Ako môžem podpísať list? Príklady podpisov v e-mailoch: pravidlá dizajnu, požiadavky a odporúčania

Otázky o tom, ako a akými prostriedkami možno vytvárať a posielať, by v zásade nemali vzniknúť. Nie každý je však pripravený okamžite začať s touto úlohou, pokiaľ ide o oficiálne listy, najmä keď autor listu očakáva odpoveď. Otvorím ti to malé tajomstvo obchodnej korešpondencie, čím prísnejší charakter a štýl listu, tým väčšia šanca na odpoveď od adresáta. V tejto lekcii uvediem niekoľko vzorových e-mailov, ktoré by mali pomôcť používateľom rozhodnúť sa pre svoj vlastný štýl a následne písať správy tým najkompetentnejším spôsobom.

Najprv sa musíme rozhodnúť, akú povahu bude mať písmeno, ktoré vytvárame. Všetky odchádzajúce e-maily rozdeľujem do troch hlavných typov:

• Obchodná ponuka
• Obchodný dopyt
• Priateľská adresa

Podľa toho mám pre všetky tri typy šablóny, ako vo forme jednoduchých textových súborov, tak aj vo forme šablón na mieru pre konkrétne emailové programy. Prejdime postupne ku každému z nich.

Obchodná ponuka

Dobrý deň (dobré popoludnie), [meno oslovovanej osoby]!

Pri komunikácii je vhodné uviesť meno v akomkoľvek liste, pretože osobná adresa človeka priateľsky naladí. Ak však stále nemôžete zistiť meno, postačí šablóna pozdravu.

Dovoľte mi predstaviť vám novú službu ( Nový produkt) od našej spoločnosti [názov spoločnosti].

Dovoľte mi ponúknuť spoluprácu v oblasti [názov oblasti činnosti].

Ďalej stručne popíšte výhody vášho návrhu z hľadiska ceny, prípadne nejaké kvalitatívne charakteristiky. Hlavná vec je nepreháňať to. Megabajty textu a dokonca doplnené jasnými, nič nehovoriacimi obrázkami, ľudí len odstrašujú. Ak adresáta listu zaujme vaša ponuka z prvých riadkov, určite vás bude kontaktovať pre ďalšie informácie.

Ak to myslíte vážne s tým, aby vás pri prvom kontakte kontaktovali tí správni ľudia, potom má zmysel popremýšľať nad tým, ako osloviť iba e-mail. Bolo by dobré založiť účty v službách ako napr ICQ aSkype. Niekedy je pre človeka oveľa jednoduchšie kontaktovať vás bežným telefónom, ak ste, samozrejme, prezieravo nechali takéto číslo v podpise.

Pýtate sa, prečo potrebujete v podpise duplikovať svoju vlastnú e-mailovú adresu, ak ju automaticky preposiela poštový server. Platí tu pravidlo, že nadmerné informácie v obchodnej korešpondencii nie sú nikdy zbytočné. Predstavme si situáciu, že váš list dostane osoba, ktorá potenciálne nemá o ponuku záujem, alebo jednoducho nie je kompetentná na ňu správne reagovať. Prijatú správu prepošle ďalšiemu používateľovi, ale z nejakého dôvodu sa z automaticky pridávaných údajov stratí informácia o skutočnom odosielateľovi, čo sťažuje kontakt s vami. Na určenie autora listu a jeho potrebné kontakty však vždy bude stačiť pohľad na podpis.

Obchodný dopyt

Ahoj dobré poobedie)!

Alebo, ak je známe meno adresáta, potom (Vážený, [meno, patronymické])!

Uveďte informácie o produkte (službe) [názov produktu/služby] s popisom úplných charakteristík a konkurenčných vlastností.

Na základe federálneho zákona Ruskej federácie [číslo a dátum dokumentu] vás žiadam o poskytnutie informácií [popíšte údaje potrebné na získanie].

V prípade porušenia vašich práv sa môžete obrátiť aj na vedenie konkrétnej služby na internete.

V súvislosti s porušením klauzuly [číslo klauzuly v užívateľskej zmluve] užívateľskej zmluvy, a to: “[citujte celé znenie uvedenej klauzuly]”, Vás žiadam o prešetrenie a prijatie primeraných sankcií voči vinníkovi [ zodpovedný (ak hovoríme o o zamestnancoch služieb)] osoby [stránka (názov stránky)]. Výsledky kontroly a uvalené sankcie nahláste na [vaša e-mailová adresa].

Priateľská adresa

Pozdravy (Dobrý deň) (Dobrý deň), [meno osoby]!

Keď nás prvýkrát priateľským spôsobom kontaktujete, dobrým indikátorom bude úplnosť vašej textovej správy. Správne napísaný, objemný text naznačí váš veľký záujem o kontaktovanie tej správnej osoby a vzbudí túžbu po odpovedi. Nezabudnite otvoriť rozhovor niekoľkými úvodnými otázkami.

Príklad e-mailu

Vznik písania v Sumeri, Egypte a Číne viedol k rozvoju špeciálneho systému myslenia, ktorý pomáhal sprostredkovať emócie a pocity. Dnes vie písať takmer každý.

Ale nie každý sa môže pochváliť tým, že vie na 100% ako na to správne.

Život bez emailu si nevieme predstaviť. Poštové holuby sú minulosťou, o kočiaroch a kárach čítame len v knihách, no internet nám pomáha komunikovať. Mimochodom, prvý, kto napísal e-mail, bol Ray Tomlinson. Pracoval ako programátor a v roku 1971 urobil prelom v písaní listov na internete.

S príchodom písma vznikli aj pravidlá pre písanie listov. Samozrejme, v mnohých krajinách sa navzájom líšia. Nezabudnite však, že pri písaní listu v angličtine musíte poznať niektoré funkcie, inak môžete byť nepochopení.

• Osobný list môže obsahovať rôzne frázy, z ktorých každá má svoj vlastný význam, napríklad:

Vždy- vždy (tvoj, tvoj)
Všetko najlepšie- všetko najlepšie
Tvoj priateľ- váš priateľ (vaša priateľka)
S láskou- s láskou
Vždy tvoj- vždy tvoj (tvoj)
Veľa lásky- s láskou
Do skorého videnia- vidíme sa neskôr
Celá moja láska- so všetkou mojou láskou
Navždy tvoj- vždy tvoj (tvoj)
Uvidíme sa(ya – skratka pre teba) – uvidíme sa
Na zdravie– zatiaľ (používa sa v Británii)
objatia a bozky alebo spoločné XOXO

História vzniku XOXO sa začala v stredoveku. Pri podpise zmlúv bol nutný znak X, ktorý označoval platnosť podpisu zmluvy. Neskôr sa vo Veľkej Británii začali listy podpisovať znakom „smiech“, čo znamenalo objatia – objatia (označené písmenom O) a bozky (označené písmenom X, pripomínajúce bozkávanie dvoch ľudí).

Ak potrebujete neustále komunikovať s cudzincami pomocou e-mailov, odporúčame vám pozrieť si sekciu, kde nájdete veľa zaujímavých vecí.

Čo môžete napísať do podpisu na list?

Do záložiek

V e-maile podpis najčastejšie obsahuje kontaktné údaje, no tento priestor je možné využiť aj na marketingové účely. Pozorovateľ stránky prišiel na to, čo by mal byť podpis a vybral aj zaujímavé nápady, ktoré sa dajú aplikovať v praxi.

Iba meno a web

Ilya Birman, umelecký riaditeľ kancelárie Arťoma Gorbunova, sa domnieva, že podpis by mal byť čo najlakonickejší. Podľa jeho názoru sú „hamburgery“ - dlhé podpisy niekoľkých riadkov - potrebné iba vo výnimočných prípadoch. Vo väčšine situácií sa môžete obmedziť na meno a webovú stránku, kde nájdete ďalšie kontaktné informácie o vás.

Podpis je neoddeliteľnou súčasťou listu a nie nezmyselná sada rovnakých bajtov odoslaných tisíckrát. Nepíše sa preto, aby sa uvádzalo, od koho je list (to je už viditeľné v korešpondencii), ale aby sa v texte uvádzala sémantická bodka. Pri rýchlej korešpondencii sa jednotlivé listy vôbec nepodpisujú, rovnako ako sa neopakujú pozdravy.

Iľja Birman

Vôbec nepoužívajte podpis

Používateľ Quora Tom Cook verí, že podpisov v pošte sa môžete zbaviť bez ujmy:

Vo väčšine prípadov sa podpis nevyžaduje. V rozhraní emailového klienta už vidím, od koho list prišiel a aký je jeho účel. Keď korešpondencia rastie, podpis upcháva iba obrazovku.

Ak je titulok stále potrebný, Cook v ňom odporúča nepoužívať úvodzovky, pretože verí, že tento trend bol v roku 2010 zastaraný. Tiež nevidí zmysel v pridávaní obrázkov a radí ostať pri obyčajnom texte.

Dodržiavajte pravidlá slušného správania

Možnosťou, ktorá je vhodná vo všetkých prípadoch, je štandardný firemný podpis. Štyri riadky nie dlhšie ako 80 znakov. Pred podpisom musí byť oddeľovač – vodorovná čiara, ktorá oddeľuje podpis od tela listu. Možno je to najspoľahlivejšia možnosť, ak nechcete riskovať a prísť s niečím nezvyčajným.

Boris van Zanten, spoluzakladateľ The Next Web, uvádza svoj podpis ako ideálnu možnosť:

s pozdravom
Boris Veldhuijzen van Zanten
--
Spoluzakladateľ The Next Web, Twitter Counter a niektoré ďalšie veci.
Sleduj ma na Twitteri
Sledujte ma na Facebooku
Nasledujte ma na Linkedin

Už na úsvite nástupu pošty ako prostriedku primárnej komunikácie vznikla prísna tradícia podpisovania listov. Autori papierových správ si považovali za povinnosť doplniť text posledným ťahom pera – od koho. Podľa obsahu textu a samozrejme adresáta (jeho adresáta) podpisy ako „S úctou...“, „Vaša milovaná...“, „Veľmi ťa objímam a bozkávam, tvoj. ..“, „S veľkou úctou...“ boli umiestnené v spodnej časti správy. " atď.

Je nemožné spočítať všetky možnosti, ako to bolo, a ešte viac teraz. A to všetko chcem povedať, milý čitateľ, že zvyk podpisovať list platí aj v e-maili. Viete, pre solídnosť, inteligenciu, uvedomelosť a len pre krásu, takpovediac, vzhľad niektorí používatelia do nich vkladajú podpisy online.

Neprehliadnite ani túto príležitosť. Verte mi, môže to byť pre vás veľmi užitočné. Najmä ak sa venujete nejakému druhu podnikania alebo sa rozhodnete s niekým stretnúť. Navyše, aby ste sa naučili, ako ho používať, musíte stráviť len minútu alebo dve. Tento článok pojednáva o návodoch, ako vytvoriť e-mailový podpis v obľúbených službách - Gmail, Yandex, Mail.ru atď.

Poznámka. Ak tento článok nepopisuje službu, v ktorej sa chcete prihlásiť, skúste sami nájsť nastavenia tejto možnosti pomocou poskytnutých sprievodcov. V mnohých e-mailových rozhraniach sú nastavenia trochu podobné.

Gmail

1. V profile poštovej schránky vpravo hore kliknutím otvorte rozbaľovaciu ponuku pod ikonou ozubeného kolieska.

2. V zozname sekcií kliknite na „Nastavenia“.

3. Posuňte sa trochu nadol na prvej karte. V bloku „Podpis“ kliknite na druhý prepínač, aby sa formulár zobrazil.

4. Do poľa pod panelom tlačidiel úprav zadajte podpis.

Pozor!

Ak ho chcete umiestniť pred úvodzovky v písmenách, kliknite na políčko „Pridať tento podpis...“ pod vstupným poľom.

5. Skontrolujte, či je nápis správny a či ste spokojný s formátovaním zadaného textu. Ak je všetko „OK“, kliknite na tlačidlo „Uložiť zmeny“ v spodnej časti karty. Teraz, kedykoľvek sa rozhodnete vytvoriť a niekomu poslať správu, formulár bude automaticky obsahovať podpis, ktorý ste vytvorili. To znamená, že ho nebudete musieť vytvárať zakaždým.

Yandex

1. Na pravej strane horného panela kliknite na tlačidlo ozubeného kolieska.

2. V rozbaľovacej ponuke „Všetky nastavenia“ kliknite na prvú položku – „Osobné údaje, podpis, pas“.

3. Služba štandardne vytvára aspoň jeden podpis pomocou údajov používateľa (meno, priezvisko, telefónne číslo). Predvolenú možnosť však môžete kedykoľvek zmeniť. Ak to chcete urobiť, kliknite na stránku „Pridať...“, ktorá sa otvorí, a zadajte text do poľa.

4. Ak potrebujete upraviť podpis (napríklad potrebujete správne napísať slovo), kliknite na ikonu „ceruzka“ na jeho paneli a potom začnite upravovať v poli, ktoré sa otvorí.

5. Vyberte umiestnenie textu: kliknite na tlačidlo „...po odpovedi“ alebo „v spodnej časti... listu“.

6. Ak máte viacero podpisov (príklady sú v blokoch na stránke nastavení), začiarknite políčko v doplnku „Vybrať podpis“. Týmto spôsobom budete mať možnosť vybrať si vytvorené vzorky počas procesu písania a formátovania listu.

• 7. Vkladanie podpisov sa vykonáva takto:
• Z rozbaľovacej ponuky vyberte požadovanú možnosť.

Mail.ru

1. Kliknite na svoje prihlasovacie meno (e-mailová adresa) v pravom hornom rohu.

2. Na paneli prejdite do časti „Nastavenia pošty“.

3. Kliknite na podsekciu „Meno a podpis odosielateľa“.

4. Zadajte požadované informácie do polí „Meno...“ a „Podpis“. Kliknite na „Uložiť“.

Ak potrebujete pridať niekoľko možností, kliknite na „Pridať...“ a tiež vyplňte polia.

Pozor!

„Začiarknutie“ vo voľbe „Predvolené“ znamená, že tento konkrétny podpis sa automaticky pridá do poľa písmen.

5. Kliknite na tlačidlo „Napísať list“ vľavo hore. Na displeji sa zobrazí podací formulár s vytvoreným podpisom.

Ukr.net

1. Vo svojom profile kliknite na tlačidlo „tri pruhy“ vedľa vášho prihlasovacieho mena.

2. Otvorte podsekciu „Účet“.

3. Do poľa „Podpis“ zadajte požadovaný text.

4. V doplnku „Umiestnenie“ vyberte miesto: po odpovedi na konci listu.

Outlook V e-mailových klientoch je nastavenie podpisu, rovnako ako v online službách, prioritou.

Pozrime sa na prácu s ním na príklade e-mailovej aplikácie Outlook od spoločnosti Microsoft. E-mailový podpis je dôležitým prvkom modernej obchodnej komunikácie. Správny podpis v e-maile vás označuje ako seriózneho a zodpovedného partnera, ktorý rešpektuje pravidlá etikety a normy obchodná komunikácia

. V tomto článku vám povieme, ako podpísať list elektronickým podpisom.

Z článku sa dozviete:

• Arthur Dabrowski, zakladateľ marketingovej služby Freshmail, vyvinul osem pravidiel, ktoré vám pomôžu vytvoriť dobrý e-mailový podpis:
• Podpis by nemal byť dlhý, optimálne 3-4 riadky textu;
• Jednoduchý text, žiadny zložitý HTML kód, jedna farba, jedno písmo;
• Môžete spomenúť nadchádzajúce uvedenie produktov na trh alebo nadchádzajúce udalosti; Odkaz na odber v v sociálnych sieťach
• požadovaný;
• Podpis musí zodpovedať všeobecnému firemnému štýlu spoločnosti;
• Nezabudnite na údaje potrebné pre prípadnú obchodnú korešpondenciu – adresu sídla, miesto registrácie a pod.
• Je vhodné použiť dve možnosti podpisu - plné a krátke. Prvý sa používa pri nadväzovaní kontaktu, druhý - v každodennej korešpondencii.

Nezabudnite skontrolovať, ako bude posledný blok správy vyzerať v rôznych prehliadačoch a e-mailových klientoch.

V závislosti od úloh, ktoré elektronická komunikácia vo vašej spoločnosti vykonáva, môže byť posledný blok správy prvkom reklamnej aktivity alebo môže jednoducho naznačovať špecializáciu spoločnosti a poskytnúť dodatočné kontaktné informácie. každopádne, podpis by mal vyzerať profesionálne. Správne formátovanie tejto časti správy môže mať významný vplyv na vašu reputáciu a pomôcť rozšíriť obchodné kontakty.

Existuje pomerne častá mylná predstava, že hlavnou vecou listu je obsah a pozdrav a záverečný blok nie sú dôležité. Samozrejme, nie je to pravda. Obsah správy môže byť čokoľvek – od reklamných informácií o pripravovaných akciách a akciách až po jednoduché blahoželanie k výročiu. Je dôležité pochopiť, že väčšina príjemcov vašej správy sa s ňou začne oboznamovať od podpisu. Ak ich to nezaujíma, tak šanca, že bude vaša správa prečítaná je minimálna.

Na základe množstva informácií sú podpisy rozdelené do niekoľkých typov:

Oblasť činnosti vašej spoločnosti, cieľové publikum Správa a účel listu určujú výber požadovanej možnosti konečného bloku. Niekedy sa v tej istej správe používa niekoľko možností naraz.

Je dôležité zachovať rovnováhu a proporcie – záverečný blok by nemal byť dlhší ako samotný text správy. A vo všeobecnosti sa ho snažte nepreťažovať zbytočnými informáciami. Môže to mať niekoľko dôvodov:

príliš zdobený podpis odvedie pozornosť príjemcu od hlavnej témy;

množstvo rôznych typov písma, farieb a grafiky je nepríjemné;

Správny podpis v e-maile

Aby ste vytvorili správny finálny blok správy, musíte už od začiatku správne nakonfigurovať svojho poštového klienta, čo vám neskôr pomôže zautomatizovať proces vkladania tohto bloku do správy.

Pozrime sa ako príklad na proces nastavenia e-mailového klienta pomocou služby Gmail.com. Ide o jednu z najpopulárnejších a najrýchlejších e-mailových služieb a jej nastavenia sú do značnej miery podobné nastaveniam iných služieb.

Prvé štádium

registrácia. Vývojárom Gmailu je Google, takže ak už používate niektorú zo služieb tejto spoločnosti, môžete použiť svoje predchádzajúce údaje na autorizáciu na stránke.

Druhá fáza

nastavenie vašej poštovej schránky. Zvyčajne úplne postačujú predvolené nastavenia (spôsob zobrazenia písmen a kontaktov, antispam, kódovanie). Okrem nich vám e-mailový klient umožňuje nakonfigurovať automatické vkladanie finálneho bloku. Pri nastavovaní tohto parametra musíte byť obzvlášť opatrní.

Tretia etapa

Nastavenie posledného bloku správ je podobné ako pri úprave textovej správy:

• konfigurovať typ a veľkosť písma;
• vyberte farbu textu a jej možnosti (kurzíva, tučné, podčiarknuté).
• môžete vložiť odkaz na webovú stránku spoločnosti;
• môžete vložiť grafické logo spoločnosti;
• konfigurovať zobrazenie zoznamov, formátovanie, odsadenie atď.
• nakonfigurovať citáciu.

O poslednej možnosti je potrebné diskutovať samostatne. Citovanie je vloženie vopred pripravených sloganov vašej reklamnej spoločnosti do textu listu. Môžu byť vložené na začiatok textu hneď za logo a názov firmy, alebo na koniec, za detaily.

Pohodlná možnosť poštovej služby - viazanie podpisov na skupinu adries. Čo to znamená? Pre bloky finálnych správ si môžete pripraviť niekoľko možností a každú možnosť prepojiť s konkrétnou skupinou príjemcov alebo s jednou konkrétnou adresou. Napríklad pre všetkých klientov - možnosť s reklamnými odkazmi a sloganmi a pre všetkých zákazníkov - možnosť s podrobnosťami a bankovými účtami.

Prirodzene, v nastaveniach môžete kedykoľvek upraviť akúkoľvek verziu finálneho bloku. Nezabudnite uložiť zmeny.

Prečítajte si tiež:

• Elektronický podpis: papierovanie chránené kryptografiou

Odkaz na web alebo stránky na sociálnych sieťach

Do šablóny pre záverečný blok správy môžete vložiť odkaz na váš oficiálny web alebo stránku na sociálnych sieťach. Ak zakladáte blokovanie pre klientov a chcete ich zaujať rôznymi službami vašej spoločnosti, urobte odkazy na jednotlivé stránky webu, kde sú tieto služby podrobne popísané alebo implementované.

Grafické logo

Efektným detailom vašej správy bude umiestnenie loga vašej spoločnosti v nej. Ak ho nemáte, môžete vložiť obrázok vašej firemnej budovy s nápisom alebo len graficky spracovaným názvom firmy.

Je diskutabilné, či by ste mali do správy zahrnúť obrázok. Samozrejme, ak posielate jednorazové správy veľkému počtu potenciálnych klientov a chcete, aby si zapamätali názov vašej spoločnosti, potom vám s tým pomôže grafická vložka. Na druhej strane pri dlhodobej každodennej korešpondencii s tými istými klientmi nie je vhodné vkladať do správy zbytočné detaily.

Vlastnoručný podpis

Ďalšou možnosťou obrázka je fotografia vlastnoručného podpisu vášho manažéra alebo autora textu. Aj tu je potrebné okamžite stanoviť priority. Ak je toto váš prvý list potenciálnemu partnerovi alebo klientovi, potom takýto grafický prvok urobí vašu správu originálnym a zapamätateľným, ale ak ho budete neustále vkladať do ďalšej korešpondencie, prestane byť originálny a bude naznačovať nedostatok chuť, takt a zmysel pre proporcie.

Ďalšou výhradou je, že vlastnoručne napísaný autogram v e-maile môže ohroziť bezpečnosť údajov.

Posledná fáza nastavenia

Zostal posledný a veľmi dôležitá etapa nastavenia pre posledný blok správ. Musíte skontrolovať, ako to bude vyzerať v skutočnom liste a na rôznych platformách. Ak to chcete urobiť, musíte poslať správu na svoju vlastnú adresu a pokúsiť sa ju otvoriť na čo najväčšom počte zariadení, prehliadačov a e-mailových klientov. Pozrite sa, ako bude vyzerať posledný blok mobilný telefón, tablete, notebooku, v rôznych prehliadačoch a v rôznych e-mailových klientoch, ako je napríklad Microsoft Outlook.

Ak nájdete aj tie najmenšie stopy alebo nezrovnalosti, opatrne blok prerobte. Pamätajte, že sa to časom zopakuje v mnohých písmenách.

Podpis v e-maile: príklad

Štandardné firemný podpis– táto možnosť je vhodná vo všetkých situáciách a pre akékoľvek písmená. Ako vyzerá? Boris van Zanten, spoluzakladateľ The Next Web, odporúča túto možnosť:

s pozdravom

Boris van Zanten

Spoluzakladateľ The Next Web, Twitter Counter a niektorých ďalších.

Sleduj ma na Twitteri

Sledujte ma na Facebooku

Nasledujte ma na Linkedin

Pred podpis musíte vložiť oddeľovač. Toto je vodorovná čiara oddeľujúca podpis od hlavného textu listu. V zásade je to najlepšia možnosť, ak nemáte sklon riskovať a preťažovať list zbytočnými informáciami.