Ako viesť obchodné rokovania: dôležité podrobnosti. Etapy obchodných rokovaní. Ako zorganizovať obchodné stretnutie

zachovávanie elementárne dodržiavanie pravidiel  Od prvých minút stretnutia vám umožňuje usporiadať partnera a vytvoriť atmosféru vzájomného rešpektu medzi účastníkmi podujatia. Ľahostajnosť k zavedeným pravidlám obchodnej etikety je jedným z hlavných dôvodov neúspešného ukončenia obchodného rokovania. Každý profesionál vo svojom odbore pozná základné dodržiavanie pravidiel:

1) Na obchodné stretnutie by ste nemali meškáť. Najistejším krokom je doraziť do cieľa 15 minút pred stanovenou hodinou, aby ste sa dostali do poriadku a zhromaždili svoje myšlienky.

2) Stretnutie je potrebné naplánovať vopred. Vážni ľudia si cenia svoj čas a čas svojich partnerov, takže sa musíte vopred zamyslieť nad nadchádzajúcim stretnutím, štruktúrou konverzácie a hlavnými bodmi, ktoré je potrebné pri konverzácii riešiť. Ak sa obchodné stretnutie koná v skupinovom režime, je dobré oboznámiť všetkých účastníkov stretnutia s ich plánom.

3) Príprava je dôležitým krokom. Ak na stretnutí budete potrebovať dokumenty, brožúry alebo orientačný materiál, odporúča sa, aby ste si ho vopred pripravili a štruktúrovali, aby nevyzerali zmätení pred obchodným partnerom a posilnili jeho dôveru, že ste obchodným a praktickým človekom.

4) Je dôležité dodržiavať etiketu obchodného rozhovoru. Obchodná konverzácia naznačuje, že oponenti majú záujem o názor druhých, preto pozorne načúvajú účastníkovi rozhovoru, neprerušujú ho a svoje pripomienky a otázky zanechávajú iba v špeciálne stanovenom čase, ktorý je lepšie prediskutovať vopred.

5) Pred schôdzou musíte odpojiť mobilný telefón a iné komunikačné prostriedky (Skype na prenosnom počítači, instant messenger), ktoré môžu rušiť priamy kontakt s partnerom. Ak jeden z účastníkov stretnutia očakáva dôležitý hovor a musí nechať telefón zapnutý, musí vopred informovať partnerov, aby počas konverzácie nedošlo k nepríjemnej situácii.

7) Čas sú peniaze. Počas stretnutia je vždy potrebné sledovať čas, ak je udalosť naplánovaná v blokoch, je dôležité, aby každý blok trval presne tak dlho, ako je pridelený v pláne, a ešte dôležitejšie je dokončiť ho včas, pretože každá minúta v obchode sú peniaze niekoho. , nezneužívajte drahocenný čas vašich partnerov.

Vitajte! V tomto článku budeme hovoriť o tom, ako zariadiť stretnutie s klientom.

Dnes sa dozviete:

1. Čo povedať budúcemu klientovi, aby sa s vami určite chcel stretnúť;
2. Aké chyby by sa nemali robiť pri osobných stretnutiach;
3. Existujúce techniky, ktoré pomôžu aj začiatočníkom dohodnúť schôdzku.

Rozdiel medzi dobrým a pravidelným manažérom

Použite nasledujúci pokyn:

1. Pred vytočením čísla zákazníka si sadnite na stoličku, sadnite si, relaxujte, buďte trpezliví, slušne a usmievajte sa na seba. Niekedy úsmev človeka pocítite z diaľky. Preto sa nabite optimizmom a pokračujte v aktívnych činnostiach.
2. Zavolajte a predstavte sa v mene spoločnosti. Aké je vaše priezvisko, krstné meno a mecenáš, ako aj vaša pozícia. Stručne nám povedzte, čo presne robíte.
3. Potom uveďte účel hovoru. Klient musí jasne pochopiť, čo od neho chcete. Ale jednoducho nevyložte okamžite všetky tromfy. Získajte niekoho, kto sa o niečo zaujíma, a povedzte, že sa bude učiť viac osobne.
4. Povedzte nám, s ktorými slávnymi spoločnosťami spolupracujete. Možno bude dôvera veľkých spoločností vo váš podnik patriť do vašich rúk.
5. Nastavte si vlastný dátum a čas začiatku schôdzky. Partner by mal mať dojem, že sa presne rozhodne, kedy sa bude schôdza konať. V skutočnosti mu dávaš výber bez výberu.
6. Rozlúčte sa s klientom, nezabudnite poďakovať za pozornosť.

Tu je príklad dialógu o vymenovaní schôdze:

- Dobrý deň, volám sa Ivan Sergeyevich, som obchodný riaditeľ spoločnosti Morozko. Zaoberáme sa predajom mrazených výrobkov. Môžete mi dať pár minút svojho času?

- Dobrý deň, počúvam vás.

- Ivan Sergeyevich, volám na stretnutie. Spoločnosť, ktorú zastupujem, má pre vás veľmi zaujímavú ponuku.

- A čo presne myslíš? Môžeme o tom hovoriť telefonicky?

- Naša spoločnosť má pre vás osobnú ponuku, pomocou ktorej optimalizujete náklady na výrobu svojich výrobkov. Podrobnejšie ti môžem vysvetliť osobne. Niektoré z najznámejších reštaurácií v meste (napríklad Celentano a Bavorsko) už našu ponuku prijali a boli spokojné s ich výberom.

"Je to lákavé, ale pravdepodobne o tom premýšľam."

- Stretneme sa zajtra o 16.00 alebo zajtra o 9:00, podrobne vám poviem o podmienkach spolupráce s nami. Bude to viac informatívne ako telefonický rozhovor. Bude pre vás vhodné zajtra sa stretnúť?

- Možno, len ak je to možné, v mojej kancelárii.

- Dobre, potom zajtra o 16.00 budem s vami. Ďakujem za váš čas a vidíme sa!

Možné ťažkosti pri rozhovore s klientom

V procese plnenia svojich povinností sa každá osoba stretne s niekoľkými ťažkosťami, ktoré je potrebné prekonať. Obchodní zástupcovia a manažéri by mali byť schopní pracovať s námietkami.

Zvážte hlavné problémové situácie.

Problémová situácia	Akcie manažéra
Tajomník alebo iný zamestnanec hovorí, že správna osoba nie je na mieste	Manažér sa pýta, kedy má zavolať
Tajomník sa zaujíma o to, v čom problém obchodný zástupca volá	Tu je potrebné odpovedať neodkladne, ale tajomník si myslí, že výzva manažéra je veľmi dôležitá a nemožno ju ignorovať. Napríklad: „Hovorím o informáciách, ktoré mi poskytol Vasily Petrovič“
Klient sa nechce stretávať a žiada o zaslanie informácií e-mailom alebo faxom	Manažér vysvetľuje, že to môže urobiť, ale klient bude musieť rozumieť výpočtom po dlhú dobu a v takom prípade nemusia byť informácie úplne akceptované. Pre klienta je racionálne vyčleniť niekoľko minút času na stretnutie, ako stráviť hodiny samostatným študovaním návrhu
Klient tvrdí, že je zaneprázdnený a nemôže hovoriť	Odpoveď obchodného zástupcu môže byť: „Samozrejme, rozumiem, povedzte mi iba kedy mi zavolať.“
Partner má záujem o finančnú stránku problému	Manažér odpovedá, že sortiment je veľký a cena tovaru závisí od pozícií, ktoré si klient vyberie. Z tohto dôvodu sa musia stretnúť
Tvrdenia zákazníkov, s ktorými sú súčasní dodávatelia spokojní	Volajúci žiada, aby mu dal 5 minút času, aby klient pochopil, či sú podmienky spolupráce súčasných dodávateľov výhodnejšie ako jeho ponuka.
Klient je nervózny a hovorí, že návrh manažéra pre neho nie je zaujímavý	Manažér nebude trvať na pokračovaní v konverzácii, ale požiada o povolenie zavolať späť o niekoľko týždňov

Existuje niekoľko účinných metód, ktoré pomôžu rýchlo a bez problémov presvedčiť klienta o dôležitosti nadchádzajúceho stretnutia.

1. Technika „Útek“ - Jeho podstata je nasledovná: neustále sa zaujímate o účastníka rozhovoru bez toho, aby ste úplne prezradili všetky informácie. Môžete použiť nasledujúci výraz: „Aby som mohol všetko povedať podrobnejšie a poskytnúť vám informácie v plnom rozsahu, musíme sa stretnúť.“
2. Precenenie produktu  - Je potrebné prehodnotiť váš produkt a vyvinúť novú technológiu pre jeho ponuku. Skúste nahradiť znudenú frázu „Chcel by som sa s vami stretnúť“ výrazom „Naša spoločnosť bude počítať a ponúka skutočné možnosti na zníženie nákladov na vaše výrobky.“ Napríklad, ak predávate tovar v reštauráciách a kaviarňach, nehovorte, že ponúkate zákazníkovi, aby si kúpil určité výrobky. Zákazníci už určite majú dodávateľov. Ponúknite službu na vyhodnotenie nákladov na konkrétne jedlá. Po vykonaní analýzy ukážete, že ak si od vás kúpite produkty, klient ušetrí. Preto je lepšie s vami spolupracovať.

Tu je niekoľko návrhov, ktoré vám môžu pomôcť vyhnúť sa konverzáciám:

• Udržujte záujem, ale nevytvárajte intriky.
• Nesľubujte klientovi, že niekoľkokrát zvýši svoje zisky. To spôsobuje nedôveru.
• Nepoužívajte frázy: „Chceli by sme ...“, „Mohli by sme s vami ...“, pretože klient sa zaujíma iba o jeho úžitok, a nie o vaše želanie.
• Trvajte na osobnom stretnutí, pretože klient, ktorý sa pozerá do vašich očí, bude ťažšie odmietnuť spoluprácu.

záver

Správne pozvanie na stretnutie je prvým krokom na ceste k usporiadaniu správneho stretnutia, ktoré si vyžaduje dlhú a produktívnu spoluprácu. Hlavnou úlohou telefonického rozhovoru je presvedčiť partnera o potrebe osobného stretnutia. Ak to chcete urobiť, musíte klienta zaujať a naučiť sa pracovať s námietkami.

Nie každý z nás sa cíti sebaisto pri rokovaniach s obchodnými partnermi. Problém je, že mnohí podnikatelia jednoducho nepoznajú základné pravidlá etikety, ktoré sú stanovené v podnikateľskej komunite. Ale s klientmi a kolegami „na poschodí“ sa musíte čas od času stretnúť. Z toho sa samozrejme nemôžete dostať. Pozrime sa na hlavné body, ktoré budú pre tieto rokovania užitočné.

Ako sa správať na obchodnom stretnutí: pravidlá, etiketa

1. Na stretnutia nikdy neskoro.Ak sa považujete za vodcu, musíte jednoducho urobiť všetko v stanovenom čase. Snažte sa čoskoro prísť na obchodnú konverzáciu. Verte mi, vaša druhá strana určite ocení vašu presnosť.
2. Predstavte si ľudí okolo seba.Na stretnutí sa zišli neznámy podnikatelia? Nezabudnite ich predstaviť. Najprv musíte poukázať na osobu, ktorá zastáva najvyššiu pozíciu.
3. Musíte byť pripravení na čokoľvek.Je veľmi dôležité pochopiť, čo sa od vás na nadchádzajúcej schôdzi očakáva. Poskytnite tento „produkt“ podnikateľom. Pripravte si tiež vopred otázky, ktoré môžu pomôcť posunúť obchodné vzťahy na ďalšiu úroveň.
4. Jasný plán je kľúčom k úspechu.Dosiahnutie pozitívnych výsledkov a dobrý dojem na okolitých podnikateľov bude problematické, ak nemáte jasný plán. Nikdy nechodte na obchodné rokovania „neozbrojení“.
5. Sledujte, ako sedíte.Je tu psychologický okamih. Postavte stoličku tak, aby ste boli na rovnakej úrovni ako ostatní ľudia. Inak sa na stretnutí s dospelými budete javiť ako malé dieťa. Jednoducho vás nemusia brať vážne.
6. Hovorte zreteľne a nahlas.Nikto nehovorí, že pred obchodným stretnutím sa musíte vopred dohodnúť s logopérom. Ale vy, bez ohľadu na váš slovník, by ste mali pôsobiť dojmom osoby, ktorá je presvedčená o sebe, o jeho slovách. Vo väčšine prípadov je to problém pre obchodné ženy, ktoré sú zvyknuté hovoriť na stretnutiach buď ticho alebo „pod ich dychom“.
7. Buďte prvý, kto hovorí.Súhlasíte s tým, že prvé dojmy sú najživšie. Tí podnikatelia, ktorí hovoria na samom konci, už je ťažké počúvať a čo je najdôležitejšie, počuť.
8. Krátkosť je sestrou talentu.Nadmerná „voda“ vo vašich frázach nie je pre nikoho zaujímavá. Hovorte prísne o podnikaní. A je veľmi dôležité neopakovať. Nezabudnite, že každá minúta sa počíta pre podnikateľov.
9. Nechajte telefón vo vrecku alebo taške.Gadget musí byť samozrejme vypnutý alebo prepnutý do tichého režimu. Neklaďte ho na stôl. Túto chybu urobilo veľa ľudí na obchodných rokovaniach. Po celú dobu rozptyľovania telefónom určite nebudete prejavovať svoj záujem o konverzáciu.
10. Nezanechávajte neporiadok.Obchodné stretnutia sa často konajú pri okrúhlom stole (alebo pri bežnom stole) v neformálnom prostredí. Prirodzene, nie bez nápojov a občerstvenia. Ak vám nie je obsluhovaný čašník, vyčistite ho sami. Keď dospelí zanechávajú špinavé taniere a poháre, považuje sa to za zlú formu.
11. Naučte sa slušne odísť.Pri každej obchodnej schôdzke nie je vôbec potrebné potriasť si ruky s každou osobou a najmä sa maznať. Stačí jednoducho povedať: „Zbohom každému“ alebo „Bolo príjemné hovoriť s každým z vás.“ A niet pochýb, že si vás budú pamätať ako slušný človek.

Ako vidíte, byť na obchodných rokovaniach a cítiť sa na ne, ako sa hovorí, „v pohode“ nie je také ťažké, ako sa zdá na prvý pohľad.

Ako sa správať na obchodnom stretnutí na výstave

Samotný výstavný priestor sa už pripravuje na obchodné rozhovory. Cieľom každého účastníka podujatia je nadviazať nové vzťahy, uzavrieť vzájomne výhodné zmluvy a vyhodnotiť inovatívne riešenia pre výrobu produktov.

Výstavisko Expocentre je jednou z najväčších výstavných spoločností, v rámci ktorej sa organizujú výstavy domácich a zahraničných podnikov. Počas takejto udalosti je oveľa jednoduchšie zvýšiť efektivitu podnikania ako počas obchodného rokovania v inom formáte.

Tí, ktorí sa domnievajú, že je potrebné sa stretávať častejšie, majú pravdu. René Shimada Siegel, známy marketingový konzultant v Spojených štátoch a Európe, zakladateľ a prezident High Tech Connect (San Francisco), hovorí, že aj keď pracujete v oblasti IT, kde je virtuálna komunikácia vnímaná prirodzene, uspejete iba vtedy, ak Nebudete ignorovať osobné stretnutia.

Zavolali sme niekoľko nezávislých konzultantov do kancelárie a rozprávali sme sa s niekoľkými ďalšími o spoločnosti Skype, “hovorí na svojom blogu. - Téma bola rovnaká - obchodný projekt, na ktorom sa mali zúčastniť spoločnosti týchto ľudí. V prvom prípade sme oveľa lepšie zameraní na možné problémy. Gestá a výrazy tváre rozprávali o všetkých jemnostiach. Emócie sa zúčastňujú osobného rozhovoru, vidíme strach, dôveru, priateľskosť a úprimnosť odhalenú na diaľku. „Čítame“ partnerov. To je obrovská výhoda.

V osobnom rozhovore „čítame“ partnerov. To je obrovská výhoda.

Nezakrývajte ciele

O tomto stretnutí sme už hovorili ako o účinnom riadiacom nástroji v spoločnosti. Obchodné stretnutie v kontexte tohto článku je kontakt s externými partnermi: zákazníkmi, dodávateľmi, zmluvnými stranami. Preto sa líši od stretnutí, aj keď všeobecné zásady jeho prípravy a správania sú rovnaké:

• cieľ;
• plán;
• Životopis (minúty).

Odchýlky sú spôsobené skutočnosťou, že účastníkmi stretnutia sú ľudia, ktorých si nemôžeme zaviazať a nemôžu si ich objednať. Môžeme iba zaujať, kúzlo, presvedčiť. Alebo naopak - potlačte alebo vystrašte.

Nebudeme veľa hovoriť o potrebe stanoviť cieľ - a je zrejmé, že rozumný človek nebude ťahať dopravné zápchy na druhý koniec mesta, nechápem prečo. Berieme iba na vedomie, že cieľ by sa nemal určovať, ale mal by sa oznamovať aj ľuďom, s ktorými sa chcete stretnúť.

Aby sa predišlo rôznym výkladom pri výklade, musí byť napísaný. Ale bez rôznych sú „potrebné“, „potreba dozrela“ a tak ďalej. Potrebujete to a dozreli ste, ale pre partnera vaše problémy nemusia vôbec existovať v prírode. Preto buďte opatrní, postavte seba a svojho partnera na rovnakú úroveň, aj keď v skutočnosti ste nad ním.

Vyhľadajte ženu

Stanovte si cieľ - nakreslite plán. To znamená, že na tom istom hárku, kde bol cieľ taktne formulovaný, si píšeme otázky, o ktorých chceme diskutovať. Potom počas obchodných rokovaní vám nebude chýbať nič dôležité a partneri budú vedieť, na čo sa pripraviť. Nezabudnite uviesť, že môžu váš plán doplniť alebo upraviť. Stačí požiadať o upozornenie na zmeny.

Ďalej musíte premýšľať o tom, kto sa na vašej schôdzi zúčastní. Užitočné sú dopravcovia exkluzívnych informácií, vyjednávači špecialisti a zamestnanci, ktorí sú schopní rýchlo ponúknuť inovatívne riešenia v meniacej sa situácii. Atraktívna žena v skupine bude tiež plus. Počet účastníkov stretnutia na oboch stranách by mal byť rovnaký. Najlepšia voľba sú dvaja ľudia: jeden hostiteľ, druhý dopĺňa a zachytáva informácie.

Diskutujte s účastníkmi vopred o cieľoch a požadovaných výsledkoch stretnutia. Každý by mal pochopiť, aká je jeho úloha a čo sa od neho očakáva. Jemne pripomeňte svojim kolegom, že iniciatíva vo vašej spoločnosti, samozrejme, nie je trestná, ale jej nevhodný prejav nie je vítaný.

Ak nie ste prvou osobou v spoločnosti a neviete si predstaviť plánované stretnutie bez účasti vedúceho, urobte mu problém a vysvetlite mu, prečo bude potrebný. Šéfkuchár určite ocení vašu profesionalitu, ak svoje argumenty uvediete v priebehu niekoľkých minút.

Po získaní písomného súhlasu poskytnite šéfovi maximálne informácie o druhej strane, predmete stretnutia a očakávaných výsledkoch jeho účasti.

Majúc na pamäti, že je lepšie vidieť raz, ako ich znížiť sedemkrát, pripraviť vizuálne materiály: prezentácie, brožúry, brožúry, vizitky.

Rohy nie sú dôveryhodné

Miesto konania sa vyberie s ohľadom na jeho ciele, ciele, postavenie účastníkov a realitu situácie. Sú možné tri možnosti: na vašom území, v partnerskej kancelárii a v „neutrálnych vodách“.

Pozvaním sa preberiete úlohu pohostinného hostiteľa a ukážte svoju ekonomiku zvnútra. Doma samozrejme pomáhajú aj steny, ale mali by zapôsobiť na hostí, ktorých potrebujete.

Podľa austrálskeho spisovateľa a psychológa Allana Peasea dokonca aj tvar tabuľky ovplyvňuje náladu účastníkov stretnutia. Štvorcový alebo obdĺžnikový stôl nie je vierohodný a vytvára konkurenčnú atmosféru. Rozhovory pri okrúhlom stole určujú neformálne stretnutie a naznačujú možnosť bezplatnej výmeny názorov. Malý konferenčný stolík má priateľskú konverzáciu.

Ak prijmete pozvanie od partnera do svojej kancelárie, prejavíte úctu, čo oceníte najmä v prípade, ak je váš status v podnikateľskom prostredí vyšší. Potom budete môcť lepšie porozumieť tomu, ako a ako žije spoločnosť, s ktorou musíte spolupracovať.

Neutrálne územie stavia účastníkov na rovnakú úroveň, takže je najvhodnejšie na diskusiu o sporných situáciách a na nájdenie východiska z konfliktov.

Bude pekné, ak premýšľate o tom, ako sedieť pri stole. Ak sedíte oproti sebe, pridá sa to k oficiálnej stránke. Posadili sme sa vedľa vás a navrhli priateľský dialóg.

Futbal na pomoc obchodu

Trvanie stretnutia je dohodnuté vopred. Rendezvous sa môže oneskoriť, iba ak existujú dobré dôvody.

Predpokladá sa, že najmenej produktívne stretnutia sú naplánované na pondelok (ťažký deň) a na druhú polovicu piatku (podľa môjho názoru už kúpeľný dom a gril).

Nemali by ste naplánovať schôdzku pred večerou, keď v mozgu dominujú signály z prázdneho žalúdka, a hneď po nej, keď chcete sedieť v tichosti a diskutovať o obchodných záležitostiach.

Ale kombinovať obed s obchodnými rokovaniami za prítomnosti dobrej vôle na oboch stranách je celkom prijateľné.

Počas rozhovoru ukážte svoju otvorenosť, ochotu hľadať kompromisy, zamerajte sa na výsledok, ktorý vyhovuje všetkým. Venujte pozornosť nielen slovám, ale aj tónom, výrazom tváre, gestám. Neverbálne informácie nie sú o nič menej cenné ako verbálne informácie.

Je prípustné riediť obchodnú časť neformálnou komunikáciou, napríklad vymieňať dojmy zo včerajšieho futbalového zápasu. Tým sa vytvorí vzťah blízky priateľskému.

Na základe výsledkov stretnutia by sa mal pripraviť životopis, v ktorom sa napíšu dosiahnuté dohody. Obe strany to dokážu spoločným úsilím vyladiť znenie. Iniciátor stretnutia pošle hotový text na druhú stranu a všetkým účastníkom z jeho strany.

Nové kontakty prijaté na stretnutí sa zaznamenávajú do jednej databázy spoločnosti.

Máte otázku? Napíšte komentáre.
  Tiež môžete

© „Centrum pre obchodné iniciatívy“, s úplným alebo čiastočným kopírovaním materiálu, sa vyžaduje odkaz na zdroj.

Obchodné rokovania a obchodné rokovania majú spravidla jednu definíciu - ide o vzájomnú obchodnú komunikáciu s cieľom dosiahnuť spoločné riešenie. Obchodné stretnutie sa však môže považovať aj za prvú fázu procesu vyjednávania alebo jeho súčasť, počas ktorej sa vyjasní predmet ďalších rokovaní, organizačné problémy sa vyriešia. Úspech ďalších rokovaní do značnej miery závisí od výsledkov takýchto predbežných kontaktov, od dojmu, ktorý ste dosiahli počas obchodného rokovania „na zisťovanie faktov“.

Na dosiahnutie úspechu počas obchodného rokovania je potrebné povzbudiť partnera, aby komunikoval, aby sa vytvorila maximálna oblasť príležitostí pre ďalšiu obchodnú diskusiu a rozhodovanie.

Obchodné rokovania sa zvyčajne konajú vo formálnom prostredí a zámery partnerov (obchodných partnerov) sú tieto:

1) poskytovať, prijímať alebo vymieňať si potrebné informácie. Získanie informácií možno považovať za hlavný cieľ obchodného rokovania;

2) dohodnúť sa na záležitostiach záujmu účastníkov konania;

3) presvedčiť partnera (obchodného partnera) o správnosti rozhodnutia, ziskovosti zvolenej metódy konania atď .;

4) nadviazať kontakt, posilniť obchodné vzťahy a niekedy uzavrieť akúkoľvek dohodu a zabezpečiť, pokiaľ je to možné, písomným protokolom o ďalších zámeroch;

5) dynamika každého obchodného rokovania prechádza štyrmi fázami: kontakt, orientácia, rozhodnutie a hodnotenie, výsledok. Poznanie významu týchto fáz vám umožňuje nadviazať konverzáciu alebo sa prispôsobiť hovorcovi, takže výsledok stretnutia bude pre vás pozitívnym rozhodnutím.

Prvá fáza stretnutia je kontakt - tie sekundy, keď vstúpite do miestnosti, pozdravte a vymieňajte si prvé vety. Hlavným cieľom tejto fázy komunikácie je vytvoriť podmienky na nadviazanie partnerstiev.

Hlavnou úlohou, ktorú musíte vyriešiť v prvej fáze, je nadviazať emocionálny kontakt so svojím partnerom.

Konverzáciu na obchodnom stretnutí je potrebné vybudovať postupne, v súlade s plánom. V rozhovore je lepšie zostať o krok formálnejší než o krok viac známy, ale zostať zdvorilí a vítaní. V Rusku je obvyklé kontaktovať partnerov podľa mena, s výnimkou prípadov, keď vám podniková kultúra umožňuje americkým spôsobom nazývať sa menom.

Pozitívny prístup a záujem môžete prejaviť pomocou nasledujúcich fráz: „Som rád, že vás vidím!“, „Ďakujem, že ste si našli čas na stretnutie s nami!“ Na začiatku obchodnej konverzácie sa odporúča začať krátky rozhovor o svetských témach - o počasí, najnovších kultúrnych udalostiach, ekonomickej situácii. Úvodné vety tohto druhu umožňujú zvyknúť si na to, ako hovorca hovorí, naladiť sa na všeobecnú vlnu, dosiahnuť prvú dohodu (názory sa zriedka líšia o počasí mimo okna).

Aby bola konverzácia produktívna od samého začiatku, musíte byť schopní:

1) nadviazať kontakt s partnerom;

2) vytvoriť priaznivú atmosféru pre konverzáciu;

3) upútať pozornosť partnera a vzbudiť jeho záujem o vašu tému (problém alebo návrh).

Je dôležité nielen nadviazať kontakt, musí byť počas rozhovoru monitorované a prijať opatrenia: ak je prerušený, položte otázku, ponúknite čaj, môžete urobiť vtip, ak to situácia samozrejme umožňuje.

Existujú spôsoby, ako začať konverzáciu, ktorá blokuje našu cestu k úspechu alebo ju veľmi sťažuje. Ak chcete, aby bola vaša konverzácia na prvom obchodnom stretnutí účinná, mali by ste sa vyhnúť:

1) prejavy prejavov pochybností a potreby stretnúť sa;

2) prejavy neúcty na začiatku stretnutia, a to aj v miernej forme;

3) začatie obranného postavenia účastníka konania s prvými otázkami.

Musíte si vytvoriť priaznivú emocionálnu atmosféru, aj keď pre vás je nepríjemný hovorca a zo stretnutia nemáte žiadne emócie, hlavným cieľom je dosiahnuť pozitívne výsledky zo samotného stretnutia.

Druhou fázou je orientácia. Hlavným cieľom je objasniť podstatu problému, ktorý stretnutie spôsobil. Potrebujete sprostredkovať prekladateľovi potrebné informácie o vašich vynikajúcich profesionálnych kvalitách vo forme prezentácie (jednoducho sa nehýbať), vysvetliť motívy vášho záujmu a odvolať sa na neho.

Táto fáza je najdlhšia, takže vašou úlohou je udržiavať kontakt s partnerom. Napríklad nudné vymenovanie vašich úspechov alebo klientov môže byť jednoducho nudné a potom dôjde k strate pozitívneho emocionálneho kontaktu, čo zvyčajne vedie k negatívnym výsledkom.

Obchodné stretnutie bude efektívnejšie, ak je naplánované vopred a budete naň pripravení, ak zhromaždíte všetky dostupné informácie o partnerovi, potenciálnom obchodnom partnerovi.

Identifikujte niekoľko kľúčových myšlienok, ktoré chcete sprostredkovať na druhú stranu. Vyberte čas na prezentáciu a množstvo informácií, ktoré budete komunikovať. Zvážte postupnosť informácií, kde povedať hlavnú vec a ako skryť nedostatky vášho rozhodnutia.

Váš úspech na obchodnom stretnutí, okrem vašich profesionálnych kvalít, do veľkej miery závisí od vašej morálky, sebavedomia a čím viac informácií máte, tým ľahšie bude pre vás rokovací proces.

Veľký vplyv na výsledok vášho obchodného rokovania ovplyvňuje štýl a prístup rozhovoru. Aj keď je pozitívna nálada partnerov v oblasti komunikácie, úprimná túžba dosiahnuť dohodu, ich rozhovor nefunguje, navyše ich úsilie na nápravu situácie len zhoršuje. Najdôležitejším dôvodom je často rozdiel v štýloch a prístupoch vedenia obchodných rozhovorov medzi partnermi a ich komponentmi, ako napríklad:

1) tendencia hovoriť priamo alebo naznačovať;

2) prítomnosť gest, intonácie, opakovacej frekvencie a používania určitých zložiek reči: výška tónu, zabarvení, rýchlosť, hlasitosť atď .;

3) schopnosť a neschopnosť klásť správne otázky alebo poskytovať ostatným iniciatívy na poskytovanie informácií o sebe;

4) pohodlná úroveň formality - jednoduchosť; prijateľné vtipy; prístup k výmene sťažností;

5) očakávania, že iný bude nasledovať náš príklad atď.

K obchodným rozhovorom existujú tri rôzne prístupy: tvrdý, mäkký a zásadový.

Ak strana koná „podľa tvrdého typu“, potom vníma účastníkov konverzácie ako odporcov, ktorí sa snažia jednostranne vyhrať. Svoje víťazstvo považuje za svoj cieľ, pevne sa drží svojho postavenia a skryje svoje záujmy, požaduje ústupky ako platbu za dohodu, vyvíja nátlak a snaží sa vynútiť a vyhrať „súťaž vôle“.

Ak strana koná v rámci „mäkkého prístupu“, potom vníma účastníkov rozhovoru ako priateľov, považuje účel rozhovoru za dohodu a je pripravená za to zaplatiť jednostrannými ústupkami, ľahko zmení svoje postavenie, pokúsi sa vyhnúť „súťaži vôle“, ale ak je uvalená, vedie k tlaku z iného side.

Strana konajúca na základe „zásadného prístupu“ vníma účastníkov ako zamestnancov, ktorí spolu pracujú na probléme. Považuje svoj cieľ za primeraný výsledok, dosiahnutý rýchlo a zhovievavo, zameriava sa skôr na záujmy ako na pozície, nevyžaduje ústupky, ale vyvíja vzájomne výhodné možnosti, trvá na uplatňovaní objektívnych kritérií, ktoré nezávisia od vôle účastníkov. Medzi takéto kritériá môžu patriť odborné posudky, ekonomické ukazovatele trhu, vypočítané ukazovatele, štatistika, zákony, ale nie želanie ktorejkoľvek strany.

Výber najlepšieho prístupu pre vás závisí od nasledujúcich faktorov:

1) od vašich cieľov. Ak si chcete udržiavať vzťahy, udržiavajte kontakt po dlhú dobu, potom je vhodnejší „zásadový prístup“. Ak je pre vás dôležité získať čas a ste pripravení urobiť ústupky teraz, aby ste si v budúcnosti mohli „zahrať situáciu“, je možné postupovať „jemne“;

2) z ktorej strany je skutočná sila zapnutá. Napríklad, ak nemáte skutočnú moc, implementácia „tvrdého prístupu“ je veľmi náročná;

3) zo schopností strán. „Zásadný prístup“, ktorý je jedným z najúčinnejších, si vyžaduje aj najrozvinutejšie komunikačné schopnosti.

Preto je potrebné venovať osobitnú pozornosť osobným vlastnostiam vášho partnera, jeho pozícii a cieľom, aby ste pri riešení, ktoré navrhujete, brali do úvahy jeho potreby.

Existuje šesť základných pravidiel pre nadviazanie vzťahov medzi partnermi v predbežných rokovaniach.

1. Racionálnosť. Je potrebné zdržiavať sa. Nekontrolované emócie nepriaznivo ovplyvňujú proces vyjednávania a schopnosť robiť inteligentné rozhodnutia.

2. Porozumenie. Nepozornosť voči pohľadu partnera obmedzuje možnosť vývoja vzájomne prijateľných riešení.

3. Komunikácia. Ak vaši partneri neprejavujú veľký záujem, môžete s nimi zorganizovať obchodné stretnutie jednoducho formou konzultácie. Tým sa ušetria a zlepšia vzťahy.

4. Spoľahlivosť. Falošné informácie oslabujú silu argumentu a tiež nepriaznivo ovplyvňujú povesť.

5. Vyhnite sa prednášaniu partnera. Vaše presvedčenie by malo byť založené na rešpektovaní osobných vlastností partnera.

6. Prijatie. Pokúste sa zaujať druhú stranu a byť otvorený, aby ste sa od svojho partnera naučili niečo nové.

Úspešné vedenie obchodných stretnutí, rozhovorov a rokovaní do veľkej miery závisí od toho, či partneri dodržiavajú také etické normy a zásady, ako sú presnosť, čestnosť, korektnosť a takt, schopnosť počúvania (pozornosť na názory ostatných), špecifickosť.

Presnosť. Jeden z najdôležitejších etických štandardov podnikateľa. Podmienky dohody musia byť dodržané s presnosťou na najbližšiu minútu. Akékoľvek oneskorenie môže naznačovať vašu neistotu v podnikaní.

Poctivosť. Zahŕňa nielen vernosť prevzatým povinnostiam, ale aj otvorenosť pri komunikácii s partnerom, priame obchodné odpovede na jeho otázky.

Správnosť a takt. Nevylučuje vytrvalosť a energiu pri vyjednávaní pri dodržiavaní správnosti. Vyhnite sa faktorom, ktoré bránia priebehu rozhovoru: obťažovaniu, vzájomným útokom, nesprávnym výrokom atď.

Schopnosť počúvať. Počúvajte pozorne a pozorne. Neprerušujte reproduktor.

Konkrétnosť. Konverzácia by mala byť špecifická, nie abstraktná a mala by obsahovať fakty, digitálne údaje a potrebné podrobnosti. Koncepty a kategórie by mali byť dohodnuté a pochopené partnermi. Reč by mali byť podporené diagramami a dokumentmi. Pripravte vizuálny materiál, zvážte formu jeho prezentácie.

Tieto pravidlá zostávajú v platnosti počas ďalších rokovaní.

V prípade pozitívneho priebehu rozhovoru druhá fáza plynulo prechádza do tretej fázy, ktorá zahŕňa riešenie a vyhodnotenie. Tu budete potrebovať aktívnu komunikáciu s partnerom, pretože sa začne výber najvhodnejšej možnosti rozhodovania pre obe strany.

Takmer na každom obchodnom stretnutí sa musia diskutovať nezhody alebo námietky. A skutočnosť, že ostatné vedľajšie veci proti vám svedčia o jej záujme, inak by jednoducho prestala hovoriť. Vašou úlohou v tejto fáze je porozumieť tomu, prečo hovorca namieta, čo ste nezohľadnili jeho záujmy, čo zabudlo na jeho potreby v navrhovanom riešení a ako ho opraviť a vylepšiť. Spýtajte sa, ako druhá strana vidí riešenie konfliktu.

Pripravte si niekoľko možností pre „výberové“ riešenie a ak sa objavia všetky možnosti, budete sa musieť vrátiť k analýze cieľov druhej strany. Námietky nás nútia hľadať inovatívne riešenia.

Ak nemôžete vyriešiť nezhodu počas obchodného rokovania, urobte si časový limit, aby ste premysleli a našli vhodnejšiu možnosť.

Najnovšou fázou je dosiahnutie dohodnutého riešenia. V tejto fáze sa zvyčajne dohodnú podmienky vášho nového stretnutia, aby sa objasnili menšie problémy, prediskutovali podmienky zmluvy alebo zmluvy atď. Je potrebné diskutovať o tom, ako, kedy a kde sa uskutoční vaše ďalšie stretnutie.

Negatívny výsledok obchodnej konverzácie na obchodnom stretnutí „zoznámenie sa“ nie je základom tvrdosti alebo chladu na konci rokovacieho procesu. Rozlúčka by mala byť taká, aby v očakávaní budúcnosti umožnila udržanie kontaktov a obchodných väzieb. Najlepšie je ukončiť stretnutie vetou: „Ďakujeme, že ste si našli čas na prediskutovanie našich návrhov. Je mi ľúto, že to nie je zahrnuté vo vašich okamžitých plánoch ... ale ak potrebujete ďalšie informácie ... “V takom prípade má stretnutie alebo rozhovor, aj keď ste nenašli jeho pokračovanie, pozitívnu stránku, pretože vždy existuje možnosť, že neskôr sa z tohto kontaktu vyvinie dobrý, užitočný vzťah.

Pokiaľ išlo o prezentáciu stretnutia, môžete použiť nasledujúce výrazy: „Ďakujem vám za príležitosť diskutovať s vami o perspektívach vzájomne prospešnej spolupráce medzi našimi spoločnosťami“, „ďakujem za príležitosť predstaviť vám ...“, „ďakujem za príležitosť, ktorú vám musím ponúknuť ...“

A samozrejme, štandardné univerzálne frázy: „Ďakujeme vám, že ste si našli čas na stretnutie,“ „veľmi ma potešilo hovoriť s vami,“ „ďakujem za čas, ktorý ste mi dali,“ „ak máte akékoľvek otázky, zavolajte, kontaktujte ... “,„ Ak máte záujem o naše ponuky, stretneme sa dodatočne v čase, ktorý vám vyhovuje “atď.