

Prvý typ zahŕňa plánovanie schôdzok týkajúcich sa podávania správ (také by malo vykonávať vedenie, aby bolo možné informovať o tom, ako sa vykonávajú pracovné úlohy tento moment), diskusné stretnutia (keď sa posudzujú návrhy a diskutujú sa zmeny akčného plánu) a motivačné stretnutia (kde každý dostane svoju úlohu v procese riešenia hlavnej otázky).

Na základe času môžete mať denné, týždenné alebo mesačné stretnutia.

Ak vezmeme kvantitatívny faktor ako základ, môžeme plánovacie stretnutia rozdeliť na všeobecné alebo hromadné stretnutia (na ktorých sú všetci zamestnanci prítomní) a uzavreté (keď sa koná osobitná skupina alebo oddelenie).

Vedenie plánovacích stretnutí má určité výhody:

• Udržuje disciplínu, znižuje oneskorenie.
• Pomáha jasne a zrozumiteľne ukladať tímu úlohy. Krátkodobý plán dňa je oveľa užitočnejší a produktívnejší ako polročný plán.
• Označuje skutočný výkon. Táto kvalita sa rozširuje, ak na plánovacom stretnutí zamestnanci predložia svojim nadriadeným správy o tom, čo urobili.

Nezabudnite na vysoko motivačnú úlohu stretnutí. Kompetentné vedenie stretnutia znamená pozitívne ovplyvnenie nálady zamestnancov, energizáciu pre plodnú prácu a stimuláciu k zlepšeniu výkonu. Táto vlastnosť navyše prispieva k vytváraniu pozitívnych vzťahov medzi tímom a šéfom.

Na druhej strane, organizovanie plánovacích stretnutí má aj negatívne stránky:

• Zdĺhavé stretnutia berú energiu a energiu pracovníkom.
• Náhle, neplánované stretnutia sú zvyčajne neúčinné.

Aby ste sa vyhli týmto negatívnym faktorom, mali by ste svoje stretnutia viesť opatrne.

Odborný názor

Na plánovacom stretnutí zamestnanci ponúkajú nové nápady pre rozvoj a predaj podnikania

Hasmik Gevorgyan,

cEO a jeden z majiteľov obchodného reťazca Provokatsiya v Moskve

Odmeňujeme a všemožne podporujeme našich zamestnancov, ktorí majú záujem o zvyšovanie povedomia o značke. Naši franšízanti sa rozhodli dvakrát mesačne usporadúvať špeciálne stretnutia, na ktorých zamestnanci vyjadrujú svoje myšlienky a návrhy na rozvoj spoločnosti a zvýšenie predaja. Autori najzaujímavejších projektov a nápadov dostávajú bonus až do výšky 15% z platu.

Niektoré z našich najlepších výtlačkov tričiek boli pôvodne navrhnuté a navrhnuté našimi zamestnancami. Vďaka našim zamestnancom zvyšujeme povedomie spoločnosti sponzorovaním kultúrnych podujatí pre mládež.

Pozoruhodný príklad: jeden z našich zamestnancov v Tule ponúkol účasť na mestských športových súťažiach a večeroch v kluboch. Kreativita a odhodlanie tohto zamestnanca zabezpečili, aby sa naše reklamy zobrazovali v populárnych mestských kaviarňach. Nakoniec sa tržby v meste Tula zdvojnásobili. Podobným spôsobom sa zvýšil príjem zamestnanca - po niekoľkých mesiacoch sa stal riaditeľom obchodu.

3 ingrediencie pre úspešné plánovacie stretnutie

1. Informačná zložka. Urobte materiál zaujímavým a užitočným pre poslucháčov. Ak sa nudným informáciám nedá vyhnúť, skúste ich predložiť neobvyklým spôsobom... Informácie poskytnuté na plánovacej schôdzi by mali byť užitočné a vzrušujúce. Ak máte v úmysle mať úspešné stretnutie, je lepšie nezdieľať nevýrazné a nudné informácie.
2. Emocionálna zložka. Fascinujúci materiál so zlou prezentáciou je zlý materiál. Pamätajte na univerzitu - trávenie času v niektorých pároch bolo nudné, študenti doslova spali v triede, zatiaľ čo v iných chceli všetci pochopiť podstatu a diskutovať.
3. Vedúci, ktorý vedie schôdzu. Autorita rečníka má priamy vplyv na asimiláciu informácií. Ak ste ešte nedosiahli vysoké rétorické schopnosti, pred stretnutím sa viac snažte o prvý a druhý bod.

Ako vykonávať plánovacie stretnutia, aby sa zabránilo odporu zamestnancov

Nie je žiadnym tajomstvom, že zamestnanci majú často negatívny vzťah k plánovaniu stretnutí. Stojí za to pochopiť dôvody tohto vnímania.

Po prvé, počiatočný vznik takýchto plánovacích stretnutí je spojený s časom, keď komunikačné prostriedky neumožňovali koordináciu práce ľudí a bolo nevyhnutné, aby sa celý tím osobne zhromaždil a niekoľko hodín diskutoval o dôležitých pracovných otázkach. Pretože jednoducho neexistovali iné spôsoby, ako zistiť alebo prediskutovať dôležité body, na stretnutí sa zhromaždilo množstvo otázok, komentárov a návrhov na prácu. Stretnutie sa preto muselo konať niekoľko hodín.

Po druhé, mnohých zamestnancov v kancelárii rozčuľuje skutočnosť, že plánovacie stretnutie zaberá 1/5 všetkého pracovného času. Zároveň toho nie je toľko na diskusiu - šéfov prejav zaberá väčšinou polovicu celého stretnutia.

Po tretieAk sa schôdza koná každý deň, potom ju zamestnanci budú čoskoro považovať za udalosť „na ukážku“. Zamestnanci nebudú podávať podrobné správy a zaujímajú sa o postup prác alebo zmeny, pretože by sa to jednoducho nestalo krátkodobý... Hlavným cieľom každej spoločnosti sú dlhodobé plány, takže sa neoplatí venovať zamestnancom drahocenný čas počúvaním „veci sú normálne, pracujeme“. Iba v kritických prípadoch, núdzových situáciách a urgentných úlohách je nevyhnutné organizovať každodenné stretnutia.

Ako správne usporiadať plánovaciu schôdzu výberom vhodného formátu

1. Informačné stretnutie

Takéto plánovacie stretnutie môžete usporiadať v pondelok, takže sa z neho stane týždenná akcia pre každé oddelenie vašej spoločnosti, pre každého vedúceho oddelenia. Účelom tohto stretnutia je zistiť, čo sa dosiahlo za posledný týždeň, čo sa dosiahlo a čo sa plánuje na tento týždeň. Vedúci pracovníci môžu komunikovať dôležité informácie podriadeným a motivovať ich k produktívnej práci. Neťahajte čas - schôdzu je najlepšie usporiadať do 30 minút.

2. Rozdelenie úloh

Toto krátke stretnutie je najlepšie uskutočniť začiatkom dňa. Manažéri rozdajú úlohy na daný deň a vysvetlia ich zamestnancom. Ak nebudú žiadne otázky alebo dôležité informácie, takéto stretnutie vám nezaberie veľa času pracovníkom.

3. Plánovacie stretnutie

Takéto plánovacie stretnutie je potrebné uskutočniť po písomnom upozornení všetkých zamestnancov vopred alebo v elektronickom formáte... Nechajte ich pripraviť sa na túto tému, naplánujte schôdzku a tajomníka schôdzky. Závery a závery zo stretnutia tiež pošlite všetkým, ktorí boli alebo by mali byť na plánovacom stretnutí. Je dôležité poznamenať, že také plánovacie stretnutie sa nemôže konať príliš dlho. Ak sa tomu stále nedá vyhnúť, nezabudnite si vziať čas na odpočinok alebo občerstvenie.

4. Kreatívne plánovacie stretnutie

Ak tentokrát nemáte čo tímu ponúknuť, dobrá voľba uskutoční plánovacie stretnutie v neštandardnom formáte. Mohla by to byť súťaž o najlepší nápad alebo brainstorming.

5. Plánovacie stretnutie na riešenie konfliktov

Nezabudnite na ľudský faktor a možné nedorozumenia v tíme.

Správnou pozíciou šéfa je identifikovať a vyriešiť podobný problém. Pre tento účel bude pohodlnejšie usporiadať schôdzu. Musíte dať každému človeku príležitosť vysvetliť jeho pozíciu a povedať, čo mu presne nevyhovuje. Formát takéhoto stretnutia by nemal byť prísny, nechajte ľudí hovoriť alebo sa hádať a argumentovať svojim názorom. Keď už ste spoločne identifikovali ťažkosti, musíte ich prekonať. Nemusíte to brať na seba, pomôžu vám personalisti a vyšší manažéri.

Musíte uskutočniť schôdzku výberom zaujímavá téma pre všetkých - tak, aby všetci chceli hovoriť, a vy máte možnosť konverzáciu regulovať a upraviť jej smerovanie.

Zhrňte stretnutie, zhromaždite, čo povedali účastníci, a podeľte sa o výsledky.

Nie je potrebné hneď od začiatku varovať kolegov, že plánovacie stretnutie sa koná kvôli konfliktu, ktorý nastal. Výnimkou sú špeciálne stretnutia organizované výlučne za účelom riešenia takýchto situácií.

Ako maximalizovať výhody stretnutia

Zle organizované plánovacie stretnutia, stretnutia a stretnutia sú úplne zbytočné a dokonca škodlivé. Pretože samy o sebe nevytvárajú pridanú hodnotu, ale dá sa im venovať obrovské množstvo času.

Naučte sa pravidlá pre organizovanie efektívnych plánovacích stretnutí v časopise Commercial Director, ktorý posunie pracovný tok s minimom času.

Ako organizovať schôdzky každý deň: podrobný algoritmus

Krok 1. Stanovte ciele ranného plánovacieho stretnutia

Každá organizácia musí predložiť a naplánovať výsledky svojej práce. Na základe stanovených cieľov musíte vypracovať postupný plán ich implementácie.

Zo zoznamu vyberte ciele, ktoré sú vhodné pre vaše podnikanie:

• Určiť si ciele

Hlavným dôvodom konania kolektívnych stretnutí je plánovanie úloh. Denný plán zamestnanca by nemal obsahovať viac ako 3 úlohy a 1 zameranie. V ideálnom prípade si každý zamestnanec sám načrtne úlohy a zameriava sa na daný deň a informuje o tom manažéra.

Na stanovenie realistických a dosiahnuteľných cieľov použite. Najlepšie je naplánovať prácu na konkrétne čísla. Vizualizujte informácie: je lepšie uskutočniť udalosť v miestnosti s projektorom alebo tabuľou, na ktorú si zapíšete hlavné úlohy. Označte zaostrenie na deň fixou a zdôraznite to počas konverzácie.

Najlepšie je, aby si každý zamestnanec napísal svoj plán.

• Spätná väzba od zamestnancov

Zamestnanci veľmi často, keď čelia problémom alebo nepochopiteľnej situácii, neinformujú o tom svojho šéfa. Spravidla sa o tom diskutuje medzi kolegami a nepovažuje sa to za hodné podávania správ vedeniu. Je potrebné nadviazať stály kontakt s podriadenými. Zamestnanci by si mali zvyknúť hovoriť svojmu manažérovi o svojich obavách a obavách pri vykonávaní ich povinností.

V takom prípade musí vedúci usporiadať samostatné stretnutia, aby si vypočul každý problém a vhodne na neho reagoval, aj keď si myslí, že situácia nestojí za zvláštnu pozornosť. Okrem toho hľadajte podstatu problému, nie vinníka. Vymenovať konkrétna osobazodpovedný za vyriešenie problému a vyčleniť na to jasný časový rámec.

• Prenos skúseností a školenie

Buďte prvý, kto prehovorí - povedzte svojim kolegom, ako by ste sami vykonali zadanú úlohu. Začnite diskusiu a opýtajte sa zamestnancov, ako môžu robiť to alebo ono lepšie a plodnejšie. Môžete usporiadať plánovaciu schôdzku vo formáte hry alebo využiť obchodný prípad, aby sa diskusie mohol zúčastniť každý.

Môžete viesť školenie: rozprávajte alebo opakujte skripty s kolegami, typické odpovede, výhody produktu, propagácie spoločnosti a podobne. Zapojte do tohto procesu celý tím.

Neopakujte sa, učte zamestnancov každý deň nové veci, rozvíjajte ich!

• Zlepšenie tímového ducha

Hovorte o spoločnosti ako o úzkom tíme - vo svojej reči používajte slová „my“, „náš tím“.

Hláste nové a zaujímavé veci za posledný deň: čo sa stalo včera, správy o spoločnosti, jej úspechy (aj tie malé). To, že máte interný zoznam adries, ešte neznamená, že si ho všetci prečítajú. To najzaujímavejšie a najdôležitejšie preto možno opäť povedať na plánovacej schôdzi. Ak informácie nie sú úplne pozitívne, zamestnanci budú mať možnosť prediskutovať akčný plán.

Pamätajte na dôležité dátumy zamestnancov, hovorte o nich (narodeniny samotných zamestnancov, ich rodín, detí, dôležitá udalosť pre spoločnosť atď.).

• Tímová motivácia

Môžete zorganizovať schôdzku, aby ste tímu poskytli pozitívne veci pre nasledujúci deň. Potrebujete na to:

• Pochváľte jedného zo zamestnancov (najlepší v predaji, dobrá kvalita, vďačnosť od klienta, riešenie zložitej situácie a pod.).
• Pri zadávaní úloh vysvetlite, ako práca pozitívne ovplyvní celkové ciele firmy. Každému zamestnancovi dajte jasne najavo, že je dôležitý.
• Používajte motivačné slová a frázy: „Poďme na to!“, „Ukáž, čoho si schopný!“ atď.
• Ukážte, že každému zamestnancovi veríte, často hovorte frázy ako „môžeme“, „uspejeme“, „som si istý“ atď.

Dôležitým pravidlom pre efektívne stretnutia je hovoriť iba o pozitívnych veciach, nikomu na plánovacej schôdzi nekarhajte, nekarhajte tým. Ráno stojí za to hovoriť iba o pozitívach!

Určite využite všetky vyššie uvedené ciele, ale nie všetci musia mať stretnutia naraz.

Krok 2. Vypracujeme nariadenia

Len čo si vyberiete ciele pre svoje ranné stretnutia, musíte sa rozhodnúť, ako ich budete viesť. Harmonogram je možné vytlačiť a zverejniť v kancelárii, kde sa koná schôdza.

Rozhodnite sa, ako dlho plánujete schôdzu zorganizovať, a zapíšte si ju do pravidiel. Na efektívne stretnutie stačí pätnásť minút. Okrem toho si urobte konkrétny plán: o čom sa budete na schôdzke rozprávať. To si vyžaduje:

Plánovacie stretnutie by sa malo konať pozitívne. Pozdravte tím, označte niekoho zo zamestnancov za vykonanú prácu a úspechy za posledný deň. Na konci stretnutia môžete tímu zablahoželať, popriať vám príjemný deň alebo ich motivovať k produktívnej práci.

Na začiatku plánovacieho stretnutia nám dajte vedieť, čo sa stalo za posledný deň. Stanovte nové úlohy podľa toho, čo sa stalo. Potom môžete trénovať alebo začať opakovať.

Získajte reakciu od tímu, pohovorte si s nimi na konci stretnutia, aby sa udalosť nepretiahla. Ak je téma na diskusiu príliš zložitá a vyžaduje viac ako dve minúty, vezmite ju na samostatné stretnutie alebo ju zverte konkrétnemu zamestnancovi.

Krok 3. Príprava na plánovacie stretnutie

Aby ste plánovacie stretnutie zvládli správne a kvalifikovane, mali by ste sa naň pripraviť vopred. Pripravte sa na svoje ranné stretnutie večer a nezabudnite si všetko zapísať.

Denné úlohy by mali byť v súlade s dlhodobejšími cieľmi a mali by sa zaoberať problémami, ktoré sa vyskytli z predchádzajúceho dňa. Ku každej položke osobitne napíšte, o čom budete hovoriť: pozitívne správy, problémy, posledné udalosti, školenie.

Krok 4. Uskutočnite plánovaciu schôdzku

Začnite schôdzku pomocou svojho obrysu. Pozdravte tím. Sledujte čas, aby sa schôdzka neťahala dlhšie ako 15 minút.

Počas stretnutia sledujte reakcie zamestnancov v každej fáze plánovania. Môžete teda určiť, čo bolo pre tím zaujímavé a čo nie. Ak existujú informácie, ktoré zamestnancov nezaujímajú, zvážte, či ich môžete z plánu odstrániť alebo zmeniť spôsob jeho prezentácie.

Ako efektívne ste plánovaciu schôdzku pochopili, môžete zistiť podľa ukazovateľa kvality práce zamestnancov, úrovne predaja. Ak sa produktivita zlepšila, plánovacie stretnutie bolo zorganizované správne.

Odborný názor

Ako usporiadať vlastné ranné stretnutie

Dmitrij Grishin,

predseda predstavenstva a jeden zo zakladateľov spoločnosti Mail.Ru Group v Moskve

Usporiadanie stretnutí neobvyklého formátu je pre nás bežná vec. Každá z nich trvá menej ako pol hodiny. Plánovacie stretnutia sú otvorené pre všetkých, môžu sa ich zúčastniť všetci zamestnanci, nielen tí, ktorí priamo súvisia s témou plánovacieho stretnutia. Hovoríme v stoji, aby sme sa trochu vzdialili od obvyklého formátu práce na pracovisku.

Nájsť čo najviac tvorivých nápadov na riešenie vzniknutých problémov, aj tých, ktoré sa zdajú byť úplne nereálne, je hlavným cieľom, s ktorým sme začali viesť také plánovacie stretnutia. Návrhy sa kritizujú striktne do bodky, bez emócii, keď hovoria iba o technickej stránke problému.

Všetko, čo tím navrhuje, sa zaznamená do špeciálnej databázy. Usporiadanie udalostí tohto formátu znamená dať zamestnancom príležitosť navzájom sa počuť a \u200b\u200bnezaoberať sa zanedbateľným problémom. Každý sa cíti byť zapojený do spoločnej veci, ktorá je pre spoločnosť dôležitá, a to ako nič iné motivuje k práci.

Ako správne usporiadať plánovaciu schôdzku na oddelení

Každý z nás chápe, koľko musia vedúci oddelení urobiť. Popri bežnej práci preberajú riešenie problémov a celkovú organizáciu celého oddelenia. Efektívnosť práce šéfa závisí od toho, aké metódy a nástroje riadenia používa. Oplatí sa v tomto prípade strácať čas a organizovať stretnutia?

Všetko závisí od prístupu manažéra k otázke plánovania stretnutí. V jednom prípade šéfovia pristupujú k plánovaniu stretnutí veľmi formálne, aj keď pravidlá spoločnosti stanovujú, že takéto stretnutia sa musia konať. Takýto vedúci je presvedčený, že hlavnou vecou je viac úsilia, menej stretnutí. Ostatní vedúci oddelenia sa rozhodnú konať z vlastnej iniciatívy, pretože vedia, aký efektívny je takýto nástroj na zlepšenie kvality práce tímu.

Ak si mentor celého oddelenia myslí, že schôdzky by sa mali konať jednoducho preto, lebo „je to nevyhnutné“, potom by nemal strácať čas plánovaním stretnutí. Akékoľvek aktivity organizované kvôli vzhľadu majú na prácu negatívny dopad. Ako už názov napovedá, plánovacie stretnutie je kompetentným plánovaním opatrení na dosiahnutie veľkých cieľov spoločnosti.

Na základe Demingovho cyklu je plánovacou schôdzou pravidelná kontrola (kontrola) práce tímu s cieľom zmeniť alebo presmerovať pohyb (Akt), ak je to potrebné.

Ako často sa konajú stretnutia na oddelení? Každodenné stretnutia na oddelení sú potrebné iba pre nových alebo neskúsených zamestnancov, ktorí si bez neustáleho dohľadu a rady nadriadených nevedia rady. Pre súdržnejší a skúsenejší tím by sa stretnutia mali konať raz týždenne, v ten istý deň, približne v rovnakom čase a štruktúre plánovacieho stretnutia. To je nevyhnutné na účely disciplíny.

Vedúci odmietne usporiadať plánovaciu schôdzku, pretože to považuje za stratu času. Interakcia s tímom sa zmení na krátky monológ bez spätnej väzby od zamestnancov. Týmto prístupom sa stratí väčšina funkcií, možno okrem informatívnych a čiastočne aj disciplinárnych.

Pre každého vodcu je oveľa ťažšie komunikovať so skupinou ako s každým zamestnancom zvlášť. Riadenie celého tímu naraz je zručnosť skúseného a dobrého šéfa. Takýto vedúci vie, ako správne viesť plánovacie stretnutie: rýchlo a presne, súčasne získať „návrat“ zo skupiny, prediskutovať s nimi nejaký problém a na základe toho upraviť prácu oddelenia. Najlepšie je konať do pol hodiny stretnutia (+ - 15 minút). Fyziologicky má človek práve taký čas na najväčšiu koncentráciu pozornosti.

Zavedenie novej udalosti - plánovacie stretnutia - bude chvíľu trvať. Aby tento nástroj fungoval, bude to často trvať viac stretnutí. Ak vedúci oddelenia začne počúvať spätnú väzbu od tímu, dostane veľa nové informáciektoré predtým nikto nevyjadril. Teraz sa však naskytla príležitosť - spýtal sa sám vodca! Bude potrebné definovať samostatné roly zamestnancov a ich účel v práci celej skupiny, prekonať námietky a najlepšie argumentovať ich pozíciou. Manažéri často nedokončia implementáciu nového nástroja a keďže sú len pár krokov od ideálneho výsledku, vrátia sa k menšiemu dobrá správa vecí verejných, to znamená viesť pohovory osobitne s každým zamestnancom.

10 pravidiel pre ranné predajné stretnutie

Manažéri predaja často robia dobrú prácu s hlavnou zodpovednosťou za rozhovory s ľuďmi a za predaj tovaru, zároveň však nevedia, ako konať podľa plánu, analyzovať vykonanú prácu a pracovať dôsledne. Ak manažér už na tento mesiac dostal veľa objednávok, prestáva pracovať rovnako aktívne, robí menej studených hovorov, nerieši pasívnych klientov.

Keď si manažér všimne takúto tendenciu, môže o tom manažéra informovať na plánovacej schôdzi a povedať, že jeho únik z práce je zaznamenaný a kontrolovaný. Manažéri samozrejme budú hľadať výhovorku, prečo sa stretnutia nezúčastniť, a budú argumentovať tým, že sú zaneprázdnení. Je možné usporiadať schôdzku s cieľom administratívneho riadenia, keď môže manažér ovplyvniť prácu a vylepšiť ju, ak spozoruje recesiu alebo zhon.

Aby ste plánovacie stretnutie viedli čo najefektívnejšie, musíte ich dodržiavať pravidlá:

Pravidlo 1. Frekvencia

Ranné stretnutia by ste mali mať každý deň v rovnakom čase, bez ohľadu na vašu náladu. Časom sa z plánovacej schôdzky stane zvyk a poslúži ako signál pre manažérov, aby mohli začať pracovať. Vyskytli sa prípady, keď neprítomnosť schôdzky alebo jej zlá organizácia narušila obvyklý spôsob dňa manažérov, vzala si dobrú náladu a chuť pracovať.

Na rannom plánovacom stretnutí by mali manažéri prísť až do konca, prebudiť sa a pochopiť - je čas začať pracovať!

Pravidlo 2. Disciplína

3 kľúče k efektívnemu plánovaciemu stretnutiu sú usporiadanie stretnutí s presnou štruktúrou, definovanými cieľmi a súčasne. Pri dodržiavaní pravidiel má plánovacie stretnutie pozitívny vplyv na prácu manažérov, odchýlka od nich, naopak, škodí pracujúcim.

Stretnutie sa musí konať súčasne. Zamestnanci musia prísť do kancelárie vopred a nesmú meškať. Musíte sa naladiť na prácu pred stretnutím a počas neho, aby ste mohli začať pracovať okamžite po stretnutí. Každý manažér sa musí vopred pripraviť na plánovacie stretnutie, stanoviť si denné ciele a vypočítať všetky ukazovatele tak, aby počas stretnutia nestratil čas celým tímom a nerozptyľoval sa sám sebou.

Ak sa rozhodnete pre herné stretnutie, vyhraďte si na to približne 45 minút. Je to viac ako na pravidelné plánovacie stretnutie, ale veľmi efektívne pre prácu tímu a finančné ukazovatele spoločnosti.

Pravidlo 3. Vigor

Ranné stretnutie nastaví náladu na celý deň.

Ak usporiadate nudné a nezaujímavé plánovacie stretnutie, v ten deň nebude mať práca žiadny pozitívny efekt. Poskytnite informácie zreteľne a zaujímavo, nenechajte tím odísť od témy alebo sa pýtajte na veci, ktoré nesúvisia s celkovou prácou tímu.

Na plánovacej schôdzi by ste mali hovoriť iba o tom, čo platí pre všetkých zamestnancov. Takáto udalosť je kolektívnym dielom, nielen časom na posedenie.

Pravidlo 4. Neustále trénujte svojich manažérov

Vždy na konci pracovného dňa sa opýtajte vedúcich pracovníkov, ako prebiehali práce - aké ťažkosti nastali, aké námietky klientov sa nedali prekonať. Zhrňte informácie, ktoré sa majú uskutočniť počas rannej plánovacej schôdzky, a vyriešte situáciu s tímom.

Najskôr nechajte manažéra popísať problém. Potom si v krátkosti prečítajte teóriu na túto tému, napríklad časť o argumentácii. Potom si počas hry dohodnite brainstorming: manažér, ktorý sa stretne s ťažkosťami, prevezme rolu klienta a zvyšok podriadených ponúka možnosti riešenia problému.

Diskusia by mala byť vedená tak, aby sa každý zamestnanec podieľal na hľadaní riešenia. Nemusíte samostatne a vždy vysvetľovať, ako sa vyrovnať s ťažkosťami, nechať tím, aby si vzájomnou interakciou našiel cestu sám.

Tento prístup s každodenným učením umožní manažérom neustále sa zlepšovať a nebáť sa čeliť problémom.

Pravidlo 5. Neustále sledujte plánované

Pravidlo je zrejmé už z názvu. Ak prestanete monitorovať prácu manažérov, neuvidíte efektívnu prácu.

Pravidlo 6. Motivácia tímu

Keď sa koná plánovacia schôdza, podajte správu nielen o celkových výsledkoch za predchádzajúci deň, ale tiež zvýraznite manažérov s najlepším a najhorším výkonom. To nebude mať negatívny vplyv na prácu zamestnancov, ale bude to iba stimulom k tomu, aby tiež pracovali alebo sa zlepšovali, ak včera niečo nefungovalo.

Je dôležité poznamenať nielen kvantitatívne ukazovatele, ale aj kvalitu práce. Pochváľte manažérov, ktorí s klientom hovorili najlepšie. Môžete si sami vypočuť rozhovory zamestnancov alebo požiadať o správu oddelenie kontroly kvality.

Pravidlo 7. Špecifickosť plánov

Pri plánovaní svojho dňa na rannej schôdzke musí manažér rozhodnúť, aký predaj uskutoční, s kým sa stretne, akú platbu dostane. Je potrebné zvyknúť si na usporiadanie udalosti tak, aby manažéri tieto údaje uvádzali vždy v konkrétnych počtoch a názvoch organizácií. Nechajte manažéra jasne pomenovať spoločnosti, do ktorých bude volať a do ktorých pôjde, aj keď na dnes nemá naplánované konkrétne odpovede od klientov.

Súčasťou vášho mesačného cieľa by mal byť aj váš denný plán. Inými slovami, ak je mesačný plán predaja 500 000 rubľov, potom predajca nemôže plánovať príjem 15 000 denne, pretože takáto sadzba nepovedie k splneniu dlhodobej úlohy.

Je nevyhnutné vyrovnať sa s námietkami svojich vlastných zamestnancov, ktorí nechcú pre seba nastaviť vysokú latku, a to s odvolaním sa na poverčivosť alebo jednoduchú nespokojnosť. Vyškoliť zamestnancov, aby si stanovili ambiciózne ciele.

Pamätajte, že plán musí byť skutočný a uskutočniteľný, nielen povedané. Manažér musí pochopiť, že úloha stanovená pre tento deň je skutočná, a musí sa usilovať o jej realizáciu.

Pravidlo 8. Skontrolujte pripravenosť celého tímu

Predtým, ako pošlete svojich podriadených na miesta, skontrolujte ich pripravenosť. to je ako externé zdroje (materiály na prezentáciu, vizitky, telefónne základne atď.), tak interné, „ľudské“ - či už má každý vhodnú náladu alebo potrebuje s niekým pracovať osobitne, aby ho motivoval k produktívnym činnostiam.

Pravidlo 9. Účinná výzva na akciu na konci plánovacieho stretnutia

Na dokončenie plánovacej schôdzky vymyslite jasnú motivačnú frázu, ktorá bude slúžiť ako signál na začatie práce - napríklad „Z dôvodu!“, „Ďalej!“ atď.

Takáto fráza bude slúžiť ako kotva, ktorá dodatočne nabije tím.

Pravidlo 10. Vizualizácia

Aby bol klzák vedený efektívnejšie, je nevyhnutné zostaviť nástenku, na ktorej budú pripojené výsledky a hodnotenie stretnutia, aby zamestnanci videli celkové dosiahnuté výsledky, ich ukazovateľ a to, ako blízko sú k splneniu mesačného plánu.

Ako organizovať plánovacie stretnutie každý týždeň

Ak chcete viesť plánovacie stretnutie efektívne, musíte to zvážiť dve podmienky.Najskôr by čas určený na stretnutie nemal byť dlhý, asi pol hodiny. Druhou sú poznámky počas plánovacieho stretnutia. Ciele vyjadrené vedúcimi musia byť zapísané.

Týždenné stretnutie sa skladá zo štyroch fáz:

Fáza 1. Oznamovanie cieľov spoločnosti

Najlepším spôsobom, ako organizovať týždenné stretnutia, je začať opakovaním primárneho alebo dlhodobého cieľa firmy. Napríklad „Prosperujúca spoločnosť s rozsiahlym predajným trhom“. Potom pomenujte úlohu na kratšie obdobie - napríklad „Zvýšte príjem organizácie v tomto roku trikrát.“

Krok 2: Vedúci pracovníci v podnikaní sa postupne rozprávajú o tom, čo urobili minulý týždeň na dosiahnutie cieľa

Je potrebné uskutočniť plánovacie stretnutie, aby ste od manažérov zistili konkrétne informácie o vykonanej práci. Všeobecné frázy, neinformačný prejav, ako napríklad „Podarilo sa nám zvýšiť efektivitu oddelenia o 10%,“ by nemali byť povolené. V takom prípade stojí za to správne sa opýtať, aké opatrenia boli prijaté.

Ak vedúci oddelenia naďalej poskytuje všeobecné informácie, vedúci schôdze by ho mal prerušiť a priamo sa opýtať, či sú na schôdzi informácie hodné kontroly. Ak nie, musíte schôdzu ďalej usporiadať a odovzdať podlahu inej jednotke.

Ak organizujete schôdze tohto formátu, môžete zreteľne vidieť výsledky práce jednotlivých oddelení spoločnosti. Tiež odhaľuje, ktorý z vodcov tvrdo pracuje pre dobro organizácie a kto sa iba tvári.

Fáza 3. Cieľ je stanovený na budúci týždeň pre celú spoločnosť a vedúcehodosahuje súhlas účastníkov na tento účel

Dajte každému vedúcemu príležitosť podeliť sa o to, čo bude tento týždeň robiť jeho oddelenie, ako bude realizovať plán. Zaznamenajte naplánované úlohy do denníka.

Vedúci oddelení budú mať navyše možnosť vzájomne komunikovať: požiadať iné oddelenie, aby niečo urobilo, ak je potrebné spoločné úsilie. Po diskusii by sa tieto ciele mali zaznamenať aj do denníka.

Krok 4. Vedúci plánovacieho stretnutia sa pýta, či sú skutočne pripravení dosiahnuť svoj cieľ tento týždeň, a oznamuje začiatok.

Táto forma plánovania stretnutí pomáha dosiahnuť najpozitívnejšie výsledky. Vedúci oddelení začnú tvrdo pracovať a dosahovať vysoký výkon na svojom oddelení alebo uvoľňovať miesta pre hodnotnejší personál. Práve pomocou takýchto stretnutí možno pochopiť, ktorý z kolegov vynakladá maximum úsilia a kto sa iba tvári.

Odborný názor

Najlepšou možnosťou na organizovanie týždenných plánovacích stretnutí je viacúrovňové

Vladimír Kiselev,

generálny riaditeľ, partner spoločnosti CJSC „Company SHERP“ v Moskve

Týždenné plánovacie stretnutia sú povinnými udalosťami pre každú spoločnosť, kde sa kontrolujú a diskutujú výsledky práce a stanovujú sa ciele na budúci týždeň. Najlepšie je organizovať stretnutia na každej úrovni. Najprv vedúci odborov a Generálny riaditeľ, a potom sa v každom oddelení konajú plánovacie stretnutia s jeho priamym nadriadeným. Na menších plánovacích stretnutiach môžu riadiaci pracovníci tiež oznamovať informácie, ktoré sa týkajú celej spoločnosti a každého zamestnanca.

Je dôležité, aby sa plánovacie stretnutie uskutočnilo nielen v prísnom rámci deklarovanej témy, ale aby sa zamestnancom umožnilo zistiť zaujímavé informácie a diskutovať o pracovných otázkach. Úloha takýchto stretnutí je veľmi dôležitá: takto sa tím dozvie o nových cieľoch, zmenách plánu alebo iných novinkách. Generálny riaditeľ by sa mal stretávať so zamestnancami, ktorí sa nezúčastňujú týždenných plánovacích stretnutí raz za mesiac alebo štvrťrok.

Ako byť kreatívni pri plánovaní stretnutí

1. Vyberte si neobvyklé miesto

Stretnutia sa neobmedzujú iba na kanceláriu. Vyhľadávanie pekné miesto vo vašom meste, na promenáde, na pešej zóne alebo v kaviarni. Hlavná vec je, že sa tam rýchlo dostanete z práce aj do práce.

Miesto, ktoré sa kolegom bude páčiť: kaviareň, nábrežie, park. Jedinou výhradou je, že miesto by malo byť umiestnené blízko kancelárie, aby sa tam všetci rýchlo dostali.

2. Nastavte neštandardný čas

Snažte sa schôdzky organizovať nie ráno, ale napríklad v obedňajších hodinách (iba tak, že tím nenecháte bez jedla) alebo 30 minút pred koncom pracovného dňa (to urýchľuje pracovné tempo!).

3. Použité materiály

Papiernictvo nedávajte všetkým účastníkom, ale sadu papiera a pero pre 2–3 osoby. Sami teda rozhodujú, kto čo napíše.

4. Pred stretnutím zdvihnite telefóny od všetkých

Dobrým riešením je usporiadať schôdzu bez vyrušovania. Spočiatku to spôsobí určité rozpaky a zmätok, potom to však výrazne zvýši koncentráciu a zapojenie účastníkov do riešenia problémov.

5. Zmeňte formát udalosti

Plánovaciu schôdzku môžete usporiadať telefonicky alebo cez Skype, aby ste spestrili obvyklý rytmus, keď sú všetci zvyknutí sedieť v rokovacej miestnosti.

Odborný názor

Môže byť stretnutie s cigarou, vodnou fajkou a whisky účinné?

Nikolay Novoselov,

riaditeľ spoločnosti ArtNauka, Moskva

Na základe osobných skúseností môžem povedať, že zvýšenie počtu plánovacích stretnutí má negatívny vplyv na produktivitu spoločnosti. Vyskúšali sme „deň ticha v kancelárii“ a zistili sme, že tento prístup prináša lepší výsledok ako samotné plánovacie stretnutie. Táto metóda nám, bohužiaľ, úplne nevyhovuje, nemôžeme každý deň stráviť deň bez stretnutí, pretože sa venujeme oblasti udalostí.

Zamestnancom by sa stretnutie viac páčilo, keby mali stretnutia s cigarou a whisky. V takomto takmer neformálnom prostredí môžu kolegovia povedať oveľa viac a čestne vyjadrovať svoje názory. Nebál som sa, že by sa v tíme objavila známosť, keby sa takéto plánovacie stretnutia konali. Vzťah medzi zamestnancami sa nezmenil, ľudia sa začali cítiť uvoľnenejšie, vyjadrovať názor na situáciu a poskytovať praktické rady.

Ako viesť plánovacie stretnutia s využitím skúseností úspešných spoločností

Kompetentné vedenie stretnutí s tímom nemusí vždy znamenať organizovanie stretnutí obvyklého formátu, keď sa všetci zhromažďujú a sedia na stoličkách. V moderných spoločnostiach, v ktorých sa rýchlo udomácnia neštandardné metódysa čoraz viac snažia udržiavať stretnutia v stoji. Stretnutia „na nohách“ pomáhajú zbaviť sa prázdnych zdĺhavých rozhovorov, počuť iba tie najdôležitejšie informácie.

Softvérová spoločnosť Atomic Object sa už dávno rozhodla usporiadať stretnutia na svojich kopačkách. Vďaka tomuto kreatívnemu formátu dosahuje vedenie maximum výsledkov: žiadne zbytočné zdôvodňovanie, jasné otázky a správne odpovede. Prax ukazuje, že stretnutia, ktoré sa konajú v stoji, netrvajú dlhšie ako 7 minút - tím naplánuje deň, počúva zadania a okamžite začne pracovať. Ak budete mať plánovacie stretnutia tejto formy, zamestnanci nebudú mať možnosť relaxovať a budú musieť konať a hovoriť aktívnejšie.

Wall street journal správy, že už počas prvej svetovej vojny bolo zvykom organizovať krátke plánovacie stretnutia, pretože pomalosť bola neprijateľná. Neskôr sa podobný formát presunul do podnikania, v ktorom bolo potrebné urýchliť interakciu a výmenu informácií.

Prínosy nového formátu stretnutí boli vedecky dokázané. Vedecký pracovník Alain Bludorn z univerzity v Missouri zistil, že plánované stretnutie v stoji trvá zamestnancom síce menej času, ale dosahuje, ak nie lepšie, absolútne rovnaké výsledky v porovnaní s bežnými stretnutiami.

Podľa prieskumu VersionOneuskutočnené v roku 2011, asi 80% zo 6 000 opýtaných zamestnancov potvrdilo, že je zvykom ich spoločností organizovať každý deň krátke stretnutia.

Okrem plánovania stretnutí „na nohy“ západné spoločnosti prišli s ďalšími inováciami pre efektívnejšiu prácu.

Napríklad v spoločnosti Facebook sa rozhodli usporiadať krátke stretnutia 15 minút pred prestávkou, čím sa pôvodne stanovila dĺžka stretnutia. Zamestnanci tvrdia, že táto metóda prináša pekné výsledky: ľudia hovoria krátko a iba na túto tému.

Ak je potrebné v spoločnosti bojovať proti disciplíne, aby sa znížil počet prieťahov, je potrebné organizovať krátke stretnutia. Je lepšie nepozvať oneskorencov na diskusiu, pretože ak nepoznajú niektoré informácie, budú zasahovať do schôdzky a zbytočne sa naťahovať čas.

V spoločnosti AdobeSystémy sa rozhodol usporiadať plánovacie stretnutia a súčasne riešiť oneskorenia. Stanovili dokonca pokuty pre tých, ktorí prichádzajú v nesprávnom čase. Čas stratený vinou oneskorencov sa rovnal času, ktorý je možné venovať vývoju programov. Takže pokuta za každé oneskorenie je 1 $.

Spoločnosť Steelcase vynašiel svoju vlastnú zvláštnosť - signálom na začiatok stretnutia je skladba Elvisa Presleyho - „A Little Less Conversation“ alebo „Less chatter“.

Ak zamestnanci organizácie nemajú čas zorganizovať nielen obvyklé, ale aj krátke plánovacie stretnutie, môžete stretnutie uskutočniť pomocou komunikačných prostriedkov. V takýchto prípadoch si môžete zvoliť čet alebo e-mail so spoločnosťou, aby ste zdieľali základné informácie, ktoré potrebujete, s kolegami. Zároveň je organizovanie stretnutí „na nohách“ stále efektívnejšie ako akékoľvek iné plánovacie stretnutie.

Informácie o expertoch

Hasmik Gevorgyan, generálny riaditeľ a spolumajiteľ siete obchodov Provokatsiya v Moskve. LLC „Provokácia-výroba“. Profil firmy: výroba a predaj odevov a doplnkov s provokatívnou potlačou. Územie: ústredie - v Moskve; výroba - v Tveri; maloobchodné predajne a obchody - vo viac ako 100 mestách v Rusku, Bielorusku, na Ukrajine a v Kazachstane. Počet zamestnancov: 55 (v materskej spoločnosti).

Dmitrij Grishin, Predseda predstavenstva a spoluzakladateľ spoločnosti Mail.Ru Group, Moskva. Dmitry Grishin stál v čele predstavenstva od marca 2012. V roku 2005 sa stal jedným zo spoluzakladateľov spoločnosti Mail.Ru Group, kde od novembra 2010 do októbra 2016 pôsobil ako generálny riaditeľ spoločnosti (Rusko). Dmitry pracuje v Mail.Ru od roku 2000; v roku 2001 bol vymenovaný za technického riaditeľa spoločnosti, v rokoch 2003 až 2010 pôsobil ako generálny riaditeľ. Vyštudoval Fakultu robotiky a integrovanej automatizácie Moskovskej štátnej technickej univerzity. N.E. Bauman. V roku 2012 založil spoločnosť GrishinRobotics, spoločnosť rizikového kapitálu, ktorá má investovať do spotrebiteľskej robotiky po celom svete.

Vladimír Kiselev, Generálny riaditeľ, partner CJSC „Company SHERP“, Moskva. Vladimír Kiselev - generálny riaditeľ a senior partner poradenskej spoločnosti „SHERP Company“ od roku 2000. V oblasti personálneho riadenia pracuje od roku 1996, od roku 1998 viedol službu personálneho manažmentu veľkého diverzifikovaného holdingu. CJSC „Company SHERP“ existuje od roku 2000, zaoberá sa formovaním vysoko efektívnych manažérskych tímov a rozvojom podnikania klientov pomocou inovatívnej patentovanej technológie.

Nikolay Novoselov, riaditeľ spoločnosti ArtNauka, Moskva. IE Novoselova T.A. (ArtNauka). Obchodný profil: organizovanie predstavení, teambuildingov a prezentácií na základe vedeckých experimentov. Územie: ústredie v Moskve, osem zastupiteľských úradov v Rusku. Počet zamestnancov: 10. Počet predstavení za rok: 340.