Efektívne plánovanie. Naplánujte si svoj voľný čas. Pozrime sa na konkrétne metódy plánovania

Produktivita a efektívnosť práce priamo závisí od správnej formulácie zadaných úloh a ich realizácie, preto tu zohráva kľúčovú úlohu. V prvom rade musíte vedieť, že plánovanie je realizácia určitých pracovných položiek, výber časového obdobia na ich realizáciu a priama kontrola výsledkov. Tieto aspekty sú veľmi dôležité a majú určité nuansy. Ak ich poznáte, môžete dosiahnuť maximálnu efektivitu pri vykonávaní svojho denného plánu.

Stanovovanie si cieľov

Hlavným bodom pri zostavovaní denného plánu je správne nastavenie úloh. Na ich vyriešenie je potrebné nielen vyhradiť čas, ale aj správne identifikovať každý z nich. Mnoho ľudí si triviálne zapisuje body plánu: usporiadajte stretnutie alebo stretnutie, urobte prezentáciu, pripravte správu atď. Všetky tieto úlohy sú zamerané na proces, nie na výsledok. Avšak v poradí dosiahnuť efektívne plánovanie, musíte vyjadriť svoj problém. Napríklad je potrebné doplniť zamestnancov o jedného zamestnanca, tento cieľ je uvedený v pláne na určitý deň a má nasledovné znenie: „uskutočniť 3 pohovory“. Namiesto tejto bežnej frázy by ste mali napísať: „najať jednu osobu“. Ak ani po pohovoroch zamestnávateľ neprijme nového zamestnanca, tak sa cieľ nesplnil. Tento prístup k úlohe vám umožní zaznamenať, či sa plán dosiahol v stanovenom čase a aký výsledok sa dosiahol. Okrem toho budete môcť analyzovať svoju osobnú efektivitu.

Paretovo pravidlo a stanovenie priorít

Mnoho ľudí verí, že uprednostňovanie úloh je kľúčom k efektívnemu plánovaniu. Poďme však analyzovať, či je to skutočne pravda? Pomôže nám v tom Paretovo pravidlo, ktoré znie nasledujúcim spôsobom– 80 % výsledku pochádza z 20 % úsilia. Podobný princíp sa často vyskytuje v podnikaní, napríklad 20% zamestnancov je schopných priniesť 80% úžitku alebo 20% úsilia môže poskytnúť 80% zisku. Je jasné, že všetko úsilie by sa malo sústrediť na dokončenie týchto 20 % úloh.

Predpovedať presne, aké úsilie sa do daných 20 % započíta, je však spravidla veľmi ťažké alebo prakticky nemožné. Systém priorít predpokladá prítomnosť efektívnych plánovacích schopností, to znamená schopnosť určiť dôležité úlohy od menej významných. Človek vynakladá maximálne úsilie, aby urobil všetky veci, ktoré sa mu zdajú byť prioritné a významné. Tým pádom plní len nejakú časť plánu.

Len 20 % z týchto úloh je schopných priniesť najlepšie výsledky. A keďže 20% celkovej časti nie je viac ako 20% všeobecných úloh, preto najväčší výsledok dosiahne osoba, ktorá robí všetky veci z plánu a neobmedzuje sa na významné úlohy. Kľúčový poznatok zo zamerania sa na efektívne plánovanie- toto je povinná implementácia všetkého, čo bolo pôvodne plánované. V tomto prípade bude dodržaný 100% plán, čo znamená, že úlohy, ktoré môžu priniesť maximálne výsledky, budú určite splnené.

Plánovanie pracovného dňa

Správne plánovanie je kľúčom k dokončeniu 100% úloh. Musí byť systematická a pokrývať určité časové obdobie. Napríklad každý večer je vhodné urobiť si plán na zajtra. Čas strávený procesom plánovania nie je až taký dôležitý. Je nevyhnutné, aby bol špecificky definovaný a neustále implementovaný. O dôležité je efektívne plánovanie brať do úvahy udalosti veľkého rozsahu a tie, ktoré sa pravidelne opakujú. To sa môže stať základom plánu a jednoducho sa k tomu budú viazať ďalšie veci. Pri zostavovaní plánu nezabudnite ponechať malé časové „okná“ pre prípad, že by si niektorá z úloh vyžadovala viac času na dokončenie. Týmto spôsobom nedôjde k prekrývaniu a všetky úlohy budete môcť dokončiť včas.

Strategické plánovacie schopnosti predpokladá správne posúdenie vlastných silných stránok. To znamená, že objem stanovených úloh musí zodpovedať skutočným schopnostiam. Ak chcete zhodnotiť svoj výkon, musíte neustále sledovať plnenie všetkých bodov plánu. Takto môžete vidieť, ktoré úlohy sa neustále nerealizujú, prečo sa to deje a aká je náročnosť. V dôsledku toho zistíte dôvody nízkej účinnosti.

Takže, aby som to zhrnul, efektívne plánovanie pracovného toku znamená kompetentné stanovenie úloh, systematické zostavovanie plánu, povinné vykonávanie všetkých stanovených úloh a analýzu vlastných činností.

"Dobrý plán dnes je lepší ako veľmi dobrý plán zajtra."
Platón

Čas nás len zlepšuje...

Správne naplánovaná práca alebo iný druh činnosti je kľúčom k úspešnému dokončeniu úlohy a predstavuje nástroj sebaorganizácie. Aby ste sa naučili samostatne plánovať svoj čas a aktivity, ponúkame vám niekoľko konkrétnych krokov, ktoré vám pomôžu. Najprv však musíte pochopiť terminológiu a pochopiť, prečo je také dôležité správne si plánovať čas a pracovať. Určite to poznáte úspešných ľudí výborne ovládajú plánovací nástroj.

Plánovanie aktivít je jedným z tajomstiev úspešného človeka.

Nižšie sú uvedené dôvody, prečo je plánovanie dôležitým nástrojom v oblasti sebaorganizácie a sebazdokonaľovania.

Plánovanie aktivít je mapou vášho dňa.
Ak sa naučíte plánovať si čas a aktivity večer, keď príde nový deň, získate aspoň hodinu času na aktivitu. Večer si viete naplánovať nielen čas vstávania a vstávania, ale aj zostaviť pracovný plán na každú hodinu nasledujúceho dňa. Osoba, ktorá si na daný deň nevypracovala akčný plán, sa zvyčajne jednu až päť minút snaží určiť oblasť činnosti. Ale počas tohto obdobia nie je možné správne určiť prioritné a sekundárne úlohy, nie je možné brať do úvahy všetko, čo si vyžaduje vašu pozornosť. Po rozhodnutí vypracovať účinný akčný plán strávi osoba, ktorá na to nie je zvyknutá, aspoň hodinu pracovného času. Uvedomujúc si, že sa stratí čas, človek sa spravidla rozhodne nerobiť žiadny plán, ale konať podľa rozmaru: "Robím, čo si pamätám". Ale tento prístup je úplne neúčinný. Po začatí jednej úlohy si človek zrazu spomenie na inú, ešte dôležitejšiu úlohu a prepne na ňu svoju pozornosť. V tomto procese sa rozptyľuje, keď sa jeho myšlienky menia z jednej veci na druhú. V dôsledku toho nebola dokončená ani jedna, ani druhá úloha. Najčastejšie sa človek ponáhľa, aby dokončil naliehavé úlohy. Naliehavé však neznamená skutočne dôležité a významné pre samotného človeka. Je nepravdepodobné, že naliehavá záležitosť bude mať pozitívny vplyv na ďalší život človeka.

Jedna minúta času stráveného plánovaním vašich aktivít ušetrí desať minút strávených dokončením úlohy. Tým, že sa naučíte plánovať svoje aktivity, môžete získať 200-percentnú návratnosť svojej investovanej energie.

Niekto, kto je zvyknutý plánovať prácu na zajtrajšok, nepotrebuje viac ako dvanásť minút na to, aby naplánoval všetky potrebné úlohy a rozdelil ich podľa priorít. Ak strávite dvanásť minút deň predtým, ušetríte dve hodiny produktivity, čo určite zvýši vašu produktivitu. Ak tento čas vynásobíte počtom dní v kalendárnom mesiaci, vyjde vám, že môžete ušetriť až päť pracovných dní za mesiac. Skvelé, nie!

Plánovanie aktivít vás naučí, ako správne určiť priority.
Schopnosť správne identifikovať prioritné oblasti činnosti pomáha identifikovať najdôležitejšie, najsľubnejšie a najvýznamnejšie miesta. Často sa stáva, že človek trávi čas tým, čo má rád, tým, čo mu robí potešenie. Prednosť však treba dať tomu, čo je potrebné dosiahnuť. Neochota sústrediť sa a uprednostňovať to hlavné vedie k tomu, že človek nedokáže dosiahnuť svoj cieľ.

Plánovanie činností programuje ľudskú myseľ.
Pravdepodobne ste sa viackrát stretli so situáciou, kedy sa podľa toho, ako jasne je vaša túžba sformulovaná, s väčšou či menšou ľahkosťou naplní. Plánovanie je jedinečný proces, ktorý pomáha človeku uvedomiť si, o čo sa skutočne snaží, a v konečnom dôsledku tieto túžby privádza k životu.

Niekedy si človek myslí len to, že potrebuje urobiť nejakú úlohu. Ale v skutočnosti sa bez toho ľahko zaobíde. Takéto veci, ktoré majú prehnaný význam, majú nízku prioritu a časom úplne vymiznú zo zoznamu povinných úloh.

Pozrime sa na konkrétne metódy plánovania.

Každý večer si vyhraďte čas na vytvorenie plánu, ktorý obsahuje zoznam všetkých vecí, ktoré musíte urobiť, v poradí podľa dôležitosti. Keď začne nový deň, začnite s plnením úlohy uvedenej v bode 1. Neprechádzajte k ďalšej úlohe, kým nedokončíte prvú. Dodržujte poradie, v ktorom splníte všetky úlohy, ktoré ste si zapísali. Nepokračujte na ďalšiu bez dokončenia predchádzajúcej. Môžete zastaviť a skončiť len vtedy, ak zasiahnu okolnosti, ktoré nemôžete zmeniť. Ale aj v tomto prípade urobte všetko pre to, aby ste toho zabezpečili čo najviac krátka doba dokončite, čo ste začali. Po dokončení jednej úlohy pokračujte v riešení ďalšej.

Metódy a metódy plánovania.

1. Plánovanie pre začiatočníkov
   Aby ste sa naučili plánovať svoju prácu, v počiatočnej fáze budete potrebovať iba pero a kus papiera. Zapíšte si všetky úlohy a plány, ktoré musíte zajtra splniť. Veci by mali byť rozdelené podľa stupňa dôležitosti ich dokončenia. Keď dokončíte každú položku, odškrtnite ju zo zoznamu. V tejto metóde nie je nič zložité, ale akonáhle sa pokúsite vykonať svoje akcie v súlade s plánom, budete prekvapení, aká účinná je táto metóda. Táto metóda vám umožňuje naplánovať vývoj udalostí na jeden nadchádzajúci deň. Postupom času si uvedomíte, že svoj život si môžete plánovať na oveľa dlhšie obdobie.
2. Zlepšenie podmienok plánovania
   Aby ste zlepšili podmienky, v ktorých plánujete nadchádzajúce aktivity, budete si musieť zakúpiť: plánovač, diár a plánovací kalendár. Pozrime sa na to podrobnejšie.

Denník– špeciálny zápisník, do ktorého sa zaznamenávajú vaše stretnutia a potrebné úlohy na každý nadchádzajúci deň. Môžete tiež použiť diár na zaznamenanie najdôležitejších bodov nadchádzajúceho dňa, týždňa alebo mesiaca. Denník vám umožňuje zapisovať si dôležité myšlienky, ktoré vás napadnú. S diárom by ste mali zaobchádzať ako s miestom, kde sa sústreďujú najdôležitejšie a najdôležitejšie informácie o udalostiach nadchádzajúceho dňa. Každý večer by ste si mali vyhradiť čas na zapisovanie nadchádzajúcich udalostí a úloh, ktoré budete robiť nasledujúci deň. Platí tu jedno pravidlo: „ Nezačínajte nový deň bez dokončenia plánovania." Vďaka tomuto pravidlu časom pochopíte, že máte moc plánovať nielen udalosti nadchádzajúceho dňa, ale aj sledovať svoje zdravie, zlepšovať svoju pohodu a zlepšovať kvalitu života. Keď si neplánujete nadchádzajúci deň, najmenšia strata je jedna hodina strateného času, najväčšia je celý deň. Bez definovania priorít človek začína vykonávať sekundárne úlohy. Výsledkom je, že na konci dňa príde s myšlienkou, že celý deň sa venoval ktovie o čom, ale výsledok nie je žiadny.

Závery súvisiace s potrebou používať denník:

1. Vneste do svojho života poriadok. Skladať podrobný plán nadchádzajúce úlohy a udalosti, ktoré je potrebné splniť nasledujúci deň.
2. Analyzujte, čo ste zaznamenali. Zoraďte veci podľa dôležitosti. Predtým, ako začnete robiť veci, musíte mať jasné priority.
3. Trénujte sa, aby ste míňali energiu len na robenie dôležitých a zmysluplných vecí, ktoré vás dovedú k želanému výsledku. Tým, že si osvojíte návyk robiť si plán na nadchádzajúci deň, môžete zvýšiť svoju produktivitu o rád.

Denník– písané (elektronické) médium obsahujúce tie múdre a významné myšlienky, s ktorými ste sa kedy v živote stretli. Múdry nápad môže prísť takmer od každého. Neoceniteľná myšlienka vás môže napadnúť každú chvíľu. Aby ste ju nestratili alebo nezabudli, potrebujete denník. Nenechajte si ujsť dobrý nápad. Skvelá myšlienka môže radikálne zmeniť život človeka. Denník je vec, ktorá by mala byť vždy blízko človeka.

Plánovací kalendár. Používanie plánovacieho kalendára (plánovača) umožňuje robiť plány na obdobie dlhšie ako jeden deň. Keď si uvedomíte, že plánovanie na jeden deň je efektívne, znamená to, že si môžete veci plánovať aj na dlhší čas – týždeň. Platí podobné pravidlo: „ Nezačnite nasledujúci týždeň, kým nedokončíte plánovanie.».

Po zvládnutí plánovania týždňa prejdite do ďalšej fázy - začnite plánovať svoje akcie na mesiac vopred. Aj tu platí pravidlo: „ S aktivitami na ďalší mesiac nezačnite, kým si to nenaplánujete.».

Potom budete môcť formulovať ciele na nadchádzajúci deň v súlade s tými, ktoré ste si stanovili na dlhšie obdobie: tri mesiace, šesť mesiacov a rok. Možno si teraz myslíte, že plánovanie činností si vyžaduje čas a spôsobuje určitý stres. Ale tým, že sa naučíte plánovať svoj život, môžete dosiahnuť oveľa vážnejší a významnejší výsledok, ako keby ste túto vedu neovládali. Každá akcia, ktorú vykonáte, bude zmysluplnejšia a efektívnejšia v porovnaní s neplánovanou prácou. Áno, k plánovaniu musíte pristupovať so zmyslom pre zodpovednosť a disciplínu. Ale tým, že sa naučíte plánovať, stanete sa pánom času. Samotné plánovanie pomáha jasnejšie a jasnejšie formulovať nadchádzajúce úlohy, čo pomáha rýchlejšie realizovať cieľ. Schopnosť neustále si plánovať čas umožňuje určiť typ činnosti, ktorá má významnejšie priority. To tiež vedie k zvýšeniu efektivity vykonanej práce.

Eisenhowerova matica, ktorá vám umožňuje zvýrazniť a uprednostniť, zostáva. Začala sa 14. októbra 1890 súčasne s narodením jej zakladateľa Dwight Eisenhower v Denisone, Texas. Rodina Eisenhowerovcov bola obyčajná a ničím výnimočným nevyčnievala.

Počas slávnostného položenia základov Eisenhowerovho múzea 4. júna 1952 Dwight povedal: „Neskôr som si uvedomil, že sme veľmi chudobní. Vedeli sme len to, čo nám naši rodičia nikdy neúnavne opakovali – všetky cesty sú vám otvorené. Nebuď lenivý, použi ich." Rodičia, David a Ida, nikdy nevyužili tieto príležitosti, ale všetky svoje nádeje vkladali do svojich synov. Rozvinuli v nich také vlastnosti ako nezávislosť, čestnosť a rozhodnosť. Práve tieto vlastnosti neskôr zohrali kľúčovú úlohu v živote jedného zo synov – vynikajúceho muža, manžela, otca, generála a prezidenta Spojených štátov amerických.

Schopnosť ovládať sa neprišla u Dwighta náhle alebo okamžite. Cesta k zvládnutiu tejto zručnosti bola dlhá a zaujímavá. Jeho prvé schopnosti vodcu a organizátora sa objavili pri organizovaní priateľských futbalových alebo bejzbalových zápasov medzi školami. Následné rozvoj a zdokonaľovanie jeho schopností pokračovalo na vojenskej akadémii a potom v bežnej armáde. Za svoje úspechy bol Dwight Eisenhower povýšený na majora a v roku 1925 bol poslaný do veliteľskej a štábnej školy v Leavenworthe v Kansase.

Charakteristickým znakom školy bola metodika vyučovania. Výcvik spočíval v organizovaní konkrétnych vojnových hier. Poslucháči dostávali úlohy vo forme úvodných poznámok, ktoré obsahovali informácie o nepriateľských formáciách, počtoch nepriateľov, terénnych vlastnostiach, polohe, zvolenej stratégii a ďalších ukazovateľoch. Na základe získaných údajov museli velitelia organizovať prácu veliteľstva, určiť oblasti zodpovednosti medzi svojimi podriadenými a vypracovať jasný akčný plán zameraný na splnenie bojovej úlohy.

Pracovná náplň na zamestnaneckej škole bola na hrane ľudské schopnosti, ale nie pre Dwighta Eisenhowera. Šikovne začal uplatňovať metodiku plánovania a stanovovania priorít, ktorú vyvinul a ktorá nielenže nestratila na aktuálnosti, ale je aj jednou z kľúčových v oblasti plánovania. Technika navrhnutá Eisenhowerom vám umožňuje triediť veci podľa naliehavosti a dôležitosti. Identifikoval štyri kritériá, podľa ktorých je možné identifikovať a vyzdvihnúť úlohy s najvyššou prioritou pre následný vplyv na konečný výsledok. Dôležitosť je určená tým, do akej miery výsledok vykonania ovplyvňuje činnosť.

Naliehavosť súčasne určujú dva faktory:

• Ako rýchlo je potrebné problém vyriešiť;
• Ako súvisí vykonávanie úlohy s časovým intervalom.

V súlade s Eisenhowerovou maticou musí byť každý prípad klasifikovaný podľa jedného zo štyroch kritérií:

Eisenhowerova matica

Každé zo štyroch určených kritérií obsahuje špecifický zoznam prípadov. Pozrieme sa na ne trochu podrobnejšie. Tabuľka 1.1. uvádza sa zoznam kľúčových ukazovateľov, ktoré zodpovedajú jednému zo štyroch kritérií, podľa ktorých je možné určiť, či konkrétna úloha pod ne spadá alebo nie.

Tabuľka 1.1. Ukazovatele naliehavosti a dôležitosti úloh

Typ úlohy: „Naliehavé a dôležité“

Tento kvadrant zahŕňa prípady, ktoré sa buď vymkli kontrole, alebo neboli plánované a vznikli náhle. Všetko, čo spĺňa dané kritériá v určenom kvadrante, je potrebné riešiť samostatne a promptne. Oneskorenie pri riešení takýchto problémov môže viesť k značným škodám a stratám. Ak sa zoznam prípadov, ktoré spadajú do tohto kvadrantu, neznižuje, ale naopak, pravidelne sa dopĺňa, môžeme konštatovať, že existujú problémy s plánovaním. Riešením by bolo prehodnotiť svoje aktivity a absolvovať špecializované školenie v technikách efektívneho plánovania.

Typ úlohy: „Dôležité, ale nie naliehavé“

Toto sú hlavné úlohy, ktoré musí riešiť manažér na akejkoľvek úrovni. Tieto úlohy súvisia s úlohami orientovanými na budúcnosť. Aplikovaním pravidla 80/20 alebo Paretovho princípu, ktorý sformulujete takto: „20 % vecí sú kľúčové veci, ktoré je potrebné urobiť, aby ste dosiahli 80 % výsledku,“ začnete efektívne využívať svoj pracovný čas a čo je najdôležitejšie, správne. Navyše si viete stanoviť priority a máte dokonalé sebaorganizačné schopnosti.

Ak chcete dosiahnuť úspech, musíte vynaložiť maximálne úsilie. Na dosiahnutie vecí, ktoré sú identifikované ako dôležité, ale nie naliehavé, je potrebné vynaložiť určité úsilie. Tieto úlohy by mali zabrať čo najviac času. Včasné riešenie týchto úloh zabráni mnohým krízovým situáciám v budúcnosti a vznik nových príležitostí sa stane normou. Zostáva len dodať: „Pokračujte!“

Zvyšné dva kvadranty sú obyčajnými záchytmi času. Nestrácal by som čas ich popisovaním, no predsa len, aby som pochopil proces práce s Eisenhowerovou maticou, pokúsim sa stručne načrtnúť ich podstatu.

Typ úloh: „Naliehavé, ale nie dôležité“

Ak do tohto kvadrantu začne padať stále viac vecí, potom máte problémy, ktoré je potrebné urýchlene vyriešiť, alebo jednoducho neviete, ako uprednostniť. Robíte úplne všetko okrem svojej práce.

Spomeňte si na režisérovu lyrickú komédiu Eldara Ryazanová"Milostný vzťah v práci"? Už ste uhádli, ktorého hrdinu som sa rozhodol uviesť ako príklad? Samozrejme, toto je sociálny aktivista Shura. Aby sa všetko vrátilo na svoje miesto, musíte si zapamätať svoj účel. A aby ste to urobili, jednoducho si zahrajte ďalšiu epizódu a vymeňte role. Predstavte si seba na jednej strane ako Ludmila Prokofievna a na druhej strane ako tú istú Shuru a povedzte nasledujúci dialóg:

L.P.: Šura, ak ma pamäť neklame, si uvedený v účtovníctve?

Sh.: Áno Myslím si.

L.P.: Pamätáš si to dobre?

Sh.: Áno, podľa mňa.

L.P.: Pokračujte a starajte sa o svoje veci.

A ako sme už zistili, vaša firma rieši dôležité, ale nie naliehavé problémy.

Typ úloh: „Nie sú dôležité a nie sú naliehavé“

Je mi ťa naozaj ľúto. Jednoducho mrháte životom a míňate energiu na absolútne nepotrebné veci. Ak ste v práci vyhorení a začnete si všímať, že častejšie zabíjate čas, potom môžete povedať, že vaše aktivity sa stali neefektívnymi.

Existuje len jedno riešenie - naliehavo absolvovať špecializované školenie v osobnom živote efektívnosť, motivácia a efektívne plánovacie techniky.

Článok bol prvýkrát publikovaný na Executive.ru 20. októbra 2013 pod nadpisom „Kreativita bez škrtov“. Znovu oznámené v bloku obsahu v rámcišpeciálny projekt redakcie

Zdroj fotografií: twitter.com, osobný archív autora

Každý z nás má situácie, keď sa začnete sťažovať, že nemáte absolútne čo robiť. Aby ste predišli takýmto problémom, musíte použiť efektívne plánovanie času namiesto unáhleného vykonávania svojich povinností. Dávam do pozornosti moje odporúčania, ako si naplánovať čas, aby ste vždy všetko zvládli.

Osobne som nevidel svoj život bez denného plánu už mnoho rokov. Zapnuté tento moment Pracujem v troch úplne nesúvisiacich zamestnaniach, stíham sa venovať rodine, pravidelne chodím na dovolenky do prírody a zároveň som nič nezlyhal.

Samozrejme, sú obdobia, keď pracovná aktivita ustúpi a nastanú nepredvídané ťažkosti, ale v podstate za neplnením plánov sú absolútne objektívne príčiny - ochorel som, zmenili sa mi funkčné povinnosti v práci atď.

Základné pravidlá plánovania času

Ak si neviete naplánovať čas, moje odporúčania sa vám určite budú hodiť. Dovoľte mi ich uviesť ako zoznam:

1. Prvá vec, o ktorú by ste sa mali určite postarať, je zaobstarať si plánovač úloh. Môže to byť čokoľvek od poznámkového bloku, plánovača v telefóne, v počítači atď. Hlavnou požiadavkou je, aby bol plánovací nástroj vždy na očiach.

Na tieto účely používam notebook v telefóne. Je to veľmi výhodné, pretože svoj plán si môžete preštudovať v autobuse, na pracovisku, v obchode, teda kdekoľvek sa nachádzate.

Pomerne často vidím priateľov a príbuzných, ktorí používajú zoznamy úloh pripnuté na stene alebo chladničke. Toto je dobrá voľba, ak pracujete alebo pracujete na svojom domácom pláne.

V opačnom prípade, keď idete von, všetka vaša práca zostane na stene alebo chladničke, a preto je pravdepodobnosť, že nebudete mať čas niečo urobiť alebo zabudnete, takmer 100%.

1. Body plánu si určite zapíšte. Ak napríklad športujete, pridanie výrazu „šport“ alebo „cvičenie“ do zoznamu úloh je úplne nevhodné. Nebuďte leniví popísať plán podrobnejšie, uveďte napríklad „30 klikov“, „5 minút zahrievania“, „10 ťahov“ atď.

Pýtate sa, aký zmysel majú takéto rozvrhy? Všetko je veľmi logické. Prečiarknuť jedno slovo „šport“ je oveľa jednoduchšie ako ignorovať celý zoznam malých vecí, ktoré treba urobiť. Vďaka tomu budete športovať oveľa častejšie a kvalitnejšie, ak si svoj čas podrobne naplánujete.

1. Dobre navrhnutý plán zahŕňa zahrnutie nielen jednorazových, ale aj každodenných úloh. Niekedy si ľudia do svojich plánov nezapisujú veci súvisiace s každodenným životom, chodením do obchodu a podobne. Ak tieto úlohy neustále zanedbávate, veľmi skoro zistíte, že žijete v špine, jete polotovary. a dlho ste necvičili svoje každodenné ranné cvičenia. Myslím, že netreba dlho vysvetľovať, ako tieto zmeny ovplyvnia kvalitu vášho života.

Ak plánovanie nefunguje

Ak vám plánovanie neprináša očakávané výsledky, potom niečo robíte zle alebo ste si ešte nevypestovali zvyk plánovania. Nikdy sa nevzdávaj.

Už po mesiaci plánovania vám to pôjde oveľa ľahšie a po roku používania plánov dosiahnete taký výsledok, že budete vedieť poradiť ostatným.

Povedz mi, aké je to dôležité modernom svete riadiť svoj čas?

Každý sa určite stretol so situáciou, keď je na programe veľa dôležitých vecí. Vstávate plní nadšenia a dôvery, že všetko zvládnete s ľahkosťou. Najprv však musíte skontrolovať svoj e-mail... a Facebook doslova päť minút. Zrazu sa nakopilo veľa drobností. Zdá sa, že pracujete, ale neurobili ste nič „dôležité“! A tu je už blízko obeda a som trochu unavený - aká je tam práca? Tak čo, je už koniec dňa? Ako je to možné, keď som nemal čas nič robiť? Nálada je v zlom stave - deň ušiel vodou.

Bohužiaľ, väčšina našich krajanov si nevie naplánovať svoj deň. Preto sa obrovské množstvo času trávi nad nezmyslami, ktoré v zásade nie sú potrebné. V dôsledku chýbajúceho konkrétneho plánu na deň, týždeň, mesiac človek stráca drahocenný čas, ktorý by mohol využiť oveľa efektívnejšie a produktívnejšie. A samozrejme, získajte z toho niekoľkonásobne lepšie výsledky.

Efektívne plánovanie času je kľúčom k úspechu moderný človek. Ako sa teda naučiť správne plánovať čas?

Zozbierali sme 5 najefektívnejších pravidiel, ktoré vám pomôžu vyťažiť maximum z každého dňa, ktorý žijete. Urobte všetky potrebné veci s ľahkosťou!

Teraz prejdime k tipom, ktoré vám pomôžu správne si naplánovať čas.

1. Napíšte plán úloh

Plán dňa musí byť na papieri. Dokonalá pamäť je skvelá, ale uprostred aktívneho a rušného dňa je veľká šanca, že na niečo dôležité zabudnete. Ak zoznam úloh nie je napísaný na papieri, znamená to, že neexistuje.

Večer si vytvorte zoznam úloh na zajtra a rozdeľte ich do dvoch stĺpcov podľa dôležitosti. Prvý je najdôležitejší, ktorý treba v každom prípade absolvovať. Druhý je menej dôležitý, ktorý možno odložiť v prípade náhlej zmeny priorít alebo vyššej moci.

Poznámkový blok s úlohami by mal byť s vami celý deň. A keď dokončíte položky na zozname, musíte ich odškrtávať. Toto psychologická technika, môžete, ako sa hovorí, na autopilota. Každá splnená úloha je predsa malým víťazstvom. Je pekné cítiť sa ako víťaz a vaše podvedomie sa o to bude snažiť automaticky. Okrem toho bude jednoduchšie ich vykonávať.

2. Plánovanie 70/30

Netreba plánovať absolútne stále, pretože ani pravý pedant nedokáže dodržať harmonogram, v ktorom nie je ani minúta protireakcie. V živote sa môže stať čokoľvek – a polhodina výmeny defektu pneumatiky alebo 15 minút navyše v dopravnej zápche môžu pokaziť perfektne naplánovaný deň.

Preto je potrebné plánovať iba 70% času. Pomôže vám to čo najlepšie využiť čas bez toho, aby ste sa cítili obmedzovaní alebo pod tlakom. A ani malé prekvapenia nebudú môcť ovplyvniť výsledky vášho dňa.

Definujte požadované množstvočas na každú úlohu. Naplánujte si svoj pracovný deň v tomto čase. Ak deň šiel presne podľa plánu, zvyšných 30% môžete venovať iným úlohám na zozname alebo venovať čas sebe alebo svojej rodine - pomôže vám to relaxovať a vychutnať si dokončené úlohy.

3. Najproduktívnejší čas je pred obedom

Najťažšie a najnepríjemnejšie úlohy sa snažte dokončiť hneď, hneď ráno. Táto technika sa nazýva „najprv zjedz žabu“. Keď je najťažšia a najproblematickejšia úloha dokončená, zvyšok sa zdá byť úplne jednoduchý a vyžaduje menej času na dokončenie.

Snažte sa naplánovať si prácu tak, aby ste približne 65 – 70 % všetkých naplánovaných úloh na daný deň dokončili pred obedňajšou prestávkou. Ráno pracuje mozog najaktívnejšie, čo môže výrazne skrátiť čas potrebný na dokončenie aj zložitých úloh. To tiež pomôže, čo vám bráni v úzkej spolupráci - vyrovnáva motiváciu a „reže“ úspechy.

Počas obeda sa môžete venovať osobným záležitostiam. Napríklad odpovedať na správy, uskutočniť niekoľko osobných hovorov. Na popoludnie sa odporúča naplánovať si jednoduché úlohy, ktoré nevyžadujú veľa úsilia – stretnutia, odpovedanie na emaily atď.

4. Odpočinok je nevyhnutný

Sústrediť pozornosť na jednu úlohu na dlhú dobu je veľmi ťažké. Najmä ak dosiahnutie vašich cieľov vyžaduje veľa duševného úsilia. A čím ďalej, tým ťažšie je udržať svoju pozornosť pri dosahovaní svojich cieľov. Prirodzene to znižuje produktivitu a zvyšuje čas potrebný na dokončenie úloh.

Uprostred pracovnej doby je potrebné odpočívať! Tento jednoduchý krok vám pomôže zostať v dobrej kondícii celý deň. Môžete si vybrať režim odpočinku, ktorý je pre vás vhodný, ale 45/15 sa považuje za najefektívnejšie. To znamená, že na 45 minút práce je potrebné venovať 15 minút odpočinku.

Na tomto princípe trvá vyučovacia hodina pre všetkých školákov 45 minút. S pomocou malej prestávky má mozog čas. A to mu poskytuje možnosť pokračovať v sústredenej práci.

To však neznamená, že počas takejto mini-dovolenky musíte pľuvať na strop. Skúste to dobre využiť. Cvičte si napríklad chrbát či oči, upratajte si pracovný stôl, prečítajte si knihu, príp zaujímavý článok, choďte von na krátku prechádzku.

5. Analyzujte a plánujte realisticky

Aký má zmysel vytvárať desiatky cieľov, ak deň má len 24 hodín a nebude reálne ich všetky splniť? Skúste si preto naplánovať úlohy, ktoré sa dajú počas dňa splniť.

Na začiatku sa to môže zdať ťažké, pretože nikdy dopredu neviete, ako dlho bude konkrétna úloha trvať. Ak chcete získať čo najlepší prehľad, na konci každého dňa si zapíšte, koľko úloh ste plánovali splniť. Na konci dňa urobte nápis: „XX % dokončených úloh“. Pomôže vám určiť, ako adekvátne si stanovíte ciele. Ak sú s ľahkosťou dokončené každý deň, skúste zvýšiť ich počet a ak veľa úloh zostane nevyriešených a presuniete sa na ďalší deň, skúste znížiť stres.

Pamätajte, že nemusíte preberať množstvo úloh, ktoré nemôžete dokončiť. a reálne posúdiť svoje schopnosti.
Plánovanie času je najdôležitejšou zručnosťou moderného človeka. Táto zručnosť sa môže a mala by sa zlepšiť. A keď si ho úplne osvojíte, budete prekvapení, ako rýchlo a jednoducho dokážete vyriešiť problémy, ktoré sa predtým zdali takmer nemožné. A čím rýchlejšie dokončíte svoju prácu, tým viac času budete mať na potešenie, koníčky a rodinu. Využite tajomstvá plánovania a uľahčite si život. Prajem ti úspech!

S láskou a úctou,
Jevgenij Deineko.