Efektívne plánovanie pracovného času v podniku. Všeobecný fond sa skladá z:. Implementovať stratégiu

kanalizácie

Kalendár je jedným z efektívnych plánovacích nástrojov. Každý z nás, ktorý začína spravovať čas, skôr či neskôr rozumie - bez kalendára, ani tu, ani tu. V skutočnosti nebolo zbytočné už v roku 4236 pred Kristom, že starí Egypťania skontrolovali kalendár a určili, kedy a ako budú obrábať pôdu.

Jadrom každého kalendára sú pozorovania: slnko alebo mesiac, prílivy a prúdy. Keďže však pre nás bola najťažšia práca už vykonaná a čas sa delí na dni, týždne a mesiace, urobíme veci ľahšie. Budeme sa pozorovať a zostaviť si kalendár!

Kalendáre sa líšia ...

Jeden z prvých kalendárov nájdených v systéme fly je Rodinný kalendár, Potrebná a užitočná vec! Vaša pamäť je samozrejme vynikajúca, ale je lepšie zaznamenať narodeniny príbuzných a iné nezabudnuteľné dátumy vašej rodiny. Rodinný kalendár pomôže každému zapamätať si rôzne dátumy, preto je dôležité, aby bol verejne prístupný. Ak existuje možnosť zavesiť takýto kalendár na chladničku alebo na stenu, okolo ktorej všetci príbuzní chodia každý deň, potom bez akýchkoľvek ďalších upomienok, bude každý z nich schopný naplánovať čas s prihliadnutím na rodinné tradície. Áno, a včas si pamätať na dary bude ľahšie.

Ďalším typom kalendára je denný plánovač! Budeme o ňom hovoriť dnes. Samozrejme, už máte „Kontrolný denník“, ktorý bol zostavený, občas doplnený novými poznámkami, ale nie je vhodné ho nosiť so sebou.

Na denné plánovanie používam kalendár denníka, ale nie dátum. Mal som viac ako jeden rok na kontrolu sily plánovania pomocou denníka, aby som určil najlepšiu možnosť. Mali by ste tiež experimentovať, pozorovať a skúšať. Kúpil som si denníky s dátami formátu A5, kúpil som veľké notebooky a albumy a kreslil som ich na týždeň, vyskúšal som malý zápisník - v každom systéme mi niečo nevyhovovalo a bolo ťažké pracovať.

Tri až tri!

Najprijateľnejšia možnosť bola získaná po použití systému tri po troch. Cieľom je:

Každý mesiac v roku je rozdelený do troch častí: mesiac, týždeň, deň.
Každý deň sa podáva v troch častiach: ráno, popoludní, večer.
Pamätajte, že život sa skladá z troch oblastí: práca, rodinný dom, osobný čas.
Každý deň nastaviť jeden cieľ v každej z oblastí, t. naplánovať tri povinné prípady.

Mesiac - Týždeň - Deň

Pre takýto systém sú denníky bez termínov veľmi pohodlné. Na prvom čistom ťahu v tvare U kreslím mesiac. Tento proces sa môže zdať časovo náročný, ale ťažkosti nastávajú iba prvýkrát, potom je všetko oveľa jednoduchšie.

Po vypracovaní celého mesiaca sa pokúsim prísť na veci, ktoré sú povinné tento mesiac. Musíte uznať, že „záležitosti pre dospelých“ sú dostatočne sezónne a bez ohľadu na to, ako sa v lete snažíme pripraviť sane, neexistuje spôsob, ako niečo previesť. Zadávam dátum narodenia príbuzných a priateľov, píšem, kedy mám poslať pohľadnicu, označiť návštevy u zubára, deň, keď je potrebné platiť účty, dni pracovných správ, vo všeobecnosti všetko, čo sa stane v nasledujúcom mesiaci.

Nasledujúci U-turn je venovaný týždňu. Tu, ale už podrobnejšie, predstavujem veci, ktoré sú povinné tento týždeň: v pracovné dni aj cez víkendy.

Potom začne zábava. Predstavujem si svoj deň rozdelený na tri časti: ráno, deň a večer. Noc v tomto systéme sa nezohľadňuje, pretože Radšej spím v noci, ale pre sovy je delenie podľa dňa, večera a noci možné. Je dôležité presne určiť, čo budete robiť a v akú dennú dobu. Nie je pochýb o tom, že nie je možné preniesť niektoré prípady. Napríklad vždy chodím na bazár trikrát týždenne, ale aby ste dostali všetko, čo potrebujete, od správnej domácnosti, mali by ste vstať veľmi skoro a byť na trhu o 7.00 hod. Po tom, ako boli povinné prípady načas, som zapojený do stanovovania cieľov.

Nie je žiadnym tajomstvom, že život každej ženy zapadá do trojice: práca, domáca rodina, „milovaná osoba“. Nie je to ani tajomstvo, zvyčajne sa venuje náležitá pozornosť iba jednej sfére, iná je chromá, niekedy dokonca dve nohy a tretí ... áno, čo si pamätám, tretí takmer chýba. Tu pomôže stanovenie cieľov v oblastiach života. Pre každý deň v týždni definujem tri povinné prípady, jeden pre každú oblasť. Tri veci, bez ktorých sa deň nebude žiť úplne! Hlavná vec na zapamätanie je, že nemôžete odložiť robiť veci z akejkoľvek sféry, ste hodní žiť každý deň svojho života naplno!

Celkom

Každý večer, asi päť minút, sa venujem analýze dňa, ktorý uplynul a plánovaniu na nasledujúci deň, nezabudnem skontrolovať záležitosti naplánované na celý mesiac. Je to veľmi dôležité, pretože spočiatku je ťažké kontrolovať všetky záležitosti naraz. Ak je pre mňa ťažké prísť s prípadom dňa v ktorejkoľvek oblasti, použijem „zoznam prebiehajúcich prípadov“. Pri stanovovaní cieľov veľa pomáha a pri pravidelnom používaní tejto metódy potichu zmizne.

Každý týždeň robím 21 vecí a nie je to tak málo!

Plánovanie pracovného času nie je iba súbor krásnych slov, ale systém znalostí, ktorý môže priniesť výhody tak na individuálnej úrovni, ako aj v celom podniku.

Naučíš sa:

To poskytuje racionálne plánovanie pracovného času v podniku.
Aké sú metódy plánovania pracovnej doby.
Aké pravidlá platia pre efektívne plánovanie pracovného času?

Nie je žiadnym tajomstvom, že efektívnosť práce organizácie nie je v konečnom dôsledku ovplyvnená návratnosťou každodennej práce riadiacich pracovníkov. Nedostatok moderných pracovných metód a metód, odmietnutie zlepšovania pracovného štýlu jednotlivca vedúcim a jeho podriadenými vedie k tomu, že ťažkosti s usporiadaním práce takého tímu sa stali axiómom.

Komponenty, ktoré určujú, ako je manažér pripravený na úspech, sú veľmi jednoduché. Sú to jeho zručnosti, schopnosti, odborné znalosti a, samozrejme, osobné kvality. Nemali by sme však diskontovať analýzu príčinných faktorov spôsobujúcich problémy a ťažkosti, ako aj snahu ich prekonať a zlepšiť kvalitu ich práce. Tu racionálne využitie vedúceho pracovného času prichádza k záchrane, inými slovami, k jeho plánovaniu. Koniec koncov, je navrhnutý tak, aby odstránil nedostatky každodenného pracovného procesu.

Účinnosť plánovania pracovného času je založená na cieľoch činnosti v závislosti od ich trvania: krátkodobé a dlhodobé. Takýto riadiaci rámec si nevyžaduje ďalšie úsilie, pretože všetky určené akcie a činnosti dostali svoje termíny počas procesu organizácie.

Ciele stanovené vodcom majú dve funkcie: určiť kroky potrebné na ich implementáciu a stimulovať ich implementáciu. Keď si vodca stanoví jasnú úlohu, jeho činy si uvedomia jeho implementáciu. Stanovenie cieľov je druh hnacej sily, ktorá nabíja herca energiou až do úplného dosiahnutia výsledku.

Aby bola rovnováha pracovného času čo najefektívnejšia, vodca sa musí uchýliť k taktike „plánovacích období“ (môžu to byť rôzne časové obdobia: rok, mesiac, týždeň, deň). Zvláštnosťou je individualita každého takého rozsahu, čo znamená vytvorenie samostatných plánov, ktoré by odrážali príslušné časové obdobie.

Hlavným pozitívnym dôrazom na správne plánovanie voľného času je teda zisk v samotnom čase. Manažér získa schopnosť efektívne a plodne dosiahnuť popísané pracovné ciele, pričom bude tráviť čo najmenej času. Pri organizácii individuálnej práce sa úloha plánovania ťažko preceňuje: pomáha pripraviť sa na dosiahnutie cieľov a štruktúrovať čas vyhradený na prácu.

Ako delegovať úlohy a ušetriť 25% pracovného času: kontrolný zoznam

Na zvládnutie obrovského toku informácií a rozvoj podnikania je dôležité racionálne hospodáriť s časom a zbytočne zbytočne míňať energiu na bežné záležitosti. Ak to chcete urobiť, musíte správne delegovať úlohy na podriadených a monitorovať ich implementáciu.

Skontrolujte si kontrolný zoznam, ktorý pripravila redakčná rada časopisu „obchodný riaditeľ“, či ste správne spravovali svoj pracovný čas, alebo či sa pri delegovaní úloh dopúšťajú chyby a či sa posadíte do práce.

Metódy plánovania pracovnej doby

Paretov princíp

Wilfred Pareto (1848–1923) formuloval princíp, podľa ktorého v rámci určitej skupiny bude objektívny význam určitej malej časti výrazne vyšší ako jej relatívna váha v tejto skupine. Pareto vo svojom modeli používal vzorec 80/20, ktorý sa začal používať všade.

Z 20% predaného tovaru môžete získať 80% zo zisku.
80% zvyšného tovaru prinesie iba 20% zo zisku.
20% chýb spôsobuje 80% strát.
80% zostávajúcich chýb spôsobuje 20% stratu.

Tento princíp nebol ušetrený milovníkmi plánovania pracovného času. Ak to premietnete na prácu manažéra, výsledok bude nasledujúci: na dosiahnutie 80% výsledkov musíte stráviť iba 20% pracovného času. Zostávajúci čas predstavuje iba 20% z celkového výsledku.

V jazyku pracovného procesu to bude znamenať, že ľahké a príjemné zamestnanie, ktoré vyžaduje minimálne úsilie, ale slušné množstvo pracovného času, by nemalo byť prioritou. Je potrebné začať aktivity s maximálnym ohľadom na dôležitosť každej úlohy. Na prvom mieste by plánovanie práce malo byť zásadné.

Na úplné vykonávanie zásady Pareto v otázkach racionálneho plánovania a účtovania pracovného času je potrebné analyzovať všetky úlohy podľa percentuálneho podielu ich príspevku k celkovému výsledku a tiež ich rozdeliť medzi kategórie ABC.

Plánovanie ABC

Analýza ABC je založená na skúsenostiach, ktoré dokazujú, že podiely prípadov väčšej a menšej dôležitosti sú často približne rovnaké. Písmená A, B a C sa používajú na rozdelenie významu úloh týkajúcich sa plnenia cieľov do troch tried. Tento princíp prilákal veľa manažérov.

Túto analýzu môžete použiť aj pri plánovaní využívania vášho pracovného času. Hlavná vec je pamätať si, čo distribuovať pracovný čas potreby týkajúce sa dôležitosti úloh, a nie ich zložitosti a váhy vo všeobecnom pláne činnosti.

Analýza ABC je založená na skúsenostiach založených na troch pilieroch.

Úlohy kategórie A (najdôležitejšie) dostávajú 15% z celkových úloh manažéra. Napriek nízkej relatívnej váhe pri plánovaní prispievajú k dosiahnutiu cieľov vo výške 65%.
Úlohy kategórie B (dôležité) tvoria približne 20% z celkového ukazovateľa úloh a ich význam sa odhaduje aj na 20%.
Úlohy kategórie C (ako najmenej dôležité): sú pridelené asi 65% z celkového počtu, ale ich význam je nešťastný - iba 15% relatívnej hmotnosti.

V súlade s tým sa pri plánovaní pracovného času analýza ABC zameriava na počiatočnú implementáciu úloh z kategórie A, pretože prinášajú leví podiel na efektívnosti konečnej pracovnej činnosti. Ďalej v poradí podľa priority sú otázky skupiny B, ktorých prínos k konečnému výsledku by sa nemal zanedbávať. Nakoniec sa už môžete rozhodnúť, čo robiť so zostávajúcimi úlohami kategórie C: prispieť k plánovaniu vášho pracovného času alebo delegovať.

Eisenhowerov princíp pri plánovaní pracovného času

Matica Eisenhower (priority) získala široké uznanie ako nástroj na plánovanie osobného a pracovného času.

Pozostáva zo štyroch polí (kvadrantov), \u200b\u200bz ktorých každé zodpovedá určitej kategórii úloh. Kategórie sú postavené na dvoch zásadách: dôležitosť a naliehavosť. Ich pomer je najlepšie demonštrovaný na nasledujúcom obrázku.

Kvadranty sa vyplnia iba vtedy, ak prípady, ktoré sa do nich predložia, zodpovedajú určitému poľu. Aby ste úplne pochopili princíp fungovania tejto matice, musíte sa rozhodnúť o úlohách, ktoré zodpovedajú každému kvadrantu. Je potrebné si uvedomiť, že matica bude účinná iba pre úlohy počas dňa alebo iného malého časového obdobia.

Kvadrant 1: dôležitý a naliehavý

Je to prvý kvadrant, ktorý je srdcom matrice Eisenhower, pretože nesie hlavné tajomstvo - je ponechané prázdne. To bude naznačovať, že osoba je inherentná zručnosti účinného plánovania pracovného času na dosiahnutie cieľov.

Prítomnosť prípadov, ktoré tvrdia, že je prvým kvadrantom, svedčí o neustálej bezohľadnosti v živote a práci takejto osoby. Preto nie je človek zvyknutý na distribúciu svojich záležitostí a zodpovedností, ale namiesto toho odkladá všetko, čo môže, až do poslednej chvíle. A keď sa vyčerpajú konečné termíny, začne fungovať.

Najlepšie je, samozrejme, predchádzať možným situáciám, ak o všetkom premýšľate vopred. Koniec koncov, existuje dobre známy princíp, podľa ktorého je vždy ťažšie eliminovať následky ako predvídať všetky možné problémy. Ak také veci môžu urobiť iní ľudia, mali by sa odovzdať ďalej.

Kvadrant 2: dôležitý a nie naliehavý

Pri plánovaní svojho pracovného času určil Eisenhower úlohy z druhého kvadrantu za najdôležitejšie. Ak dodávateľ postupne vykoná úlohu zadanú v danom kvadrante včas, potom si môže dovoliť stráviť na ňom toľko času, koľko bude potrebné. Nebudú ho prenasledovať zhon, zhon a rôzne negatívne následky. Je to veľmi podobné vymenovaniu lekára: rutinné vyšetrenie oftalmológa zabráni vážnejším problémom so zrakom a správne zvolený čas na spracovanie správy zabráni naliehavému nočnému spracovaniu.

Plánovanie a účtovanie pracovných hodín v rámci druhého kvadrantu sú určené na dosiahnutie osobných cieľov zamestnanca.

A hoci Damoklov meč visí nad pracovníkmi vo forme naliehavosti práce, ktorá vám umožňuje zamerať sa na kvalitu práce, nezabudnite, že stále existujú termíny a musíte sa nimi riadiť, pretože nesplnenie úlohy druhého kvadrantu ho automaticky prevedie na prvý. A tento výsledok je plný dôsledkov pre plánovanie osobného času.

Kvadrant 3: Naliehavé a nedôležité

Druh prípadov zodpovedajúcich tretiemu kvadrantu neumožňuje zamerať sa na dôležitejšie prípady z dôvodu jeho naliehavosti. A také veci sa dajú ľahko zamieňať s vecami prvého kvadrantu. Je však potrebné rozdeliť hranicu medzi naliehavú a dôležitú, pretože tieto pojmy nie sú synonymá. Existuje jednoduchý spôsob, ako urobiť takéto rozhodnutie: musíte si položiť otázku, robí vám táto alebo tá úloha bližšie k splneniu stanoviť cieľ, Zvyčajne dostanú záporné odpovede veci z tretieho kvadrantu.

Do tohto kvadrantu sa najčastejšie kladú otázky týkajúce sa domácnosti: chemické čistenie odevov na konci sezóny, pomoc susedom v naliehavom podnikaní, nie dôležité stretnutia a rokovania. Je tu ďalší príklad - oprava počítača, ale tu by ste mali byť veľmi opatrní: ak je táto technika potrebná pre prácu, potom oprava sa stane prvoradou úlohou (tj prvý kvadrant), a ak sa používa iba na zábavu, potom má tento problém svoje miesto v treťom kvadrant.

Záležitosti tohto kvadrantu sa nielen zmestia do plánovania pracovného času, ale dokonca odvrátia pozornosť od hlavných cieľov a vyberú si cenný čas. Najlepšie je nevenovať sa im, pokiaľ je to možné. Ako určiť dôležitosť úlohy pre seba? Veľmi jednoduché. Mali by ste si položiť otázku: „Čo sa stane, ak to neurobím?“

Kvadrant 4: nedôležité a nie sú naliehavé

Táto kategória zahŕňa záležitosti nášho každodenného života, ktoré nemajú žiadny vzťah k práci: sociálne siete, fóra, surfovanie na internete, počítačové hrypozeranie televíznych relácií. Áno, takáto činnosť je určite príjemná, ale nie je povinná.

Všeobecne platí, že táto činnosť výrazne znižuje produktivitu pracovného dňa, Eisenhower nazval veci z tejto kategórie „požívatelia osobného času“.

Vezmite si napríklad sériu trvajúcu 200 hodín - pri prepočte získate celý týždeň zabitého času, ktorý by sa mohol zrealizovať s oveľa väčším prínosom.

Preto je potrebné identifikovať vaše osobné jedlíky a usilovať sa o ich prísnu kontrolu plánovaním nielen práce, ale aj osobného času.

V tomto kvadrante sú bežné veci, ktoré nie sú pre mnohých také príjemné: napríklad umývanie riadu, čistenie, varenie. Aj tu stojí za to hľadať kompromis s tými ľuďmi, s ktorými bývate v tom istom dome, s cieľom naplánovať jednotné zaťaženie.

Zdravé je to jedno: pokyny pre tých, ktorí neveria v riadenie času

Inštrukcia pripravená redakčnou radou časopisu „Obchodný riaditeľ“ vám povie, ako nájsť harmóniu v živote aj v beznádejných situáciách, vysvetlí, v ktorých prostrediach spoločnosti a médií je potrebné sa bezodkladne zbaviť, a povedať, čo máte robiť, ak nemáte dostatok dní. robiť prácu.

Časový rozvrh

Uvádzame jednoduchý príklad vo forme tabuľky.

utorok		Podúlohy	komentár
	Skontrolujte zoznam úloh
	Jazdiť do práce
	Hovory		Získajte dve kontaktné čísla z pracovného e-mailu
	Písanie článkov	Analýza materiálov
	Písanie článkov	Preklad ďalších materiálov z cudzí jazyk a písanie	Nezabudnite zostaviť poznámky pod čiarou k zdrojom a pripevniť spojovníky na pomlčku
	Kampaň pre editora
	stretnutie

streda

Tento príklad jasne demonštruje princíp stavebných pracovných plánov. V prípade potreby môžu byť tabuľky hlbšie, s rozšíreným priestorom pre poznámky. Nezáleží na tom, ktorý program sa použije na implementáciu, povedzme, jednotlivca plánovanie pracovných hodín manažéra / špecialistu. Tabuľka -univerzálny nástroj, dá sa kresliť aj na obyčajný papier. Čo je skutočne dôležité, je byť schopný ho prispôsobiť pre seba, svoje úlohy a ciele a určiť, na aké časové intervaly sa bude používať: podľa dňa, týždňa, mesiaca.

Ako sa plánuje financovanie pracovného času

Počiatočná fáza plánovania je analyzovať počiatočné parametre systému - prítomnosť činnosti na zlepšenie fondu pracovného času (FRV) a jeho smerovania. Odpoveď na otázky je nasledujúca: Kto je zodpovedný za túto činnosť (odborníci, služby) a jej plánovanie? Koľko sa berie do úvahy pracovný čas? Monitorujú sa pracovné hodiny? Zverejňujú sa rezervy FDV? Prijímajú sa opatrenia na zníženie straty pracovného času vo fáze plánovania? Aké metódy sa na tento účel používajú?

Ďalším krokom je analýza uplatňovania FRV. V jeho rámci sa skúma dynamika výroby pracovníkov (s odkazom na hodinové, denné, ročné) a identifikujú sa faktory, ktoré ju ovplyvňujú; analyzovať stav FRV a určiť nevyužité príležitosti na zníženie určitých druhov neprítomnosti; vypracovať pozorovacie údaje o fungovaní fondu pracovnej doby atď. Viac informácií o metódach analýzy využívania fondu pracovnej doby nájdete vo vzdelávacej a metodickej literatúre.

Informačnú základňu pre analýzu FRV tvoria údaje zo štatistických a časových záznamov o pracovnom čase; primárne účtovné zhrnutie (leták o jednoduchom zamestnaní nadčas, odstránenie manželstva); fotografie a fotografie pracovného času; údaje z prieskumu a dotazníka.

V priebehu analýzy sa skúma aplikácia celej FRV a jej zložiek - celodenných a vnútrodmenných fondov v rámci rôznych úrovní podniku (štrukturálne jednotky, podnik ako celok, profesie a skupiny). Tento prístup umožňuje odhaliť „úzke miesta“, ktorým by sa v prvom rade malo dať prednosť. Výsledkom analýzy je posúdenie rezerv na zlepšenie uplatňovania FRV, a teda zvýšenie efektívnosti plánovania pracovnej doby.

Výsledky sa používajú na plánovanie užitočného fondu pracovného času. Táto udalosť zahŕňa prípravu plánovanej rozpočtovej súvahy, porovnanie jej zložiek s normami podniku, ako aj úsporu času na neproduktívne náklady. Metódy distribúcie rovnováhy pracovného času boli primerane pokryté vzdelávacími materiálmi a príručkami.

Plánovanie a analýza pracovného času nadobudli špecifické črty v trhovej ekonomike. Napríklad administratívna dovolenka povinnej povahy je pre podnik prínosom z hľadiska jeho nákladov. Neúplný pracovný čas stratil svoj rezervný status.

Pri plánovaní FRV sa stáva relevantným diferencovaný prístup pre stálych zamestnancov a dočasných zamestnancov na plný úväzok; v režimoch na čiastočný úväzok.

S cieľom čo najefektívnejšie zorganizovať a naplánovať pracovný čas sa v podniku konajú špeciálne akcie: sociálno-ekonomické, organizačno-technické a lekársko-preventívne. Odrážajú sa v rôznych organizačných a technických plánoch, plánoch na zlepšenie pracovných podmienok atď. Zapojenie externých účastníkov by sa malo prediskutovať s miestnymi orgánmi a až potom by sa malo zahrnúť do plánovania činností. Každá udalosť by mala byť financovaná z prostriedkov.

Ako správne naplánovať pracovný čas

Pravidlo 1. Vstaňte súčasne

Táto počiatočná fáza plánovania je veľmi disciplinovaná a prispieva k nárastu energie.

Pravidlo 2 Pozitívna nálada na začiatku dňa

Pracujte na svojej nálade každé ráno, pretože to výrazne ovplyvňuje riešenie úloh na dosiahnutie cieľov. Za týmto účelom si môžete položiť tri otázky:

Ako ma dnes privádza bližšie k úspechu?
Čo by som mal urobiť, aby som dnes dal čo najviac radosti?
Čo stojí za to urobiť tento deň pre udržanie zdravia?

Odpoveď na tieto otázky a vytvorenie pozitívnej motivácie často neprekročia dve minúty. Dajte si ich pred začatím štandardnej rannej aktivity.

Pravidlo 3. Pravý začiatok dňa

Kľúčom k harmonickému ránu je dobrý nočný spánok a dobré raňajky. Mnohé ich však obetujú, okrem nedostatku času. Obe misie si však vyžadujú iba stanovenie priorít vo fáze plánovania denného režimu - v podstate stačí vyhradiť čas tak, aby ste mohli ísť spať skoro.

Pravidlo 4. Pri plánovaní pracovného dňa zvážte také faktory, ako je únava.

Mnoho ľudí má pocit, že ich produktivita práce sa celý deň mení ako sínusová vlna. Nezáleží na denných biorytmoch - na tom, či ste „skorý vták“ alebo „sova“. Je užitočné zistiť, aké sú vaše osobné obdobia rastu aktivity a umiestniť do plánovania aktivít najdôležitejšie záležitosti pre tento denný interval. Každodenná rutinná práca, ktorá nemá osobitný význam, je lepšie venovať sa popoludňajšiemu času.

Pravidlo 5. Urobte si prestávky načas.

Jedno z hlavných pravidiel plánovania pracovného času sa považuje za trochu odpočinku, pretože dáva telu príležitosť obnoviť silu a vrátiť pozornosť do práce. Nezabudnite na krátke prestávky v práci, nastavte si trvanie a frekvenciu sami. Pamätajte na pravidelnosť.

Pravidlo 6. Dokončite to, čo ste začali.

Pokúste sa skočiť do práce a priniesť prácu, ktorú ste začali, k jej logickému záveru. Nenechajte sa rozptyľovať menšími záležitosťami, pretože kradnú pracovný čas. Nezabudnite, že pri každom návrate k už začatému podnikaniu budete musieť opakovať staré činnosti, čo ovplyvní rovnováhu pri plánovaní osobnej činnosti.

Pravidlo 7. Nájdite užitočné využitie voľného času.

Pokúste sa vyplniť všetky nezapočítané medzery vo vašom rozvrhu (čakanie v rade, neinformatívne stretnutie) užitočnými aktivitami. Definujte svoju podstatu sami a položte si otázku: „Ako môžem vyplniť tieto minúty, aby som čo najviac využil?“

Pravidlo 8. Dodržiavať zásadu 70/30.

Do denníka by malo byť zadaných iba 70% vášho pracovného času. Inak, ani keď namaľujete svoj pracovný deň na 100%, nedostanete záruky, že všetky úlohy budú dokončené, ešte viac: veľa akcií sa nezhoduje s harmonogramom. Účelom plánovania pracovného času podľa tohto princípu je chrániť nervový systém pred preťažením, predchádzať pocitu bytia strojom a uväzneniu v rigidnom rámci.

Pravidlo 9. Vo večerných hodinách si naplánujte záležitosť na zajtra

Naplánujte si svoje záležitosti na zajtra na konci dnešného dňa a urobte to vo forme písomného zoznamu - určite vám nič neunikne. Je lepšie stanoviť význam prípadov vopred a usporiadať ich do stĺpcov. Umožní to zamerať sa na potrebné úlohy, zatiaľ čo menej významné úlohy sa môžu presunúť v prípade vyššej moci.

Pravidlo 10. Nájdite čas na odpočinok v každej hodine.

Nevyhnutné pravidlo pre každého. Čím častejšie nájdete čas na oddych, tým produktívnejší budete neskôr. Počas tohto obdobia môžete upratať pracovisko v domácnosti, umývať riad, čítať časopis alebo knihu, chodiť na čerstvý vzduch a pomáhať ostatným. Ak to nemôžete urobiť spontánne, podrobte tieto kroky plánovaniu.

Pravidlo 11. Realisticky pristupujte k svojim možnostiam.

Neprekonajte sa obrovským množstvom práce, pretože zvládnete akékoľvek hory. Pri posudzovaní svojich silných stránok zaujmite triezvy prístup a zlepšíte to, čo vám bude zaručené, že za deň / týždeň / mesiac zvládnete. Takéto plánovanie pracovného času bude efektívnejšie.

Pravidlo 12. Použitím položky ju vráťte na svoje miesto.

Tento prístup k položkám na stole a v kancelárii pomáha šetriť čas v budúcnosti. Spravte to pomocou pravidla a vráťte ho tam, kam ste ho vzali. Nastavte konkrétne miesta pre rôzne typy vecí - zložku na dokumenty, puzdro na ceruzku, zásuvku alebo krabicu na účtenky.

Pravidlo 13. Jazda aktívna a zdravým spôsobom zo života

Zdalo by sa, prečo potrebuje administratívny pracovník šport, jogu, fitnes, správnu výživu, gymnastiku? Potom sa zdravé telo a pohoda najlepšie vyladia pre pozitívnu energiu a pripravenosť na vysoko produktívnu pracovnú činnosť, najmä po kvalitnom plánovaní.

Pravidlo 14. Urobte, čo vás baví.

Najlepší spôsob, ako sa zorganizovať pri plánovaní a implementácii odborná činnosť - zažiť pocit uspokojenia a lásky k ich práci. Jeho výhodou je, že motiváciu nemusia ťahať kliešte, prichádza sama o sebe a vo veľkých množstvách.

Plánovanie a organizácia vedúcich pracovníkov

Tip 1. Zrevidujte denné plány

Na tento účel môžete použiť analýzu ABC alebo maticu Eisenhower. Dokonca aj desaťminútová príprava na pracovný deň môže ušetriť až dve hodiny denne. Používajte ich múdro.

Tip 2. Stavebné kamene podobných záležitostí

Neustále roztržitý človek potrebuje na prácu oveľa viac času ako ten, ktorý získal a nadšený. Je to z dôvodu potreby ďalšieho „vzletu“ a „ponorenia“, to znamená návratu do pracovnej činnosti. Bloky podobných úloh pomôžu ušetriť pracovný čas: ľahšie sa opravia vo fáze plánovania aktivít.

Tip 3. Priraďte svoj osobný čas k práci

Návštevníci, podriadení alebo zákazníci často často odvádzajú pozornosť od priamych povinností. Všetky z nich vytvárajú silné prekážky pri vykonávaní skutočne dôležitých úloh, narušujú rovnováhu pracovného času. V tomto ohľade nie je možné byť prístupné všetkým a všetkým počas celého pracovného dňa - v kancelárii aj v telefóne. V procese plánovania pracovného času si majstri svojho remesla sami organizujú intervaly, keď ich nikto nebude obťažovať. Môžete tiež použiť ich prostriedky, napríklad nastaviť hodiny pre príjem návštevníkov, použiť záznamník.

Tip 4. Poskytnite obmedzený čas na každú pracovnú úlohu.

Trvanie určitého druhu práce priamo závisí od dostupného času. Plánovanie podlieha dokonca aj najmenšej úlohe: naučte sa venovať tejto úlohe presne toľko času, koľko bude potrebné na jej dokončenie. Napríklad obchodné rokovania by sa nemali odďaľovať, je potrebné čo najviac prediskutovať všetky záležitosti, ktoré sú predmetom záujmu, ale nie viac ako hodinu. Toto je možné dosiahnuť pomocou prísnych časových rámcov a predpisov. Postupujte podľa jednoduchého pravidla: „Čas sú peniaze“, hodnotte ich a ukladajte.

Tip 5. Použite delegovanie

Žiadny nerešpektujúci vodca by nemal vykonávať všetky úlohy nezávisle. Tento prístup už bol opísaný v zásadách a pravidlách plánovania pracovného času: malo by sa na ne delegovať všetko, čo sa dá preniesť na iných ľudí (65% úloh, ktoré zožerajú čas a úsilie, ale neprinášajú významné výsledky). Vzťahuje sa to nielen na pomoc zamestnancom, ale aj na využitie pomoci agentúr, organizácií a poradenských spoločností tretích strán.

Tip 6. Rozdeľte veľké úlohy na komponenty

Ľudia majú tendenciu vyhýbať sa veľkým alebo objemným úlohám vo všetkých možných omeškaniach s ich vykonávaním, pretože výsledok sa im zdá príliš ďaleko. Táto skutočnosť naznačuje slabé zručnosti v plánovaní osobného času, ale dá sa obísť. Prípady, ktoré dávajú najrýchlejší výsledok, ako takmer každý. To si všimol Albert Einstein na príklade sekania dreva. To isté sa dá urobiť s dlhodobými cieľmi a veľkými projektmi: rozdeliť ich na malé úlohy, robiť ich plánovanie a potom ich metodicky vykonávať na určité časové obdobie (napríklad dve hodiny denne). Po týždni sa objavia prvé výsledky - cieľ prvej časti projektu (podľa plánovania) sa dosiahne, dá to silu a motiváciu pokračovať v práci týmto smerom.

Tip 7. Definujte svoje osobné časové limity pre prioritné prípady.

Ak presne viete, čo bude prioritou pre aktuálny mesiac, je možné ich uviesť v pracovnom kalendári a spolu s rovnakými rokovaniami / schôdzkami vziať do osobného obchodného plánovania. Preto, keď bude potrebné podať ďalšiu udalosť alebo akciu, bude už „rezervovaná“, čo vám opäť pripomína objektívny význam úlohy. Toto poradenstvo má osobitný význam pri plánovaní pracovných činností.

Tip 8. Usporiadajte správne pracovisko

V prvom rade ide o objednávku na pracovnej ploche. Je potrebné ponechať na ňom iba tie dokumenty, bez ktorých nie je možné urobiť pri plnení úloh kategórie A. Táto akcia má psychologické pozadie: poradie na stole pomáha usporiadať v myšlienkach a prebytočný papier si vyžaduje čas.

Tip 9. Pokúste sa zabrániť tomu, aby vás ostatní zavesili.

Manažéri sa často zaujímajú o nové veci a zaoberajú sa nimi, rozširujú svoje kompetencie. Z osobného záujmu na rokovaniach, ktoré sa zamestnanec zvyčajne nezúčastňuje, sa môže dostať do pracovných skupín alebo získať ďalšie úlohy, ktoré nie sú súčasťou jeho plánu, a v dôsledku toho sa stane záťažou pre hlavnú prácu a jej plánovanie. Najlepšie je skontrolovať všetky svoje akcie z hľadiska ich potrieb v danej pozícii, čím sa zlepšia zručnosti v plánovaní pracovného času.

Tip 10. Vyhodnoťte, aké dôležité a naliehavé veci sa chcete zrazu zapojiť.

Vyššia moc a iné naliehavé záležitosti sú bežnou udalosťou pre každú spoločnosť alebo podnik, aj keď sa usilujú konať v rámci prísneho plánovania. Mobilizujú sa všetky dostupné zdroje na ich vyriešenie. Ak súhlasíte s pomocou v tejto situácii, nezabudnite, že to bude nejaký čas trvať od aktuálnych dôležitých úloh vo vašom rozvrhu, preto vždy zvážte, či ich musíte obetovať.

Tip 11. Nekončite v zhone - robte iba informované rozhodnutia

Niektoré rozhodnutia sa niekedy robia na základe impulzu, nekontrolovaného zhonu. To však vyvoláva odchýlky v harmonograme a bráni účinnému plánovaniu pracovnej doby na dosiahnutie cieľa. Ak pociťujete chvíľku nutkanie niečo urobiť (napríklad zavolajte), starostlivo zvážte a zvážte, či je skutočne vhodné uskutočniť plán.

Tip 12. Nastavte správne obchodné priority.

Vo veľkom prúde vecí - konferencie, stretnutia, hovory, texty - môže byť veľmi ťažké sa orientovať a keď všetko vezmete naraz alebo ho chytíte po častiach z rôznych cieľov, skončíte veľmi málo. Tu je užitočné pripomenúť si takú metódu časového plánovania ako maticu priorít a začať činnosť vykonávaním jasne definovaných a jednoznačne významných úloh, ktoré sa postupne dostanú k menej dôležitým.

Výkonný tajomník

Hlavnou povinnosťou a účelom plánovania jednotlivých pracovných hodín tajomníka je čo najviac vyložiť šéfa a pomôcť mu rozvrhnúť jeho čas. Úlohou je zvýšiť efektívnosť využívania všetkých možných hodín a minút na pracovnú činnosť. To znamená, že úlohy a plánovacie činnosti vedúceho a tajomníka sú vzájomne závislé.

Sekretárka predovšetkým pomáha pri organizačných, prípravných a riadiacich prácach, uvoľňuje priestor pre kreativitu pre šéfa. Na tento účel musí asistent poznať denný režim vyššej úrovne, harmonogram svojich úloh na všetky možné obdobia - deň / mesiac / štvrťrok. Efektívne plánovanie pracovného času tajomníka závisí od harmonogramu jeho okamžitého nadriadeného, \u200b\u200bpretože sa podieľa na príprave všetkých stretnutí, rokovaní a iných záležitostí (prijímanie návštevníkov, papierovanie), ktoré sú v súlade s harmonogramom šéfa. Kľúčovú úlohu pri plánovaní zohráva hierarchia úloh podľa ich hodnoty a dôležitosti.

Povinnosti tajomníka okrem toho zahŕňajú aj ďalšie práce, ktoré nezávisia od režimu dňa šéfov (a odráža sa to v plánovaní pracovnej činnosti): kontrola pošty a reakcia na korešpondenciu, pracovný postup, kabinet kontrolných spisov atď. Schopnosti pomocného plánovania pracovného času musia byť na vrchole. Východiskovým bodom jeho rozvrhu sú vždy opakované kroky, napríklad:

pripraviť pracovisko vedúceho;
upratať si svoje vlastné pracovisko;
spracovať všetky typy prichádzajúcich listov;
zobraziť skrinku kontrolných súborov;
poskytnúť orgánom zhrnutie stavu vecí a objasniť plán na aktuálny deň.

Zoberme si jednoduchý príklad plánovania pracovného času vo vzťahu k rozvrhu hlavy. Akčný program tajomníka bude vyzerať asi takto. Ak plány šéfa zahŕňajú stretnutie o 11:00, plán asistenta o 10:30 bude jeho organizácia znamenať všetky nasledujúce akcie: upomienka, kopírovanie materiálov, čistenie konferenčnej miestnosti a nahrávanie. Ak vedúci plánoval rokovania o 14:00 mimo kancelárie, rozvrh sekretára bude obsahovať položky týkajúce sa volania do auta, zhromažďovania dokumentov. V zozname prác sa tiež uvádza, s kým a v akom čase je potrebné spojiť šéfa pri telefonickom rozhovore, ktorú dokumentáciu je potrebné opraviť a ktorá sa musí vyplniť od nuly atď.

Najlepšie je určiť spolu s šéfom konštantný časový interval pre denné akcie: podpisovanie dokumentov, prijímanie návštevníkov. Tým sa zlepší práca a pomôže plánovanie pracovného času špecialistovi aj jeho asistentovi. Pri vypracúvaní harmonogramu práce musíte tiež opustiť slušnú rezervu v prípade náhlych a dôležitých objednávok, telefonických hovorov a iných núdzových situácií.

Tajomník venuje koniec pracovného dňa zasielaniu odchádzajúcich správ a vykonáva aj plánovanie udalostí na zajtra.

Po skončení pracovného dňa a omeškaní manažéra v kancelárii môže asistent ísť domov, iba ak medzi nimi existuje dohoda a šéfovi poskytne všetky potrebné údaje.

Pred opustením miestnosti sekretárka odstráni všetky dokumenty, zatvorí skrinky, trezor, vypne elektronické zariadenie (to sa netýka telefónu, modemu, faxu) a upratuje pracovisko.

Plánovanie pracovného času manažéra

Podstatou plánovania je príprava na implementáciu cieľov a regulácia pracovného času. Zásady plánovania pracovného času manažéra sa príliš nelíšia od všeobecných zásad regulácie práce. Racionálne využívanie ich časových zdrojov si vyžaduje pochopenie ich funkcií, cieľov, cieľov a časového rozpočtu.

V procese organizácie pracovného času špecialistu sa používajú dobre známe techniky plánovania. Manažér by sa mal riadiť týmito pravidlami:

60% denného pracovného plánu je pridelených na plánovanú prácu;
20% času - na nepredvídané akcie;
posledných 20% je lepšie ponechať na spontánne sa vyskytujúce úlohy.

„Ploché“ organizačné štruktúry sa používajú v malých podnikoch na riešenie zložitých problémov v podmienkach značnej neistoty. Pre tieto jednotky sú charakteristické tieto nevýhody: nadmerné pracovné zaťaženie manažérov, ťažkosti s riadením činnosti veľkého počtu ľudí, ako aj ťažkosti spojené s koordináciou práce jednotiek.

Čas strávený (najmä ak nebol zaznamenaný vo fáze plánovania) by sa mal zaznamenať s povinným uvedením, čo a ako sa použil. Prispieva to k tomu, že po získaní úplného prehľadu o nákladoch na jeho pracovný čas bude môcť manažér v budúcnosti efektívnejšie organizovať svoje plánovanie; s cieľom vypracovať plán kvality sa úlohy rozdelia na krátkodobé, strednodobé a dlhodobé.

Ako základné zásady plánovania by sa mala uviesť pravidelnosť, konzistentnosť a konzistentnosť. Je potrebné riadiť sa jedným z dôležitých princípov plánovania aktivít - realitou cieľov: prevziať čo najviac zodpovedností, ktoré budú schopné splniť.

Racionálne využívanie pracovného času manažéra je založené na jeho dlhodobom pláne. Ide o viacročný systém, ktorý zohľadňuje, ktoré ročné a štvrťročné plány sa vytvárajú. Tieto môžu byť koordinované s ročnými a môžu byť rozdelené do období. Denné a týždenné plány im úplne zodpovedajú a zároveň najpresnejšie odrážajú využitie pracovného času manažéra. Jednodňové plánovanie práce je dôležitým krokom vo všeobecnom plánovaní práce manažéra, podlieha neustálemu monitorovaniu a prispôsobovaniu v závislosti od situácie.

Umožnenie identifikácie a stanovenie priorít zostáva maticou Eisenhower. Jeho začiatok bol položený 14. októbra 1890, súčasne s narodením jeho zakladateľa Dwight Eisenhower v meste Denison, Texas. Rodina Eisenhowerov bola obyčajná a nič zvláštne.

Počas slávnostného položenia múzea v Eisenhoweru 4. júna 1952 Dwight povedal: „Neskôr som si uvedomil, že sme veľmi chudobní. Vedeli sme iba to, že naši rodičia sa unavili opakovaním nás - všetky cesty sú pre vás otvorené. Nebuď lenivý, používaj ich. ““ Rodičia, David a Ida, nikdy nevyužili tieto príležitosti, zatiaľ čo všetky ich nádeje boli pripnuté na ich synov. Vyvinuli v nich také vlastnosti ako nezávislosť, čestnosť a odhodlanie. Tieto vlastnosti v budúcnosti hrali kľúčovú úlohu v živote jedného zo synov - vynikajúcej osoby, manžela, otca, generála a prezidenta Spojených štátov.

Schopnosť ovládať sa prišla k Dwightovi náhle a nie okamžite. Cesta k zvládnutiu tejto zručnosti bola dlhá a zaujímavá. Prvé schopnosti vodcu a organizátora sa v ňom objavili pri organizovaní priateľských futbalových alebo baseballových zápasov medzi školami. ďalšie vývoj a zlepšovanie jeho schopností pokračovalo na vojenskej akadémii a potom v pravidelnej armáde. Za svoje úspechy získal Dwight Eisenhower hodnosť majora av roku 1925 bol vyslaný na veliteľskú a štábnu školu Leavenworth v Kansase.

Charakteristickým rysom školy bola metodika výučby. Školenie spočívalo v organizovaní konkrétnych vojenských hier. Študenti dostali úlohy vo forme úvodných cvičení, ktoré obsahovali informácie o nepriateľských formáciách, nepriateľskej sile, teréne, pozícii, zvolenej stratégii a ďalších ukazovateľoch. Na základe získaných údajov museli velitelia zorganizovať prácu veliteľstva, určiť oblasti zodpovednosti medzi svojimi podriadenými a vypracovať jasný akčný plán zameraný na dokončenie bojovej misie.

Zaťaženia v ústredí boli na pokraji ľudské schopnostiale nie pre Dwighta Eisenhowera. Schopne začal uplatňovať metodológiu plánovania a stanovovania priorít, ktorú vyvinul, ktorá nielenže nestratila svoj význam, ale je tiež jedným z kľúčov v oblasti plánovania. Technika navrhnutá spoločnosťou Eisenhower vám umožňuje usporiadať veci súčasne podľa naliehavosti a dôležitosti. Identifikoval štyri kritériá, podľa ktorých je možné určiť a zdôrazniť najdôležitejšie úlohy pre následný vplyv na konečný výsledok. Dôležitosť sa určuje podľa toho, do akej miery ovplyvňuje činnosť výsledok.

Naliehavosť súbežne určujú dva faktory:

Ako rýchlo potrebujete vyriešiť problém;
Ako je vykonanie úlohy prepojené s časovým intervalom.

V súlade s maticou Eisenhower musí byť každý prípad priradený k jednému zo štyroch kritérií:

Eisenhowerova matica

Každé zo štyroch určených kritérií obsahuje špecifický zoznam prípadov. Budeme ich podrobnejšie analyzovať. V tabuľke 1.1. Poskytuje sa zoznam kľúčových ukazovateľov, ktoré zodpovedajú jednému zo štyroch kritérií, podľa ktorých môžete určiť, či konkrétna úloha patrí alebo nie.

Tabuľka 1.1. Ukazovatele naliehavosti a dôležitosti úloh

Typ úlohy: „Naliehavé a dôležité“

Tento kvadrant zahŕňa prípady, ktoré sa buď vymkli spod kontroly alebo sa neplánovali a vznikli náhle. O všetkom, čo v uvedenom kvadrante spĺňa vyššie uvedené kritériá, sa musí rozhodnúť nezávisle a rýchlo. Oneskorenie pri riešení týchto problémov môže viesť k značným škodám a stratám. Ak sa zoznam prípadov spadajúcich do tohto kvadrantu nezníži, ale skôr sa pravidelne doplňuje, môžeme konštatovať, že existujú problémy s plánovaním. Riešením bude prehodnotenie ich činnosti a absolvovanie špecializovaného školenia o účinných technikách plánovania.

Typ úlohy: „Dôležité, ale nie naliehavé“

Toto sú hlavné úlohy, ktoré by mal riešiť manažér akejkoľvek úrovne. Tieto úlohy sú určené na budúce úlohy. Uplatnenie pravidla 80/20 alebo Paretovho princípu a jeho formulovanie nasledujúcim spôsobom: „20% prípadov sú kľúčové úlohy, ktoré je potrebné splniť, aby ste dosiahli 80% výsledku“, začnete efektívne a čo je najdôležitejšie, správne využívať svoj pracovný čas. Okrem toho viete, ako uprednostňovať a dokonale ovládať zručnosti samoorganizácie.

Na dosiahnutie úspechu musíte vynaložiť všetko úsilie. Trvá určité úsilie, aby sa veci, ktoré sú označené ako dôležité, ale nie sú naliehavé. Tieto úlohy by mali trvať maximálny čas. Včasné vyriešenie týchto úloh zabráni v budúcnosti mnohým krízovým situáciám a normou bude vznik nových príležitostí. Zostáva dodať: „Keep it up!“.

Zostávajúce dva kvadranty sú absorbéry bežného času. Nechcel by som tráviť čas ich popisom, ale aby som pochopil proces práce s Eisenhowerovou maticou, pokúsim sa zhrnúť ich podstatu.

Typ úlohy: „Naliehavé, ale nie dôležité“

Ak sa do tohto kvadrantu dostane čoraz viac prípadov, máte problémy, ktoré je potrebné naliehavo riešiť, alebo jednoducho neviete, ako určiť priority. Robíte absolútne všetko okrem svojej práce.

Spomeňte si na lyrickú komédiu režiséra Eldar Ryazanov „Láska v práci“? Už ste uhádli, ktorý hrdina som sa rozhodol uviesť ako príklad? Toto je, samozrejme, sociálny aktivista Šury. Aby sa všetko vrátilo na svoje miesto, musíte si pamätať svoj cieľ. A za to, len hrať ďalšiu epizódu, meniace sa role. Predstavte si na jednej strane Lyudmila Prokofievna a na druhej strane samotnú Šuru a hovorte nasledujúcim dialógom:

L.P.: Shura, ak mi pamäť vyhovuje, ste zaradení do účtovníctva?

Sh.: Áno Myslím si.

L.P.: Pamätáš si to dobre?

Sh.: Áno, podľa môjho názoru.

L.P.: Tu idete a robte svoju vec.

A ako sme už určili, vaše podnikanie je riešením dôležitých, ale nie naliehavých úloh.

Typ úloh: „Nezáleží na tom alebo súrne“

Je mi veľmi ľúto. Len spálite svoj život a strácate energiu na úplne nepotrebných veciach. Ak v práci vyhoríte a začnete si všímať, že ste začali zabíjať častejšie, môžete povedať, že vaša činnosť sa stala neúčinnou.

Existuje iba jedno riešenie: naliehavo absolvujte špecializované osobné školenie účinnosť, motivácia a efektívne techniky plánovania.

Článok bol prvýkrát publikovaný na stránkach Executive.ru 20. októbra 2013 pod názvom „Kreativita bez nominálnych hodnôt“. Obnovené v bloku obsahu ako súčasťšpeciálny projekt redakčný personál

Zdroj fotografie: twitter.com, osobné archívy autora

Oksana Klimenko Popredný tréner a konzultant v oblasti projektového riadenia, vedúci oddelenia projektového riadenia v Just Consulting, Moskva
New Management Magazine, 11. vydanie, 2007

Čo je potrebné urobiť, aby ste optimálne využili najcennejší zdroj - čas? Ako sa naučiť plánovať efektívne a presne sledovať, čo bolo plánované? Aké zručnosti sú potrebné na úspešné dokončenie denných plánov?

Začnime príkladom. Vedúci spoločnosti sa stretne s novým dňom s nádejou na všetko, čo sa dnes dá urobiť, a ak to vyjde, bolo by dobré vytlačiť pár stretnutí do plánu a zavolať dôležitému partnerovi, s ktorým som už dlho hovoril, ale nevyšlo to. S takým optimistickým prístupom ide vedúci pracovník / vedúci pracovník do práce. Prichádza do kancelárie, vrhá sa do podnikania a čoskoro sa chytí, keď si myslí, že dnes bude veľmi ťažké splniť všetky svoje plány. Nastávajú naliehavé problémy, ktoré si vyžadujú okamžité riešenia a plán sa mení nad rámec uznania. Snehová guľa podnikania sa mení na lavínu, je dosť času a na konci pracovného dňa vodca nespokojný so sebou prevedie všetko, čo nemal dnes, zajtra.

Existuje názor, že ak plán nebude úplne implementovaný, potom budeme pracovať neefektívne. Toto je jeden z najbežnejších mýtov o plánovaní a samozrejme, rovnako ako všetky mýty, netvrdí, že je to pravda. Najskôr musíte pochopiť plán nie je dogmaa neustále sa meniacim nástrojom riadenia. Musíte uznať, že s prudkou zmenou počasia niekedy zažívame negatívne emócie: buď je príliš horúce, potom jeseň s dažďami a vetrom neprišiel včas, potom sa sneh topil skôr, ako bolo potrebné ... Ale počasie sa bude stále meniť - bez ohľadu na našu náladu. A musíme to považovať za samozrejmé. Takže s plánovaním. Pokojnejšie reagujeme na potrebu neustáleho prispôsobovania plánov a skôr uznávame, že je to axiomatické počas vykonávania sa plán vždy zmení, tým úspešnejšie ju dokážeme implementovať.

Klasifikujte všetky veci, ktoré robíte

Existuje veľa spôsobov efektívneho plánovania, boli o nich napísané knihy, články a boli vyvinuté špeciálne školenia a semináre. To všetko sa môže a malo by sa naučiť. Známe sú aj rôzne typy plánovania, z ktorých najbežnejšie sú strategické, taktické a operačné alebo súčasné. Zameriame sa iba na niekoľko bodov operačného plánovania, ktoré si zaslúžia osobitnú pozornosť. Najväčší stres spôsobuje denné pracovné zaťaženie a preťaženie v pláne manažéra. Ako tomu zabrániť? Zvážte niekoľko klasifikácií, ktoré manažérovi pomôžu vedomejším a jasnejším spôsobom vykonávať denné plánovanie.

Jedným zo spôsobov, ako plánovať, je do času pracovného dňa:

ráno (čo je potrebné urobiť na začiatku pracovného dňa);
deň (úlohy na prvé a najmä popoludnie);
večer (otázky, ktoré je možné vyriešiť na konci alebo aj na konci pracovného dňa).

To znamená, že všetky zajtrajšie veci sa zoskupia do troch blokov v závislosti od typu vašej osobnosti („smrek“ alebo „sova“). Úlohy, ktoré si vyžadujú značné úsilie, sa najlepšie vyriešia, keď je váš výkon najvyšší.

Ďalším spôsobom je podľa druhu činnosti:

listy;
práca s dokumentmi;
poradné činnosti v rámci spoločnosti (pracovné stretnutia, stretnutia atď.);
konzultačné činnosti mimo spoločnosti (stretnutia a rokovania s partnermi, dodávateľmi, zákazníkmi atď.).

Pomocou tejto klasifikácie na určenie množstva práce nasledujúci deň budete môcť, po prvé, posúdiť, ktoré typy prípadov sa ukázali najviac, a po druhé, upraviť ich tak, aby sa vylúčila monotónnosť. V ideálnom prípade musí manažér vyčleniť určité hodiny na prácu s listami a inými dokumentmi a označiť ich v pracovnom rozvrhu.

Môžete tiež zoradiť denné aktivity podľa oblasti riadenia:

financovať;
predaja;
výroba;
marketing;
personálny manažment atď.

Zoznam je zostavený v súlade s typom podnikania spoločnosti. To (zoznam) by malo byť dosť úplné, aby na nič nezabudlo a všetko vzalo do úvahy. Čo dá takéto plánovanie? Po prvé, všetky nadchádzajúce záležitosti (usporiadanie a účasť na zasadnutiach, vypracovanie a analýza dokumentov) môžu byť jasne prepojené s oblasťou riadenia a konkrétnych ľudíktorí sa zaoberajú týmito záležitosťami a zodpovedajú za ich vykonávanie. A to vám zase umožňuje nastaviť úlohy pre vašich podriadených - (povedzme, pripraviť potrebné informácie na stretnutie). Po druhé, po mesiaci bude možné napríklad analyzovať, ktorej oblasti je venovaná dostatočná pozornosť a ktorá je menšia, a zistiť dôvody. A nakoniec, takáto analýza nám umožní naplánovať našu prácu v budúcnosti rovnomernejšie a cielenejšie.

Vzhľadom na to, že každý proces prechádza určitými fázami, môžeme rozlíšiť iný typ klasifikácie denných záležitostí - kroky procesu:

zasvätenie (všetky veci, ktoré treba začať, to znamená iniciované);
plánovanie (činnosti, ktoré sa vyvíjajú a vyžadujú si plány);
exekúcia (prípady, ktoré sa už implementujú);
analýza (práca s dokumentmi, správami, ako aj riešenie iných úloh mentálnej povahy);
kontrola (činnosti, ktorých účelom je kontrola práce rôznych oddelení a zamestnancov, monitorovanie realizácie projektov atď.);
dokončenie (veci sa majú dokončiť).

Teraz si musíte vybrať dve klasifikácie, ktoré sú pre vás najvýhodnejšie a zrozumiteľnejšie a ktoré sa pre vás môžu stať najúčinnejšími nástrojmi na plánovanie pracovného dňa.

Napríklad zvážte triedenie prípadov podľa oblasti riadenia a fázy procesu.

Zostavíme tabuľku (pozri nižšie). V prvom stĺpci vstupujeme do fáz procesu, do prvého riadku - do oblastí riadenia. V bunkách na križovatke máme nadchádzajúce záležitosti. Je tiež vhodné používať rôzne značky, udalosti označujúce konkrétnymi písmenami a farbami. Požadovaný čas dňa možno označiť písmenami: U - ráno, D - deň, B - večer. Môžete určiť priority v rôznych farbách (červená je veľmi dôležitá, žltá je dôležitá, zelená je menej dôležitá).

Tabuľka 1. Príklad plánovacej matice pre oblasti riadenia a fázy procesu (so značkami).

Oblasti riadenia / Fázy procesu	Finančné riadenie	Kontrola výroby	Riadenie predaja	Marketingový manažment	Personálny manažment
začatia		Pokračovať v implementácii programu rozvoja nových receptov (stretnutie s hlavným technológom a vedúcim výroby) - U
plánovanie				Naplánujte akciu (list s uvedením úlohy obchodníkovi) - U
poprava					Schváliť motivačný systém (práca s dokumentmi) - D
	Správa za 2 štvrťroky štvorcových. (práca s dokumentmi) - D		Analýza výsledkov účasti na výstave (stretnutie) - U
ovládanie	Správa za 2 štvrťroky štvorcových. (práca s dokumentmi) - D
absolvovaní					Pripraviť prejav na základe súťaže nápadov (prezentácia) - В

Je dôležité vyplniť takúto maticu postupne počas dňa, keď sa objavia úlohy. V hotovom formulári môžete maticu prípadu preniesť na asistenta, aby ste mohli upraviť plán na nasledujúci deň alebo to urobiť sami. Takto namiesto chaotického zoznamu úloh získate štruktúrovanú tabuľku, pohodlnú a intuitívnu. Zostáva len ich korelácia s určitými dňami a hodinami.

Možno si vyberiete pre seba dva ďalšie typy klasifikácie, ktoré sú pre vás vhodnejšie. V každom prípade plánovanie v dvoch rovinách súčasne poskytuje oveľa väčší účinok ako zostavenie zvyčajného dlhého zoznamu úloh, ktoré sa ťažko dajú vytlačiť do pracovnej doby.

Zlepšiť a rozvíjať plánovacie zručnosti

Nie je žiadnym tajomstvom, že na úspešné plánovanie sú potrebné určité zručnosti. Zameriava sa na hlavnú vec, budovanie logických reťazcov, uprednostňovanie flexibility myslenia, prácu s veľkým množstvom informácií, systémovú víziu holistického obrazu atď. Ak počas dňa dôjde k zmenám v rozvrhu, je užitočná schopnosť rýchlo a ľahko prepínať z jednej témy na inú, niekedy nesúvisiacu s predchádzajúcou. V malých a stredných podnikoch je možné takýto obraz pozorovať. Manažér pracuje s dokumentmi a všetku svoju pozornosť zameriava na správu, ktorá obsahuje dôležité informácie finančné ukazovatele na určité obdobie. A zrazu napríklad do úradu vstupuje vedúci oddelenia a rovnako ako v známej ruskej komédii zdvihol ruky k oblohe a volá: Všetko je stratené! “. Potom, s ťažkosťami obmedzujúcimi moje vzrušenie, hovorí, že práca je na pokraji neúspechu, že je takmer nemožné nič zmeniť a že všetka nádej je pre vodcu. Za niekoľko sekúnd musíte prejsť zo správy na oddelenie, analyzovať situáciu a rýchlo prijať účinné rozhodnutie o riadení.

Je možné rozvíjať zručnosti súčasného plánovania, ktoré pomôžu vyrovnať sa s nepredvídanými zmenami v plánoch? Tu je niekoľko jednoduchých cvičení, ktorých cieľom je naučiť sa, ako efektívne plánovať a navigovať v procese vykonávania toho, čo je naplánované na daný deň. Každá z nich trvá niekoľko minút (môžete ich vykonať napríklad medzi zložitými úlohami) as pravidelným školením môžete výrazne zlepšiť svoju efektívnosť v oblasti plánovania úloh.

cvičenie"Target". Toto cvičenie rozvíja schopnosť sústrediť sa na jednu dôležitú vec. Na kúsok papiera nakreslite veľký terč - ako v pomlčke. Usporiadajte záležitosti nasledujúceho dňa v ľubovoľnom poradí v kruhoch cieľa a ponechajte bodku v strede voľnú. Veci, ktoré sú vzdialenejšie v čase, môžu byť umiestnené na plachte mimo cieľovej oblasti. Čím viac rôznych aktivít a udalostí si spomínate, tým lepšie. Teraz sa pozrite do stredu cieľa a zamerajte sa na jednu vec. Dajte pozor na to jednu minútu. Potom sa pozrite na ďalšie záznamy v hárku, akoby ste pozorovali zboku, čím si trochu oddýchnete. Znova sa pozrite na stred terča a sústredte sa na nejakú inú záležitosť, a to aj na jednu minútu. Teda striedaním sústredenia pozornosti na jednu vec a pozeraním sa na mnoho ďalších vecí, sa dá dobre trénovať v schopnosti rozoznať hlavnú a vyradiť sekundárnu, čo umožní rýchlejšie plánovanie určovať základné a najdôležitejšie úlohy.

cvičenie „Prepínanie televízora.“ V psychologickom kontexte sa tento jednoduchý a dobre známy postup nazýva „gombíkový syndróm“. Predstavte si, že máte v rukách televízor. Pokúste sa „prepnúť“ myšlienky z jednej témy do druhej - zakaždým, keď stlačíte tlačidlo na imaginárnom diaľkovom ovládači. Vyberte si prepínacie tempo, ktoré vám vyhovuje. Najprv to môžete urobiť pomaly, potom postupne zrýchľujte. Prípadne môžete zmeniť trvanie rokovania. Hlavná vec je, že „tlačidlo na diaľkovom ovládači“ pre vás znamená signál na prepnutie z témy na tému. Dozviete sa teda, ako rýchlo presunúť pozornosť z jednej otázky na druhú bez toho, aby ste sa zasekli v jednej téme na dlhú dobu.

cvičenie "Zviaž slová." Kreatívne úlohy si vyžadujú flexibilitu myslenia od výkonného umelca. Obvyklý spôsob myslenia nie je najlepším pomocníkom pri vývoji optimálneho riešenia a je nepravdepodobné, že by pomohol dosiahnuť požadované výsledky. Kreativita a spontánnosť sú rovnako dôležitými súčasťami efektívneho myslenia ako logika a systematickosť. Tieto zručnosti môžete rozvíjať pomocou hry. Úloha je takáto: slovami, ktoré nie sú úplne prepojené, musíte nájsť niečo spoločné. Najprv si môžete vytvoriť zoznam párov slov (5-6 párov), potom v každom pokuse nájsť spoločné. Napríklad krokodíl a pravítko. Čo je medzi nimi spoločné? Alternatívne môžu byť oba zelené. Takéto školenie rozvíja flexibilitu myslenia a pomáha úspešne nájsť najlepšie možnosti riešenia problémov v minimálnom čase.

cvičenie "Drevo". Aby ste správne určili priority, musíte často plánovať všetky veci podľa zásady dôležitosti alebo zásadnosti: solídne, na základe ktorej sa vykonávajú všetky ostatné, a malé, ale tiež potrebné. Nakreslite strom na kúsok papiera - od koreňov po listy. Úlohy rozdeľujte nasledovne: korene sú základné, základné priority; kmeň - strategické smery rozvoja; pobočky - udalosti v oblastiach riadenia alebo jednotlivých obchodných oblastí; listy sú špecifické úlohy.

Po získaní vizuálneho obrazu informácií pokračujte v ďalšej práci - objasnite si, vyberte pracovníkov, ktorí budú pracovať v určitých oblastiach, vykonávať konkrétne úlohy atď.

Plánujte neustále, rozvíjajte svoje zručnosti, zlepšujte svoje zručnosti, vymýšľajte nové metódy a spôsoby. Nechajte plánovací proces pre vás pozitívnou a tvorivou aktivitou. Prajem vám veľa úspechov pri plánovaní a podnikaní!