Obchodné stretnutie. Čo a ako sa pripraviť na obchodné rokovania? Aké sú obchodné rokovania a rokovania

Toaletné misky

Obchodné rokovania a obchodné rokovania majú spravidla jednu definíciu - ide o vzájomnú obchodnú komunikáciu s cieľom dosiahnuť spoločné riešenie. Obchodné stretnutie sa však môže považovať aj za prvú fázu procesu vyjednávania alebo jeho súčasť, počas ktorej sa vyjasní predmet ďalších rokovaní, organizačné problémy sa vyriešia. Úspech ďalších rokovaní do značnej miery závisí od výsledkov takýchto predbežných kontaktov, od dojmu, ktorý ste dosiahli počas obchodného rokovania „na zisťovanie faktov“.

Na dosiahnutie úspechu počas obchodného rokovania je potrebné povzbudiť partnera, aby komunikoval, aby sa vytvorila maximálna oblasť príležitostí pre ďalšiu obchodnú diskusiu a rozhodovanie.

Obchodné rokovania sa zvyčajne konajú v úradnom prostredí a zámery partnerov (obchodných partnerov) sú tieto:

1) poskytovať, prijímať alebo vymieňať si potrebné informácie. Získanie informácií možno považovať za hlavný cieľ obchodného rokovania;

2) dohodnúť sa na záležitostiach záujmu účastníkov konania;

3) presvedčiť partnera (obchodného partnera) o správnosti rozhodnutia, ziskovosti zvolenej metódy konania atď .;

4) nadviazať kontakt, posilniť obchodné vzťahy a niekedy uzavrieť akúkoľvek dohodu a zabezpečiť, pokiaľ je to možné, písomným protokolom o ďalších zámeroch;

5) dynamika každého obchodného rokovania prechádza štyrmi fázami: kontakt, orientácia, rozhodnutie a hodnotenie, výsledok. Poznanie významu týchto fáz vám umožňuje nadviazať konverzáciu alebo sa prispôsobiť hovorcovi, takže výsledok stretnutia bude pre vás pozitívnym rozhodnutím.

Prvá fáza stretnutia je kontakt - tie sekundy, keď vstúpite do miestnosti, pozdravte a vymieňajte si prvé vety. Hlavným cieľom tejto fázy komunikácie je vytvoriť podmienky na nadviazanie partnerstiev.

Hlavnou úlohou, ktorú musíte vyriešiť v prvej fáze, je nadviazať emocionálny kontakt so svojím partnerom.

Konverzáciu na obchodnom stretnutí je potrebné vybudovať postupne, v súlade s plánom. V rozhovore je lepšie zostať o krok formálnejší než o krok viac známy, ale zostať zdvorilí a vítaní. V Rusku je obvyklé kontaktovať partnerov podľa mena, s výnimkou prípadov, keď vám podniková kultúra umožňuje americkým spôsobom nazývať sa menom.

Pozitívny prístup a záujem môžete prejaviť pomocou nasledujúcich fráz: „Som rád, že vás vidím!“, „Ďakujem, že ste si našli čas na stretnutie s nami!“ Na začiatku obchodnej konverzácie sa odporúča začať krátky rozhovor o svetských témach - o počasí, najnovších kultúrnych udalostiach, ekonomickej situácii. Úvodné vety tohto druhu vám umožňujú zvyknúť si na to, ako hovoríte, naladiť sa na všeobecnú vlnu, dosiahnuť prvú dohodu (názory na počasie mimo okna sa zriedka líšia).

Ak chcete, aby bola konverzácia produktívna od samého začiatku, musíte byť schopní:

1) nadviazať kontakt s partnerom;

2) vytvoriť priaznivú atmosféru pre konverzáciu;

3) upútať pozornosť partnera a vzbudiť jeho záujem o vašu tému (problém alebo návrh).

Je dôležité nielen nadviazať kontakt, musí byť počas rozhovoru monitorované a prijať opatrenia: ak je prerušený, položte otázku, ponúknite čaj, môžete urobiť vtip, ak to situácia samozrejme umožňuje.

Existujú spôsoby, ako začať konverzáciu, ktorá blokuje našu cestu k úspechu alebo ju veľmi sťažuje. Ak chcete, aby bola vaša konverzácia na prvom obchodnom stretnutí účinná, mali by ste sa vyhnúť:

1) prejavy prejavov pochybností a potreby stretnúť sa;

2) prejavy neúcty na začiatku stretnutia, a to aj v miernej forme;

3) začatie obranného postavenia účastníka konania s prvými otázkami.

Musíte si vytvoriť priaznivú emocionálnu atmosféru, aj keď pre vás je nepríjemný hovorca a zo stretnutia nemáte žiadne emócie, hlavným cieľom je dosiahnuť pozitívne výsledky zo samotného stretnutia.

Druhou fázou je orientácia. Hlavným cieľom je objasniť podstatu problému, ktorý stretnutie spôsobil. Potrebujete sprostredkovať prekladateľovi potrebné informácie o vašich vynikajúcich profesionálnych kvalitách vo forme prezentácie (jednoducho sa nehýbať), vysvetliť motívy vášho záujmu a odvolať sa na neho.

Táto fáza je najdlhšia, takže vašou úlohou je udržiavať kontakt s partnerom. Napríklad nudné vymenovanie vašich úspechov alebo klientov môže byť jednoducho nudné a potom dôjde k strate pozitívneho emocionálneho kontaktu, čo zvyčajne vedie k negatívnym výsledkom.

Obchodné stretnutie bude efektívnejšie, ak je naplánované vopred a budete naň pripravení, ak zhromaždíte všetky dostupné informácie o partnerovi, potenciálnom obchodnom partnerovi.

Identifikujte niekoľko kľúčových myšlienok, ktoré chcete sprostredkovať na druhú stranu. Vyberte čas na prezentáciu a množstvo informácií, ktoré budete komunikovať. Zvážte postupnosť informácií, kde povedať hlavnú vec a ako skryť nedostatky vášho rozhodnutia.

Váš úspech na obchodnom stretnutí, okrem vašich profesionálnych kvalít, do veľkej miery závisí od vašej morálky, sebavedomia a čím viac informácií máte, tým ľahšie bude pre vás proces vyjednávania.

Veľký vplyv na výsledok vášho obchodného stretnutia ovplyvňuje štýl a prístup rozhovoru. Dokonca aj pri najpriaznivejšej nálade partnerov na komunikáciu, úprimnej túžbe dosiahnuť dohodu, ich rozhovor nefunguje, navyše ich úsilie napraviť situáciu len zhoršuje. Najdôležitejším dôvodom je často rozdiel v štýloch a prístupoch vedenia obchodných rozhovorov medzi partnermi a ich komponentmi, ako napríklad:

1) tendencia hovoriť priamo alebo naznačovať;

2) prítomnosť gest, intonácie, opakovacej frekvencie a používania určitých zložiek reči: výška tónu, zabarvení, rýchlosť, hlasitosť atď .;

3) schopnosť a neschopnosť klásť správne otázky alebo poskytovať ostatným iniciatívy na poskytovanie informácií o sebe;

4) pohodlná úroveň formality - jednoduchosť; prijateľné vtipy; prístup k výmene sťažností;

5) očakávania, že iný bude nasledovať náš príklad atď.

K obchodným rozhovorom existujú tri rôzne prístupy: tvrdý, mäkký a zásadový.

Ak strana koná „podľa tvrdého typu“, potom vníma účastníkov konverzácie ako odporcov, ktorí sa snažia jednostranne vyhrať. Svoje víťazstvo považuje za svoj cieľ, pevne sa drží svojho postavenia a skryje svoje záujmy, požaduje ústupky ako platbu za dohodu, vyvíja nátlak a snaží sa vynútiť a vyhrať „súťaž vôle“.

Ak strana koná v rámci „mäkkého prístupu“, potom vníma účastníkov rozhovoru ako priateľov, považuje účel rozhovoru za dohodu a je pripravená za to zaplatiť jednostrannými ústupkami, ľahko zmení svoje postavenie, pokúsi sa vyhnúť „súťaži vôle“, ale ak je uvalená, vedie k tlaku z iného side.

Strana konajúca na základe „zásadného prístupu“ vníma účastníkov ako zamestnancov, ktorí spolu pracujú na probléme. Považuje svoj cieľ za primeraný výsledok, dosiahnutý rýchlo a zhovievavo, zameriava sa na záujmy a nie na pozície, nevyžaduje ústupky, ale vyvíja vzájomne výhodné možnosti, trvá na uplatňovaní objektívnych kritérií, ktoré nezávisia od vôle účastníkov. Medzi takéto kritériá môžu patriť odborné posudky, ekonomické ukazovatele trhu, vypočítané ukazovatele, štatistika, zákony, ale nie želanie ktorejkoľvek strany.

Výber najlepšieho prístupu pre vás závisí od nasledujúcich faktorov:

1) od vašich cieľov. Ak si chcete udržiavať vzťahy, udržiavajte kontakt po dlhú dobu, potom je vhodnejší „zásadový prístup“. Ak je pre vás dôležité získať čas a ste pripravení urobiť ústupky teraz, aby ste si v budúcnosti mohli „zahrať situáciu“, je možné postupovať „jemne“;

2) z ktorej strany je skutočná sila zapnutá. Napríklad, ak nemáte skutočnú moc, implementácia „tvrdého prístupu“ je veľmi náročná;

3) zo schopností strán. „Zásadný prístup“, ktorý je jedným z najúčinnejších, si vyžaduje aj najrozvinutejšie komunikačné schopnosti.

Preto je potrebné venovať osobitnú pozornosť osobným vlastnostiam vášho partnera, jeho pozícii a cieľom, aby ste pri riešení, ktoré navrhujete, brali do úvahy jeho potreby.

Existuje šesť základných pravidiel pre nadviazanie vzťahov medzi partnermi v predbežných rokovaniach.

1. Racionálnosť. Je potrebné správať sa zdržanlivo. Nekontrolované emócie nepriaznivo ovplyvňujú proces vyjednávania a schopnosť robiť inteligentné rozhodnutia.

2. Porozumenie. Nepozornosť voči pohľadu partnera obmedzuje možnosť vývoja vzájomne prijateľných riešení.

3. Komunikácia. Ak vaši partneri neprejavujú veľký záujem, môžete s nimi zorganizovať obchodné stretnutie jednoducho formou konzultácie. Tým sa ušetria a zlepšia vzťahy.

4. Spoľahlivosť. Falošné informácie oslabujú silu argumentu a tiež nepriaznivo ovplyvňujú povesť.

5. Vyhnite sa prednášaniu partnera. Vaše presvedčenie by malo byť založené na rešpektovaní osobných vlastností partnera.

6. Prijatie. Pokúste sa zaujať druhú stranu a byť otvorený, aby ste sa od svojho partnera naučili niečo nové.

Úspešné vedenie obchodných stretnutí, rozhovorov a rokovaní do značnej miery závisí od toho, či partneri dodržiavajú také etické normy a zásady, ako sú presnosť, čestnosť, korektnosť a takt, schopnosť počúvať (pozornosť na názory ostatných), špecifickosť.

Presnosť. Jeden z najdôležitejších etických štandardov podnikateľa. Podmienky dohody musia byť dodržané s presnosťou na najbližšiu minútu. Akékoľvek oneskorenie môže naznačovať vašu neistotu v podnikaní.

Poctivosť. Zahŕňa nielen vernosť prevzatým povinnostiam, ale aj otvorenosť pri komunikácii s partnerom, priame obchodné odpovede na jeho otázky.

Správnosť a takt. Nevylučuje vytrvalosť a energiu pri vyjednávaní pri dodržiavaní správnosti. Vyhnite sa faktorom, ktoré bránia priebehu rozhovoru: obťažovaniu, vzájomným útokom, nesprávnym výrokom atď.

Schopnosť počúvať. Počúvajte pozorne a pozorne. Neprerušujte reproduktor.

Špecifickosť. Konverzácia by mala byť špecifická, nie abstraktná a mala by obsahovať fakty, digitálne údaje a potrebné podrobnosti. Koncepty a kategórie by mali byť dohodnuté a pochopené partnermi. Reč by mali byť podporené diagramami a dokumentmi. Pripravte vizuálny materiál, zvážte formu jeho prezentácie.

Tieto pravidlá zostávajú v platnosti počas ďalších rokovaní.

V prípade pozitívneho priebehu rozhovoru druhá fáza plynulo prechádza do tretej fázy, ktorá zahŕňa riešenie a vyhodnotenie. Tu budete potrebovať aktívnu komunikáciu s partnerom, pretože sa začne výber najvhodnejšej možnosti rozhodovania pre obe strany.

Takmer na každom obchodnom stretnutí musíte diskutovať o nezhodách alebo námietkach. A skutočnosť, že ostatné vedľajšie veci proti vám svedčia o jej záujme, inak by jednoducho prestala hovoriť. Vašou úlohou v tejto fáze je porozumieť tomu, prečo má tlmočník námietky, to, čo ste nezohľadnili jeho záujmy, aké boli jeho potreby v navrhovanom riešení zabudované a ako ich opraviť a vylepšiť. Spýtajte sa, ako druhá strana vidí riešenie konfliktu.

Pripravte si niekoľko možností pre „výberové“ riešenie a ak všetky možnosti vznesú námietky, budete sa musieť vrátiť k analýze cieľov druhej strany. Námietky nás nútia hľadať inovatívne riešenia.

Ak nemôžete vyriešiť nezhodu počas obchodného rokovania, urobte si časový limit, aby ste premysleli a našli vhodnejšiu možnosť.

Najnovšou fázou je dosiahnutie dohodnutého riešenia. V tejto fáze sa zvyčajne dohodnú podmienky vášho nového stretnutia, aby sa objasnili menšie problémy, prediskutovali podmienky zmluvy alebo zmluvy atď. Je potrebné diskutovať o tom, ako, kedy a kde sa uskutoční vaše ďalšie stretnutie.

Negatívny výsledok obchodnej konverzácie na obchodnom stretnutí „zoznámenie sa“ nie je základom tvrdosti alebo chladu na konci rokovacieho procesu. Rozlúčka by mala byť taká, aby v nádeji do budúcnosti bolo možné udržať kontakty a obchodné väzby. Najlepšie je ukončiť stretnutie vetou: „Ďakujeme, že ste si našli čas na prediskutovanie našich návrhov. Je mi ľúto, že to nie je zahrnuté vo vašich okamžitých plánoch ... ale ak potrebujete ďalšie informácie ... “V takom prípade má stretnutie alebo rozhovor, aj keď ste nenašli jeho pokračovanie, pozitívnu stránku, pretože vždy existuje možnosť, že neskôr sa z tohto kontaktu vyvinie dobrý, užitočný vzťah.

Pokiaľ išlo o prezentáciu stretnutia, môžete použiť nasledujúce výrazy: „Ďakujem vám za príležitosť diskutovať s vami o perspektívach vzájomne prospešnej spolupráce medzi našimi spoločnosťami“, „ďakujem za príležitosť predstaviť vám ...“, „ďakujem za príležitosť, ktorú vám musím ponúknuť ...“

A samozrejme, štandardné univerzálne vety: „Ďakujeme, že ste si našli čas na stretnutie,“ „veľmi ma potešilo, že sa s vami rozprávam,“ „ďakujem za čas, ktorý ste mi dali,“ „ak máte akékoľvek otázky, zavolajte, kontaktujte ... “,„ Ak máte záujem o naše ponuky, stretneme sa dodatočne v čase, ktorý vám vyhovuje “atď.

Účinnosť oficiálnych obchodných stretnutí je do značnej miery zabezpečená prísnym dodržiavaním pravidiel a pravidiel etikety stanovených pre túto situáciu a starostlivou prípravou na takéto udalosti.

Organizátori musia začať pripravovať nadchádzajúce obchodné stretnutie:

- určiť jeho účel;
- pripraviť zoznam otázok na diskusiu a pokiaľ je to možné, poslať ho účastníkom stretnutia;
- vyberať a študovať potrebné materiály a dokumenty týkajúce sa týchto otázok;
- obmedziť zoznam účastníkov stretnutia iba na tých ľudí, od ktorých závisí úspech dosiahnutia stanoveného cieľa;
- predpovedať stanoviská strán, možný priebeh stretnutia a jeho výsledky;
- stanoviť jasný časový rámec stretnutia;
- pripraviť miesto konania.

Tí, ktorí boli pozvaní na obchodné stretnutie, by mali okamžite odpovedať na pozvanie alebo ponúknuť inému záujemcovi účasť na ňom, ak sa to zdá byť vhodnejšie.

Etiketa oficiálneho obchodného stretnutia je súbor pravidiel upravujúcich správanie strán v postupoch pozdravov, prezentácie, kontaktovania, komunikácie, výmeny vizitiek, rozlúčok, vyjadrovania vďaky za pohostinnosť a úspešného stretnutia.

Majiteľ kancelárie stretáva hostí na polceste ku dverám. Po jeho pravici môže byť jeho zástupca, naľavo tlmočník, ak sú hosťami cudzinci. Hostia vstúpia v rovnakom poradí, pričom hlava skupiny je o krok vpredu. Hostiteľský prekladateľ v hosťujúcom jazyku predstavuje členov hosťujúcej skupiny, hosťujúci prekladateľ prekladá a predstavuje hostiteľov.

Po pozdravoch organizátor stretnutia pozýva hostí na stôl a pozýva ich, aby sa konali proti svetlu smerom k oknu. To sa považuje za slušné. Hostia by však nemali sedieť oproti oknám smerujúcim k slnečnej strane: môže sa to považovať za neúctivé.

Vedúci strán stretnutia sa spravidla postavia proti sebe, proti ich zástupcom napravo od seba a prekladateľom naľavo. Zvyšok účastníkov stretnutia je náhodne umiestnený.

Konverzácia na oficiálnom obchodnom stretnutí by sa mala vždy začať piatimi až šiestimi otázkami všeobecnej povahy: "Ako ste sa tam dostali?", "Ako ste sa ubytovali v hoteli?", "Ako prebieha aklimatizácia, ako sa cítite?" Nikto by nikdy nemal hovoriť o prípade.

Prezentácia účastníkov stretnutia sa uskutoční výmenou vizitiek. Hostiteľ stretnutia vytiahne svoju vizitku a po mierne zdvihnutí prípadu ju odošle vedúcemu skupiny hostí. (Malo by sa pamätať na to, že Japonci a Juhokórejčania vždy dostávajú vizitku oboma rukami, ako akceptujú, a nikdy nie zľava!) Ak sa na stretnutí nebude veľa účastníkov, všetci prítomní si môžu vymeniť vizitky. Môžete však vopred zostaviť zoznamy s uvedením priezviska, mena a mecenáše každého z účastníkov stretnutia, ich postavenia a miesta výkonu práce.

Po prezentácii sa začne konverzácia. Začína to vždy hostiteľom. Obchodné stretnutie by nemalo trvať dlhšie ako dve hodiny. Po stretnutí môžete dať suveníry. Existujú rôzne názory na to, kto by to mal urobiť ako prvý: hostitelia alebo hostia. Je dôležité, aby ste upomienkové predmety udržiavali striktne v súlade s hodnosťou účastníkov stretnutia. Neodporúča sa dať všetkým účastníkom, vedúcemu skupiny a jeho zástupcovi rovnaké dary.

Prvý na konci stretnutia, majiteľ vstáva zo stola, prechádza na miesto, kde sa stretol s hosťami, a rozlúči sa s každým z nich. Odchod z kancelárie s hosťami sa neodporúča. Hostia sú sprevádzaní osobou zodpovednou za stretnutie.

Pravidlá obchodnej etikety upravujúce správanie účastníkov oficiálneho obchodného rokovania vyžaduje:

- prísť na schôdzu včas;
- Rešpektujte tradície a zvyky prijaté na území vášho pobytu;
- udržiavať pozitívny prístup;
- stručne, jasne a jasne uveďte svoje myšlienky, neodchyľujte sa od témy;
- Vysvetlite skratky, skratky a špeciálne výrazy používané v reči;
- pozorne načúval účastníkom stretnutia, sledoval reakciu účastníkov stretnutia na slová rečníkov;
- nezabudnite, že obchodné stretnutie sa koná v dialógovom režime, a nie monológ jednej zo strán;
- neznášajú názor ostatných účastníkov stretnutia, aj keď sa výrazne líši od vašich účastníkov;
- pozorne načúvať a preukázať ochotu diskutovať o pozíciách druhej strany;
- neprerušujte reproduktory;
- zachovajte pokoj a zdvorilosť, aj keď je hovorca agresívny, podráždený alebo neobťažovaný.

Obchodné stretnutia sú udalosti (vrátane protokolu), ktorých účelom je uľahčiť nadviazanie vzájomne výhodných kontaktov medzi obchodnými zástupcami.

Stretnutia najčastejšie organizujú spoločnosti, ktoré majú významný počet partnerov vo vlastnej krajine aj v zahraničí.

Druhy obchodných rokovaní

Existuje niekoľko typov takýchto udalostí. Všetky môžu byť medzinárodné, odvetvové, vedecké.

konferencie potrebné diskutovať o konkrétnom probléme. Takéto obchodné stretnutie sa koná vo forme jednotlivých prejavov. Konferencia je v skutočnosti stretnutím skupiny odborníkov v určitej oblasti a môže byť sústredená na jednom alebo inom (distribuovanom základe) mieste na teritoriálnom základe.

kongresy organizované pre distribútorov a obchodníkov.

Obchodný seminár - vzdelávacie a praktické podujatie, ktoré sa koná vo forme diskusie o tematických odkazoch.

predstavenie navrhnuté tak, aby upútali pozornosť verejnosti na nové výrobky, spoločnosť, určité úspechy, výsledky práce.

Okrúhly stôl je organizovaná v prípade diskusie o spoločensky významnej otázke, ktorá si vyžaduje veľkú pozornosť verejnosti. Vyžaduje nevyhnutne účasť odborníkov, ktorí sú schopní objektívne posúdiť, čo sa deje. Je tiež obvyklé pozvať tlač na okrúhle stoly, aby sa dosiahlo plné mediálne pokrytie všetkých hlavných názorov na problém.

Pre novinárov existujú aj špeciálne akcie: tlačové konferencie, brífingy, slávnostné otvorenie, tlačové obedy, otvorené dni.

Tlačová konferencia a brífingy Navrhnuté tak, aby vyjadrovali pozíciu spoločnosti. Jeho predstavitelia zvyčajne vydávajú vyhlásenia novinárom a odpovedajú na ich otázky. Táto inštruktáž je stručnejšia. Je to reakcia na konkrétny incident záujmu spoločnosti.

Slávnostné otvorenie - Prehliadka určená na zvýšenie záujmu o nový objekt a zdôraznenie všetkých jeho výhod.

Deň otvorených dverí vám umožní oboznámiť maximálny počet zainteresovaných strán so základnými princípmi spoločnosti.

Stlačte obed - spôsob, ako dosiahnuť lojalitu kľúčových médií v regióne. Pre jeho držbu vyberte prestížne. Okruh ľudí, ktorí sa na podujatie zúčastnili, je úmyselne obmedzený a spoločnosť sa musí zúčastňovať najvyšších predstaviteľov.

recepcia(koktail, banket) naznačujú neformálnu atmosféru. Účelom takéhoto podujatia je pomôcť organizujúcej spoločnosti a jej hosťom nadviazať maximálny počet nových kontaktov a spoznať priateľov.

Formálne a neformálne obchodné rokovania

Formálne a neformálne udalosti sa líšia zložením účastníkov a očakávaným výsledkom:

úradník (s protokolom, prísny postup);
neoficiálne (pripomínajúce bežnú neformálnu komunikáciu, bez povinného zdokumentovaného predkladania výsledkov);
externý (s partnermi alebo zákazníkmi);
interné (medzi zamestnancami tej istej organizácie).

Etapy obchodných rokovaní

Každé stretnutie zvyčajne zahŕňa vykonanie štyroch povinných krokov:

objasnenie stanovísk, stanovísk strán;
diskusia a argumentácia vyjadrených názorov. V tejto fáze sa zvyčajne prejavujú konflikty a konflikty záujmov;
dosiahnutie kompromisu, koordinácia pozícií, dosiahnutie dohody o každej prerokovanej otázke;
analýza výsledkov a vykonávanie dohôd. Táto etapa je vzdialená od ostatného času.
- zabezpečenie profesionálnej komunikácie medzi odborníkmi v jednej oblasti;
- kolektívne hľadanie a vypracovanie pracovných plánov;
- byť v kontakte;
- koordinácia akcií, kontrola prebiehajúcich projektov;
- podpora obchodnej činnosti.

Ciele a ciele obchodného rokovania

Hlavným cieľom je však presvedčiť partnera, aby konal určitým spôsobom, aby súhlasil s navrhovanou možnosťou.

Program a scenár obchodného rokovania

Úspešné rokovania si vyžadujú starostlivú prípravu, ktorá zvyčajne zahŕňa riešenie organizačných problémov a prípravu scenára pre samotné stretnutie.

Prvá skupina úloh zahŕňa vývoj programu, výber času a miesta stretnutia, počet, zloženie a právomoci účastníkov, pravidlá a počet kôl.

Spoločnosť zvyčajne pridelí program určenému zamestnancovi.

Program by mal byť podrobný a mal by obsahovať jasný zoznam opatrení na zabezpečenie:

výber účastníkov zo všetkých strán;
stretnutia príchody, transfer, ubytovanie;
potravinové a kultúrne a zábavné programy;
skutočný proces vyjednávania.

V programe by sa malo uviesť, kto je zodpovedný za vykonávanie každej fázy. Musí sa dohodnúť so všetkými stranami zapojenými do rokovaní. Je dôležité objasniť, kto bude zodpovedný za zaznamenanie stretnutia. Ak sa predpokladá medzinárodný formát, je potrebné zistiť, kto bude musieť prekladateľa zabezpečiť.

Keďže pri obchodných návštevách je zvyčajné organizovať nielen formálnu, ale aj neformálnu komunikáciu medzi stranami (bez ohľadu na oficiálnu povahu udalosti), program by mal zahŕňať voľný deň určený na tento účel.

Anglický prekladateľ na obchodné rokovania

Obchodné udalosti si najčastejšie vyžadujú preklad z / do angličtiny. Pri výbere prekladateľa by sa malo zvážiť niekoľko faktorov:

znalosť terminológie;
skúsenosti s podobnou prácou;
schopnosť rýchlo orientovať sa v zmenách situácie;
schopnosť prekladať zreteľne, rýchlo, dôsledne.

Je lepšie vopred upozorniť odborníka na tému stretnutia a prijatý kódex obliekania.

Vedenie obchodného rokovania

Jeho úlohou je usmerňovať priebeh rokovaní. Môže to urobiť jedna osoba alebo tím. V prvom prípade je rozhodovací proces zjednodušený - všetko robí jeden zamestnanec a za to nesie plnú zodpovednosť.

V druhom prípade je pravdepodobnosť chyby znížená - v tíme môžu byť prítomní odborníci z rôznych oblastí. Podmienkou úspechu je však súdržnosť jej práce, inak môže súper použiť vnútorné nezhody na svoje vlastné účely.

Výsledky, výsledky obchodného rokovania

Pozitívny výsledok rokovaní si vyžaduje povinné opakovanie ich hlavných úspechov. Je to potrebné, aby si všetci účastníci boli vedomí toho, čo sa dosiahlo, a výsledok rokovaní považovali za úspech. Bude užitočné dohodnúť sa na nasledujúcom stretnutí.

Ak sú výsledky negatívne, je dôležité, aby sme sa mohli správne dostať z kontaktu.

Funkcie obchodných stretnutí s klientom v Rusku

Je dôležité, aby si cudzinci uvedomili, že ruskí podnikatelia dávajú prednosť súhlasu v neformálnom prostredí, ale zároveň starostlivo zhodnotia vzhľad svojho partnera. Je potrebné pripraviť sa na to, že samotné rokovania nebudú fungovať, bude potrebné niekoľko stretnutí. Môžete použiť oficiálne aj osobné komunikačné kanály. Ruskí podnikatelia sú presní a nemajú radi prázdne sľuby.

Obchodné stretnutia na výstavách

Obchodné stretnutia na výstave sú najziskovejšie, pretože vlastné služby udalosti pomôžu dohodnúť sa s klientom, naplánovať stretnutie a zabezpečiť implementáciu všetkých cieľov.

Výstavisko Expocenter neustále organizuje tematické výstavy rôznych smerov, kde každý výrobca môže nájsť nových partnerov a zákazníkov.

Každý deň sa koná veľa obchodných stretnutí a rokovaní na úplne rôznych úrovniach. A nezáleží na tom, čo to je: stretnutie vedúcich svetových spoločností s cieľom uzavrieť dohodu o miliónoch dolárov alebo obchodný rozhovor medzi dvoma malými podnikateľmi o spolupráci - je dôležité byť schopný rokovať správne vykonajte ich a nekonajte náhodne. Bez starostlivej prípravy na obchodné stretnutie a správnej stratégie správania sa počas neho pravdepodobne nedosiahnete požadovaný výsledok rokovaní.

Usporiadanie obchodných stretnutí je veľmi chúlostivá záležitosť, a to ani vtedy, ak práve začínate podnikať. Teraz vám nebude ubližovať, keď sa dozviete niektoré nuansy organizovania obchodných rokovaní.

Ako zorganizovať obchodné stretnutie

Počas obchodného rokovania postupujte podľa niekoľkých jednoduchých pravidiel a potom: najprv sa budete počas rokovaní cítiť istejšie; po druhé, budete vystupovať v očiach svojho partnera (-ov) ako seriózna a pozorný človek, s ktorým môžete obchodovať; a po tretie, zvýšte svoje šance na požadovaný výsledok rokovaní.

1. Jasné ciele

V procese prípravy rokovaní je potrebné vypracovať osobitný zoznam otázok, ktoré je potrebné zvážiť, a úloh, ktoré je potrebné riešiť. A počas samotných rokovaní by ste sa nemali odchýliť od tohto zoznamu, inak riskujete stratu hlavnej časti rozhovoru, a preto nedosiahnete svoj cieľ. Čím viac základných otázok by sa malo pri rokovaniach zohľadniť, tým vážnejšia by mala byť ich príprava, pretože je potrebné zvoliť optimálne množstvo času, ktoré sa strávi pri posudzovaní každej záležitosti.

2. Minimálne „voda“

Toto pravidlo platí nielen pre obchodné rokovania s partnermi, ale aj pre workshopy a akékoľvek obchodné rozhovory o práci. Ľudia (najmä ak sú mimo práce priateľskí ľudia) sa často začínajú zaoberať témami, ktoré sú pre účel rokovaní absolútne irelevantné. V dôsledku toho sa ukazuje, že sa stretnutie pravdepodobne konalo, zdá sa, že hovorili o niečom, ale v dôsledku toho neprišli k ničomu. Pokúste sa preto rozptyľovať maximum od rozhovorov na tému „ako sa oslavovali vaše narodeniny“ alebo „ako sa rodina darí“ a sústreďte sa výlučne na pracovnú tému. Všetky ostatné rozhovory - vo svojom voľnom čase z práce.

3. Iba dôležití ľudia

Obchodné rokovania sú zriedka vedené dvoma ľuďmi tvárou v tvár. Toto sú skôr zvláštne prípady. Na rokovaniach sa väčšinou zúčastňuje niekoľko ľudí z oboch strán - poradcovia, kolegovia, partneri a asistenti. Zobrať so sebou niekoľko ľudí, ktorí budú vyjadrovať svoje názory, poskytovať rady a pomáhať pri prijímaní správnych rozhodnutí, je odôvodnené, ale nepreháňajte to počtom asistentov. Po prvé, veľké množstvo ľudí v rokovacej miestnosti môže vytvoriť pocit „davu“ a rozptýliť vašu koncentráciu. Po druhé, ľudia, ktorí nie sú zvlášť relevantní pre daný problém, ak hovoria, s najväčšou pravdepodobnosťou to bude buď mimo témy, alebo jednoducho nikoho nezaujímajú (nebudete počúvať návrhárov názor na to, ako odvodiť podnik z krízy?). Preto s vami choďte na rokovania iba s tými, ktorí sú skutočne potrební.

4. Presnosť a predpisy

Zvyk byť neskoro - bohužiaľ, problém mnohých ľudí. A tiež podnikanie. Čakanie na oneskorených znamená oneskorenie začiatku rokovaní. Čakanie na plytvanie časom. Skutočne podnikateľ je jednoducho povinný oceniť svoj čas, takže buď „trénujte“ svojich podriadených, aby vždy dorazili včas, alebo jednoducho začali neskoro. Mimochodom, najlepším spôsobom, ako natrvalo zastaviť zvyk meškania so svojimi podriadenými, je dať im vlastný príklad včasného príchodu do práce a všetkých pracovných udalostí.

5. Slovo každému

Ak ste vzali do úvahy pravidlo, že na rokovaniach sú prítomní iba dôležití ľudia (pozri bod 3), znamená to, že na obchodnom stretnutí vás zaujíma názor všetkých na stenách rokovacej miestnosti. Dajte im príležitosť vyjadriť svoj názor. Počas svojho prejavu umožnite prítomným, aby sa vyjadrili a urobili konštruktívne pripomienky, ale nepremieňajte všetko na stánok. Keď sa konečné rozhodnutie viac či menej objaví, znova sa opýtajte každého, čo si myslí o súčasnej situácii. Stručne povedané, skúste vziať do úvahy stanovisko všetkých účastníkov rokovaní.

6. Obmedzenie

Schopnosť udržať sa na obchodnom stretnutí je nevyhnutnou kvalitou každej osoby. Nebuďte príliš nadšení z každého riešenia, ktoré vám vyhovuje. Nenechajte sa naštvať a vystrašiť, ak sa niečo pokazí. Môžete preukázať svoju spokojnosť alebo svoju nespokojnosť, ale robte to so zdržanlivosťou a dôstojnosťou. Reagujte tiež na akékoľvek „útoky“ oponentov pokojne a sebavedome.

7. Prezentácie

Pri každom obchodnom stretnutí je vhodné urobiť malú prezentáciu, v ktorej opíšete stručné ustanovenia a ciele stretnutia. Bude to užitočné pre vašu stranu, ako aj pre stranu hovorcu: nezmeškáte ani nezabudnete na žiadne dôležité podrobnosti a bude pre účastníka ľahké zistiť informácie, ak sú prezentované vizuálnou formou.

8. Záver

Na konci stretnutia je nevyhnutné vyvodiť záver, ktorý obsahuje otázky, ktoré sa zvážili, a rozhodnutia, ktoré sa v týchto otázkach prijali. Ak z nejakého dôvodu neboli nastolené určité problémy (neboli za to žiadni zodpovední ľudia, nebol dostatok času, neboli potrebné informácie, atď.), Je potrebné odložiť posúdenie týchto otázok na konkrétny deň a čas a oznámiť to všetci účastníci.

1. Je vhodné prísť na rokovania o rokovaniach vo vhodnom obchodnom oblečení. V niektorých moderných spoločnostiach je voľný štýl oblečenia vhodný v bežných pracovných dňoch (najmä pre tých pracovníkov, ktorí nemajú priamy kontakt so zákazníkmi a partnermi), ak ste však účastníkom obchodného rokovania, prejavte úctu svojim partnerom a primerane sa obliekajte.

2. Ak je predmet rokovaní veľmi rozsiahly, bolo by lepšie rozdeliť ho do niekoľkých etáp, počas ktorých budete posudzovať samostatnú otázku. V tomto prípade je potrebné správne určiť priority a zostaviť postupnosť etáp v najoptimálnejšej forme.

3. Nestrácajte čas. Ak vidíte, že stretnutie sa rýchlo stráca, je lepšie ho dokončiť bez dosiahnutia „oficiálneho“ konca. Môže existovať veľa príznakov, že rokovania už nebudú úspešné: partner prestal klásť otázky a udržiavať konverzačnú aktivitu, partner bol jednoznačne unavený a nemal tendenciu viesť konštruktívny rozhovor, partner začal vredovať a tak ďalej. V závislosti od dôležitosti témy rokovaní a spolupráce s týmto konkrétnym partnerom schôdzu buď odložte, alebo odložte.

4. Ak vám druhá strana začala klásť príliš veľa provokatívnych a zložitých otázok, znamená to iba jednu vec: neveria tomu, čo hovoríte. Môžete vyzerať presvedčivo. Preto stojí za to zmeniť spôsob komunikácie alebo práce na neverbálnych prejavoch tela a hlasu.

Príprava a usporiadanie obchodných stretnutí, recepcií

.Príprava a vedenie obchodných stretnutí

1.1 Predmet obchodného rokovania

Efektívne obchodné stretnutie si vyžaduje serióznu a dôkladnú prípravu.

Predmetom obchodného rokovania je problém, problémy, ktoré je potrebné počas stretnutia zvážiť. Okrem stretnutí zameraných na riešenie obchodných problémov sa konajú aj protokolové stretnutia, ktoré sa tiež nazývajú „zdvorilostné návštevy“, pretože sa konajú s cieľom osobného zoznámenia alebo upozornenia partnera pri konkrétnej príležitosti.

Obchodné stretnutie by sa malo dohodnúť vopred. V rámci toho istého regiónu sa odporúča dohodnúť sa do 2 až 3 dní. Organizáciu obchodného rokovania je možné zariadiť e-mailom, telefonicky.

Obzvlášť opatrná by mala byť príprava na stretnutie s cudzincami. Je potrebné zabezpečiť všetky prvky programu ich pobytu: poradie stretnutia, osobné zloženie účastníkov, účasť zástupcov tlače, výmena suvenírov, uvítacie prejavy, ubytovanie v hoteli, obchodná časť, kultúrny program, neformálne recepcie, káble.

1.2 Miesto obchodného stretnutia

Miesto stretnutia je dôležité pre strany rokovacieho procesu, pretože sa môže stať dôležitým aspektom efektívnosti stretnutia pre jednu alebo všetky strany rokovania. Existujú nasledujúce možnosti výberu miesta pre obchodné rokovania: na ich území, na území partnera, na neutrálnom území a pomocou komunikačných nástrojov (na diaľku).

Väčšina podnikateľov uprednostňuje stretnutia na svojom území (v priestoroch spoločnosti).

Stretnutie na jeho území umožňuje profitovať z postavenia vlastníka. V tejto situácii sa často často používa výraz „domy a steny pomáhajú“. Majiteľ môže ovplyvniť proces vyjednávania prostredníctvom súboru vhodných taktík. Sú to prostriedky organizačného plánu: výber a usporiadanie priestorov, umiestnenie účastníkov pri rokovacom stole, organizácia vyjednávacieho procesu (šluk, prestávka), organizácia kultúrnych a spoločenských programov.

Organizačné nástroje sú spojené s psychologickými. Formy a úroveň organizácie vyjednávacieho procesu skutočne vytvárajú primeranú psychologickú atmosféru (priateľskosť, tlak, napätie, manipulácia atď.). Príkladom môže byť návrh veľkosti kancelárskeho stola, vzdialenosť medzi majiteľom a návštevníkom, tvar, veľkosť stoličiek, ktoré sa návštevníkovi ponúkajú, atď.). Okrem toho samotný stav hosťa spôsobí u človeka určité psychologické napätie.

Je tiež dôležité, aby majitelia netrávili čas a energiu prekonávaním únavy po ceste a prispôsobovaním sa životnému prostrediu. Môžu využívať dostupné možnosti svojej kancelárie: telefón, fax, internet, sekretárske služby, salóniky, pomoc odborníkov, právnikov, vyšších úradníkov atď.

Príprava izby. Pri príprave priestorov na obchodné rokovania (rokovania) odborníci vo vedeckej organizácii práce odporúčajú dodržiavať tieto základné požiadavky: čistota, poriadok, vetranie, nedostatok hluku, teplota miestnosti priaznivá pre obe strany, pohodlné osvetlenie.

Najvhodnejšou farbou steny na schôdzky je svetlo modrá farba miestnosti.

Interiér zasadacej miestnosti sa zlepší prítomnosťou váz s kvetmi a maľbami.

Územie partnera. Existujú prípady, keď je lepšie rokovať na území partnera. Predovšetkým je to príležitosť získať ďalšie informácie o partnerovi, jeho spoločnosti.

Samotná skutočnosť, že ste sa dohodli viesť rokovania na území partnera, je prvkom úcty voči partnerovi, preukazuje závažnosť vašich zámerov a môže presvedčiť druhú stranu, že stojí za to sa s vami vyrovnať.

Účinnosť výberu možností pre vyššie uvedené stretnutia závisí od situácie. Najlepšie je však možnosť zorganizovať alternatívne stretnutia na „ich území“ a „na území partnera“.

Neutrálne územie. Je dôležité, aby stretnutie na neutrálnom území neprinieslo výhody pre obe strany. Táto možnosť môže byť obzvlášť účinná pri riešení konfliktných situácií.

Na tento účel sú v hoteloch obchodné centrá špeciálne upravené pre túto miestnosť. Konferenčné miestnosti sa v mnohých prípadoch používajú na rokovania.

V prípade potreby neformálnej komunikácie stretnutí v zahraničí sa pre podnikateľov využívajú prímestské obchodné kluby. Pri absencii širokej siete takýchto inštitúcií sa v našej krajine používajú reštaurácie (kaviarne).

Vzdialene. Rozvoj medzinárodných telefónnych komunikácií, foto telegrafií (faxov), mobilných telefónov, internetu a videokonektorov (konferenčné videokonferencie) uľahčuje organizovanie a vedenie rokovaní a do veľkej miery odmieta organizovať osobné stretnutia. Moderná komunikácia umožňuje priamy elektronický kontakt s prenosom obrazov a zvuku.

Dočasné hranice. Dôležitým krokom k úspechu obchodného rokovania je správny výber času a dňa v týždni. Je potrebné zohľadniť okolnosti obchodného života, obchodné zvyklosti partnerov, hodiny ich optimálneho výkonu.

Pre niektorých ľudí je preto lepšie pracovať ráno, nazývajú sa „smrekovcami“, inokedy sú to „sovy“ a medziprodukt sa nazýva „holuby“. Podľa vedcov tvoria „sovy“ asi 33%, „smrekovce“ - 17% a „holuby“ - 50% z celkového počtu ľudí.

1.3 Čas na obchodné rokovania

Psychológovia naznačujú, že pri organizovaní rokovaní zvážte také faktory, pretože stretnutie nemusíte plánovať tesne pred obedom. Myšlienky na jedlo narúšajú konštruktívnu komunikáciu. Ak je však stretnutie už k dispozícii, bude dobré v procese rokovaní ponúknuť partnerom šálku kávy, čaju, niečo na jedenie.

Nemali by ste naplánovať stretnutie ihneď po obede. Je potrebné poskytnúť partnerom ich myšlienky a overiť potrebné informácie.

Na jednej strane nie je pondelok najlepší deň na stretnutie. Ľudia nakoniec potrebujú víkend na naladenie pracovného rytmu. Na druhú stranu, aj keď v pondelok je výhodou „čerstvej mysle“, stretnúť sa v tento deň, aby sme prediskutovali dôležité otázky, ktoré by sa mali dokončiť do konca týždňa.

Piatok, keď už všetci čakajú na víkend, nie je najlepším dňom na začatie ničoho.

Je potrebné prediskutovať trvanie zasadnutia. Napokon sa môže stať, že váš partner, ktorý nebol upozornený na trvanie stretnutia, sa pol hodiny po začiatku stretnutia ospravedlňuje a vzhľadom na potrebu vykonávať rovnako dôležité úlohy vás opustí. Dohodnutý čas na stretnutie je povinný.

Po dohode o čase stretnutia musíte byť presní. Neskoro sa považuje za urážku hostiteľa a môže to ovplyvniť priebeh rokovaní. V prípade prijateľného oneskorenia musíte nájsť príležitosť, dokonca aj na krátky čas, upozorniť partnera a podľa toho sa ospravedlniť.

1.4 Zloženie delegácie

Rokovania medzi týmito dvoma zástupcami sú veľmi zriedkavé. Zloženie účastníkov sa preto určuje v protokole obchodného rokovania. Delegácia zahŕňa:

priamych účastníkov rokovaní;

kompetentní konzultanti (experti);

pomocný personál (prekladatelia, stenografi, vodiči, tajomníci atď.).

Základom dohody by mala byť zásada rovnakého počtu delegácií z oboch strán. Väčšia delegácia je psychologická výhoda. Za určitých okolností sa môžu vyskytnúť odchýlky od zásady rovnosti, ale pod podmienkou, že o tom presvedčíte partnerov.

Vyjednávania sú efektívnejšie, čím menší je počet účastníkov. Preto, ak je potrebné ich viesť čo najskôr, je potrebné znížiť počet strán, najmä preto, že zvýšenie počtu účastníkov rokovaní často vedie k nedorozumeniam.

V protokole sa zaznamenávajú zoznamy vyjednávania s uvedením priezviska, mena a mecenáše, miesta výkonu práce a funkcie účastníka.

Výmena protokolových zoznamov sa zvyčajne uskutoční na začiatku schôdze. Ak zoznamy nie sú vopred zostavené, strany si vymenia vizitky, aby mali informácie o účastníkoch stretnutia.

Okrem počtu je stanovená aj úroveň účastníkov stretnutia. Úroveň zastúpenia by mala byť približne rovnaká. Výber zloženia a úrovne vyjednávačov závisí od dôležitosti, ktorú stretnutiu prikladá schôdza, od charakteru transakcie a od vnútroštátnych charakteristík vyjednávačov. Čínske delegácie sa na rokovaniach líšia počtom a Američania dávajú prednosť malým skupinám. Obraz delegácie je posilnený prítomnosťou zástupcu iného pohlavia.

1.5 Diskusné materiály

Nasledujúce stretnutie alebo rokovania zahŕňajú predbežnú prípravu materiálov. Počas obchodného vzťahu sa diskutuje o relevantných kategóriách dokumentov:

dokumenty odrážajúce pozíciu účastníkov stretnutia v širokej škále otázok a spravidla obsahujú odporúčania k otázkam, ktoré sa budú brať do úvahy;

návrhy rôznych dohôd, protokolov alebo zmlúv, ktoré sa navrhujú ako základ pre rokovania;

návrhy uznesení alebo dohôd o úmysle.

Náročným, ale dôležitým prvkom prípravných prác je výber rôznych dokumentov týkajúcich sa otázok, ktoré sa majú zvážiť. Sú to oficiálne referencie a dokumenty, výstrižky z novín a časopisov, ktoré obsahujú informácie o partnerovi a jeho podnikaní, jedná sa o údaje o podmienkach ich partnerov, ich správaní na trhu. Napriek tomu, že toto všetko si vyžaduje veľa úsilia, znalostí a času, sa takáto práca nakoniec ospravedlní. Takže vo svojej práci „Ako prežiť medzi žralokmi“ X. Mackay poznamenáva, že vedieť aspoň niečo o klientovi je rovnako dôležité ako vedieť všetko o vašich produktoch. Ak poznáte svojich zákazníkov, ak sú známe ich špecifické záujmy a charakterové vlastnosti, vždy bude existovať základ pre nadviazanie kontaktu. Poskytuje dotazník s 66 bodmi, zahŕňa otázku osobných údajov klienta, vzdelanie, rodinný stav, predchádzajúce činnosti, osobitné záujmy, životný štýl atď. A umožňuje lepšie „spoznať“ klienta.

Optimálnym výsledkom dohody je uvedomenie si, že každý z jej účastníkov získal určitú výhodu v porovnaní s pôvodnou situáciou.

1.6 Usporiadanie a vybavenie stolov

Dôležitým prvkom pri príprave priestorov na obchodné rokovania je vybavenie stolov.

Psychologický aspekt vplyvu na účastníkov stretnutia môže byť vo forme tabuľky. Podľa austrálskeho Alana Pisu teda štvorcový stôl nemá dôveru a prispieva k vytvoreniu konkurenčnej atmosféry. Tento tvar tabuľky je vhodný na krátke obchodné rokovania. Rozhovory pri okrúhlom stole umožňujú neformálne stretnutie a bezplatnú výmenu názorov. Malý konferenčný stolík pomáha pri priateľskej konverzácii a slúži ako zdvorilé návštevy.

Na tabuľkách sú pre každého účastníka rozmiestnené zápisníky, perá, ceruzky, brožúry. Stoličky alebo kreslá by mali byť pohodlné av dostatočnom množstve.

Spolu s rokovacím stolom je zvyčajné usporiadať do skupín fľaše minerálnej vody a čisté poháre.

Je vhodné starať sa o kávu alebo čaj. Na tento účel je potrebné na rokovacích stoloch poskytnúť samovar, niekoľko dobrých súprav, čaj, kávu, sušienky, ovocie, koláče alebo pečivo.

Ak položíte na stôl popolník, jedná sa o signál, ktorý môžete fajčiť, ale skôr než ho zapálite, musíte požiadať prítomných o povolenie. Ak nie je dovolené fajčenie, počas prestávky by sa mala pripraviť fajčiarska izba.

1.7 Zasadnutie delegácie

Priestory na obchodné rokovania sa zvyčajne pripravujú buď najatými zamestnancami spoločnosti, alebo pozvanými odborníkmi.

Dôležitým prvkom obchodného protokolu je organizácia schôdze delegácie. Najprv je potrebné správne určiť úroveň tých, ktorí sa stretávajú. Ten, kto pozval, by sa mal stretnúť, podpísať pozývací list, ale ako výnimku jeden z jeho zástupcov.

Pri stretnutí s delegáciou, najmä s delegáciou zahraničnou, je potrebné dodržiavať určité pravidlá protokolu

Pozícia a pozícia vedúceho delegácie schôdze by mala byť v súlade s pozíciou a pozíciou prichádzajúceho vedúceho delegácie.

Na stretnutie zvyčajne príde vedúci hostiteľskej delegácie, sprevádzaný 2-3 ľuďmi.

Ak hosť príde so svojou manželkou, stretne sa s ním aj predseda hostiteľskej delegácie.

Prvým je vedúci, ktorý prijíma delegáciu, a ak jeho manželka prišla na stretnutie, odporúča to hosťom.

Druhým je hosť - vedúci zahraničnej spoločnosti, ktorý tiež odporúča jeho manželke.

Predseda hostiteľskej delegácie potom odporúča zamestnancom - členom delegácie, ktorí prišli na stretnutie s hosťami, podľa hodnosti. Ak sú medzi tými, ktorí sa stretávajú, ženy, potom sa odporúča predovšetkým. Ak je málo žien, odporúčajú ich hodnosti a potom muži - tiež podľa hodnosti.

Vedúci delegácie, ktorý po tom príde rovnakým spôsobom, odporúča členom svojej delegácie.

Pri stretnutí s delegáciou na letisku alebo na vlakovej stanici musí vedúci prijímajúcej strany doručiť kvety všetkým ženským členom delegácie alebo tým, ktoré prišli s delegáciou. Pri stretnutiach a stretnutiach na letisku alebo na vlakovej stanici by sa mali prezentovať kvety zabalené v celofáne (kvety sa ľuďom neuvádzajú, s výnimkou dátumu výročia).

Stretnutie delegácie je nevyhnutne spojené s ubytovaním v autách. Pre každého člena delegácie sú potrebné znalosti pravidiel vykládky v súlade s praxou medzinárodného protokolu. Musí ich poznať vodič, prekladateľ, vedúci delegácie a jeho manželka (dodatok 17).

Predtým bolo vozidlo napájané tak, aby pravé dvere smerovali k chodníku. Prvý sa posadí a opustí cestujúceho a obsadí čestné miesto. Ak podmienky neumožňujú vodičovi riadiť pravou stranou vozidla po chodníku, poctený cestujúci sa dostane do vozidla ľavými dverami. Sedia tiež cez ľavé dvere.

Ctený cestujúci si sadne na zadné sedadlo na pravej strane, keď sa vozidlo pohybuje, má majiteľa alebo vedúceho delegácie stretnutia. Hneď vedľa vodiča môže sedieť strážca, reportér a výnimočne tlmočník. Osoba, ktorá drží čestné miesto, odchádza cez pravé dvere a zvyšok, aby nerušil osobu sediacu na čestnom mieste, ľavou stranou.

2. Príprava a vedenie recepcií

2.1 Techniky a ich podstata

Techniky a ich podstata

Recepcie - diplomatické aj obchodné - sú jednou z najdôležitejších foriem zahraničnej politiky, podnikania, kultúrnych a iných aktivít vlád, ministerstiev, podnikateľov, verejnosti a iných organizácií a jednotlivcov. Môžu sa konať pri slávnostných príležitostiach (na počesť štátnych návštev, štátnych sviatkov atď.) A majú politický význam, majú čisto protokolový charakter (v súvislosti s obchodnými návštevami, otvorením výstav) alebo sa môžu použiť v každodenných činnostiach (počas rokovaní) a ďalšie).

Je dôležité jasne pochopiť, že hlavným obsahom recepcií nie je konzumácia alebo ochutnávka nápojov, ale riešenie obchodných problémov, ktoré musia byť vopred starostlivo pripravené. Pre väčšinu účastníkov sú recepcie cielené a cielené práce av žiadnom prípade povrchné „nudné prázdno“, ktorého vzhľad Byron uvažoval takmer pred dvoma storočiami.

Recepcie môžu pomôcť nadviazať, udržiavať a rozvíjať kontakty medzi stranami a jednotlivcami, komunikovať a objasňovať ich postavenie, zbierať informácie, vymieňať si názory a nakoniec - diskutovať a dohodnúť sa na pozíciách a riešiť existujúce problémy v neformálnom prostredí.

Tradície držania recepcií sú zakorenené v staroveku. Pohostinnosť bola a zostáva základným ukazovateľom cti a dôstojnosti ľudí a štátu, ich dobrej vôle.

Krajiny preto starostlivo zachovávajú historické tradície prijímania hostí ako symboly mieru a láskavosti. Tradície ruskej pohostinnosti stále oslavujú zahraniční hostia. Mnohé roky medzinárodnej praxe zaviedli druhy diplomatických recepcií, spôsoby ich prípravy, diplomatickú etiketu, ktorú sa zvyčajne dodržiavajú.

Protokolová prax Ruska ako celku sa zhoduje s medzinárodnou. Recepcie sú rozdelené podľa času na denné (až 19 hodín) a večer a na ubytovanie hostí - na recepcie so sedením a bez sedenia.

2.2 Vymenovanie a príprava recepcií

Vymenovanie a príprava recepcií

Prijímanie je jednou z foriem „vonkajšej - a vnútornej politickej“ činnosti organizácie. Spravidla to organizujú a pripravujú vlastníci vopred, spoločné trávenie času zástupcami hostiteľskej organizácie a hosťami. Recepcia sa koná: a) pri slávnostnom termíne - výročie, výročie založenia spoločnosti alebo vznik organizácie; b) pri príležitosti návštevy organizácie slávneho a váženého hosťa delegácia partnerskej spoločnosti; c) v dennej rutine spoločnosti pravidelne.

Účelom prijatia môže byť rozšírenie a prehĺbenie kontaktov v oblasti spoločnosti, získanie potrebných informácií, vytvorenie obrazu organizácie v externom podnikateľskom prostredí.

Recepcie môžu byť: cez deň alebo večer, s posedením (vopred pridelené miesta pre účastníkov) a bez sedenia, formálne a neformálne.

Popoludňajšie recepcie sú „pohárik šampanského“, „pohárik vína“, „raňajky“. „Pohárik šampanského“ zvyčajne začína o 12:00 a trvá asi hodinu. Dôvodom takého prijatia môže byť výročie štátneho sviatku, odchodu (príchodu) úradníka, pobytu delegácie. Otvorenie výstavy (festival) atď. Toto je najjednoduchšia forma podávania, ktorá si nevyžaduje veľa prípravy. Recepcia sa koná bez posedenia hostí - stojacich. Nápoje a občerstvenie servírujú čašníci. Zvyčajne sa podáva iba šampanské, vína, džúsy a občerstvenie (mini-koláče, sendviče, orechy).

Slávnostnejšou formou recepcie sú raňajky alebo obedy s posedením. Pre túto formu príjmu sú pre všetkých účastníkov k dispozícii stolíky. Raňajky s posedením sú usporiadané medzi 12 a 15 hodinami a trvajú asi hodinu a pol. Pokiaľ ide o obsah a čas, zodpovedá ruskému obedu a môže obsahovať 1 - 2 studené jedlá, jednu rybu alebo jedno mäso a dezert. Je prijateľné podávať teplé predjedlá prvého jedla. Počas stretnutia hostí v prednej sále sa im ponúka aperitív, džúsy, počas raňajok suché suché hroznové víno a po dokončení sa ponúka čaj, káva, šampanské, koňak a likér. Hostia zvyčajne prichádzajú na raňajky v bežnom oblečení, pokiaľ jej uniforma nie je špecificky uvedená na pozvánke.

Večerné recepcie sú niekoľkých druhov. Najobľúbenejší, demokratický, najkomplexnejší a najproduktívnejší z hľadiska komunikačného pokrytia je „kokteil“, ktorý začína medzi 17-18 hodinami a trvá dve hodiny. Recepcia stojí. Hostia sami pristupujú k stolom s občerstvením, zbierajú občerstvenie a čašníci ponúkajú nápoje, ak sú podávané teplé občerstvenie, potom sa recepcia môže nazývať „a la buffet“. Aby bolo stretnutie slávnostnejšie, šampanské, zmrzlina a káva sa môžu podávať až do konca. Recepcia formou bufetu je najdemokratickejšou formou príjmu. S takou hostinou môžete kedykoľvek odísť. Na tejto recepcii by ste si mali pamätať na niekoľko pravidiel:

jeden by sa mal k stolu dostať až po pozvaní alebo po tom, čo ostatní prítomní prišli k stolu;

hostia berú doštičky zo stohu na začiatku stola a pohybujú sa pozdĺž stola v jednom smere (aby sa navzájom neovplyvňovali) a položili na svoju dosku liečivo;

je neslušné byť blízko stola s cigaretou na fajčenie;

škaredá hromada všetkých tanierov ponúkaných naraz. Existuje určitý počet občerstvení: na začiatku by sa malo vyskúšať rybie jedlo, ryby a mäso by nemali byť na tej istej doske;

berte toľko, koľko môžete jesť;

predjedlá sa prenášajú na doštičku pomocou bežného zariadenia, ktoré je umiestnené na miske s týmto predjedlom. Po zadaní dobrých slov by ste nemali zabudnúť uviesť všeobecné zariadenie na svoje miesto;

pri zákuskoch a sladkých jedlách si musíte vziať čisté taniere;

muž môže liečiť dámu tým, že jej niečo z bufetu prinesie. Pre ženu je neprijateľné zaobchádzať s mužom.

Jediným príborom v bufete je vidlička. Občerstvenie sa preto krája na malé kúsky („naraz“). Okrem vidlíc sa podávajú aj špajle - malé tyčinky uviaznuté v sendvičoch - vrchnáky a iné ľahké jedlá. Nože môžu byť na stole, ale ich použitie v každom prípade bude nepohodlné. Je zvykom prísť k stolu formou bufetu v neformálnom obleku alebo šatách.

Recepcia podobná recepcii formou bufetu - „koktail“. To tiež beží medzi 17 a 20 hodín. Na rozdiel od bufetového stola sa koktejlové stoly nepodávajú. V hale je usporiadaných niekoľko malých stolov, sú na nich rozmiestnené cigarety, zápalky, popolníky a papierové obrúsky sú umiestnené vo vázach. Jedlá a nápoje servírujú čašníci na podnosoch. Namiesto vidlíc hostia používajú špeciálne banketové špajle. Ukončite recepciu šampanským a kávou.

Obed je najslávnejšou formou príjmu. Začína sa od 17 do 19 hodín, trvá 2 - 3 hodiny alebo viac. Hostia sú pri stole najskôr hodinu, potom sa presťahujú do inej, menej formálnej miestnosti alebo do časti miestnosti, kde sa podáva čaj a káva. Uniforma je slávnostná. Obed sa koná s posedením - každý účastník sa od pozvania dozvie o čísle svojho kresla pri stole.

Obed formou bufetu zahŕňa bezplatné posedenie účastníkov pri stoloch od 4 do 6 osôb, hostia si vyzdvihnú občerstvenie z jedného veľkého stola a sadnú si k jednému z malých stolov. Jedálny lístok je ako bufet. Takáto recepcia sa organizuje po koncerte, pozeraní filmu, medzi zasadnutiami konferencie. Obed formou bufetu je menej formálny ako obed.

Čaj sa organizuje medzi 16 - 18 hodinami, zvyčajne pre ženy. Večera s posedením sa líši od obeda až neskôr.

Nemôžete prísť neskoro na oficiálne prijatie. Hostia na týchto recepciách (raňajky, obedy, večere) sa zhromažďujú 3-5 minút a po krátkej prestávke, ktorá sa používa na spoločné pozdravy a známi, sú pozvaní na stôl. Získané pri stole nie je akceptované. Neodporúča sa hovoriť s niekým cez suseda. Pri stole môže žena sedieť v klobúku, ale rukavice musia byť odstránené.

Na recepcii s usporiadaním sedení je potrebné dbať na služobné, služobné alebo spoločenské postavenie hostí, pretože sedadlá sú rozdelené na čestnejšie a menej čestné. Prvý je miesto napravo od hostesky domu, druhý - napravo od majiteľa. V prípade neprítomnosti žien sa za prvé miesto považuje právo majiteľa, druhé miesto vľavo od neho. Pri sedení dodržiavajte nasledujúce pravidlá:

muži sú vysadení ako prvé na pravej a ľavej strane pani, zatiaľ čo majiteľ je obklopený dámami. Potom sa miesta striedajú: muži sú vysadené vedľa žien a naopak;

žena nie je vysadená so ženou na konci stola, ibaže by muž sedel na konci stola;

manžel nie je vysadený vedľa jeho manželky;

dvaja cudzinci z jednej krajiny nesedia spolu;

posledné miesta pri stole obsadia zamestnanci ich inštitúcie (ale nie ženy).

Aby si každý hosť mohol rýchlo nájsť svoje miesto pri stole, pri vstupe sa nastaví plán sedenia, na stôl sa položí couvert karta s menom a priezviskom hosťa a niekedy je každá tabuľka usporiadaná s rozložením tabuľky. Hostia si vzali svoje miesta potom, čo sedí hosteska, je prvá a vstáva po recepcii.

Príprava recepcie zahŕňa nasledujúce kroky: stanovenie cieľov recepcie, výber formulára prijatia, určenie zloženia účastníkov, zostavenie harmonogramu prijímania, rozposlanie pozvánok, vypracovanie plánu sedenia pri stole (ak je k dispozícii), príprava jedál, nastavenie stola a servírovanie hostí, príprava toastov a prejavov.

Neformálne primáty sa konajú v situáciách, keď hostia neboli „očakávaní“ vopred, častejšie v malých firmách a improvizovaní, v neformálnom prostredí. Neformálne triky sú v Spojených štátoch bežné, keď sú partneri pozvaní na obed. Neformálnosť situácie prispieva k riešeniu neštandardných problémov, schopnosť pozerať sa na problém inak. V zásade by sa takýto príjem mal pripraviť.

záver

V priebehu práce sa zistilo, že recepcia v podnikateľskej sfére je predovšetkým úradnou povinnosťou nielen hostiteľskej organizácie prijímajúcej hostí, ale aj organizácií, ktoré zohrávajú úlohu hostí. Preto by sa s obchodným stretnutím alebo recepciou malo zaobchádzať zodpovedne, mali by sa poznať základy jeho konania, rozsah recepcie.

Obchodné stretnutia a recepcie sú nevyhnutné pre plodnú prácu, pomáhajú viesť obchodné rokovania, odstraňujú z nich záclonu úradnosti a prepožičiavajú im charakter. Zároveň, aby ste neurazili prijímaných hostí, musíte poznať základné pravidlá hostenia recepcií. A aby ste sa nedostali do trápnej situácie, keď ste na recepcii, musíte vedieť, ako sa k nej správať. Práca bola venovaná tomuto, počas ktorého som určil základné pravidlá pre organizovanie recepcií:

Moderná prax v medzinárodnom protokole svedčí o snahe krajín skromne prijať recepty, vyhnúť sa nadmerným oklamaniam a dať im väčšiu racionalitu.

Polooficiálna atmosféra recepcií umožňuje prítomným zúčastňovať sa užitočných známych, diskutovať o všetkých budúcich zmluvách, ktoré sú pre zúčastnených partnerov prospešné, rozširovať a prehlbovať existujúce kontakty, vymieňať si názory a názory, ktoré umožňujú lepšie spoznať ekonomické, finančné a iné pozície a nároky budúcich partnerov, ich črty pri organizovaní podnikania. , Okrem toho môže byť pre skúseného podnikateľa zdrojom informácií aj monitorovanie správania a konania osôb pozvaných na recepciu, ktoré potom budú slúžiť ako jedna zo základných zložiek pri rozhodovaní o obchode.

Referencie

) Botavina R.N. Etika podnikania: Príručka odbornej prípravy. - M.: Finance and statistics, 2002.-s. 208.

) Dunkel. Obchodné etikety - Rostov na Done: Phoenix, 2006. - 370.

) Chumikov A.N., Bocharov M.P. Public Relations: Teória a prax. - M.: Business, 2003.-s. 496.

) Shepel V.M. Príručka podnikateľa a manažéra.-M .: Finance and Statistics, 2000.-s. 354.

) Yashin V.V. Obchodná etika. - M.: Business, 2002.-s. 342

prihláška

delegácia recepcie na obchodné stretnutie

Rozloženie na oficiálnych recepciách: 1 - 12 hostí v služobnej službe

Rozloženie na oficiálnych recepciách s hosteskou: 1 - 14 hostí v poradí podľa služobného veku

Neformálny príjem. Stôl má tvar písmena U, majiteľka a hosteska sedí oproti sebe. Tento plán sedenia, aj keď je akceptovaný v medzinárodnej praxi, by sa mal vyhnúť, pretože hostia 7-12 prakticky nemôžu komunikovať s majiteľom

Pri oficiálnych raňajkách a obedoch sú ubytovaní hostia podľa ich poradia v poradí podľa dôležitosti protokolu.

Úradníci s hodnosťou alebo titulom, na dovolenke alebo mimo práce, inými slovami, ktorí si neplnia svoje funkcie zodpovedajúce ich hodnosti, uprednostňujú hostí tej istej hodnosti, ktorí sú v aktívnej práci. Ak hosť vykonáva povinnosti vyššie, ako je jeho hodnosť, získa najvyššie miesto, ktoré mu bolo pridelené.

Keďže ženy stále častejšie zastávajú vysoké funkcie vo volených orgánoch a na správnych funkciách, pri oficiálnych raňajkách a obedoch sa ženy usadzujú medzi mužmi v závislosti od ich postavenia.

Na neformálnych raňajkách a večeriach, kde sú prítomní muži a ženy, ak je to možné, nesedajte v blízkosti. V takýchto prípadoch, pokiaľ žena nie je vedúcou misie, sú ženy usadené v súlade so služobným vekom manželov.

Vdovy si zachovávajú hodnosť manželov. Ženy bez sprievodu majú sedenie podľa veku, postavenia alebo čestného titulu. Vydaté ženy sú staršie ako ovdovené alebo rozvedené ženy. Všetky ženy sú staršie ako mladé dievčatá, pokiaľ ich postavenie a vykonávané povinnosti alebo čestné tituly nedávajú osobitnú prednosť.

Manžel ženy na oficiálnom mieste sedí medzi mužmi v súlade s postavením svojej manželky, ak mu postavenie, ktoré zastáva, mu nedáva právo na čestnejšie miesto.

Na stretnutiach, na ktorých sa zúčastňujú úradníci aj významné osobnosti, sú rozpory medzi služobným právom a služobným právom z dôvodov slušnosti nevyhnutné. V týchto prípadoch sa musia zohľadniť tieto pravidlá:

· vždy sa berie do úvahy relatívna dĺžka služobného pomeru osôb v úradnom postavení;

· v prípade, že sa rozhodne o odpracovaných rokoch, sú medzi oficiálnych úradníkov zaradení čestní hostia, ktorí uprednostňujú zdvorilosť pred tými, ktorí zastávajú vysoké postavenie a majú väčší vplyv na verejný život;

· výhoda zahraničných hostí je všeobecne akceptovaná. Zahraniční hostia rovnakej úrovne zaujímajú vyššie miesto ako občania svojej krajiny. Občania pracujúci mimo vlastnej krajiny majú vyššie postavenie ako ich krajania.

Na recepciách, ako sú raňajky, obedy, večere, si hostia posedia pri stole v presne vymedzenom poradí. Sedadlá pri stole sú viac či menej čestné. Najprestížnejšie miesto napravo od hostesky (pri neformálnej recepcii) alebo na právo majiteľa (pri oficiálnej recepcii). Ďalej sú miesta naľavo od pani a majiteľ, pretože sú odstránené menej čestné.

Na oficiálnej recepcii, kde sú pozvaní hostia bez manželiek alebo manželov, sa hlavnému hosťovi ponúkne miesto pri stole oproti majiteľovi.

doučovanie

Potrebujete pomoc s učením témy?

Naši odborníci vám poradia alebo poskytujú doučovacie služby v oblastiach, ktoré vás zaujímajú.
Pošlite žiadosť s uvedením témy, aby ste sa dozvedeli viac o možnosti získať radu.