Pravidlá pre obchodné rokovania s klientmi. Správna prezentácia ich výrobkov. Formovanie štýlu obchodnej komunikácie v organizácii

Toto je jeden z naliehavých problémov, ktoré sa týkajú mnohých správcov a manažérov projektov a spoločností. Prečo sa tomu venuje toľko pozornosti? Pretože základ je vždy založený na dohodách, ktoré sú založené na veľkom množstve peňazí, spôsoby na dosiahnutie týchto vzťahov sú preto veľmi odlišné.

Ako usporiadať obchodný samit

Ak plánujete takúto udalosť, odporúčame nasledujúce metódy:

Najzákladnejšou otázkou bude, samozrejme, to, či je toto obchodné stretnutie vôbec potrebné, alebo či sa všetko dá vyjasniť prostredníctvom vzdialených rokovaní. V skutočnosti všetko závisí od závažnosti zámerov a konečného výsledku. Ak sú ciele, ako sa hovorí, ušľachtilé a majú hodné výhody, potom stretnutie musí byť. Pre nič za nič, to nestojí za usporiadanie tohto druhu udalosti.

Vytvorte plán na obchodné stretnutie, v ktorom napíšte svoju konverzačnú stratégiu bod za bodom.

Označte otázky, ktoré vás najviac zaujímajú, a odzrkadľujte vaše zámery.

Dajte ústrednú otázku, všetko pôjde okolo všetkého, takzvaná agenda. V skutočnosti sa tento problém nemusí obísť, takže pravidelne počas rozhovoru zamerajte svoju pozornosť a pozornosť partnera na hlavnú vec.

Ak má váš partner v úmysle získať z prípadu niektorý z jeho dôvodov, ale pre vás nie sú prospešné, alebo sa vyhýba niektorým témam a potrebujete ich, vytvorte si podmienečný rámec a pripravte si kontrolné otázky, ktoré vám pomôžu s istotou dosiahnuť požadovanú odpoveď a výsledok.

Uveďte presný čas obchodného rokovania a načrtnite časový rámec samotného stretnutia. Nechajte svojho partnera, aby pochopil, že ste veľmi vážny človek a zbytočne nestrávite vzácne minúty. Ak nemáte v úmysle zopakovať schôdzu z dôvodu vzájomného nedorozumenia, zdôraznite, že o všetkom by sa malo rozhodnúť v tomto okamihu, a nie v inom okamihu.

Ak sa takýchto stretnutí zúčastnia tretie strany, ktoré majú tiež určité názory na konkrétne problémy, zavolajte im, inak to bude vyzerať nesprávne.

Nikdy neprekračujte prah pokoja, buďte pokojní, aj keď sa veci nedajú tak, ako ste plánovali. Niekedy nám iba „železná“ vytrvalosť pomáha pochopiť situáciu a získať ziskovú zmluvu.

Dôležité podrobnosti obchodného rokovania

Ak potrebujete podniknúť obchodné rokovania, mali by ste si určite uvedomiť, že úspech udalosti priamo závisí od jej kvalitnej prípravy. Nemali by ste zabudnúť na žiadne dôležité podrobnosti a až potom sa obchodné stretnutie uskutoční na najvyššej úrovni. Mali by ste vedieť, ako zorganizovať obchodné stretnutie.

Najprv musíte nastaviť presný dátum obchodného rokovania. Ak to chcete urobiť, musíte o tom vopred informovať všetkých účastníkov stretnutia. V závislosti od formátu udalosti a od toho, s kým presne organizujete, môže ísť o telefonické alebo ústne pozvanie, obchodný list alebo e-mail. Je potrebné zaslať všetkým účastníkom program s otázkami na ďalšiu diskusiu, nariadenia, rečníkov a referenčné materiály, ak je to potrebné.

Musíte premýšľať o tom, ktoré miesto je pre obchodné stretnutie najvhodnejšie. Vhodným miestom môže byť vaša osobná konferenčná miestnosť v spoločnosti alebo špeciálna konferenčná miestnosť. Uistite sa, že vaši kolegovia tento deň nemajú obchodné rokovania. Rovnako výhodnou možnosťou usporiadania schôdzky je konferenčná miestnosť, ktorú si prenajímate. Túto službu ponúkajú mnohé hotely a hotely, vzdelávacie inštitúcie, obchodné centrá.

Obchodné stretnutia sa niekedy konajú v reštauráciách a kaviarňach. Táto možnosť môže byť vhodná, ak je na stretnutí prítomný malý počet účastníkov. Ak sa rozhodnete skombinovať obchodné rokovania s raňajkami alebo obedom alebo to urobiť pri večeri, musíte si vopred rezervovať stôl v kaviarni alebo reštaurácii.

Miesto, kde chcete viesť obchodné stretnutie, by nemalo byť príliš hlučné, pretože bude ťažké diskutovať o obchodných záležitostiach. Je vhodné odmietnuť výber exotických a extravagantných miest, pretože váš vkus sa nemusí zhodovať s vkusom ostatných účastníkov podujatia. Mali by ste sa preto rozhodnúť pre inštitúcie klasického charakteru.

Pripravte si potrebné vybavenie a pred stretnutím ho skontrolujte. Mikrofón, video a telefónne vybavenie projektora - všetko vopred pripravte a starostlivo ho upravte tak, aby počas stretnutia nedochádzalo k nesprávnym funkciám.

Skontrolujte všetky miesta, položte leták na stôl, nezabudnite na písacie potreby. Miesto tabuľky s menami všetkých účastníkov.

Z otázky - ako viesť obchodné rokovania a ako to robiť správne? Jeho pozitívny výsledok závisí priamo a v budúcnosti bude pre vás oveľa jednoduchšie usporiadať takéto udalosti.

Tí, ktorí sa domnievajú, že je potrebné sa stretávať častejšie, majú pravdu. René Shimada Siegel, známy marketingový konzultant v Spojených štátoch a Európe, zakladateľ a prezident High Tech Connect (San Francisco), hovorí, že aj keď pracujete v oblasti IT, kde je virtuálna komunikácia vnímaná prirodzene, uspejete iba vtedy, ak Nebudete ignorovať osobné stretnutia.

Zavolali sme niekoľko nezávislých konzultantov do kancelárie a rozprávali sme sa s niekoľkými ďalšími o spoločnosti Skype, “hovorí na svojom blogu. - Téma bola rovnaká - obchodný projekt, na ktorom sa mali zúčastniť spoločnosti týchto ľudí. V prvom prípade sme oveľa lepšie zameraní na možné problémy. Gestá a výrazy tváre rozprávali o všetkých jemnostiach. Emócie sa zúčastňujú osobného rozhovoru, vidíme strach, dôveru, priateľskosť a úprimnosť odhalenú na diaľku. „Čítame“ partnerov. To je obrovská výhoda.

V osobnom rozhovore „čítame“ partnerov. To je obrovská výhoda.

Nezakrývajte ciele

O tomto stretnutí sme už hovorili ako o účinnom riadiacom nástroji v spoločnosti. Obchodné stretnutie v kontexte tohto článku je kontakt s externými partnermi: zákazníkmi, dodávateľmi, zmluvnými stranami. Preto sa líši od stretnutí, aj keď všeobecné zásady jeho prípravy a správania sú rovnaké:

• cieľ;
• plán;
• Životopis (minúty).

Odchýlky sú spôsobené skutočnosťou, že účastníkmi stretnutia sú ľudia, ktorých si nemôžeme zaviazať a nemôžu si ich objednať. Môžeme iba zaujať, kúzlo, presvedčiť. Alebo naopak - potlačte alebo vystrašte.

Nebudeme veľa hovoriť o potrebe stanoviť cieľ - a je jasné, že racionálny človek nebude ťahať dopravné zápchy na druhý koniec mesta, nechápem prečo. Berieme iba na vedomie, že cieľ by sa nemal určovať, ale mal by sa oznamovať aj ľuďom, s ktorými sa chcete stretnúť.

Aby sa predišlo rôznym výkladom pri výklade, musí byť napísaný. Ale bez rôznych sú „potrebné“, „potreba dozrela“ a tak ďalej. Potrebujete to a dozreli ste, ale pre partnera vaše problémy nemusia vôbec existovať v prírode. Preto buďte opatrní, postavte seba a svojho partnera na rovnakú úroveň, aj keď v skutočnosti ste nad ním.

Vyhľadajte ženu

Stanovte si cieľ - nakreslite plán. To znamená, že na tom istom hárku, kde bol cieľ taktne formulovaný, si píšeme otázky, o ktorých chceme diskutovať. Potom počas obchodných rokovaní vám nebude chýbať nič dôležité a partneri budú vedieť, na čo sa pripraviť. Nezabudnite uviesť, že môžu váš plán doplniť alebo upraviť. Stačí požiadať o upozornenie na zmeny.

Ďalej musíte premýšľať o tom, kto sa na vašej schôdzi zúčastní. Užitočné sú dopravcovia exkluzívnych informácií, vyjednávači špecialisti a zamestnanci, ktorí sú schopní rýchlo ponúknuť inovatívne riešenia v meniacej sa situácii. Atraktívna žena v skupine bude tiež plus. Počet účastníkov stretnutia na oboch stranách by mal byť rovnaký. Najlepšia voľba sú dvaja ľudia: jeden hostiteľ, druhý dopĺňa a zachytáva informácie.

Diskutujte s účastníkmi vopred o cieľoch a požadovaných výsledkoch stretnutia. Každý by mal pochopiť, aká je jeho úloha a čo sa od neho očakáva. Jemne pripomeňte svojim kolegom, že iniciatíva vo vašej spoločnosti, samozrejme, nie je trestná, ale jej nevhodný prejav nie je vítaný.

Ak nie ste prvou osobou v spoločnosti a neviete si predstaviť plánované stretnutie bez účasti vedúceho, urobte mu problém a vysvetlite mu, prečo bude potrebný. Šéfkuchár určite ocení vašu profesionalitu, ak svoje argumenty uvediete v priebehu niekoľkých minút.

Po získaní písomného súhlasu poskytnite šéfovi maximálne informácie o druhej strane, predmete stretnutia a očakávaných výsledkoch jeho účasti.

Majúc na pamäti, že je lepšie vidieť raz, ako ich znížiť sedemkrát, pripraviť vizuálne materiály: prezentácie, brožúry, brožúry, vizitky.

Rohy nie sú dôveryhodné

Miesto konania sa vyberie s ohľadom na jeho ciele, ciele, postavenie účastníkov a realitu situácie. Sú možné tri možnosti: na vašom území, v partnerskej kancelárii a v „neutrálnych vodách“.

Pozvaním sa preberiete úlohu pohostinného hostiteľa a ukážte svoju ekonomiku zvnútra. Doma samozrejme pomáhajú aj steny, ale mali by zapôsobiť na hostí, ktorých potrebujete.

Podľa austrálskeho spisovateľa a psychológa Allana Peasea dokonca aj tvar tabuľky ovplyvňuje náladu účastníkov stretnutia. Štvorcový alebo obdĺžnikový stôl nie je vierohodný a vytvára konkurenčnú atmosféru. Rozhovory pri okrúhlom stole určujú neformálne stretnutie a naznačujú možnosť bezplatnej výmeny názorov. Malý konferenčný stolík má priateľskú konverzáciu.

Ak prijmete pozvanie od partnera do svojej kancelárie, prejavíte úctu, čo oceníte najmä v prípade, ak je váš status v podnikateľskom prostredí vyšší. Potom budete môcť lepšie porozumieť tomu, ako a ako žije spoločnosť, s ktorou musíte spolupracovať.

Neutrálne územie stavia účastníkov na rovnakú úroveň, takže je najvhodnejšie na diskusiu o sporných situáciách a na nájdenie východiska z konfliktov.

Bude pekné, ak premýšľate o tom, ako sedieť pri stole. Ak sedíte oproti sebe, pridá sa to k oficiálnej stránke. Posadili sme sa vedľa vás a navrhli priateľský dialóg.

Futbal na pomoc obchodu

Trvanie stretnutia je dohodnuté vopred. Rendezvous sa môže oneskoriť, iba ak existujú dobré dôvody.

Predpokladá sa, že najmenej produktívne stretnutia sú naplánované na pondelok (ťažký deň) a na druhú polovicu piatku (podľa môjho názoru už kúpeľný dom a gril).

Nemali by ste naplánovať schôdzku pred večerou, keď v mozgu dominujú signály z prázdneho žalúdka, a hneď po nej, keď chcete sedieť v tichosti a diskutovať o obchodných záležitostiach.

Ale kombinovať obed s obchodnými rokovaniami za prítomnosti dobrej vôle na oboch stranách je celkom prijateľné.

Počas rozhovoru ukážte svoju otvorenosť, ochotu hľadať kompromisy, zamerajte sa na výsledok, ktorý vyhovuje všetkým. Venujte pozornosť nielen slovám, ale aj tónom, výrazom tváre, gestám. Neverbálne informácie nie sú o nič menej cenné ako verbálne informácie.

Je prípustné riediť obchodnú časť neformálnou komunikáciou, napríklad vymieňať dojmy zo včerajšieho futbalového zápasu. Tým sa vytvorí vzťah blízky priateľskému.

Na základe výsledkov stretnutia by sa mal pripraviť životopis, v ktorom sa zaznamenajú dosiahnuté dohody. Obe strany to dokážu spoločným úsilím vyladiť znenie. Iniciátor stretnutia pošle hotový text na druhú stranu a všetkým účastníkom z jeho strany.

Nové kontakty prijaté na stretnutí sa zaznamenávajú do jednej databázy spoločnosti.

Máte otázku? Napíšte komentáre.
  Tiež môžete

© „Centrum pre obchodné iniciatívy“, s úplným alebo čiastočným kopírovaním materiálu, sa vyžaduje odkaz na zdroj.

Najbežnejšou formou medzinárodnej obchodnej komunikácie sú návštevy protokolov, obchodné stretnutia, rozhovory a rokovania.

Dni a hodiny návštevy sa vopred oznámia stranám. Presné dodržiavanie času príchodu návštevníkom je povinné a prísne pravidlo protokolu. Porušenie tohto pravidla sa považuje za prejav neúcty voči osobe, ktorá sa zúčastňuje na návšteve, a preto môže mať negatívny vplyv na budúce vzťahy s touto osobou. Žiadna oficiálna udalosť nesmie byť oneskorená (čas príchodu je uvedený v pozvánke alebo iným spôsobom). Neberú sa do úvahy takzvané objektívne okolnosti - ťažkosti pri hľadaní domu, v ktorom sa nachádza osoba, ktorá sa zúčastňuje návštevy, meškanie v dôsledku dopravného preťaženia, náhle zlyhanie vozidla atď. Tardiness je pripisovaná neopatrnosti návštevníka a vždy zanecháva nepríjemnú pachuť. V tejto súvislosti sa odporúča vopred objasniť adresu (až do predchádzajúcej cesty vodiča do príslušného domu, ísť na návštevu s prihliadnutím na rušné ulice mesta s automobilmi atď.) Nie je trestuhodné doraziť skôr na pár minút, čakať pri dome, kde sa návšteva uskutoční, a v presný čas príďte až na verandu. Odporúča sa dodržiavať pravidlá miestneho protokolu týkajúce sa kódu obliekania pri návšteve. Niekedy to môže byť oblek, v iných prípadoch pravidelný oblek, ale tmavý farby. Kombinovaný kostým nie je prijateľný. Topánky by mali byť tmavé.

Je dôležité vopred premyslieť otázky, ktoré by sa mali v rozhovore nastoliť, čo sa opýtať a čo povedať. Takýto prístup čo najlepšie využije čas návštevy. Podľa zákonov o pohostinnosti patrí iniciatíva viesť rozhovor osobe, ktorá hosťuje návštevu.

Je dôležité správne usadiť hosťa. Odporúča sa mať obývaciu izbu umiestnenú v špeciálnej zasadacej miestnosti. Vedúci zahraničnej delegácie sedí oproti hlave delegácie hostiteľskej krajiny. Nemôžete dať hostí na stôl ani na slnečnú stranu. V extrémnych prípadoch je potrebné sklopiť okenné závesy. Hosť si sadne potom, čo ho hostiteľ vezme. Počas návštevy sa v závislosti od miestnej praxe podáva káva alebo čaj, ľahké jedlá a víno.

Návšteva protokolu zvyčajne trvá 10 - 15 minút, ale môže trvať dlhšie, ak majú o to obe strany záujem. Pri návšteve je užitočné, aby sa starší človek vopred opýtal personálu, aký čas má. Iniciatíva opustiť akúkoľvek návštevu je na hosťovi. Výnimkou sú návštevy hlavy štátu, kde je publikum ukončené „prijímajúcou stranou. V niektorých krajinách, najmä s monarchickým systémom, hlava štátu nie je akceptovaná na kladenie otázok. Vedúci štátu vedie rozhovor.

V medzibankových rokovaniach je schopnosť viesť konverzáciu zložitým umením, ktoré musí každý zamestnanec ovládať bez ohľadu na svoju pozíciu alebo pozíciu. Zvládnutie tohto umenia je odbornou povinnosťou zamestnancov banky. Osoby, ktoré sa zúčastňujú na medzibankových rokovaniach, sú spravidla tie osoby, ktoré sú na tieto rokovania osobitne oprávnené, alebo vyšší úradníci týchto inštitúcií. Obchodné rozhovory sa vedú uvoľneným spôsobom, vo forme dialógu, bez použitia akýchkoľvek referenčných materiálov, dokumentácií, poznámok. Účastníci obchodnej konverzácie by mali mať veľké erudície v oblasti svojich profesionálnych detailov, ako aj v rôznych oblastiach hospodárstva, politiky, vedy, kultúry, nezabudnite na tieto medzibankové rokovania mať množstvo konkrétnych skutočností súvisiacich s predmetom diskusie. Je to žiaduce. aby účastníci týchto rokovaní nezabudli, že v súlade s protokolovou tradíciou sa takmer každá konverzácia po vzájomných pozdravoch začína hovoriť o udalostiach v kultúrnom živote, o nových knihách, filmoch, koncertoch, výstavách umenia atď. Aby ste mohli primerane zastupovať svoju banku alebo spoločnosť v obchodných rokovaniach, musíte byť dobre vzdelaný a dobre informovaný partner. Odporúča sa, aby sa pred začiatkom rokovaní pripravila prípadná diskusia o odôvodnenej obhajobe ich rokovaní

pozície. Ak je to potrebné, urobte úradné vyhlásenie. Posledné slovo je čítané presne podľa textu, pretože každé slovo v ňom má zásadný význam. V medzinárodnej praxi sa to považuje za bežný jav a je rozšírené. Text úradného vyhlásenia sa potom zašle partnerovi.

Počas rokovaní je veľmi dôležité dosiahnuť úplné porozumenie vášho partnera. Musia byť požiadané o nezrozumiteľné okamihy, aby sa ďalej objasnili. Poznámka alebo akýkoľvek iný dokument odovzdaný počas obchodného rozhovoru by sa mal pozorne prečítať ihneď po prijatí.

Pri oficiálnom rozhovore je potrebné neustále udržiavať ducha spoločného záujmu, pretože každý sa snaží od svojich účastníkov zistiť, čo stále nevie. Rozhovor nemôžete zmeniť na kvíz, keď sa vždy niekto pýta a druhý iba odpovede. V rozhovore by obidve strany mali byť schopné vyjadriť všetko, čo považujú za potrebné. Štruktúra vzťahov medzi ľuďmi je dôležitá pre dosiahnutie vzájomného porozumenia. Známe sú tieto typy vzťahov: rovnocenné (ak dôjde k úplnej zhode pozícií partnerov); tranzitívny (keď strana „A“ oddeľuje polohu strany „C“ a strany „C“ a strana „B“ tiež oddeľuje polohu strany „C“); symetrické (keď existuje iba základné hľadisko).

Prítomnosť alebo neexistencia dôveryhodných vzťahov medzi partnermi má silný vplyv na proces vedenia obchodných rokovaní. Osobné vlastnosti vyjednávačov sú nepochybne veľmi dôležité. Vo svetovej praxi sa berie do úvahy päť najbežnejších modelov psychologických vzťahov, ktoré prispievajú k rokovaciemu procesu alebo do neho zasahujú. Ide o strach z nadviazania obchodného styku, pochybnosti (strach z omylu), negatívny prístup, súcit, pozitívny prístup. V procese komunikácie sa bezpochyby uskutočňujú všetky uvedené psychologické modely, ale každý prevláda.

Prax medzinárodných rokovaní ukazuje, že v prípade symetrických a rovnocenných vzťahov sa diskusia o záležitostiach koná s maximálnou účinnosťou. V prípade tranzitívnych vzťahov je možné aj pozitívne riešenie diskutovaných otázok. Úspešný priebeh vyjednávacieho procesu uľahčuje vzájomná vôľa dosiahnuť dohodu, dobrá znalosť partnera a dôvera v neho. Akékoľvek rokovania sú ľudskou komunikáciou, počas ktorej sa účastníci navzájom informujú o svojej pozícii, o vplyve na partnera s ich intelektovými a emocionálne-voličskými vlastnosťami.

Predbežná príprava je predpokladom úspešného rokovania o bankovej politike a finančných a ekonomických problémoch. V priebehu takejto prípravy je potrebné identifikovať:

Kvalifikačná úroveň účastníkov stretnutia;

Úroveň znalosti cudzieho jazyka účastníkov stretnutia;

Informácie o ich sociálnych, kultúrnych, ideologických, emocionálnych a vekových charakteristikách.

Rokovania sú medzi ľuďmi s podobnými záujmami spravidla najúspešnejšie. Rozhovor vyjednávačov s približne rovnakou úrovňou zručností je spravidla charakterizovaný najvhodnejšou výmenou informácií.

V prípade potreby by mali vyjednávači začať diskusiu a hájiť svoje záujmy. Dôkaz o nedostatočnej kvalifikácii zamestnanca je unáhlené vyhlásenie: „Budem o tom informovať vedenie banky (spoločnosť, podnik).“ S takýmto vyhlásením by ste sa nemali ponáhľať, pretože ste preukázali určitú vytrvalosť, vytrvalosť a flexibilitu, a preto môžete primerane chrániť záujmy svojej banky (spoločnosti). Nie je však možné vylúčiť prípady, kedy by sa mala poskytnúť presne takáto odpoveď uvedená vyššie.

Priateľský, zdvorilý prístup k ľuďom, pozornosť a spoločenskosť, schopnosť začať a udržiavať konverzáciu, schopnosť byť sebakontinentom sú potrebné kvality, ktoré pomôžu každému vyjednávačovi nadviazať priateľské a profesionálne kontakty.

V súlade s medzinárodnou etiketou sa obchodné rokovania vedú iba v pokojnom tóne, aj keď téma diskusie je nepríjemná. Rozhovory na vysokej úrovni, osobné urážky a rozhorčenie sú neprijateľné. Jednou z funkcií protokolu je práve to, že pomáha udržiavať normálne vzťahy medzi stranami rokovania, odstrániť z diskusie všetko, čo s prípadom priamo nesúvisí. Doplnková veta: „Prijmite ubezpečenia o mojej najhlbšej úcte k vám“ má hlboký význam a je neoddeliteľnou súčasťou diplomatického protokolu.

Mnohostranné rokovania alebo

medzinárodné konferencie - najťažšie a najťažšie

- zodpovedný za oddelenie vonkajších vzťahov a -

protokolových služieb rôznych bánk alebo firiem. taký

rokovania (konferencie) sa konajú s veľkým počtom

účastníci a prípravné práce sú nákladné

veľké úsilie. Je potrebné myslieť opatrne a

organizovať jasné vykonávanie programu

prípravné akcie:

Postup pri stretávaní cudzincov;

Zamestnanci stretnutia z našej strany;

Účasť zástupcov zahraničných inštitúcií akreditovaných v Ruskej federácii;

Účasť zástupcov tlače, televízie a rozhlasu;

Donáška kvetov;

Uvítacie príhovory;

Ubytovanie v hoteli;

Obchodná časť programu (rokovania, stretnutia, rozhovory);

Recepcie, raňajky, obedy atď.

Výlety po celej krajine;

Konečné vodiče.

Účelom rokovaní na takýchto stretnutiach a konferenciách môžu byť rôzne finančné a hospodárske problémy; uzatváranie zmlúv, dohôd alebo zmlúv; posúdenie výsledkov ich vykonávania; diskusia o iných otázkach spoločného záujmu atď. V niektorých prípadoch účastníci dvojstranných alebo mnohostranných rokovaní zvažujú jeden problém vo všetkých jeho aspektoch. V iných prípadoch sú rokovania rôzne. Kľúčovým momentom všetkých prípravných prác na bilaterálnych alebo multilaterálnych rokovaniach je vypracovanie usmernení, ktoré vymedzia činnosti (prácu) delegácie pri rokovaniach. Súčasne s vývojom stanoviska k otázkam, ktoré sa na stretnutí riešia, sa vytvára zloženie účastníkov stretnutia. Zloženie a úroveň účastníkov medzibankových a iných rokovaní závisí od dôležitosti, ktorú pripisujú jej účastníci. Na rokovania sa spravidla posielajú zástupcovia približne rovnakej úrovne,

Za činnosť všetkých členov delegácie a každého z nich samostatne je zodpovedný vedúci delegácie. Preto by vedúci delegácie mal byť plne informovaný o predmete rokovaní, dobre si vedomý každého zamestnanca, jeho profesionálnych a osobných kvalít. Iba za týchto podmienok bude vedúci delegácie schopný úspešne plniť svoje funkcie a zabezpečiť maximálnu účinnosť účastníkov stretnutia. Dôležitý je aj správny výber podporných zamestnancov pre delegáciu. Medzi týchto zamestnancov patria prekladatelia, stenografi, vodiči, zamestnanci hospodárskych služieb atď.

Pre úspešné rokovania musia mať zamestnanci zúčastňujúci sa na delegácii encyklopedickú úroveň vzdelania, vysokú profesionalitu, prejav na verejnosti a dôkladnú prípravu na nadchádzajúce stretnutie. Je zrejmé, že spoločenský pracovník so širokou

ekonomický výhľad, ktorý dokáže rýchlo posúdiť podstatu akéhokoľvek problému, je vhodnejší na vedenie medzibankových rokovaní ako špecialista úzkeho profilu. Znalosť rokovacieho poriadku, precedensov, spôsobov, ako efektívne riešiť organizačné problémy, schopnosť pracovať s dokumentmi, znalosť cudzích jazykov - všetky tieto vlastnosti. potrebné pre účastníka obchodného rokovania. Pre úspešnú prácu je dôležitá znalosť cudzích jazykov, pretože kabína vám umožňuje rýchlo nadviazať obchodné kontakty a úspešne komunikovať so zástupcami zahraničnej tlače. Znalosť cudzích jazykov má osobitnú úlohu pri dvojstranných a najmä mnohostranných rokovaniach a konferenciách, pretože vypracovanie dokumentov sa zvyčajne uskutočňuje v jednom z cudzích jazykov, napríklad v angličtine. Znalosť predmetu rokovania a cudzích jazykov umožňuje nájsť najpresnejší a najprijateľnejší jazyk pre všetkých účastníkov rokovaní.

Budúce rokovania zahŕňajú

príprava vopred

dokumenty a. iné pracovné materiály. Počas stretnutia sa diskutuje o niekoľkých kategóriách dokumentov.

Prvá kategória dokumentov odráža postoj účastníka stretnutia k širokému spektru otázok a obsahuje odporúčania k riešeniu otázok zvažovaných na nadchádzajúcich rokovaniach. Druhou kategóriou je návrh rôznych dohôd, protokolov alebo zmlúv, ktoré budú základom rokovaní. Treťou kategóriou dokumentov sú návrhy uznesení alebo dohôd o úmysle.

Letáky sú užitočným podkladom pre diskusie na tému stretnutia. Letáky sa používajú počas konzultácií, ktoré sa konajú v predvečer stretnutia a počas rokovaní.

Zostavenie dokumentácie k rôznym otázkam, ktoré sa majú zvážiť na nadchádzajúcom zasadnutí, je neoddeliteľnou súčasťou prípravných prác. Na základe dokumentácie sa pripravujú texty prejavov, materiály na rozhovory s rokujúcimi partnermi, dokumenty, referencie atď.

Dokumentácia pozostáva z oficiálnych referencií a dokumentov o partnerovi, výstrižkov z novín, časopisov a iných materiálov obsahujúcich informácie o zahraničnom partnerovi. Účinnosť rokovaní je do veľkej miery určená kvalitou pripravených dokumentácií.

Pred začiatkom vyjednávania je veľmi dôležité vopred zistiť pozície účastníkov a bez možnosti ich objasniť. Riešenie tohto problému sa uskutočňuje prostredníctvom telexu alebo telefaxovej korešpondencie počas dvojstranných stretnutí a konzultácií. Táto práca sa vykonáva vo všetkých fázach prípravy na rokovania. V počiatočnej fáze sa dôraz kladie na zistenie pozícií vyjednávacích partnerov. V predvečer stretnutia, keď sa stanovia pozície, sa hlavná pozornosť venuje odôvodnenej prezentácii ich pozície.

Po dosiahnutí dohody o usporiadaní zasadnutia strany určia miesto a trvanie rokovaní. Rokovanie je vhodné, keď strany pochopia, že riešenie problému je možné iba spoločným úsilím a ak sa strany snažia vyriešiť spoločné záujmy.

Vzájomné porozumenie, vôľa a partnerstvo sú nevyhnutné pre úspešné rokovania, ale najdôležitejším z týchto troch bodov je vôľa. Bez vôle dosiahnuť vzájomné porozumenie nedôjde k dohode.

V závislosti od skutočného prístupu strán k dosiahnutiu výsledku sú rokovania rozdelené do troch kategórií. Prvým je prípad, keď jedna zo strán má záujem zabrániť dohode (alebo preukázať ľahostajnosť). Druhým je prípad, keď jedna zo strán prejaví mierny, ale nie dostatočne silný (alebo naliehavý) záujem o dosiahnutie výsledkov. Treťou kategóriou je, keď sa obe strany usilujú dosiahnuť pozitívne výsledky. Ak všetci účastníci považujú rokovania za rokovania tretej kategórie, t. preukázať spoločný záujem na dosiahnutí dohody.

je možný rýchly úspech procesu vyjednávania. Rovnaký výsledok je možný, ak ich jedna časť účastníkov rokovania považuje za rokovania tretej kategórie a druhá časť za rokovania druhej kategórie. Úspech je nepravdepodobný, ak všetci účastníci považujú rokovania za patriace do druhej kategórie. Je takmer nemožné dosiahnuť pozitívne výsledky, ak niektorý z účastníkov považuje rokovania za zaradené do tretej kategórie.

Pre úspech rokovaní je osobitne dôležité, aby pôvodne deklarované najvyššie požiadavky účastníka neodstrašovali zvyšok. V prvej fáze je dôležité dôkladne a dôkladne sa naučiť stanoviská vyjednávačov. Ak v tejto fáze účastníci na základe výmeny názorov dospejú k záveru, že v spoločných otázkach prevládajú ich spoločné záujmy pred rozpormi, potom sa objavia podmienky (vyhliadky) na pokračovanie v rokovaniach. Úlohou druhej etapy je určiť parametre budúcej zmluvy, dohody alebo dojednania. V tejto fáze je dôležité vyriešiť nezhody v kľúčových otázkach a dosiahnuť vzájomne prijateľný prístup k riešeniu hlavného problému. V tretej, poslednej fáze sa účastníci zameriavajú na vypracovanie konečných dohôd o celom spektre otázok budúcej dohody alebo zmluvy. V tejto fáze sú rokovania obzvlášť intenzívne a vyžadujú si aktívnu účasť odborníkov a odborníkov. Pri finalizácii článkov zmluvy sú do práce zapojení právnici.

Počas samotných rokovaní môžu nastať nepredvídané okolnosti, ktoré si budú vyžadovať ďalšie vypracovanie článkov zmluvy, ako aj určité úpravy pozícií. V takýchto prípadoch by sa mal preukázať nielen pevnosť, ale aj flexibilita, pripravenosť na vzájomné ústupky a prijateľné kompromisy. Požadovaný kompromis musí byť, samozrejme, vzájomne prijateľný a vzájomne prospešný. Každá strana musí urobiť kompromis

istá výhoda. Ústupok vedúci k pokroku v rokovaniach je vždy opodstatnený. Tvrdý a priamy prístup vylučujúci kompromisy neumožňuje dosiahnuť pozitívne výsledky pri rokovaniach.

Úspech rokovaní je možný iba pri zohľadnení nielen ich základných záujmov, ale aj záujmov partnera. Na tomto základe vzniká dôvera a vzájomné porozumenie, ktoré sú potrebné na nájdenie vyváženého a koordinovaného riešenia všetkých zložitých otázok.

Akékoľvek obchodné stretnutie je druh obchodnej platformy. Počas týchto stretnutí si podnikatelia vymieňajú svoje skúsenosti, diskutujú o nových nápadoch a plánujú vzájomne prospešnú spoluprácu. Pokiaľ nedôjde k dôveryhodným vzťahom medzi partnermi, bude to mať negatívny vplyv na výsledok rozhovoru.

Počas obchodných stretnutí si podnikatelia vymieňajú svoje skúsenosti, diskutujú o nových nápadoch a plánujú vzájomne výhodnú spoluprácu.

Rozlišujte medzi formálnymi a neformálnymi typmi obchodných stretnutí. Prvá možnosť sa považuje za „prísnejšiu“: jej pravidlá sú stanovené vopred a všetkým účastníkom sú vopred známe témy, ktoré by sa mali pokryť. Druhá možnosť je bližšie k priateľskému stretnutiu, predmetom diskusie je iba diskusia o pracovných chvíľach. Vážne rokovania sa často skladajú z dvoch etáp: oficiálna časť a bufetový stôl. Okrem toho počet ľudí rozlišuje takéto odrody ako kolektívne alebo osobné stretnutie.

Ako míňať

Predtým, ako zorganizujete a usporiadate obchodné stretnutie, mali by ste sa na to pripraviť. Najprv musíte poznať vlastnosti týchto rokovaní. Pozostávajú z toho, že osobitná pozornosť sa venuje gestám, výrazom tváre a intonácii. Tieto psychologické momenty sú dôležité, pretože konverzácia prebieha osobne, a tu nadobúdajú účinnosť zákony ľudskej psychológie. Musíte byť schopní získať osobu pre seba, aby ste získali jej dôveru.

Ale ako sa pripraviť na stretnutie? Môžu sa použiť tieto kroky:

1. Zhromaždite maximálne informácie o partnerovi. Za týmto účelom môžete vykonať mini štúdiu. Údaje sa získavajú z rôznych zdrojov: firemné stránky, stránky na sociálnych sieťach, médiá. Akékoľvek údaje sa môžu hodiť.
2. Vytváranie pozitívneho obrazu. Zoznámte sa s oblečením, takže sa podľa toho musíte obliecť. Vo väčšine prípadov je obchodný štýl oblečenia vhodný, ale nie príliš prísny. Niektorí psychológovia odporúčajú použiť jeden trik na víťazstvo nad partnerom: obliekanie trochu horšie ako on. Potom sa partner nebude cítiť obmedzený. Pri výbere oblečenia musíte vychádzať z predchádzajúcej fázy. Napríklad, ak zistíte, že partner je seriózny človek, ktorý je členom politickej strany a často sa zúčastňuje významných udalostí, musíte sa s ním stretnúť v klasickom obleku. A ak zo zbierky informácií vyplynulo, že partner netrpí konvenciami, môžete mu dovoliť ľahšie sa obliecť v džínsoch a roláku.
3. Prvý dojem. Psychológovia tvrdia, že prvý dojem je vždy najsilnejší a vyvíja sa za päť minút komunikácie. Vopred si premyslite, čo povedať na obchodnom stretnutí na začiatku. Reč by sa mala vymyslieť tak, aby bola prirodzená. Pri obchodných rokovaniach sa často cenia dve veci: rozvinutá inteligencia a zmysel pre humor. Existuje overená šablóna: na prvom stretnutí sa oznámi meno a priezvisko partnera (aby nedošlo k omylu), potom by ste sa mali predstaviť a pomenovať svoju spoločnosť. Potom dôjde k výmene potrasení rukou a konverzácia sa začne. Je lepšie začať s témami, ktoré boli odstránené, a začať pracovať neskôr.
4. Správne vytvorte konverzáciu. Osobné stretnutie s partnerom je vždy psychicky náročné. Preto je lepšie používať určité techniky, aby bolo možné nadviazať kontakt s osobou. Najprv musíte partnerovi jasne povedať, že ide o obchodníka. Za týmto účelom môžete oznámiť harmonogram a účel stretnutia. Po druhé, otázky musia byť položené správne, aby boli krátke a jasné. Otázky by mali byť pripravené vopred a zapamätané. A po tretie, musíte sa správať pokojne a sebavedome.

Pri obchodných rokovaniach sa často cenia dve veci: rozvinutá inteligencia a zmysel pre humor.

Pravidlá

Špecialisti vypracovali pravidlá pre obchodné rokovania:

1. Naplánujte si stretnutie vopred. Vzťahuje sa to na vyhlásenie o organizačných záležitostiach, napríklad o čase a pláne udalosti.
2. Bez oneskorenia. Tardiness je neprijateľná, môže zničiť prvý dojem. Okrem toho, ak prídete skôr, môžete zhromaždiť svoje myšlienky a morálku, a to pomôže.
3. Pripravte materiály. Môže ísť o brožúry, dokumenty a ďalšie materiály, ktoré môžu byť užitočné pri rokovaniach.
4. Vypnite svoj mobilný telefón. Nič by nemalo rozptyľovať obchodnú konverzáciu s partnerom. A ak čakáte na dôležitý hovor, mali by ste o tom vopred informovať svojho partnera.
5. Pozorovať. To znamená neprerušiť osobu, hovoriť pokojným tónom, byť slušný.
6. Prísne sledujte čas. Čas sú peniaze, preto stretnutie s partnerom nevyťahujte. Časový rámec by ste mali prediskutovať vopred a dodržať ho.

Na záver

Ak chcete efektívne viesť obchodné stretnutie s partnerom alebo klientom, musíte sa naň dôkladne pripraviť. Najdôležitejšou fázou je zhromažďovanie informácií o osobe, pretože pomôže zachytiť správny spôsob komunikácie. Potom sa uskutoční návrh na obchodné stretnutie. Teraz populárna žiadosť o stretnutie v obchodnom liste. Účasť na obchodných rokovaniach pre každého podnikateľa je mimoriadne dôležitá, preto by sa tento okamih nemal zanedbávať.

Každé stretnutie, nieto obchodné, sa koná za konkrétnym účelom. Ide o komunikáciu v obchodnej praxi, spravidla podporovanú obojstranným záujmom. S cieľom uspokojiť záujmy strán sa organizuje stretnutie.

Kritériá na vyhodnotenie výsledkov interakcie okrem dosiahnutia želaného cieľa sú faktory, ktoré odrážajú náklady účastníkov na zdroje: čas, stupeň napätia a povaha vzťahu medzi nimi.

Na efektívne vedenie obchodného rokovania je potrebné sa naň vážne pripraviť a dôkladne premyslieť všetko.

Je obvyklé dohodnúť si obchodné stretnutie vopred a doba medzi dohodou a samotným stretnutím závisí od konkrétnych okolností a programu stretnutia.

V rámci toho istého regiónu sa odporúča dohodnúť sa do dvoch až troch dní. Obchodné stretnutie naplánované na desať dní je často menej pripravené iba z psychologických dôvodov.

Osobitná starostlivosť sa vyžaduje pri organizovaní stretnutia s cudzincami. Samozrejme, musíte sa na takéto stretnutie pripraviť vopred, pričom ste zabezpečili všetky prvky svojho pobytového programu:

^ Poradie schôdzí;

^ Osobné zloženie účastníkov;

^ Účasť tlače;

^ Prezentácia kvetov;

^ Uvítacie príhovory;

^ Hotelové ubytovanie;

^ Obchodná časť;

^ Návšteva kultúrnych pamiatok; * r výlet po krajine; ^ Neformálne recepcie; ^ Drôty.

Organizáciu obchodného rokovania je možné zariadiť e-mailom, faxom, telefónom. Pred vyzdvihnutím telefónu by ste mali určiť všetky dôležité organizačné aspekty stretnutia, pretože ak zabudnete, opakovaný kontakt nebude veľmi pohodlný.

V protokole sa ustanovujú tieto hlavné body dohody:

Predmet obchodného rokovania;

Miesto konania;

Časový rámec;

Počet účastníkov;

Diskusné materiály a záverečné dokumenty zo stretnutia.

Predmetom obchodného rokovania sú otázky, ktoré sa vynárajú na diskusiu, tematický rámec rokovaní, zoznam problémov, ktoré sa budú ďalej skúmať.

Miesto pre obchodné rokovania a rokovania je spravidla kancelársky priestor ich účastníkov (samých o sebe alebo s partnerom), hoci sa môžu konať na neutrálnom území alebo pomocou komunikačných nástrojov na diaľku.

Väčšina podnikateľov uprednostňuje svoje územie, kde nemusíte tráviť čas adaptáciou, kde môžete ľahko používať telefón, fax, pomoc právnikov, odborníkov a podobne.

Vážnym dôvodom vedenia obchodných rozhovorov v partnerskej spoločnosti je možnosť získať ďalšie informácie, dozvedieť sa viac o partnerovi, jeho spoločnosti a podmienkach jej fungovania.

Možnosť vyjednávania na neutrálnom území má tiež svoju vlastnú príťažlivosť. Diskusia o problémoch s touto možnosťou spravidla neprináša výhody jednej ani druhej strane. Táto možnosť je obzvlášť účinná pri riešení konfliktných situácií.

Moderná komunikačná technológia umožňuje priamy elektronický kontakt medzi dvoma alebo viacerými stranami pri súčasnom vzájomnom prenose obrazu a zvuku.

Prvým krokom k úspechu obchodného rokovania je správny výber času a dňa v týždni. Pri stretnutí tvárou v tvár je potrebné zohľadniť okolnosti obchodného života partnera, jeho osobnú charakteristiku.

Pri veľkom počte účastníkov je vhodné poznať každého a brať do úvahy obchodné zvyky partnerov. V takom prípade sa odporúča zohľadniť nasledujúce body:

Neplánujte stretnutie bezprostredne pred večerou alebo bezprostredne po nej, ale najmenej o hodinu neskôr;

Neplánujte zodpovedné stretnutia v pondelok (nálada na pracovný týždeň) av piatok (čakanie na víkend)

Určite prediskutujte trvanie stretnutia a dodržujte tento čas;

Formulovať tému a účel rozhovoru;

Pripravte relevantné informácie;

Upraviť znenie, pojmy, rozsudky;

Pripravte argumenty a protistrany;

Určite zloženie účastníkov stretnutia;

Vyberte miesto a čas stretnutia s ohľadom na očakávané prekvapenia;

V prípade rušného rozvrhu partnera by sa obchodné stretnutie malo uskutočniť v optimálnom časovom rámci;

Zadajte počet účastníkov stretnutia. Deje sa tak na základe zásady rovnakého počtu delegácií na oboch stranách.

Zoznamy protokolov výmeny na začiatku stretnutia. Ak zoznamy nie sú zostavené vopred, strany si vymenia vizitky.

Nasledujúce stretnutie alebo rokovania zabezpečujú predbežnú prípravu materiálov, najmä tých, ktoré odrážajú pozíciu účastníka stretnutia a obsahujú odporúčania k zvažovanej otázke; pripravovať rôzne dohody, protokoly alebo zmluvy; návrhy uznesení alebo dohôd o úmysle.

Skúsení manažéri tiež zbierajú údaje o podmienkach svojich partnerov, o ich správaní sa na trhu za posledné mesiace alebo roky.

Harvey Mackay, autor slávnej bestsellerovej knihy Ako prežiť medzi Sharkmi, poznamenáva, že vedieť o klientovi je rovnako dôležité ako vedieť o vašich produktoch všetko. „Ak poznáte svojich zákazníkov, ak poznáte ich konkrétne záujmy a osobnostné črty, budete mať vždy dôvod nadviazať kontakt s nimi,“ verí autor knihy.

Špecialisti, ktorí sa zúčastnia na stretnutí, by mali mať tieto charakteristické znaky: sebavedomie, sebavedomie, postoj, diplomacia, tolerancia, takt a túžba po vzájomnom porozumení.

Je vhodné zablahoželať partnerom (úsmev, príjemný vzhľad, podanie ruky). Pri známom stretnutí je potrebné pred vami umiestniť vizitky hostí, aby ste nezabudli, čo je meno partnerov.

Začnite konverzáciu so všeobecnými frázami, postupne prejdite k najdôležitejším základným otázkam a potom diskutujte o problémoch, v ktorých môžete ľahko dosiahnuť dohodu;

Opýtajte sa na priateľské a priame otázky;

Vypočujte si odpovede;

Zaznamenajte cenné informácie;

Vyjadrujte želanie porozumieť pozícii partnera;

Vzbudiť súcit zo strany hovorcu (koniec koncov, je to človek, má všetky práva na rešpektovanie seba samého, na uznanie za osobu);

Zamerajte sa na konečný výsledok požadovaný partnerom, čo je výhodné aj pre organizátorov;

Argumentujte svoje návrhy číslami, faktami;

Preukázať záujem o perspektívu vzťahov s partnermi;

Ak nemôžete súvisieť s diskusiou o určitej téme, musíte odkázať na osobné okolnosti alebo informovať, že rozhodnutie spoločnosti v tejto veci ešte nie je predmetom zverejnenia. Odporúčajú odpovedať takto: „V súčasnosti, žiaľ, nemám žiadne právo diskutovať o tejto otázke. Dúfam, že ma správne pochopíte.“

Položte otázky, ktoré vás vyzývajú k odpovedi;

Hovorte o náboženstve a politike;

Stlačte na partnerovi;

Donútiť partnera, aby dlho čakal na stretnutie;

Podvádzať partnera a neustále od neho vyžadovať dôkazy.

Začať konverzáciu bez starostlivo premysleného plánu. Veľký význam má umiestnenie obchodných partnerov pri stole,

vzdialenosť medzi nimi, vzájomná poloha, vzdialenosť v komunikácii. Počas stretnutia sa môžete dozvedieť veľa o partnerovi (slová, gestá, držanie tela, výrazy tváre vám v tom pomôžu).

Je dôležité zručne ukončiť stretnutie, to znamená zhrnúť rozhovor, vypracovať spoločné riešenie, dokončiť ho včas a správne.

Otázky a úlohy pre sebaovládanie

Úloha 1. Predstavte si, že sa pripravujete na obchodné stretnutie. Odpovedzte na nasledujúce otázky:

1. Jasne prezentujem svoj cieľ vo forme požadovaného výsledku, to znamená, že chcem mať na konci rozhovoru?

2. Ako môžete vyhodnotiť výsledok, ako viete, či ste dosiahli želaný výsledok?

3. Aké sú moje predpoklady týkajúce sa cieľov partnera?

4. Aké nástroje mám na dosiahnutie svojich cieľov?

5. Aký je optimálny prístup k partnerovi na dosiahnutie cieľa?

6. Ako sprostredkujem svoju pozíciu svojmu partnerovi?

7. Ako zistím jeho postoj, pozíciu a presvedčenie?

8. Akým prekážkam môžem čeliť?

9. Ako sa poistiť a znížiť pravdepodobnosť týchto prekážok?

10. Ako odstrániť rozpory, ak k nim dôjde?

11. Ako sa prispôsobiť tolerancii osoby, ak je nepríjemná, a zohľadniť prirodzené rozdiely vo vnímaní a hodnotení diskutovaného problému?

12. Aké sú spôsoby ovplyvnenia partnera?

13. Aký argument použijete?

14. Ako sa správať v prípade konfrontácie, manipulácie a nečestných trikov zo strany partnera?

15. Do akej miery zverejňujete svoje pozície?

16. Ako zvládnuť atmosféru rozhovoru?

17. Ako sa správať, ak partner spôsobuje podráždenie? 18. Čo by v žiadnom prípade nemalo byť povolené v rozhovore?

19. Aké sú záujmy partnera a ako im porozumieť?

Úloha 2. Prečítajte si text. Formulovať a písať pravidlá, ktoré sa musia dodržiavať, aby bolo stretnutie úspešné.

Pre príjemného človeka je ťažšie odmietnuť ho, preto sa pokúste potešiť osobu, ktorá vás prijíma. Zaobchádzajte rozumne a eticky, verte v úspech. Aby obchodné stretnutie bolo úspešné, odporúčajú:

zvážte, že budete mať jednu príležitosť urobiť prvý dojem. Vedci dokázali, že 90% informácií o človeku tvorí prvých 90 sekúnd komunikácie s ním;

Je veľmi ťažké zmeniť sami na seba dojem, že sa obchodný komunikačný partner vyvinul počas prvého stretnutia. Podnikateľ, ktorý pracuje na svojom obraze pre prvé obchodné stretnutie, by mal venovať osobitnú pozornosť svojmu vzhľadu a emocionálnemu stavu;

dojem vzhľadu sa robí na základe nasledujúcich ukazovateľov: fyzické údaje (tvár, vlasy, výška, postava, držanie tela), sebaprezentácia (schopnosť prezentovať sa, zamerať sa na svoje silné stránky a neutralizovať nedostatky).

Emocionálny stav je formovaný pod vplyvom mnohých faktorov. Emócie, pocity, skúsenosti sa môžu odrážať v ľudskom konaní. Je známe, že prvý pozitívny dojem vyvolávajú ľudia, ktorí vysielajú pozitívne emócie: usmievajúci sa, veselý, prívetivý.

Uzavretie, bdelosť, zjavná alebo skrytá úzkosť samozrejme neprispievajú k vytvoreniu vzájomného porozumenia.

Pri prvom výskyte pred komunikačným partnerom by vaša chôdza, držanie tela, držanie tela mali demonštrovať energiu, dynamiku a sebavedomie.

Buďte presní. Príďte na stretnutie včas. Nemôžete prísť neskoro, pretože to naznačuje nezodpovednosť, pretože donútite svojho obchodného partnera, aby čakal a trávil svoj osobný čas. Ak ste kvôli okolnostiam museli vydržať, zavolajte tomu, kto na vás čaká.

Premýšľajte o svojom obleku vopred. Podnikateľský imidž, presnosť a čistota sú veľmi dôležité, aby ste sa na stretnutí mohli prezentovať z najlepšej strany. Ak prídete na schôdzku s obchodným partnerom v neupravenom alebo nevhodnom oblečení, môžete mať pochybnosti o svojej obchodnej spôsobilosti. Pred vstupom na recepciu znova skontrolujte: namiesto kravaty alebo upevnenie bundy alebo leštenej obuvi, či ste dobre česaní a podobne. Verí sa, že neopatrný vzhľad hovorí o neúcte k účastníkovi rozhovoru.

Pri príchode na stretnutie dajte svoje meno tajomníkovi alebo inému zamestnancovi zodpovednému za prijímanie návštevníkov a informujte o čase stretnutia. Prípadnú vizitku odovzdajte sekretárke, aby ju vzala k hlave. Ak vám sekretárka neponúkla vyzliecť sa, spýtajte sa jej, kde si môžete zavesiť kabát.

Ak je čakacia doba oneskorená, môžete zariadiť presunutie schôdzky na ďalší deň. Bez ohľadu na to, aké nepríjemné bolo správanie šéfa, mali by ste byť so sekretárkou zdvorilí. Keď máte povolenie vstúpiť do úradu osoby, s ktorou sa stretáva, najskôr sa predstavte, ak ste sa predtým nestretli. Spojte sa s úsmevom a úsmevom.

Cue už viete, potom si vymieňajte pozdravy a potraste si rukami. Vzhľad, úsmev, podanie ruky informujú vášho komunikačného partnera o vašej priateľskosti, pripravenosti na spoluprácu. Hovoríte pozdrav a prvé vety. Dôležitá je tu priateľská úctahodná intonácia a ďalšie vlastnosti zvuku vášho hlasu. Hlas s osobnosťou vizitky. V obchodnej komunikácii nie je silný hlas vhodný: na verejných miestach nie je obvyklé hovoriť nahlas.

Hlasná reč je samozrejme emocionálna, ale vzdelaní ľudia nedávajú svoje emócie v podnikovej sfére.

Príliš nízky hlas je tiež nevhodný v obchodnej komunikácii. Majiteľ tichého hlasu sa považuje za plachého, neistého človeka. Neustále vyšetrovanie hromadí podráždenie. Príliš rýchle tempo reči naznačuje, že človek je nadšený.

Toto tempo si vyžaduje napätie, aby sa dalo sledovať obsah vyhlásenia, rýchlo pneumatík. Keď sa hovorca počas rozhovoru zmätie, vytvorí sa o ňom názor ako nervózna bezohľadná osoba. Príliš pomalé tempo reči naznačuje, že hovorca volí slová násilím alebo z nejakého dôvodu nechce hovoriť.

Sex počas obchodného rokovania je lepšie vylúčiť niektoré pózy a gestá, aby sa partnerovi nedali negatívne signály. Napríklad také gestá a podozrenie a tajomstvo, ktoré sú vyjadrené v zložených rukách, opierajúce sa o chrbát tela, skrížené nohy, hlavu ohnutú dopredu.

Gestá nervozity pri kašľaní, čistení hrdla, časté fajčenie.

Gestá neistoty so zaistenými prstami, s nervóznym pohybom palcov alebo štipnutím dlane alebo poškriabaním boku krku.

To, že jeho partnerovi chýba, je naznačené jeho gestami, ako je strojová kresba na papier, klepanie rukou na stôl rukou alebo na podlahu nohou. Padanie očných viečok, poškriabanie hlavy, odstránenie okuliarov a ich demonštratívne odloženie sú gestá, ktoré naznačujú neochotu počúvať. Gestá, ako je poškriabanie krku, vytiahnutie goliera košele, dotyk nosa, zakrytie úst rukou, a kašeľ môžu naznačovať, že osoba, ktorej hovoríte, klama.

Priamo a jasne povedajte osobe, ktorá vás prijíma, o tom, čo vás k nej viedlo. Po dokončení vyhľadajte príležitosť, aby vyjadril, čo považuje za potrebné, a pozorne ho počúvajte.

Pokúste sa prerušiť hovorcu. Napíšte svoj názor. Ak potrebujete niekoho presvedčiť, urobte to načas a taktne.

Buďte si istí dôstojnosťou. Strach a strach z dôsledkov, očakávaní nepriateľstva a negatívnych reakcií od komunikačného partnera, ako aj podcenenie seba samých, keď cítite právo zaujať pevné miesto a požadujete správny a čestný prístup k sebe, narúša dôveru.

Pri hľadaní riešenia nezastavujte pri prvej prijateľnej možnosti.

Ak máte veľa otázok, dobre viete pravidlá odpovedí.

Čím viac je žiadateľ ohromený emóciami, tým pokojnejšie by mali reagovať. Ak ten, kto sa pýta, použije vo svojej otázke negatívne, nesprávne slová alebo predpoklady, nie je potrebné ich v odpovedi opakovať. Ak dôjde k premyslenému riešeniu problému, odpovedzte na komplexné problémové otázky. Tu sa nevyžaduje zlepšenie.

Neodpovedajte na otázku provokatívneho charakteru, neprenášajte rozhovor osobe, ktorá sa ho pýta, ani neodpovedajte vtipom. Po tom, čo ste mali pocit, že čas stretnutia sa blíži ku koncu, vstaňte, ďakujem za rozhovor, za čas, ktorý ste dostali, rozlúčte sa a pri odchode z kancelárie sa rozlúčte so sekretárkou.

Úloha 3. Pridajte návrhy:

1. Pripravujete sa na obchodné stretnutie, musíte zabezpečiť tieto prvky ...

2. Protokoly stanovujú tieto hlavné body: ...

3. Predmetom obchodného rokovania je ...

4. Miesto pre obchodné rokovania, rokovania je ...

5. Pri veľkom počte účastníkov obchodného rokovania musíte zvážiť ...

6. Účastníci obchodného rokovania by mali mať takéto charakterové vlastnosti ...

7. Čo sa nedá urobiť počas obchodného rokovania?

Úloha 4. Napíšte krátky príbehový plán na tému „Ako sa pripravím na obchodné stretnutie?“