Ako správne viesť denník objednávok. Dokumentácia, pre ktorú sa nevyžaduje registrácia. Ďalšie stĺpce v protokole došlých dokladov

Kúrenie

Na kontrolu vydaných objednávok v organizácii v systéme riadenia kancelárie sa používa protokol objednávok. Tento dokument vám umožňuje organizovať kontrolný systém pre publikované dokumenty, ako aj sledovať existujúce tento moment objednávky a jeho menovanie so stručným popisom. Evidencia dokumentov umožňuje uľahčiť a zefektívniť prácu HR oddelenia. Chronologická evidencia vydaných objednávok vám navyše umožňuje chrániť organizáciu pred zverejnením dokumentov „spätne“.

Postup registrácie, vyhotovenia a prípravy administratívnych dokumentov vydaných organizáciou je upravený na základe vypracovaného postupu pre udržiavanie toku dokumentov pre interné použitie. Objednávky musia byť vystavené v chronologickom poradí s prihliadnutím na dátum vyhotovenia a ďalšie poradové číslo dokumentu s použitím digitálnych a písmenových označení.

Použitie individuálneho kódu výrazne uľahčí nájdenie požadovaného dokumentu v budúcnosti. V tomto prípade môžete pomocou určitých kódov určiť, či dokumenty patria konkrétnym oddeleniam organizácie. Zoskupovanie objednávok sa môže vykonávať aj podľa ich sémantického účelu.

Napríklad:

“B” – stav sa používa pri dokladoch vystavených pri vystavovaní pokút a odmien pre zamestnancov.
„O“ – pre zoskupenie objednávok podľa dovoleniek zamestnancov.
„KM“ – objednávky na pracovné cesty zamestnancov.
„K“ – personál.
„LS“ - pre personál je trvanlivosť takýchto dokumentov 75 rokov.

Toto zoskupenie dokumentov umožňuje rýchle vyhľadávanie Požadované dokumenty. Ako taký neexistuje žiadna špecializovaná a schválená forma časopisu, takže si ho môžete vytvoriť sami, alebo si v prípade potreby môžete kúpiť hotový časopis v špecializovaných predajniach. Upozorňujeme, že v záujme správnej údržby musia byť všetky strany očíslované a zošnurované a na zadnej strane zapečatené a podpísané manažérom.

Je zakázané pridávať alebo vytrhávať listy, inak sa stráca význam takéhoto dokumentu. Okrem toho musí byť na stehu uvedený celkový počet listov v časopise, po ktorom musí byť na ňom umiestnený podpis manažéra a pečať organizácie. Zodpovednosť za správne riadenie a uložením dokumentu je poverené HR oddelenie.

Požiadavky na dizajn denníka

Ako už bolo povedané, na registráciu neexistujú žiadne konkrétne právne požiadavky, mali by však obsahovať určité stĺpce:

Stĺpec poradového čísla, ktoré musí byť priradené každému dokladu, aby sa predišlo výskytu dokladov vystavených spätne.
Číslo objednávky a dátum vystavenia.
Typ objednávky (Pohyb a pod.). Popis stručného obsahu, ak je napríklad zverejnený na vyslanie zamestnancov na pracovnú cestu, potom je potrebné uviesť cieľ a čas cesty.
Celé meno viacerých zamestnancov alebo konkrétneho zamestnanca, na ktorého sa príkaz vydáva.
Základom pre vytvorenie dokumentu môže byť napríklad list, uzavretie pracovnej zmluvy na dobu určitú alebo v štandardnom formulári.
V niektorých prípadoch tiež stojí za to uviesť, kto prijal dokument na uloženie, najmä ak má podnik zložitú organizačnú štruktúru.

Vedenie denníka v elektronickej forme

V prípade veľkého toku dokumentov je možné zorganizovať registráciu objednávok v elektronickom formáte. Napríklad program 1C vykonáva tento proces automaticky. Ako však viete, v programe je možné vykonať zmeny, takže je potrebné pravidelne vytlačiť listy dokumentu, očíslovať ich, pripevniť vízum manažéra, zošiť ich a preniesť do archívu. Chronológiu si môžete ponechať aj pomocou tabuľky, ako je napríklad Excel.

Dovoľuje:

brať do úvahy, systematizovať, spracovávať prichádzajúcu korešpondenciu;
implementovať rozhodnutia manažmentu včas;
kontrolovať činnosť zamestnancov v interných a externých otázkach;
vykonávať produktívnu referenčnú prácu na dokumentoch.

Denník vypĺňa sekretárka, asistentka, referent alebo vedúci kancelárie. V prípade neprítomnosti zamestnanca zodpovedného za evidenciu došlých dokumentov vykonáva jeho funkcie osoba určená vedením.

Legislatíva Ruskej federácie nemá schválenú šablónu denníka.

Vedenie nezávisle určuje:

akou formou bude prebiehať evidencia prichádzajúcich dokumentov: papierová alebo elektronická
ktoré stĺpce (vrátane povinných) má denník obsahovať.

Papierová forma denníka na evidenciu došlých dokladov

Papierovou formou denníka na evidenciu došlých dokumentov je tlačená kniha vo formáte A4.

Stránky sú vyrobené vo forme tabuľky. Zvyčajne je možné zadať polia požadované konkrétnym zamestnávateľom.

Informácie o prichádzajúcom doklade sa zaznamenávajú na ľavú aj pravú stranu knihy. Použite pero s azúrovým, modrým, fialovým alebo čiernym atramentom. Aby boli vaše poznámky v bezpečí, je lepšie použiť guľôčkové pero.

Elektronická forma denníka

Elektronický žurnál sa vedie v bežnom súbore na počítači osoby zodpovednej za kancelársku prácu. Používané formáty sú xls, doc, docx. Časopis zvyčajne nie je duplikovaný na papieri.

Tu je jednoduchšie ako v papierovom denníku nájsť dokument, ktorý vás zaujíma. Existuje však možnosť jednoduchého skreslenia informácie o dátume prijatia listu, exekútorovi, či uznesení. Preto je vhodnejšia papierová forma časopisu.

Elektronický systém správy dokumentov

Moderným spôsobom evidencie došlej korešpondencie je elektronický systém správy dokumentov.

Pre každý doklad sa vytvorí karta. Existuje možnosť sledovania plnenia uznesenia.

V EDMS existuje nebezpečenstvo, že sa k dokumentom dostanú osoby, ktoré nemajú nič spoločné s konkrétnym problémom. Hoci zamestnanci majú samostatné stránky s heslami, útočníci ich dokážu hacknúť.

Na zníženie pravdepodobnosti oboznámenia sa s obmedzenými dokumentmi našli veľké organizácie cestu von. Všetky štrukturálne divízie vedú papierové denníky prichádzajúcej korešpondencie. EDMS sa používa iba pre administratívne dokumenty: pokyny, príkazy na riadenie.

Hlavné stĺpce denníka prichádzajúcich dokumentov

Existujú hlavné stĺpce denníka:

evidenčné číslo
dátum dokladu
typ dokumentu
korešpondent
obsahu
exekútor.

Evidenčné číslo je jedinečná množina čísel (písmená a čísla), ktorá je priradená došlému dokladu.

prvá číslica je kód štrukturálnej jednotky (podľa personálnej tabuľky)
druhá číslica je kód pre denník prichádzajúcej korešpondencie (podľa nomenklatúry záležitostí organizácie alebo štrukturálnej jednotky)
tretia číslica je sériové číslo dokumentu.

Čísla v evidenčnom čísle sú oddelené pomlčkou alebo lomkou. Jednoduchý príklad. Kód štruktúrnej jednotky je 100. V nomenklatúre má registratúrny denník číslo 25.

Evidenčné čísla prichádzajúcich dokumentov tejto divízie budú vyzerať takto:

100-25/01 (možnosť – 100-25-01)
100-25/02
100-25/03 atď.

Dátum dokumentu– deň, mesiac, rok jeho vstupu do organizácie (oddielu). Po zadaní všetkých potrebných údajov do denníka sa na samotný doklad v pravom dolnom rohu umiestni evidenčné číslo a dátum. Príklad: In. číslo 100-25/01 zo dňa 15.01.2014.

Prichádzajúca korešpondencia môže byť interná a externá. Základné typy dokumentov:

písmená
telegramy
Vyhlásenia
kancelárske poznámky
vysvetľujúce poznámky
objednávky
certifikáty

Exekútor– zamestnanec určený vedúcim na vyriešenie problému uvedeného v dokumente.

Ďalšie stĺpce v protokole došlých dokladov

Na plnú kontrolu nad vykonávaním problematického problému sa odporúča zahrnúť do protokolu ďalšie stĺpce:

rozhodnutie
výkonnostná známka.

Po preštudovaní došlého dokladu o ňom konateľ napíše uznesenie.

Tento nápis - metóda administratívneho vplyvu - zahŕňa nielen meno umelca, ale aj konkrétny pokyn: čo treba urobiť.

Rozhodnutie sa úplne skopíruje do registračného denníka. Informácie pomáhajú sledovať správne vykonávanie pokynov manažéra. Možné sú možnosti rozlíšenia, ktoré znamenajú rôzne akcie interpreta:

Ivanov P.P. Pre informáciu
Ivanov P.P. Zbierajte informácie
Ivanov P.P. Zhromaždite informácie, pripravte návrh odpovede
Ivanov P.P. Zozbierajte informácie, pripravte odpoveď, pošlite do 2.1.2014.

Značka vykonania– ide o konečný výsledok práce s konkrétnym prichádzajúcim dokumentom. Často je tu napísané iba slovo „Dokončené“. Neodporúča sa to robiť. Podrobné informácie vám pomôžu vyhnúť sa nepríjemným situáciám v budúcnosti.

Do knihy jázd je užitočné uviesť stĺpec „ Dátum uznesenia" Informácie sa zobrazia, keď manažér skontroluje prichádzajúci dokument. Typický príklad. Sekretárka list zaevidovala v deň jeho doručenia – 27.01.2014. Konateľ si to stihol prečítať až 30. januára 2014.

Riešenie problému uvedeného v liste sa oneskoruje. Ale na vine nie je exekútor, ani sekretárka, ale konateľ, ktorý nemohol dokument v deň jeho zaevidovania preskúmať. Stĺpec „Dátum riešenia“ vám pomôže vidieť takúto situáciu.

Na vyjadrenie úplných informácií o korešpondentovi v časopise sa odporúča zahrnúť stĺpec „ Číslo na odoslanie, dátum dokladu" Pomocou týchto údajov môžete rýchlo nájsť písmeno, ktoré potrebujete. Ak v prichádzajúcom doklade nie je žiadne odchádzajúce číslo, napíšte „b/n“ (bez čísla).

Do denníka je možné zahrnúť aj stĺpce

v prípade č.
Poznámka
spôsob doručenia dokumentu
počet listov dokumentov.

Vzorový denník na evidenciu došlých dokladov poskytuje príklady, ako správne vyplniť jeho stĺpce.

Základné pravidlá pre vyplnenie denníka

Pred začatím práce s časopisom by ste mali na titulnú stranu napísať názov organizácie a dátum.

Keď je konkrétna účtovná kniha došlej korešpondencie úplne naplnená, zaznamená sa dátum ukončenia denníka.

Druhá a tretia strana časopisu zvyčajne obsahujú informácie o osobách zodpovedných za evidenciu došlej korešpondencie. Tu sú údaje:

CELÉ MENO.
názov práce
doklad o povinnosti viesť denník (objednávka, pokyn)
pracovné obdobie
podpis.

Samotná evidencia dokumentov začína na štvrtej strane denníka. Pred začatím práce je kniha kompletne očíslovaná. Je zakázané z nej vytrhávať strany. Čas použiteľnosti - 5 rokov. Časopis nie je striktným dokumentom, nie je potrebné ho zošívať.

Registrácia prichádzajúcej korešpondencie sa vykonáva na princípoch:

Včasnosť. Došlý dokument musí byť zaregistrovaný v deň, keď ho organizácia dostane ( štrukturálne členenie). Niekedy sa na základe objednávky doba registrácie predĺži na 3 dni
Jednorazové použitie. Dokument je zaregistrovaný 1-krát s pridelením jedinečného čísla
Úplnosť informácií. Napríklad, správne plnenie stĺpce „Obsah“: o poklese úrody zemiakov v roku 2012 v dôsledku používania zastaraných zariadení. Ak tu krátko napíšete „o zemiakoch“, význam došlého dokladu sa stratí
Priebežné číslovanie v rámci jedného kalendárneho roka.

Registrácia dokumentov. Registračné a účtovné denníky. Čo a ako, všetko na pultoch, s ukážkami a vzorkami 25.08.2016

Vytvorené a prichádzajúce dokumenty podliehajú evidencii.

Podľa GOST R 7.0.8-2013 „Národná norma Ruská federácia. Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Vedenie záznamov a archivácia. Termíny a definície“, schválené Order of Rosstandart zo dňa 17. októbra 2013 N 1185-st, registrácia dokumentov je pridelenie evidenčného čísla dokumentu a zápis údajov o dokumente do evidenčného a účtovného formulára a evidenčný a účtovný formulár je dokument (karta, denník), a to aj v elektronickej podobe, slúžiaci na evidenciu informácií o doklad na účely účtovania, vyhľadávania a kontroly.

Vo vedení personálnej evidencie Účtovná forma účtovníctva je tradičná. Evidenčné a účtovné tlačivá denníka slúžia na evidenciu a účtovanie širokej škály personálnych dokumentov: pracovné knihy, pracovné zmluvy, príkazy a pokyny, vyjadrenia zamestnancov, oznámenia a návrhy zamestnancom, zákony, miestne predpisy, poznámky atď.

Dokumenty sa evidujú po ich podpísaní (schválení), v žiadnom prípade nie predtým. Napríklad objednávku, ktorá ešte nebola podpísaná manažérom, nie je možné zaevidovať do denníka objednávok. Keď je objednávka podpísaná, následne je zaregistrovaná a je jej pridelené registračné číslo, ktoré sa následne zapíše do príslušného stĺpca objednávky.

Vytvorené doklady sa evidujú v deň schválenia alebo podpisu, došlé (došlé) doklady sa evidujú v deň prijatia, odoslané (odchádzajúce, vydané zamestnancom) - v deň odchodu (vydanie).

Podľa článku 3.12 GOST 6.30-2003 „evidenčné číslo dokumentu pozostáva z jeho sériového čísla, ktoré môže byť podľa uváženia organizácie doplnené indexom prípadov podľa nomenklatúry prípadov, informáciami o korešpondentovi, vykonávateľoch , atď."

Aj pri správe personálnej evidencie sa vedú denníky na evidenciu personálu, jeho pohybu: prijímanie, prestupy, prepúšťania, disciplinárne sankcie atď.

Niekedy sú niektoré účtovné denníky (knihy) zverené účtovnému oddeleniu alebo tajomníkovi organizácie v malých organizáciách môže viesť niektoré denníky dokonca aj vedúci organizácie, ale väčšina uvedených registračných a účtovných formulárov je stále tradične pridelená personálu; zamestnancov. Často sa im zveruje aj vedenie „nepersonálnych“ časopisov. Môže sa uviesť, kto je konkrétne povinný registrovať určité dokumenty (alebo udalosti). predpisov, vrátane miestnych predpisov zamestnávateľa. Pridelenie povinnosti evidovať dokumenty (udalosti) konkrétnemu zamestnancovi je ustanovené v jeho popis práce, pracovná zmluva(dodatočný súhlas k nemu) alebo iný dokument.

Vo vzťahu k niektorým účtovným denníkom (knihám) ich vedenie vyžaduje zákon. Napríklad klauzula 40 „Pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných zošitov, vytváranie tlačív pracovných zošitov a ich poskytovanie zamestnávateľom“, schválená nariadením vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 N 225, vyžaduje zachovanie kniha evidencie pohybu pracovných kníh a príloh v nich a tiež kniha príjmov a výdajov na evidenciu tlačív pracovnej knihy a vložky do nej.

Formuláre časopisov, ktoré nie sú schválené oficiálnymi orgánmi, vytvárajú zamestnávatelia samostatne. Samozrejme, s ohľadom na požiadavky predpisov a všeobecne uznávaných pravidiel riadenia personálnych záznamov.

Zamestnávatelia zvyčajne kupujú hotové. Ďalej si povieme, ako vyrobiť a navrhnúť časopis vlastnými rukami, ak vám zamestnávateľ nepridelil peniaze na hotové časopisy. Na túto prácu si vyhraďte čas a nadšenie.

Aby časopis vydržal čo najdlhšie, jeho obal je vyrobený z hrubého odolného kartónu a jeho strany sú z kvalitného papiera.

Keď sa časopis vyvíja a vyrába nezávisle, titulná strana je navrhnutá nasledovne.

Orientácia strán v takomto časopise môže byť na výšku alebo na šírku. To závisí od počtu a šírky stĺpcov, v ktorých budú informácie umiestnené.

Na prvej strane za obálkou časopisu je zvykom uvádzať osoby, ktoré ho vedú.

Takáto strana môže byť umiestnená aj na konci časopisu. Niektorí personalisti takúto stránku vôbec nevytvárajú, ale pri každom zápise uvádzajú, kto zápis vykonal v samostatnom stĺpci.

Stĺpce vo vnútri denníka, do ktorých sa budú zapisovať informácie o evidovaných dokladoch či pohybe personálu, sú vypracované tak, aby sa do nich takéto informácie zmestili.

Aké stĺpce by mali byť v denníku HR dokumentov vypracovanom zamestnávateľom? Konkrétny zoznam stĺpcov si určuje zamestnávateľ sám. Hlavné grafy sú:

°číslo záznamu;
°názov dokladu (ak sú v denníku evidované dva alebo viac druhov dokladov);
°dátum dokladu;
°evidenčné číslo dokladu;
°nadpis resp zhrnutie dokument.

°rozhodnutie konateľa;

°značka na vyhotovení dokumentu;

°poznámku o zaradení dokumentu do spisu;

°poznámka;

Pozícia „Číslo záznamu“ sa niekomu zdá zbytočná. Mnohí si však osvojili postup na opravu chybných zápisov v účtovnom denníku, podobný postupu stanovenému na opravu zápisov v r. pracovné knihy, vyhlásením nesprávneho zápisu za neplatný („Zápis pre číslo také a také je neplatný“). Na realizáciu tohto poriadkuČíslovanie záznamov je pohodlné.

Konkrétna skladba stĺpcov závisí od typu evidovaných dokumentov, akceptovaného postupu registrácie, jeho účelu a špecifík kancelárskej práce u konkrétneho zamestnávateľa.

Ako sme uviedli vyššie, v niektorých účtovných denníkoch a účtovných knihách je forma a obsah stĺpcov ustanovený normatívne. Nemôžete sa odchýliť od toho, čo je zavedené.

Aby boli strany časopisu chránené pred odstránením a prichytením, sú strany očíslované, časopis čipkovaný (prešitý), zapečatený a certifikovaný oprávnenou osobou (vedúci organizácie, vedúci personálnej služby atď.). .). Niekedy je denník zapečatený.

Na šnurovací uzol na poslednej strane časopisu je umiestnená nálepka (papierový štvorec), na ktorú sa vyhotoví osvedčenie a umiestni sa pečať.

Mnoho ľudí umiestňuje certifikačný záznam na poslednú stranu časopisu a na nálepke je len osobný podpis oprávnenej osoby a pečiatka.

Certifikačný záznam má nasledujúci formát:

Zoberme si približné formy niektorých denníkov (interné stĺpce) a kníh evidencie dokumentov, ako aj denníkov účtovníctva (registrácie) udalostí.

Zamestnávateľ zvyčajne vedie niekoľko denníkov objednávok. Zákazky pre personál sa evidujú zvlášť, zvlášť pre hlavné činnosti a zvlášť pre administratívne a ekonomické záležitosti.

Zároveň je možné objednávky v rámci skupiny evidovať aj v samostatných denníkoch. Je to spôsobené predovšetkým tým, že rôzne objednávky môžu mať rôznu trvanlivosť. V súlade s tým sú uložené v rôznych súboroch a registrované v rôznych časopisoch.

Keď zamestnávateľ vydá počas roka veľa objednávok, oddelia sa aj objednávky z rovnakej skupiny, ktoré majú rovnakú trvanlivosť. Možné je napríklad samostatné ukladanie do súborov a samostatná evidencia objednávok do zamestnania, samostatné príkazy na prevody atď.

Pri registrácii objednávky sa jej číslo často dopĺňa „dekódovacím“ písmenovým indexom, napríklad „l/s“ – personál (takýto index je typický pre zákazky pre personalistov), „o“ – dovolenka (príkazy na dovolenku), „km“ – pracovné cesty (objednávky pracovných ciest) a pod.

Denník registrácie objednávok na prijímanie zamestnancov. Približná forma

Neexistuje žiadny protokol prichádzajúcich dokumentov jednotná forma. Nie je povinné ho vyplniť, o jeho vytvorení a udržiavaní rozhoduje manažment.

Zostavené na uchovávanie poznámok o skutočnostiach vzniku, prijatia alebo odoslania dokladov, čísla a dátumy, stručný obsah.

Registračný denník slúži na evidenciu, systematizáciu, spracovanie informácií o toku dokumentov, má svoje priebežné číslovanie, ktoré umožňuje ďalšiu vnútornú kontrolu pohybu a vykonávania dokumentácie a slúži aj ako vyhľadávací a referenčný systém pre zamestnancov.

Evidencii podliehajú všetky prichádzajúce, odchádzajúce a niekedy aj interné dokumenty bez ohľadu na ich obsah a spôsob doručenia či odoslania.

Niektoré organizácie, aby sa vyhli zbytočným mzdovým nákladom, schvaľujú zoznamy dokumentov, ktoré si nevyžadujú označenie v knihe korešpondencie. Denník uchováva úradník alebo sekretárka.

Organizácia môže mať niekoľko protokolov dokumentov s rôznym obsahom v závislosti od typu zaznamenaných dokumentov, napríklad verejné a dôverné. Položky je možné farebne zvýrazniť, aby ste označili členstvo v rôznych skupinách.

Druhy časopisov

denník prichádzajúcich dokumentov;
denník odchádzajúcich dokumentov;
denník registrácie interných dokumentov;

Každýčasopisov má svoje interné číslovanie. Vnútropodnikové dokumenty môžu byť účtované decentralizovane v rámci ich štrukturálnych divízií.

Formulár na prihlásenie

Formu ťažby určuje manažment:

Papier, časopis alebo karta

Za základ možno vziať obyčajný zápisník s ručne kreslenou tabuľkou a podpisom nadpisov v stĺpcoch. Vytvorenie si vyžaduje čas. Údržba by mala byť zverená starostlivému zamestnancovi, pretože by tam nemali byť žiadne škvrny, opravy alebo prečiarknutia.

Všetky strany musia byť očíslované. Poradie stĺpcov a hlavičky stĺpcov musia byť identické na každej dvojstránke. IN papiernictva Predávajú sa rôzne formy účtovných denníkov, podnik si môže vybrať akúkoľvek vhodnú formu z predložených a schváliť ju.

Časopis existuje v jediná kópia, takže ho spravuje vždy jedna osoba. Pri veľkom počte korešpondencie je tento proces veľmi náročný na prácu. Karty sú vytvorené ako kópia a môžu ich vyplniť viacerí ľudia naraz.

Elektronické

Budú uložené na elektronických médiách. Na vytváranie a údržbu môžete použiť napríklad kancelárske programy Word alebo Excel. Šablóna sa vytvorí raz a potom sa skopíruje. Nevyžaduje od zamestnanca hlboké počítačové znalosti.

Na trhu existuje veľké množstvo špecializovaných programov na prácu s tokom dokumentov, niektoré z nich sú 1C: Document flow alebo MicroDoc - Document flow Net.

Najpohodlnejšou formou registrácie pre automatizované účtovníctvo je vyplnenie informácií pre každý doklad v samostatnom okne.

Proces zadávania informácií sa urýchľuje automatickým vypĺňaním niektorých polí (dátum a registračné číslo) a z rozbaľovacích zoznamov.

Výhody elektronického účtovníctva:

minimum preklepov,
pohodlné vyhľadávanie a čítanie,
kontrola správnosti zadaných údajov v programe,
schopnosť uchovávať informácie o korešpondentoch tak, aby ich znova nezadávali.

Stĺpce denníka evidencie došlých dokumentov

Dátum registrácie len aktuálny (aktuálny).
Registračné číslo alebo index— pridelené sériové číslo v digitálnom alebo alfanumerickom vyjadrení pri registrácii dokumentu. Z toho vyplýva, že údržbu denníka by mala vykonávať vždy jedna osoba. Pri veľkom počte korešpondencie je tento proces veľmi náročný na prácu.
Registrované číslo spolu s dátumom registrácie sa prenesie na prednú stranu dokumentu. Býva zvykom začať počítať odznova so začiatkom nového roka.
Typ dokumentu: objednávka, pokyn, dohoda, žiadosť, memorandum a pod.
Korešpondent. Pri prijatí prichádzajúceho dokumentu zohráva svoju úlohu odosielajúca organizácia a zadávajú sa všetky údaje potrebné na identifikáciu. V prípade odchádzajúcej dokumentácie sa ako korešpondent uvádza celé meno. tvorca, dodatočne špecifikujte štruktúrnu jednotku, v ktorej bol dokument zostavený.
Dátum dokumentu prevzaté priamo zo samotného dokumentu, zodpovedá dátumu vytvorenia.
číslo dokumentu zodpovedá poradovému číslovaniu vnútropodnikových dokladov určitého druhu.
Obsah. Zhrnutieúčel dokumentu.
Počet listov, vrátane žiadostí, sa spočítajú a zapíšu do stĺpca č. 8, aby sa predišlo strate alebo zámene. Samotný dokument je zložený v sémantickom poradí, pripevnený podľa želania. Vo všeobecnosti je postup, forma a miesto uloženia všetkej dokumentácie schválené v pokynoch úradníka, individuálne pre každý podnik, hlavnou podmienkou je zaistenie bezpečnosti.
Účinkujúci Manažér zadáva doklad do dokladu po kontrole, preto pri registrácii toto pole necháva prázdne, informácie sa zadávajú pri vykonávaní alebo pri dokončení. Štrukturálna jednotka môže byť uvedená v blízkosti.
Označte problém na dočasné použitie(komu a kedy boli vydané). Nezahrnuté v zozname povinných polí, jeho zaradenie do denníka môže úradníkovi uľahčiť prácu. Pole zostáva prázdne, ak je dokument v archíve Ukladá informácie o žiadateľovi: celé meno, prípadne pozícia alebo štruktúrna jednotka. So softvérovou správou dokumentov je možné nielen ukladať aktuálne informácie, ale aj prezerať si celú históriu požiadaviek.
Pri použití papierového denníka je možné vykonávať zápisy ceruzkou.
Konečný termín. Stĺpec sa vytvorí, ak spoločnosť prísne sleduje listy, ktoré sa vykonávajú. V tomto prípade neublíži známka dokončenia alebo oneskorenia.
Číslo prípadu, v ktorej je dokument umiestnený, sa zapíše po vykonaní.

Hlavné stĺpce v tomto zozname sú čísla 1, 2, 4, 7.

Okrem evidenčného čísla a dátumu je dovolené robiť si na dokumente poznámky s odkazmi na iné dokumenty, napríklad ak je došlý dokument odpoveďou na odoslanú žiadosť.

Súbory dokumentácie prijaté e-mailom sa vytlačia a zaevidujú v súlade so zákonným postupom.

Niektoré organizácie vedú nielen evidenciu odoslanej korešpondencie, ale aj samotné dokumenty pred odoslaním, skopírujú sa a ukladajú do archívu.

Jednou z hlavných úloh zamestnanca zodpovedného za evidenciu dokumentov je sledovanie opätovne odoslaných kópií, aby sa predišlo duplicite informácií.

Ak je prvým zaznamenaným dokladom tlačená kópia e-mailu alebo faxového listu, potom ten, ktorý prišiel po origináli, má pridelené rovnaké evidenčné číslo, údaje sa nezapisujú do denníka a doklad sa v archíve nahradí originál.

Nosková Elena

Účtovníctvu sa venujem 15 rokov. Pracovala ako hlavná účtovníčka v skupine spoločností. Mám skúsenosti s absolvovaním inšpekcií a získavaním úverov. Orientuje sa v oblastiach výroby, obchodu, služieb, stavebníctva.