Ako môžete podpísať list. Príklady podpisov v e-mailoch: pravidlá návrhu, požiadavky a odporúčania

Otázky o tom, ako a akými prostriedkami môžete v zásade vytvárať a odosielať, by sa nemali vynárať. Nie všetci sú však pripravení okamžite začať s touto úlohou, pokiaľ ide o formálne listy, najmä ak autor listu očakáva odpoveď na ne. Otvorím ti malé tajomstvo obchodná korešpondencia, čím prísnejší charakter a štýl listu je zložený, tým väčšie sú šance na odpoveď príjemcu. V tomto návode vám ukážem niekoľko vzorových e-mailov, ktoré by mali používateľom pomôcť v budúcnosti definovať ich vlastný štýl a písať správy najkompetentnejším spôsobom.

Najprv sa musíte rozhodnúť, aký list budeme vytvárať. Všetky odchádzajúce e-maily kategorizujem do troch hlavných typov:

• Obchodná ponuka
• Obchodné otázky
• Priateľská adresa

V súlade s tým mám pre všetky tri typy šablóny šablón, a to ako vo forme jednoduchých textových súborov, tak aj vo forme šablón, zaostrených pre určité poštové programy. Prejdime ku každému z nich v poradí.

Obchodná ponuka

Dobrý deň (dobré popoludnie), [meno osoby, ktorá má byť oslovená]!

Pri komunikácii je vhodné uviesť meno v ľubovoľnom liste, pretože osobné odvolanie človeka priateľsky nastaví. Ak sa však nepodarilo zistiť meno, bude stačiť formálny pozdrav.

Dovoľte mi predstaviť vám novú službu ( nový produkt) od našej spoločnosti [názov spoločnosti].

Dovoľte mi ponúknuť spoluprácu v oblasti [názov oblasti činnosti].

Ďalej stručne popíšte výhody vašej ponuky v cenovej variante alebo v niektorých kvalitatívne charakteristiky... Hlavnou vecou nie je preháňať to. Megabajty textu a dokonca sú doplnené jasnými a nezmyselnými obrázkami, ľudí len vydesia. Ak príjemcu listu zaujíma vaša ponuka z prvých riadkov, určite vás bude kontaktovať ohľadom ďalších informácií.

Ak máte vážny záujem o to, aby vás tí správni ľudia kontaktovali pri prvom kontakte, má zmysel myslieť na prístupnosť nielen e-mailom. Nebude nadbytočné vytvárať si účty v službách ako napr ICQ aSkype. Niekedy je pre človeka oveľa jednoduchšie kontaktovať vás bežným telefónom, ak ich počet samozrejme opatrne necháte v podpise.

Prečo potrebujete v podpise duplikovať svoju vlastnú e-mailovú adresu, pýtate sa, či je automaticky preposielaná poštovým serverom. Platí tu pravidlo, že zbytočné informácie v obchodnej korešpondencii nie sú nikdy zbytočné. Predstavte si situáciu, že váš list dostane osoba, ktorá je potenciálne nezainteresovaná o návrh, alebo jednoducho nie je kompetentná správne na neho odpovedať. Preposiela prijatú správu inému používateľovi, ale zároveň sa z nejakého dôvodu z automaticky pridaných údajov stratia informácie o skutočnom odosielateľovi, čo vás sťažuje pri kontakte. Vždy však bude stačiť pozrieť sa na podpis, aby ste určili autora listu a jeho potrebné kontakty.

Obchodné otázky

Ahoj dobré poobedie)!

Alebo, ak je známe meno adresáta, potom (Vážení, [meno, priezvisko)]!

Uveďte informácie o produkte (službe) [názov produktu / služby] s popisom všetkých charakteristík a konkurenčných vlastností.

Na základe federálneho zákona Ruskej federácie [číslo a dátum dokumentu] uveďte informácie [opíšte údaje potrebné na získanie].

Ak sú porušené vaše práva, môžete sa tiež obrátiť na správu konkrétnej služby na internete.

V súvislosti s porušením doložky [číslo doložky v užívateľskej zmluve] používateľskej zmluvy, a to: „[citovať celé znenie pomenovanej doložky]“, vás žiadam, aby ste skontrolovali a prijali príslušné sankcie proti vinníkovi [zodpovedný ( ak prichádza o zamestnancoch v službách)] osoba [stránka (názov stránky)]. Oznamte výsledky overenia a uložené sankcie na [vašu e-mailovú adresu].

Priateľská adresa

Zdravím (Dobrý deň) (Dobrý deň) [meno osoby]!

Pri prvom priateľskom kontakte bude dobrým indikátorom úplnosť vašej textovej správy. Správne napísaný objemný text naznačuje váš vysoký záujem o kontakt so správnou osobou a vzbudzuje túžbu po odpovedi. Nezabudnite začať rozhovor niekoľkými primárnymi otázkami.

Vzorový e-mail

Pôvod písma v Sumeri, Egypte a Číne viedol k vývoju špeciálneho systému myslenia, ktorý pomáhal prenášať emócie a pocity. Dnes už vie písať takmer každý.

Ale nie každý sa môže pochváliť, že vie na 100%, ako to robiť správne.

Nevieme si predstaviť život bez e-mailu. Poštové holuby sú už minulosťou, o kočiaroch a kočoch sa dočítame iba v knihách, ale internet nám pomáha v komunikácii. Mimochodom, prvým človekom, ktorý napísal e-mail, bol Ray Tomlinson. Pracoval ako programátor a v roku 1971 dosiahol prielom v písaní listov na globálnom internete.

S príchodom písania vznikli pravidlá písania listov. Samozrejme, v mnohých krajinách sa navzájom líšia. Nezabudnite však, že pri písaní listu v angličtine musíte poznať niektoré zvláštnosti, inak môžete byť nepochopení.

• Osobný list môže obsahovať rôzne frázy, z ktorých každá má svoj vlastný význam, napríklad:

Vždy - vždy (tvoj, tvoj)
Všetko najlepšie - S Pozdravom
Tvoj priateľ - váš priateľ (vaša priateľka)
Láskavo - s láskou
Tvoje vždy - vždy tvoj (tvoj)
Veľa lásky - s láskou
Uvidíme sa čoskoro - vidíme sa neskôr
Celá moja láska - so všetkou láskou
Navždy tvoj - vždy tvoj (tvoj)
Uvidíme sa (ya je pre teba skratka) - uvidíme sa
Na zdravie - ahoj (používa sa v Británii)
Objatia a bozky alebo bežné XOXO

História pôvodu HOXO sa začala v stredoveku. Pri podpisovaní zmlúv bol znak X nevyhnutným javom, ktorý svedčil o platnosti podpisu zmluvy. Neskôr vo Veľkej Británii sa listy začali podpisovať znakom „smiechu“, ktorý označoval objatia - objatia (označené písmenom O) a bozky (označené písmenom X, ktoré pripomína bozkávajúcich sa dvoch ľudí).

Ak potrebujete neustále komunikovať s cudzincami pomocou e-mailov, odporúčame vám obrátiť sa na sekciu, kde nájdete veľa zaujímavých vecí.

Čo je možné napísať podpisom do listu

Do záložiek

V e-maile podpis najčastejšie obsahuje kontaktné informácie, ale tento priestor je možné využiť aj na marketingové účely. Prehliadač stránok zistil, aký by mal byť podpis, a tiež vybral zaujímavé nápady, ktoré je možné uplatniť v praxi.

Iba názov a webová stránka

Iľja Birman, umelecký riaditeľ kancelárie Arťoma Gorbunova, sa domnieva, že podpis by mal byť čo najmenej lakonický. Podľa jeho názoru sú „hamburgery“ - dlhé podpisy niekoľkých liniek - potrebné iba vo výnimočných prípadoch. Vo väčšine situácií sa môžete obmedziť na meno a webovú stránku, kde nájdete ďalšie kontaktné informácie o vás.

Podpis je neoddeliteľnou súčasťou listu, nie nezmyselná zbierka identických bajtov zaslaná tisíckrát. Je napísaný nie preto, aby naznačoval, od koho je list (toto je už v poštovej zásielke viditeľné), ale aby vložil do textu sémantický bod. V prípade rýchlej korešpondencie sa podpisy v jednotlivých listoch vôbec nekladú, rovnako ako sa neopakujú pozdravy.

Iľja Birman

Vôbec nepoužívajte podpis

Používateľ Quora Tom Cook verí, že sa môžete bezpečne zbaviť podpisu v pošte:

Vo väčšine prípadov nie je potrebný podpis. V rozhraní poštového klienta už vidím, od koho list prišiel a aký je jeho účel. Keď korešpondencia rastie, podpis iba zalepí obrazovku.

Ak je podpis stále potrebný, Cook neodporúča používať v ňom úvodzovky, pretože verí, že tento trend bol v roku 2010 zastaraný. Rovnako nevidí zmysel v pridávaní obrázkov a odporúča, aby ste sa obmedzili na obyčajný text.

Postupujte dobre

Možnosťou, ktorá je vhodná vo všetkých prípadoch, je štandardný firemný podpis. Štyri riadky nie sú dlhšie ako 80 znakov. Pred podpisom by mal byť oddeľovač - vodorovná čiara, ktorá oddeľuje podpis od tela písmena. Toto je možno najspoľahlivejšia možnosť, ak nechcete riskovať a prísť s niečím neobvyklým.

Boris van Zanten, spoluzakladateľ The Next Web, uvádza svoj podpis ako ideálny:

S pozdravom
Boris Veldhuijzen van Zanten
--
Spoluzakladateľ The Next Web, Twitter Counter a nejaké ďalšie veci.
Sleduj ma na Twitteri
Sledujte ma na Facebooku
Nasledujte ma na Linkedin

Aj na úsvite vzniku pošty ako prostriedku základnej komunikácie existovala prísna tradícia podpisovania listov. Autori papierových správ považovali za svoju povinnosť doplniť text posledným ťahom pera - od koho. Podľa obsahu textu a samozrejme adresáta (jeho príjemcu) sú v spodnej časti poštových správ podpisy ako „S pozdravom ...“, „Váš milovaný ...“, „objímam vás a bozk, tvoj ... "," S veľkou úctou ... " " atď.

Všetky možnosti sa nedajú spočítať, ako to bolo, tak ako teraz, a ešte viac. A toto všetko, drahý čitateľ, je, že zvyk prihlásiť sa na list je platný aj v e-maile. Viete, pre solídnosť, inteligenciu, vedomie a len takpovediac pre krásu, vzhľad niektorí používatelia do nich vkladajú online podpisy.

Neignorujte ani túto príležitosť. Verte mi, že vám to môže byť veľmi užitočné. Najmä ak podnikáte alebo sa rozhodnete s niekým stretnúť. Ak sa chcete naučiť, ako ho používať, strávte iba minútu alebo dve. Tento článok pojednáva o príručkách o tom, ako vytvoriť e-mailový podpis v populárnych službách - Gmail, Yandex, Mail.ru atď.

Poznámka. Ak tento článok nepopisuje službu, v ktorej chcete vydať podpis, skúste nájsť nastavenia tejto možnosti sami so zameraním na priložených sprievodcov. V mnohých rozhraniach majú nastavenia e-mailu určité podobnosti.

Gmail

1. V profile poľa vpravo hore kliknutím otvorte rozbaľovaciu ponuku pod ikonou ozubeného kolieska.

2. V zozname sekcií kliknite na „Nastavenia“.

3. Posuňte sa mierne nadol na prvej záložke. V bloku „Podpis“ kliknite na druhý prepínač, aby sa formulár zobrazil.

4. Do poľa pod lištou tlačidiel na úpravy zadajte podpis.

Pozor! Ak ho chcete umiestniť pred úvodzovky písmenami, kliknite na políčko „Pridať tento podpis ...“ pod vstupným poľom.

5. Skontrolujte, či je nápis správny, či vám vyhovuje zadaný text. Ak je všetko v poriadku, kliknite na tlačidlo „Uložiť zmeny“ v dolnej časti karty. Keď sa teraz rozhodnete vytvoriť a niekomu poslať správu, podpis, ktorý ste vytvorili, sa automaticky umiestni do formulára. To znamená, že ho nemusíte vytvárať zakaždým.

Yandex

1. Na pravej strane horného panela kliknite na tlačidlo ozubeného kolieska.

2. V rozbaľovacej ponuke „Všetky nastavenia“ kliknite na prvú položku - „Osobné údaje, podpis, pas“.

3. Služba predvolene vytvára najmenej jeden podpis pomocou používateľských údajov (meno, priezvisko, telefónne číslo). Predvolené nastavenie však môžete kedykoľvek zmeniť. Kliknite na otvorenú stránku „Pridať ...“ a do poľa zadajte text.

4. Ak potrebujete upraviť podpis (napríklad musíte správne napísať určité slovo), na jeho paneli kliknite na ikonu „ceruzka“ a potom pokračujte v úpravách v poli, ktoré sa otvorí.

5. Vyberte umiestnenie textu: kliknite na tlačidlo „... po odpovedi“ alebo „v dolnej časti ... písmena“.

6. Ak máte niekoľko podpisov (príklady sú v blokoch na stránke nastavení), začiarknite políčko Doplnok „Vybrať podpis“. Takto budete mať možnosť zvoliť si vytvorené ukážky v procese písania a formátovania listu.

7. Vkladanie podpisov sa vykonáva nasledovne:

• Presuňte kurzor napravo od vloženého podpisu. Keď sa zobrazí „šípka“, kliknite na ňu.
• V rozbaľovacej ponuke vyberte požadovanú možnosť.

Mail.ru

1. Kliknite na svoje prihlasovacie meno (e-mailovú adresu) v pravom hornom rohu.

2. Na paneli prejdite do časti „Nastavenia pošty“.

3. Kliknite na podsekciu „Meno a podpis odosielateľa“.

4. Zadajte požadované informácie do polí „Meno ...“ a „Podpis“. Kliknite na „Uložiť“.

Ak potrebujete pridať niekoľko možností, kliknite na tlačidlo „Pridať ...“ a tiež vyplňte príslušné polia.

Pozor! „Značka“ vo voľbe „Predvolené“ označuje, že tento podpis bude automaticky pridaný do poľa správy.

5. Kliknite na tlačidlo „Napísať list“ vľavo hore. Na displeji sa zobrazí formulár na odoslanie s vytvoreným podpisom.

Ukr.net

1. V profile kliknite vedľa prihlasovacieho tlačidla „tri pruhy“.

2. Otvorte podsekciu „Účet“.

3. Do poľa „Podpis“ zadajte požadovaný text.

4. V doplnku Umiestnenie vyberte umiestnenie: po odpovedi na konci e-mailu.

Výhľad

V e-mailových klientoch je nastavenie podpisu prioritou, rovnako ako v službách online. Poďme si analyzovať, ako s ním pracovať, na príklade poštovej aplikácie Outlook od spoločnosti Microsoft.

E-mailový podpis je dôležitým prvkom modernej obchodnej komunikácie. Správny podpis v e-maile vás označuje ako seriózneho a zodpovedného partnera, ktorý rešpektuje pravidlá etikety a normy obchodná komunikácia... Tento článok vám ukáže, ako podpísať list elektronickým podpisom.

Z článku sa dozviete:

Arthur Dabrowski, zakladateľ marketingovej služby Freshmail, má osem pravidiel, ktoré vám pomôžu získať dobrý podpis e-mailu:

• Podpis by nemal byť dlhý, optimálne - 3 - 4 textové riadky;
• Jednoduchý text, žiadne zložité HTML, jedna farba, jedno písmo;
• Môžete spomenúť nadchádzajúce vydania produktov alebo nadchádzajúce udalosti;
• Odkaz na predplatné v v sociálnych sieťach požadovaný;
• Podpis musí zodpovedať všeobecnému firemnému štýlu spoločnosti;
• Nezabudnite na údaje požadované pre každú obchodnú korešpondenciu - adresa sídla, miesto registrácie atď.
• Je vhodné použiť dve možnosti podpisu - úplný a krátky. Prvý sa používa pri nadväzovaní kontaktu, druhý - v každodennej korešpondencii.
• Nezabudnite skontrolovať, ako bude výsledný blok správy vyzerať v rôznych prehliadačoch a e-mailových klientoch.

Ako podpísať list elektronickým podpisom

V závislosti od úloh, ktoré vo vašej spoločnosti vykonáva elektronická komunikácia, môže byť posledný blok správy prvkom reklamnej činnosti alebo môže iba naznačovať špecializáciu spoločnosti a poskytnúť ďalšie kontaktné informácie. Každopádne podpis musí vyzerať profesionálne. Správne formátovanie tejto časti správy môže mať významný vplyv na vašu reputáciu a môže pomôcť rozšíriť vaše obchodné kontakty.

Existuje pomerne častá mylná predstava, že hlavnou vecou v liste je obsahová časť a na pozdrave a záverečnom bloku nezáleží. Samozrejme, nie je to tak. Obsah správy môže byť akýkoľvek - od reklamných informácií o nadchádzajúcich propagačných akciách a udalostiach až po jednoduché gratulácie k okrúhlemu dátumu. Je dôležité si uvedomiť, že väčšina príjemcov vašej správy sa s ňou oboznámi podpisom. Ak ich to nezaujíma, potom je šanca, že si vašu správu prečítate, minimálna.

Podľa množstva informácií sú podpisy rozdelené do niekoľkých typov:

Oblasť činnosti vašej spoločnosti, cieľové publikum správa a účel listu určujú výber požadovaného variantu záverečného bloku. V jednej správe sa niekedy používa niekoľko možností naraz.

Zároveň je dôležité zachovať rovnováhu a proporcie - výsledný blok by nemal byť dlhší ako samotný text správy. A vo všeobecnosti - skúste to nenačítať zbytočnými informáciami. Môže to mať niekoľko dôvodov:

príliš zdobený podpis bude odvádzať pozornosť príjemcu od hlavnej témy;

množstvo rôznych typov písma, farieb a grafiky je nepríjemné;

Správny podpis e-mailu

Aby ste vytvorili správny posledný blok správy, musíte správne nakonfigurovať poštového klienta od samého začiatku, čo vám v budúcnosti pomôže s automatizáciou procesu vkladania tohto bloku do správy.

Pozrime sa ako príklad na postup nastavenia e-mailového klienta pomocou služby Gmail.com. Je to jedna z najpopulárnejších a najrýchlejších e-mailových služieb a jej nastavenie je veľmi podobné nastaveniam iných služieb.

Prvý krok

prihlásiť sa. Vývojárom služby Gmail je Google, takže ak už využívate niektorú zo služieb tejto spoločnosti, môžete sa na svoje stránky prihlásiť pomocou svojich predchádzajúcich údajov.

Druhá fáza

nastavenie vašej poštovej schránky. Spravidla stačí predvolené nastavenie (spôsob zobrazovania písmen a kontaktov, antispam, kódovanie). Okrem nich vám poštový klient umožňuje nakonfigurovať automatické vkladanie posledného bloku. K nastavovaniu tohto parametra je potrebné pristupovať obzvlášť opatrne.

Tretia etapa

Nastavenie posledného bloku správ je podobné ako pri úprave textovej správy:

• prispôsobiť typ a veľkosť písma;
• vyberte farbu textu a jej parametre (kurzíva, tučné písmo, podčiarknuté).
• môžete vložiť odkaz na webovú stránku spoločnosti;
• môžete vložiť grafické logo spoločnosti;
• prispôsobiť zobrazenie zoznamov, formátovanie, odsadenie atď.
• upraviť citáciu.

Posledná možnosť by sa mala spomenúť osobitne. Citácia je vloženie vopred pripravených sloganov vašej reklamnej spoločnosti do textu listu. Môžu byť vložené na začiatok textu hneď za logo a názov spoločnosti, alebo môžu byť vložené na koniec za náležitosti.

Pohodlná možnosť poštovej služby - väzba podpisy do skupiny adries. Čo to znamená? Môžete pripraviť niekoľko variantov finálnych blokov správ a prepojiť každý variant s konkrétnou skupinou adresátov alebo s jednou konkrétnou adresou. Napríklad pre všetkých zákazníkov - možnosť s reklamnými odkazmi a sloganmi a pre všetkých zákazníkov - možnosť s podrobnosťami a bankovými účtami.

Prirodzene, kedykoľvek môžete v nastaveniach upraviť akýkoľvek variant posledného bloku. Nezabudnite uložiť zmeny.

Prečítajte si tiež:

• Elektronický podpis: kancelárska práca chránená kryptografiou

Odkaz na web alebo stránky v sociálnych sieťach

V šablóne posledného bloku správy môžete vložiť odkaz na svoj oficiálny web alebo stránku na sociálnych sieťach. Ak nastavujete blok pre klientov a chcete ich zaujímať o rôzne služby vašej spoločnosti, urobte odkazy na jednotlivé stránky webu, kde sú tieto služby podrobne popísané alebo implementované.

Grafické logo

Umiestnenie loga vašej spoločnosti bude efektívnym detailom vašej správy. Ak taký nemáte, môžete vložiť obrázok budovy vašej spoločnosti so štítom alebo iba s graficky upraveným názvom spoločnosti.

Otázka, či do správy umiestniť obrázok, je kontroverzná. Samozrejme, ak posielate jednorazové správy na veľké množstvo potenciálnych klientov a chcete, aby si pamätali názov vašej spoločnosti, potom vám s tým pomôže grafická príloha. Na druhej strane, pri vedení každodennej korešpondencie s rovnakými klientmi nie je vhodné vkladať do správy zbytočné podrobnosti.

Ručný podpis

Ďalšou možnosťou obrázka je fotografia vlastnoručného rukopisu vášho šéfa alebo autora textu. Aj tu musíte okamžite uprednostniť. Ak je toto prvé písmeno potenciálnemu partnerovi alebo klientovi, potom tento grafický prvok spôsobí, že vaša správa bude originálna a nezabudnuteľná, ale ak ju budete neustále vkladať počas nasledujúcej korešpondencie, prestane byť originálna a bude znamenať váš nedostatok chuť, takt a zmysel pre proporcie.

Ďalšou výhradou je, že vlastnoručný vlastnoručný podpis v e-maile môže ohroziť bezpečnosť údajov.

Konečný konfiguračný krok

Zostalo posledné a veľmi dôležitá etapa konečné nastavenie bloku správ. Musíte skontrolovať, ako to bude vyzerať v skutočnom e-maile a na rôznych platformách. Ak to chcete urobiť, musíte poslať správu na svoju vlastnú adresu a pokúsiť sa ju otvoriť na čo najväčšom počte zariadení, prehľadávačov a e-mailových klientov. Skontrolujte, ako bude výsledný blok vyzerať na mobilnom telefóne, tablete, notebooku, v rôznych prehliadačoch a v rôznych e-mailových klientoch, ako je napríklad Microsoft Outlook.

Ak nájdete aj tie najmenšie škvrny a nezrovnalosti, blok starostlivo prerobte. Pamätajte, že to bude časom replikované mnohými písmenami.

Podpis e-mailu: príklad

Štandardné podpis spoločnosti - táto možnosť, ktorá je vhodná vo všetkých situáciách a pre akékoľvek listy. Ako vyzerá? Boris van Zanten, spoluzakladateľ spoločnosti The Next Web, odporúča toto:

S úctou,

Boris van Zanten

Spoluzakladateľ spoločností The Next Web, Twitter Counter a niekoľkých ďalších.

Sleduj ma na Twitteri

Sledujte ma na Facebooku

Nasledujte ma na Linkedin

Pred podpisom musíte vložiť oddeľovač. Toto je vodorovná čiara oddeľujúca podpis od tela listu. V zásade je to najlepšia voľba, ak nemáte sklon riskovať a preťažiť list zbytočnými informáciami.